Fichiers prêts, bon destinataire, ton juste, relances : la méthode pour vos mails de facturation, avec 10 modèles, de l'envoi simple à la relance d'impayé.
Sommaire
Rédiger un mail d'envoi de facture fait partie des tâches essentielles de tout dirigeant ou gestionnaire de petite entreprise. Que vous écriviez à vos clients pour leur transmettre le détail d'une facture et vos conditions de paiement, ou pour leur rappeler un paiement en retard, vous devez être clair, concis et efficace. Pourtant, tous ceux qui rédigent ces e-mails ne savent pas forcément comment s'y prendre. Dans cet article, nous passons en revue tout ce qu'il faut pour que vos clients comprennent ce que vous attendez d'eux, et que vous soyez payé. Voici nos meilleurs conseils pour vos mails de facture.
Avant d'envoyer un mail de facture
Quand vous rédigez un mail d'envoi de facture, l'objet, le corps du message et les fichiers doivent être prêts. Les premières étapes commencent bien avant d'ouvrir votre messagerie. Le service financier doit en effet disposer d'une procédure définie, avec des étapes et des responsabilités claires. Par exemple :
Préparez vos fichiers
Votre mail de facture doit bien sûr contenir les fichiers de la facture. Ils varient selon le secteur, le pays et les usages, mais il s'agit généralement de documents imprimables ou de fichiers de données. Les documents imprimables sont le plus souvent des PDF qui détaillent le produit ou le service, le prix, les éventuels frais supplémentaires ou remises, avec l'identité visuelle de votre entreprise. On y trouve ensuite les informations de paiement, comme la référence du virement et la date d'échéance. Votre client peut les enregistrer ou les imprimer pour les conserver. Pour les fichiers de données, vous pouvez envoyer des fichiers .XML ou .CSV contenant toutes les informations utiles. Ils servent surtout pour les commandes de plusieurs articles, afin que le client puisse lui aussi faire ses rapprochements. L'essentiel est que les fichiers soient prêts à être envoyés au bon moment. Ainsi, dès que vous êtes averti qu'un mail de facture doit partir, il vous suffit d'ouvrir le serveur de l'entreprise pour récupérer la facture.
Organisez votre calendrier de facturation
Justement, la procédure de votre équipe doit être organisée. Au lieu d'attendre la dernière minute pour finaliser les documents de vos mails de facture, fixez une date pour le faire. L'équipe peut alors passer aux étapes suivantes, en s'assurant que tous les fichiers sont bien enregistrés.
Au moment de rédiger le mail de facture
La rédaction elle-même demande aussi de l'attention. Vos e-mails doivent être clairs, pour que vos clients les comprennent et y donnent suite.
Adressez-vous à la bonne personne
Avant tout, vérifiez que vous écrivez à la bonne personne. Chez certains clients, en particulier les clients B2B, plusieurs personnes s'occupent de la comptabilité fournisseurs. Vos mails de facture doivent donc être adressés correctement. Pour y parvenir, mettez en place un système de CRM clair, avec les informations professionnelles de vos contacts. Ajoutez leur employeur, leur fonction, leur localisation, leur service et toutes les étiquettes personnalisées dont vous avez besoin. Vos factures seront ainsi personnalisées elles aussi.
Employez un ton professionnel
Le ton est essentiel dans un e-mail professionnel. Écrivez des messages courts et clairs, avec tout ce dont votre client a besoin pour effectuer son paiement. N'allongez pas inutilement le texte et n'ajoutez pas d'informations superflues. Rédigez un objet précis qui aide le destinataire à repérer votre message dans sa boîte de réception. Petit conseil en plus : méfiez-vous des formules comme « paiement requis » ou « paiement urgent », entre autres. Elles peuvent déclencher les filtres anti-spam.
Joignez tous les documents utiles
Les pièces jointes sont souvent oubliées dans les mails de facture. Il faut alors envoyer un correctif pour éviter toute confusion. Or, cela donne l'image d'une entreprise mal organisée, ce qui nuit à la satisfaction client. N'oubliez donc pas de joindre tous les documents, reçus et instructions de paiement mentionnés.
Présentez-vous
Enfin, présentez-vous. Ajoutez votre signature professionnelle à vos mails de facture, surtout s'il s'agit d'un nouveau contact. Une facture ne sera pas réglée si le message paraît suspect. Rendez votre nom, votre entreprise, votre fonction et vos coordonnées bien visibles.
Après l'envoi du mail de facture
Comme la plupart des échanges professionnels, le mail de facture ne s'arrête pas à son envoi. Certains clients vous écriront, certains paiements resteront en suspens : cette étape demande donc une attention particulière.
Restez disponible
Si vos clients vous posent des questions sur les moyens de paiement ou sur autre chose, veillez à lire leurs e-mails. Même si vous n'avez aucune offre ou souplesse supplémentaire à proposer, ne laissez pas leurs messages sans réponse. Répondez plutôt dans un délai raisonnable pour un échange professionnel.
Programmez des relances automatiques
Autre cas de figure : votre client ne lit pas vos messages. Soit la date d'échéance approche, soit la facture est déjà en retard et aucun paiement n'a été effectué. Les relances automatiques sont idéales pour éviter les impayés. Si votre client n'a tout simplement pas vu votre facture, un nouvel e-mail dans sa boîte de réception la remettra en haut de sa liste de priorités. Si, en revanche, son paiement est en retard, vous pouvez utiliser les relances automatiques pour l'informer des frais supplémentaires.
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10 modèles de mail d'envoi de facture
Bien sûr, rédiger chaque mail de facture à la main prend du temps. C'est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à disposer d'une bibliothèque de modèles de mail de facture prêts à l'emploi. Voici quelques suggestions :
1) Mail d'envoi de facture simple
Ce message standard peut s'adapter à n'importe quel secteur, produit ou service.
« Bonjour [Nom du client],
Merci d'avoir choisi [Nom de l'entreprise]. Veuillez trouver ci-joint votre facture.
- [Produit/service]
- [Montant dû]
Pour rappel, le règlement est à effectuer au plus tard le [Date], par [Moyens de paiement].
Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[Signature] »
2) Mail de relance pour facture impayée
Si votre client est en retard de paiement, envoyez-lui un message clair qui lui rappelle vos conditions générales et les éventuels frais supplémentaires. Voici un modèle sur lequel vous appuyer :
« Bonjour [Nom du client],
Nous vous avons adressé la facture n° [Numéro de facture] le [Date]. Sauf erreur de notre part, cette facture reste impayée à ce jour.
Conformément à nos conditions, tout retard de paiement entraîne des frais de [X]. Vous trouverez ci-joint la facture mise à jour.
Pourriez-vous nous indiquer à quelle date nous pouvons attendre votre règlement ? Si un problème sur la facture explique ce retard, contactez-nous afin que nous trouvions une solution ensemble.
Merci par avance,
[Signature] »
3) Facture récurrente ou d'abonnement
Certaines entreprises proposent des produits et services sur abonnement. Si c'est votre cas, il vous faut aussi un modèle pour ces factures. En voici un exemple :
« Bonjour [Nom du client],
Pour rappel, votre abonnement à [Produit/service] arrive à échéance le [Date]. Vous trouverez les informations de paiement dans le document ci-joint, ainsi que le détail de votre abonnement.
Nous vous rappelons qu'à défaut de paiement, votre abonnement sera interrompu.
Pour toute question, notre service client reste à votre disposition.
Bien cordialement,
[Signature] »
4) Mail de facture en prélèvement automatique
Certains services sur abonnement proposent au contraire le prélèvement automatique. Dans ce cas, la facture sert simplement de justificatif, pour vous comme pour votre client.
« Bonjour [Nom du client],
Merci pour votre fidélité.
Nous vous rappelons que votre paiement sera prélevé le [Date]. Vous trouverez le détail du paiement dans le document ci-joint, pour vos archives.
Si vous souhaitez changer de moyen de paiement, contactez notre service financier à [Coordonnées].
Belle journée,
[Signature] »
5) Mail de facture pour plusieurs articles
Si votre client commande plusieurs produits ou services, détaillez chacun d'eux pour qu'il puisse enregistrer ses paiements en conséquence.
« Bonjour [Nom du client],
Merci pour votre commande auprès de [Nom de l'entreprise]. Voici le récapitulatif de votre commande :
- [Produit/service] : [Prix]
- [Produit/service] : [Prix]
- [Produit/service] : [Prix]
- Total à payer : [X €]
Le règlement est à effectuer au plus tard le [Date], par [Moyens de paiement]. Vous trouverez tous les détails dans le fichier ci-joint.
Merci encore d'avoir choisi [Nom de l'entreprise].
Cordialement,
[Signature] »
6) Mail d'escompte pour paiement anticipé
Puisque les retards de paiement peuvent entraîner des frais supplémentaires, certaines entreprises accordent à l'inverse une remise en cas de paiement anticipé. La facture doit alors détailler cette remise. Par exemple :
« Bonjour [Nom du client],
Comme convenu, un paiement anticipé vous donne droit à une remise de 5 %. La facture mise à jour ci-jointe tient compte du nouveau montant à payer.
Pour rappel, la nouvelle date d'échéance est fixée au [date].
Bien cordialement,
[Signature] »
7) Mail de facture pour un paiement en plusieurs fois
Si votre entreprise propose le paiement en plusieurs fois, le mail de facture doit préciser de quelle échéance il s'agit, en plus des informations habituelles. Par exemple :
« Bonjour [Nom du client],
La troisième échéance de votre plan de paiement est à régler le [Date]. Il s'agit de la 3e échéance sur les 8 prévues par ce plan. Le document ci-joint précise nos moyens de paiement et le détail de votre commande.
Merci pour votre confiance renouvelée.
Cordialement,
[Signature] »
8) Mail de relance avant échéance
Les e-mails restent souvent non lus quand la boîte de réception du destinataire déborde. Pour les factures, il est pourtant essentiel de relancer régulièrement vos destinataires pour qu'ils respectent les échéances. Envoyez vos relances après quelques jours, à l'approche de la date d'échéance. C'est bon pour la trésorerie de votre entreprise, mais cela aide aussi à bâtir une relation de confiance avec vos clients et à éviter les malentendus. Voici comment gérer vos relances de facture :
« Bonjour [Nom du client],
Pour rappel, la facture n° [Numéro de facture] arrive à échéance le [Date]. Nous vous renvoyons les documents, avec nos moyens de paiement et les informations utiles.
Pour toute question, vous pouvez nous répondre directement à cet e-mail ou nous joindre au [numéro de téléphone] pour faire le point sur les options possibles.
Toute l'équipe de [Nom de l'entreprise] vous remercie pour votre confiance.
Bien cordialement,
[Signature] »
9) Mail de confirmation de paiement
Une fois la facture réglée, il est d'usage d'envoyer à votre client un message confirmant la réception du paiement. Ce message lui sert de justificatif, et il vous permet aussi de conclure l'échange sur une note positive. Un message court suffit, par exemple :
« Bonjour [Nom du client],
Nous avons bien reçu votre paiement, merci. Nous sommes ravis que vous ayez choisi [Nom de l'entreprise] pour votre commande et espérons que [Produit/service] vous donnera entière satisfaction.
Vous trouverez votre reçu ci-joint.
Bien cordialement,
[Signature] »
10) Mail de facture pour une prestation en freelance
Les freelances et les entrepreneurs doivent veiller à être payés à temps. Plus que pour toute autre entreprise, un retard de paiement peut désorganiser toute leur activité. Envoyer un mail de facture clair à vos clients professionnels est donc essentiel. Voici un modèle :
« Bonjour [Nom du contact],
Merci encore de m'avoir confié [Projet] pour [Nom de l'entreprise]. Comme convenu, le montant de ma prestation s'élève à [X €], à régler au plus tard le [Date]. Vous trouverez le détail dans la facture ci-jointe.
Bien cordialement,
[Signature] »
Pourquoi Drag vous aide à envoyer vos mails de facture
L'un des principaux problèmes des modèles de mail de facture, c'est qu'ils restent cantonnés à votre compte de messagerie. Si vous travaillez en équipe, chaque collaborateur doit donc copier-coller les modèles dans son propre Gmail pour se constituer une bibliothèque. Il existe pourtant une solution : la boîte de réception partagée. Une boîte de réception partagée comme DragApp est un espace de travail commun dans lequel toute votre équipe peut voir et gérer les e-mails, et y répondre, en même temps. Cela inclut la rédaction de modèles partagés.
Avec Drag, vous pouvez rédiger vos modèles de mail de facture et les ajouter à une bibliothèque partagée. Quand vos collaborateurs ont besoin de la même base, il leur suffit de choisir le bon modèle. Le principal avantage de cette méthode, c'est qu'elle vous permet de mettre en place une communication cohérente dans toute l'équipe. Quelle que soit la personne qui écrit au client, celui-ci recevra un mail de facture clair, détaillé et efficace. Autre avantage d'une boîte de réception partagée comme Drag : vous pouvez créer des règles d'automatisation pour optimiser votre façon de travailler. Les mails de facture sont souvent envoyés de façon répétée, par exemple pour les abonnements actifs et les paiements à échéance.
Avec Drag, vous pouvez mettre en place un système dans lequel votre facture part un jour précis. Ensuite, si le client ne répond pas, la boîte de réception partagée lui envoie automatiquement un e-mail de relance basé sur votre modèle de relance. Vous pouvez adapter ce fonctionnement à chaque étape, par exemple aux paiements en retard. Tout repose sur une fonction Delay (délai d'attente), qui permet aux équipes de définir des conditions précises pour leurs automatisations d'e-mails.
Cofondatrice
Cofondatrice de Drag. Elle écrit sur Google Workspace, les boîtes de réception partagées et la façon dont les équipes utilisent vraiment l'e-mail.
