Co przygotować przed wysłaniem faktury, jak napisać skuteczny e-mail i jak przypominać o płatności. 10 wzorów: od zwykłej faktury po ratę i zaległość.
Spis treści
Wysyłanie e-maili z fakturą to podstawowe zadanie każdego właściciela i menedżera małej firmy. Niezależnie od tego, czy przesyłasz klientom fakturę ze szczegółami i warunkami płatności, czy przypominasz im o zaległych należnościach, Twoja wiadomość musi być jasna, zwięzła i skuteczna. Nie każdy, kto odpowiada za takie e-maile, wie jednak, jak najlepiej je napisać. W tym artykule omawiamy wszystko, czego potrzebujesz, by klient zrozumiał, czego od niego oczekujesz, a faktura została opłacona. Oto nasze najlepsze wskazówki dotyczące maili z fakturą.
Zanim wyślesz e-mail z fakturą
Pisząc e-mail z fakturą, musisz mieć gotowy temat wiadomości, jej treść i pliki. Pierwsze kroki zaczynają się na długo przed otwarciem programu pocztowego. Dział finansów powinien mieć ustalony proces z jasno określonymi etapami i obowiązkami. Na przykład:
Przygotuj pliki
E-mail z fakturą powinien oczywiście zawierać same pliki faktury. Ich forma zależy od branży, kraju i przyjętych praktyk, ale zwykle są to pliki do druku albo arkusze danych. Pliki do druku to najczęściej PDF-y zawierające szczegóły produktu lub usługi, cenę, ewentualne dodatkowe opłaty lub rabaty oraz oznaczenia Twojej firmy. Do tego informacje o płatności, takie jak numer rachunku do przelewu i termin płatności. Klient może taki plik zapisać albo wydrukować na później. Jako arkusze danych możesz wysyłać pliki .XML lub .CSV ze wszystkimi istotnymi informacjami. Sprawdzają się głównie przy zamówieniach na wiele pozycji, bo klient może łatwo porównać dane. Najważniejsze, żeby pliki były gotowe do wysłania, gdy będą potrzebne. Wtedy, gdy tylko dostaniesz informację, że trzeba wysłać e-mail z fakturą, wystarczy pobrać ją z firmowego serwera.
Uporządkuj harmonogram płatności
Skoro o tym mowa: proces pracy Twojego zespołu musi być uporządkowany. Zamiast czekać do ostatniej chwili z zamknięciem dokumentacji do e-maili z fakturami, ustal na to stały termin. Dzięki temu zespół może przejść do kolejnych kroków, mając pewność, że wszystkie pliki są właściwie zapisane.
Gdy piszesz e-mail z fakturą
Samo pisanie też wymaga uwagi. Ważne, by e-maile były jasne, a klienci mogli je zrozumieć i zrobić to, o co prosisz.
Pisz do właściwej osoby
Przede wszystkim upewnij się, że piszesz do właściwej osoby. U części klientów, zwłaszcza firmowych, rozliczeniami i narzędziami do obsługi zobowiązań zajmuje się kilka osób. Dlatego e-maile z fakturą muszą trafiać do właściwego adresata. Świetnym sposobem na to jest uporządkowany system CRM z danymi zawodowymi Twoich kontaktów. Dodaj miejsce pracy, stanowisko, lokalizację, dział i wszystkie potrzebne własne etykiety. Dzięki temu Twoje faktury też będą spersonalizowane.
Używaj profesjonalnego języka
W firmowej korespondencji e-mail ton ma kluczowe znaczenie. Pisz krótkie, jasne wiadomości zawierające wszystko, czego klient potrzebuje, by zapłacić. Nie rozwlekaj treści i nie dodawaj zbędnych informacji. Pisz konkretne tematy wiadomości, dzięki którym odbiorca łatwo znajdzie Twój e-mail w skrzynce. Dodatkowa wskazówka: uważaj na sformułowania takie jak „wymagana płatność” czy „pilna płatność”. Mogą one uruchomić filtry antyspamowe.
Dołącz całą potrzebną dokumentację
Przy wysyłaniu e-maili z fakturą ludzie często zapominają o załącznikach. Potem muszą wysyłać poprawkę, żeby uniknąć zamieszania. To jednak świadczy o braku organizacji w Twojej firmie, a to źle wpływa na zadowolenie klientów. Nie zapomnij więc dołączyć wszystkich dokumentów, potwierdzeń i instrukcji płatności, o których piszesz.
Przedstaw się
Na koniec przedstaw się. Dodaj do e-maili z fakturą swój profesjonalny podpis, zwłaszcza jeśli piszesz do nowego kontaktu. To ważne, bo faktura nie zostanie opłacona, jeśli wiadomość wyda się podejrzana. Twoje imię i nazwisko, firma, stanowisko i dane kontaktowe powinny być dobrze widoczne.
Po wysłaniu e-maila z fakturą
Jak w większości komunikacji biznesowej, sprawa nie kończy się w chwili wysłania e-maila z fakturą. Niektórzy klienci odezwą się z pytaniami, a niektóre płatności nie zostaną uregulowane, więc ten etap również wymaga uwagi.
Pomagaj, gdy klient tego potrzebuje
Jeśli klienci pytają o formy płatności lub o cokolwiek innego, regularnie sprawdzaj ich e-maile. Nawet jeśli nie masz dodatkowej oferty ani możliwości ustępstw, nie zostawiaj ich wiadomości nieprzeczytanych. Odpowiadaj w rozsądnym czasie, przyjętym w korespondencji zawodowej.
Wysyłaj automatyczne przypomnienia
Może się też zdarzyć, że klient nie czyta Twoich wiadomości. Termin płatności się zbliża albo już minął, a płatność nie wpłynęła. Automatyczne przypomnienia świetnie pomagają uniknąć zaległości. Jeśli klient po prostu nie zauważył pierwszej faktury, kolejny e-mail w jego skrzynce sprawi, że Twoja sprawa trafi na szczyt listy priorytetów. Jeśli natomiast płatność jest już przeterminowana, możesz w automatycznych przypomnieniach informować o dodatkowych opłatach.
Drag · z Varley
Skrzynka odbiorcza, w której Twój zespół i Varley pracują razem
Wspólna skrzynka odbiorcza i czat na żywo dla zespołów pracujących w Gmailu, z Varley, AI od Drag, w cenie od 18 USD. Do tego serwer MCP, z którego mogą korzystać Twoje własne narzędzia AI.
10 wzorów e-maili z fakturą, które Ci się przydadzą
Pisanie każdego e-maila z fakturą od zera zajmuje oczywiście dużo czasu. Dlatego firmy korzystają z biblioteki gotowych wzorów e-maili z fakturą, z której można wybrać odpowiedni. Oto kilka propozycji:
1) Podstawowy e-mail z fakturą
Tę standardową wiadomość możesz dopasować do dowolnej branży, produktu lub usługi.
„Dzień dobry,
dziękujemy za wybór [nazwa firmy]. W załączeniu przesyłamy fakturę.
- [Produkt/usługa]
- [Kwota do zapłaty]
Przypominamy, że termin płatności upływa [data]. Dostępne formy płatności: [formy płatności].
W razie pytań pozostajemy do dyspozycji.
Z poważaniem
[Podpis]”
2) E-mail z fakturą przy zaległej płatności
Jeśli klient zalega z płatnością, wyślij mu jasną wiadomość z przypomnieniem o warunkach współpracy i ewentualnych dodatkowych opłatach. Oto wzór, na którym możesz się oprzeć:
„Szanowni Państwo,
faktura nr [numer faktury] została wysłana [data]. Niestety termin jej płatności już minął.
Zgodnie z naszymi zasadami za opóźnienie w płatności naliczamy opłatę w wysokości [X]. W załączeniu przesyłamy zaktualizowaną fakturę.
Prosimy o informację, kiedy możemy spodziewać się wpłaty. Jeśli opóźnienie wynika z jakiegoś problemu z fakturą, prosimy o kontakt, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie.
Dziękujemy
[Podpis]”
3) Faktura cykliczna lub za subskrypcję
Niektóre firmy oferują klientom usługi i produkty w modelu subskrypcyjnym. Jeśli tak jest u Ciebie, potrzebujesz wzoru także dla takich faktur. Oto przykład:
„Dzień dobry,
przypominamy, że płatność za aktywną subskrypcję [produkt/usługa] przypada [data]. Informacje o płatności oraz szczegóły subskrypcji znajdują się w załączonym dokumencie.
Przypominamy również, że w przypadku braku płatności subskrypcja zostanie wstrzymana.
W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta.
Pozdrawiamy serdecznie
[Podpis]”
4) E-mail z fakturą przy płatności automatycznej
Część usług subskrypcyjnych oferuje z kolei płatności automatyczne. W takim przypadku faktura służy po prostu jako dokumentacja dla Ciebie i dla klienta.
„Dzień dobry,
dziękujemy za dalszą współpracę.
Przypominamy, że płatność zostanie pobrana [data]. Szczegóły płatności znajdują się w załączonym dokumencie.
Jeśli chcą Państwo zmienić formę płatności, prosimy o kontakt z naszym działem finansowym: [dane kontaktowe].
Miłego dnia
[Podpis]”
5) E-mail z fakturą na wiele pozycji
Jeśli klient zamawia kilka produktów i usług, podaj szczegóły każdej pozycji osobno, żeby mógł odpowiednio zaksięgować płatności.
„Dzień dobry,
dziękujemy za zamówienie w [nazwa firmy]. Oto podsumowanie zamówienia:
- [Produkt/usługa]: [cena]
- [Produkt/usługa]: [cena]
- [Produkt/usługa]: [cena]
- Razem do zapłaty: [X zł]
Termin płatności upływa [data]. Dostępne formy płatności: [formy płatności]. Wszystkie szczegóły znajdują się w załączonym pliku.
Jeszcze raz dziękujemy za wybór [nazwa firmy].
Z poważaniem
[Podpis]”
6) E-mail z rabatem za wcześniejszą płatność
Skoro spóźnione płatności mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami, niektóre firmy oferują rabat za wcześniejszą zapłatę. W takim przypadku rabat powinien być wykazany na samej fakturze. Na przykład:
„Dzień dobry,
zgodnie z naszymi ustaleniami za płatność przed terminem przysługuje rabat w wysokości 5%. Załączona zaktualizowana faktura uwzględnia nową kwotę do zapłaty.
Przypominamy, że nowy termin płatności to [data].
Pozdrawiamy serdecznie
[Podpis]”
7) E-mail z fakturą za ratę
Jeśli Twoja firma oferuje płatność w ratach, e-mail z fakturą powinien wskazywać, której raty dotyczy, oraz zawierać standardowe informacje. Na przykład:
„Dzień dobry,
termin płatności trzeciej raty w ramach Państwa planu ratalnego upływa [data]. To 3. z 8 rat przewidzianych w tym planie. W załączonym pliku znajdują się dostępne formy płatności oraz szczegóły zamówienia.
Dziękujemy za dalszą współpracę.
Z poważaniem
[Podpis]”
8) Przypomnienie o płatności faktury
E-maile często zostają nieprzeczytane, gdy odbiorca ma zapchaną skrzynkę. Przy fakturach trzeba jednak regularnie przypominać odbiorcom o płatności, żeby dotrzymywali terminów. Wysyłaj przypomnienia po kilku dniach, bliżej terminu płatności. To korzystne dla płynności finansowej Twojej firmy, a przy tym pomaga budować relacje z klientami oparte na zaufaniu i zapobiega nieporozumieniom. Oto jak napisać przypomnienie o płatności:
„Dzień dobry,
przypominamy, że termin płatności faktury nr [numer faktury] upływa [data]. Ponownie przesyłamy dokumenty wraz z dostępnymi formami płatności i informacjami.
W razie pytań prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny pod numerem [numer telefonu], abyśmy mogli omówić możliwe rozwiązania.
Dziękujemy za współpracę z [nazwa firmy].
Z poważaniem
[Podpis]”
9) Potwierdzenie otrzymania płatności
Gdy klient opłaci fakturę, dobrym zwyczajem jest wysłanie mu potwierdzenia otrzymania płatności. Taka wiadomość nie tylko służy klientowi jako dokumentacja, ale też pozwala zakończyć sprawę miłym akcentem. Wystarczy krótka wiadomość, na przykład:
„Dzień dobry,
dziękujemy za dokonanie płatności. Cieszymy się, że zdecydowali się Państwo na zakup w [nazwa firmy]. Mamy nadzieję, że [produkt/usługa] spełni Państwa oczekiwania.
Potwierdzenie płatności przesyłamy w załączniku.
Pozdrawiamy serdecznie
[Podpis]”
10) E-mail z fakturą za usługi freelancera
Freelancerzy i przedsiębiorcy muszą pilnować, by otrzymywać zapłatę na czas. U nich bardziej niż w jakiejkolwiek innej firmie jedna spóźniona płatność może zaburzyć cały plan pracy. Dlatego jasny e-mail z fakturą do klientów biznesowych to podstawa. Oto wzór:
„Dzień dobry,
jeszcze raz dziękuję za możliwość realizacji projektu [projekt] dla [nazwa firmy]. Zgodnie z ustaleniami moje wynagrodzenie wynosi [X zł], a termin płatności upływa [data]. Szczegóły znajdują się w załączonym pliku.
Z pozdrowieniami
[Podpis]”
Jak Drag pomaga wysyłać e-maile z fakturą
Jednym z głównych problemów z szablonami e-maili z fakturą jest to, że są przypisane do Twojego konta pocztowego. Jeśli więc pracujesz w zespole, każdy współpracownik musi kopiować szablony do swojego Gmaila, żeby zbudować własną bibliotekę. Jest jednak rozwiązanie: wspólna skrzynka odbiorcza. Wspólna skrzynka odbiorcza, taka jak DragApp, to przestrzeń, w której cały zespół może jednocześnie przeglądać e-maile, zarządzać nimi i na nie odpowiadać. Obejmuje to również tworzenie wspólnych szablonów.
W Drag możesz tworzyć szablony e-maili z fakturą i dodawać je do wspólnej biblioteki. Dzięki temu, gdy współpracownicy potrzebują tej samej podstawy, wystarczy, że wybiorą właściwy szablon. Największa zaleta tego rozwiązania to spójny system komunikacji w całym zespole. Niezależnie od tego, kto pisze do klienta, klient dostanie jasny, szczegółowy i skuteczny e-mail z fakturą. Kolejna zaleta wspólnej skrzynki odbiorczej, takiej jak Drag, to możliwość tworzenia reguł automatyzacji, które usprawniają pracę. E-maile z fakturą często wysyła się wielokrotnie, na przykład przy aktywnych subskrypcjach i należnych płatnościach.
W Drag możesz zbudować system, w którym faktura jest wysyłana określonego dnia. Następnie jeśli klient nie odpowie, wspólna skrzynka odbiorcza automatycznie wyśle mu e-mail z przypomnieniem na podstawie Twojego szablonu przypomnienia. Możesz to dopasować do każdego etapu, na przykład do zaległych płatności. Działa to dzięki funkcji Delay (opóźnienie), która pozwala zespołom ustalać konkretne warunki automatyzacji e-maili.
Współzałożycielka
Współzałożycielka Drag. Pisze o Google Workspace, wspólnych skrzynkach odbiorczych i o tym, jak zespoły naprawdę korzystają z poczty e-mail.
