Cosa preparare prima dell'invio, come scrivere il testo, come gestire i solleciti di pagamento e 10 modelli di email per fatture, rate e ricevute.
Indice
Scrivere un'email di invio fattura è un compito essenziale per chiunque gestisca una piccola impresa o un team. Che tu debba inviare ai clienti i dettagli e le condizioni di pagamento o ricordare loro un importo scaduto, è importante essere chiari, concisi ed efficienti. Eppure, non tutti quelli che devono scrivere queste email sanno qual è il modo migliore per farlo. In questo articolo vediamo tutto ciò che ti serve per farti capire dai clienti e farti pagare. Ecco i nostri migliori consigli sulle email di invio fattura.
Prima di inviare un'email con la fattura
Quando scrivi un'email di invio fattura, oggetto, corpo del testo e file devono essere tutti pronti. I primi passaggi iniziano molto prima di aprire il client di posta. Anzi, l'ufficio amministrativo dovrebbe avere un flusso di lavoro definito, con passaggi e responsabilità chiari. Per esempio:
Prepara i file
Le tue email di invio fattura devono contenere, ovviamente, i file della fattura. Variano a seconda del settore, del paese e delle prassi, ma di solito sono file stampabili o fogli di dati. I file stampabili sono di solito PDF e includono i dettagli del prodotto o del servizio, il prezzo, eventuali costi aggiuntivi o sconti e il marchio della tua azienda. Poi ci sono le informazioni di pagamento, come gli estremi per il bonifico e la data di scadenza. Il cliente può salvarli o stamparli per conservarli. Quanto ai fogli di dati, puoi inviare file .XML o .CSV con tutte le informazioni rilevanti. Servono soprattutto per gli ordini con più articoli, così anche il cliente può fare i suoi controlli incrociati. L'importante è che i file siano pronti da inviare quando servono. Così, appena ti segnalano che è il momento di inviare una fattura, ti basta aprire il server aziendale e prendere il documento.
Organizza il calendario dei pagamenti
A proposito, il flusso di lavoro del tuo team deve essere organizzato. Invece di aspettare l'ultimo minuto per chiudere la documentazione delle email di fatturazione, dovresti avere una data fissa per farlo. Poi il team può passare alle fasi successive, con la certezza che tutti i file siano stati salvati come si deve.
Quando scrivi un'email di invio fattura
Anche la scrittura vera e propria richiede attenzione. È importante scrivere email chiare, che i clienti possano capire e a cui possano dare seguito.
Scrivi alla persona giusta
Prima di tutto, assicurati di scrivere alla persona corretta. Alcuni clienti, soprattutto le aziende, hanno più persone che si occupano della contabilità fornitori. Per questo le tue email di invio fattura devono avere il destinatario giusto. Un ottimo modo per riuscirci è impostare un sistema CRM chiaro, con i dati professionali dei tuoi contatti. Aggiungi l'azienda in cui lavorano, il ruolo, la sede, il reparto e tutte le etichette personalizzate che ti servono. Così anche le tue fatture saranno personalizzate.
Usa un linguaggio professionale
Il tono è fondamentale nelle email di lavoro. Scrivi messaggi rapidi e chiari, con tutto ciò che serve al cliente per effettuare il pagamento. Non allungare troppo il testo e non aggiungere informazioni irrilevanti. Scrivi oggetti specifici, che aiutino il destinatario a notare il tuo messaggio nella casella di posta. Un consiglio in più: attenzione a espressioni come «pagamento richiesto» e «pagamento urgente», tra le altre. Possono far scattare i filtri antispam.
Allega tutta la documentazione necessaria
Una cosa che spesso si dimentica quando si scrivono email di invio fattura sono gli allegati. Poi tocca inviare una correzione per evitare confusione. Ma questo trasmette un'idea di disorganizzazione da parte della tua azienda, e non fa bene alla soddisfazione dei clienti. Quindi non dimenticare di allegare tutti i documenti, le ricevute e le istruzioni di pagamento citati nel testo.
Presentati
Infine, presentati. Aggiungi alle tue email di invio fattura la tua firma professionale, soprattutto se si tratta di un nuovo contatto. Una fattura non viene pagata se il messaggio sembra sospetto. Rendi ben visibili e chiari il tuo nome, l'azienda, il ruolo e i recapiti.
Dopo aver inviato un'email con la fattura
Come quasi tutta la comunicazione di lavoro, l'email di invio fattura non finisce quando premi invio. Alcuni clienti potrebbero scriverti e alcuni pagamenti potrebbero non arrivare, quindi questo flusso di lavoro richiede un'attenzione in più.
Offri assistenza quando serve
Se i clienti ti chiedono informazioni sulle modalità di pagamento o su altro, assicurati di controllare le loro email. Anche se non hai offerte extra o margini di flessibilità, non lasciare i loro messaggi senza risposta. Rispondi invece entro tempi ragionevoli per una comunicazione professionale.
Invia promemoria automatici
Un altro scenario è che il cliente non legga i tuoi messaggi. La scadenza si avvicina, oppure la fattura è già scaduta e non ha ancora pagato. I promemoria automatici sono ottimi per evitare pagamenti mancati. Se il cliente semplicemente non ha visto la fattura originale, un'altra email nella sua casella ti farà salire in cima alla lista delle priorità. Se invece il pagamento è scaduto, puoi usare i promemoria automatici per informarlo dei costi aggiuntivi.
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10 modelli di email di invio fattura che ti servono
Scrivere ogni email di invio fattura da zero richiede molto tempo, ovviamente. Per questo alle aziende conviene avere una libreria di modelli di email di fatturazione già pronti tra cui scegliere. Ecco alcuni suggerimenti:
1) Email di invio fattura standard
Questo messaggio standard si può adattare a qualsiasi settore, prodotto o servizio.
«Gentile [Nome del cliente],
La ringraziamo per aver scelto [Nome dell'azienda]. In allegato trova la fattura. Ecco il riepilogo:
- [Prodotto/servizio]
- [Importo dovuto]
Le ricordiamo che il pagamento scade il [Data] e può essere effettuato tramite [Modalità di pagamento].
Per qualsiasi necessità, non esiti a contattarci.
Distinti saluti,
[Firma]»
2) Sollecito di pagamento per fattura scaduta
Se invece il cliente è in ritardo con il pagamento, devi inviargli un messaggio chiaro che gli ricordi i termini e le condizioni, insieme a eventuali costi aggiuntivi. Ecco un modello da cui partire:
«Gentile [Nome del cliente],
la fattura [Numero della fattura] Le è stata inviata il [Data]. Purtroppo, risulta ad oggi scaduta e non ancora saldata.
Come previsto dalle nostre condizioni, i pagamenti in ritardo comportano un addebito di [X]. Trova la nuova fattura in allegato a questo messaggio.
La preghiamo di comunicarci quando possiamo attenderci il pagamento. Se il ritardo è dovuto a qualche problema con la fattura, ci contatti e troveremo insieme una soluzione.
Grazie per la collaborazione,
[Firma]»
3) Fattura ricorrente o di abbonamento
Alcune aziende offrono servizi e prodotti in abbonamento. Se è il tuo caso, ti serve un modello anche per queste fatture. Ecco un esempio:
«Gentile [Nome del cliente],
Le ricordiamo che il pagamento del Suo abbonamento a [Prodotto/servizio] scade il [Data]. Nel documento allegato trova le informazioni per il pagamento, insieme ai dettagli del Suo abbonamento.
Le ricordiamo inoltre che, in caso di mancato pagamento, l'abbonamento verrà interrotto.
Per qualsiasi domanda o necessità, contatti il nostro servizio clienti.
Cordiali saluti,
[Firma]»
4) Email di fattura con pagamento automatico
D'altra parte, alcuni di questi servizi in abbonamento prevedono il pagamento automatico. In questo caso, la fattura va inviata semplicemente come documentazione, per te e per il cliente.
«Gentile [Nome del cliente],
La ringraziamo per la fiducia che continua ad accordarci.
Le ricordiamo che il Suo pagamento è programmato per il [Data]. In allegato trova, per Sua comodità, il documento con i dettagli del pagamento.
Se desidera cambiare metodo di pagamento, può contattare il nostro ufficio amministrativo all'indirizzo [Recapiti].
Buona giornata,
[Firma]»
5) Email di fattura con più articoli
Se il cliente ordina più prodotti e servizi, dovresti indicare i dettagli di ciascuno, così potrà registrare i pagamenti in modo corretto.
«Gentile [Nome del cliente],
La ringraziamo per il Suo ordine presso [Nome dell'azienda]. Ecco il riepilogo dell'ordine:
- [Prodotto/servizio]: [Costo]
- [Prodotto/servizio]: [Costo]
- [Prodotto/servizio]: [Costo]
- Totale dovuto: [X €]
Il pagamento scade il [Data] e può essere effettuato tramite [Modalità di pagamento]. Nel file allegato trova tutti i dettagli.
La ringraziamo ancora per aver scelto [Nome dell'azienda].
Distinti saluti,
[Firma]»
6) Email con sconto per pagamento anticipato
Dato che i pagamenti in ritardo possono comportare costi aggiuntivi, alcune aziende offrono uno sconto per chi paga in anticipo. In questo caso, la fattura stessa deve indicare lo sconto. Per esempio:
«Gentile [Nome del cliente],
come concordato, il pagamento anticipato dà diritto a uno sconto del 5%. La fattura aggiornata in allegato riporta il nuovo importo dovuto.
Le ricordiamo che la nuova scadenza è il [data].
Cordiali saluti,
[Firma]»
7) Email di fattura per pagamento a rate
Se la tua azienda offre il pagamento a rate, l'email di invio fattura deve indicare a quale rata si riferisce, insieme alle informazioni standard. Per esempio:
«Gentile [Nome del cliente],
la terza rata del Suo piano di pagamento scade il [Data]. Si tratta della 3ª delle 8 rate previste dal piano. Nel file allegato trova le modalità di pagamento e i dettagli dell'ordine.
La ringraziamo per aver scelto di continuare a lavorare con noi.
Distinti saluti,
[Firma]»
8) Promemoria di pagamento della fattura
Spesso le email restano non lette quando il destinatario ha la casella di posta piena. Con le email di fatturazione, però, è essenziale ricordare periodicamente la scadenza ai destinatari, così che la rispettino. Invia il promemoria dopo qualche giorno, più a ridosso della scadenza. Fa bene al flusso di cassa della tua azienda, ma aiuta anche a costruire rapporti di fiducia con i clienti ed evita malintesi. Ecco come gestire i promemoria per le fatture:
«Gentile [Nome del cliente],
Le ricordiamo che la fattura [Numero della fattura] scade il [Data]. Le inviamo di nuovo i documenti, con le modalità e le informazioni per il pagamento.
Per qualsiasi altra domanda, può contattarci rispondendo a questa email o al numero [numero di telefono] per valutare insieme le opzioni.
[Nome dell'azienda] La ringrazia per la fiducia.
Cordiali saluti,
[Firma]»
9) Conferma di pagamento ricevuto
Dopo che il cliente ha saldato la fattura, è buona prassi inviargli un messaggio di conferma del pagamento. Non solo gli serve come documentazione, ma ti aiuta anche a chiudere lo scambio in modo positivo. Basta un breve messaggio, come questo:
«Gentile [Nome del cliente],
La ringraziamo per il pagamento. Siamo felici che abbia scelto di acquistare da [Nome dell'azienda] e ci auguriamo che [Prodotto/servizio] sia di Suo gradimento.
In allegato trova la ricevuta.
Cordiali saluti,
[Firma]»
10) Email di invio fattura per freelance
Freelance e imprenditori devono assicurarsi di essere pagati in tempo. Più che per qualsiasi altra azienda, un pagamento in ritardo può mettere in difficoltà tutto il loro lavoro. Per questo è fondamentale inviare ai clienti un'email di invio fattura chiara. Ecco un modello:
«Gentile [Nome del referente],
La ringrazio ancora per l'opportunità di lavorare a [Progetto] per [Nome dell'azienda]. Come concordato, il mio compenso è di [X €], con scadenza il [Data]. Nel file allegato trova tutti i dettagli.
Distinti saluti,
[Firma]»
Perché Drag ti aiuta a inviare le email di fatturazione
Uno dei problemi principali dei modelli di email di fatturazione è che restano legati al tuo account di posta. Se lavori in team, quindi, ogni collaboratore deve copiare e incollare i modelli nel proprio Gmail per crearsi una libreria. C'è però una soluzione: una casella di posta condivisa. Una casella di posta condivisa come DragApp è uno spazio di lavoro comune in cui tutto il team può vedere, gestire e rispondere alle email contemporaneamente. E questo vale anche per la scrittura di modelli condivisi.
Con Drag puoi scrivere i modelli di email di fatturazione e aggiungerli a una libreria condivisa. Così, quando i tuoi collaboratori devono partire dalla stessa base, basta scegliere quello giusto. Il vantaggio più grande di questo metodo è che puoi creare un sistema di comunicazione coerente in tutto il team. Chiunque gli scriva, il cliente riceverà un'email di invio fattura chiara, dettagliata ed efficace. Un altro vantaggio di usare una casella di posta condivisa come Drag è che puoi creare regole di automazione per ottimizzare il flusso di lavoro. Spesso le email di invio fattura si ripetono, per esempio per gli abbonamenti attivi e i pagamenti in scadenza.
Con Drag puoi creare un sistema in cui la fattura viene inviata in un giorno stabilito. Poi, se il cliente non risponde, la casella di posta condivisa gli invia automaticamente un'email di sollecito basata sul tuo modello di follow-up. Puoi adattarlo a qualsiasi fase, per esempio ai pagamenti scaduti. Funziona con la funzione Delay (ritardo), che permette ai team di impostare condizioni specifiche per le proprie automazioni email.
Cofondatrice
Cofondatrice di Drag. Scrive di Google Workspace, caselle di posta condivise e di come i team usano davvero l'email.
