Was vor, beim und nach dem Versand einer Rechnung per E-Mail zählt, plus zehn Mustertexte von der Standardrechnung bis zur Zahlungsbestätigung.
Inhaltsverzeichnis
Eine E-Mail mit Rechnung zu schreiben ist eine zentrale Aufgabe für Inhaber und Führungskräfte kleiner Unternehmen. Ob Sie Kunden Details und Zahlungsbedingungen schicken oder an überfällige Beträge erinnern: Ihr Text sollte klar, knapp und effizient sein. Doch nicht alle, die diese E-Mails schreiben, wissen, wie man es am besten macht. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alles, was Sie brauchen, damit Ihre Kunden verstehen, was Sie von ihnen erwarten, und Sie Ihr Geld bekommen. Hier sind unsere besten Tipps für den Text, mit dem Sie eine Rechnung per E-Mail versenden.
Bevor Sie eine Rechnung per E-Mail versenden
Wenn Sie eine E-Mail mit Rechnung schreiben, müssen Betreffzeile, Text und Dateien bereitstehen. Die ersten Schritte beginnen lange, bevor Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen. Die Finanzabteilung sollte einen festgelegten Ablauf mit klaren Schritten und Zuständigkeiten haben. Zum Beispiel:
Halten Sie Ihre Dateien bereit
Ihre E-Mails sollten natürlich die eigentlichen Rechnungsdateien enthalten. Diese unterscheiden sich je nach Branche, Standort und üblicher Praxis, meist handelt es sich aber um druckbare Dateien oder Datentabellen. Druckbare Dateien sind in der Regel PDFs und enthalten die Details zum Produkt oder zur Leistung, den Preis, zusätzliche Kosten oder Rabatte sowie das Branding Ihres Unternehmens. Dazu kommen die Zahlungsinformationen wie Überweisungsdaten und Fälligkeitsdatum. Ihr Kunde kann die Datei speichern oder ausdrucken und für später aufbewahren. Als Datentabellen können Sie .XML- oder .CSV-Dateien mit allen relevanten Informationen versenden. Diese eignen sich vor allem für Bestellungen mit mehreren Positionen, damit auch der Kunde die Angaben abgleichen kann. Wichtig ist, dass die Dateien bereitliegen, wenn sie gebraucht werden. Sobald Sie erfahren, dass eine Rechnungs-E-Mail fällig ist, müssen Sie dann nur noch den Firmenserver öffnen und die Rechnung herausholen.
Planen Sie Ihre Zahlungstermine
Apropos: Der Ablauf in Ihrem Team muss organisiert sein. Statt bis zur letzten Minute zu warten, um die Unterlagen für Rechnungs-E-Mails fertigzustellen, sollten Sie dafür einen festen Termin haben. Dann kann das Team mit den nächsten Schritten weitermachen, und alle Dateien sind ordnungsgemäß gespeichert.
Wenn Sie den Text für die Rechnung per E-Mail schreiben
Auch das Schreiben selbst verlangt Aufmerksamkeit. Ihre E-Mails sollten so klar sein, dass Ihre Kunden sie verstehen und entsprechend handeln können.
Schreiben Sie die richtige Person an
Stellen Sie zuerst sicher, dass Sie die richtige Person anschreiben. Bei manchen Kunden, vor allem im B2B-Bereich, arbeiten mehrere Personen mit Tools für die Kreditorenbuchhaltung. Deshalb sollten Ihre Rechnungs-E-Mails korrekt adressiert sein. Gut gelingt das mit einem klaren CRM-System, das berufliche Daten zu Ihren Kontakten enthält. Erfassen Sie Arbeitgeber, Position, Standort, Abteilung und alle benutzerdefinierten Tags, die Sie brauchen. So sind auch Ihre Rechnungen individuell zugeschnitten.
Verwenden Sie eine professionelle Sprache
Der Ton ist bei geschäftlichen E-Mails entscheidend. Schreiben Sie kurze, klare Nachrichten mit allem, was Ihr Kunde braucht, um die Zahlung zu leisten. Blähen Sie den Text nicht auf und lassen Sie Unwichtiges weg. Formulieren Sie konkrete Betreffzeilen, damit der Empfänger Ihre Nachricht im Posteingang leicht findet. Extra-Tipp: Vorsicht mit Formulierungen wie „Zahlung erforderlich“ oder „dringende Zahlung“. Solche Formulierungen können Spamfilter auslösen.
Hängen Sie alle relevanten Unterlagen an
Was beim Schreiben von Rechnungs-E-Mails oft vergessen wird, sind die Anhänge. Dann muss eine Korrektur hinterhergeschickt werden, um Verwirrung zu vermeiden. Das wirkt allerdings unorganisiert und schadet der Kundenzufriedenheit. Vergessen Sie also nicht, alle erwähnten Dokumente, Belege und Zahlungsanweisungen anzuhängen.
Geben Sie sich zu erkennen
Zum Schluss sollten Sie sich zu erkennen geben. Fügen Sie Ihren Rechnungs-E-Mails Ihre professionelle Signatur hinzu, besonders bei neuen Kontakten. Denn eine Rechnung wird nicht bezahlt, wenn die Nachricht verdächtig wirkt. Machen Sie Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten gut sichtbar.
Nachdem Sie die Rechnung per E-Mail versendet haben
Wie bei den meisten geschäftlichen Nachrichten ist die Rechnungs-E-Mail mit dem Versand nicht erledigt. Manche Kunden melden sich mit Fragen, manche Zahlungen bleiben aus. Deshalb braucht dieser Ablauf zusätzliche Aufmerksamkeit.
Bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an
Wenn Kunden nach Zahlungsmöglichkeiten oder anderem fragen, sollten Sie deren E-Mails im Blick behalten. Selbst wenn Sie kein zusätzliches Angebot und keinen Spielraum haben, sollten Sie die Nachrichten nicht unbeantwortet lassen. Antworten Sie stattdessen innerhalb einer angemessenen, professionellen Antwortzeit.
Senden Sie automatische Erinnerungen
Es kann auch vorkommen, dass Ihr Kunde Ihre Nachrichten nicht liest. Entweder rückt das Fälligkeitsdatum näher, oder die Rechnung ist bereits überfällig und es ist noch keine Zahlung eingegangen. Automatische Erinnerungen helfen, ausbleibende Zahlungen zu vermeiden. Hat Ihr Kunde die ursprüngliche Rechnung schlicht übersehen, rückt eine weitere E-Mail in seinem Posteingang Sie ganz nach oben auf seine Prioritätenliste. Ist die Zahlung dagegen überfällig, können Sie ihn mit automatischen Erinnerungen über zusätzliche Gebühren informieren.
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10 Vorlagen für E-Mails mit Rechnung, die Sie brauchen
Natürlich kostet es Zeit, jede Rechnungs-E-Mail einzeln zu schreiben. Deshalb profitieren Unternehmen von einer Bibliothek vorformulierter Vorlagen, aus der sie auswählen können. Hier einige Vorschläge:
1) Standard-E-Mail mit Rechnung
Diese Standardnachricht lässt sich für jede Branche, jedes Produkt und jede Leistung anpassen.
„Guten Tag [Name des Kunden],
vielen Dank, dass Sie sich für [Firmenname] entschieden haben. Im Anhang erhalten Sie Ihre Rechnung.
- [Produkt/Leistung]
- [Rechnungsbetrag]
Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum] per [Zahlungsmöglichkeiten].
Wenn Sie weitere Unterstützung brauchen, melden Sie sich gern bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]“
2) Zahlungserinnerung bei überfälliger Rechnung
Ist Ihr Kunde mit der Zahlung im Rückstand, braucht es eine klare Nachricht, die an die Bedingungen und mögliche zusätzliche Gebühren erinnert. Hier eine Vorlage, auf der Sie aufbauen können:
„Guten Tag [Name des Kunden],
unsere Rechnung [Rechnungsnummer] haben wir Ihnen am [Datum] zugeschickt. Leider ist sie inzwischen überfällig.
Gemäß unseren Zahlungsbedingungen berechnen wir für verspätete Zahlungen eine Gebühr von [X]. Die aktualisierte Rechnung finden Sie im Anhang.
Bitte teilen Sie uns mit, wann wir mit der Zahlung rechnen können. Falls es Unstimmigkeiten mit der Rechnung gibt, die zur Verzögerung geführt haben, melden Sie sich bitte, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Signatur]“
3) Rechnung für wiederkehrende Leistungen oder Abonnements
Manche Unternehmen bieten ihren Kunden Dienstleistungen und Produkte im Abonnement an. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, brauchen Sie auch für diese Rechnungen eine Vorlage. Hier ein Beispiel:
„Guten Tag [Name des Kunden],
zur Erinnerung: Die Zahlung für Ihr laufendes Abonnement von [Produkt/Leistung] ist am [Datum] fällig. Die Zahlungsinformationen und die Details zu Ihrem Abonnement finden Sie im angehängten Dokument.
Bitte beachten Sie, dass Ihr Abonnement eingestellt wird, wenn keine Zahlung eingeht.
Bei Fragen oder Anliegen wenden Sie sich bitte an unser Kundenservice-Team.
Freundliche Grüße
[Signatur]“
4) Rechnung bei automatischer Abbuchung
Manche Abonnementdienste bieten dagegen eine automatische Zahlung an. In diesem Fall dient Ihre Rechnung einfach als Beleg für Sie und Ihren Kunden.
„Hallo [Name des Kunden],
vielen Dank für Ihr anhaltendes Vertrauen.
Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Zahlung für den [Datum] eingeplant ist und automatisch abgebucht wird. Die Zahlungsdetails finden Sie zu Ihrer Information im angehängten Dokument.
Wenn Sie die Zahlungsart ändern möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Buchhaltung unter [Kontaktdaten].
Einen schönen Tag und freundliche Grüße
[Signatur]“
5) Rechnung mit mehreren Positionen
Bestellt Ihr Kunde mehrere Produkte und Leistungen, sollten Sie jede Position einzeln aufführen, damit er seine Zahlungen entsprechend zuordnen kann.
„Guten Tag [Name des Kunden],
vielen Dank für Ihre Bestellung bei [Firmenname]. Hier ist eine Übersicht Ihrer Bestellung:
- [Produkt/Leistung]: [Betrag]
- [Produkt/Leistung]: [Betrag]
- [Produkt/Leistung]: [Betrag]
- Gesamtbetrag: [X €]
Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum] per [Zahlungsmöglichkeiten]. Alle Details finden Sie in der angehängten Datei.
Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für [Firmenname] entschieden haben.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]“
6) E-Mail mit Skonto bei vorzeitiger Zahlung
Da verspätete Zahlungen zusätzliche Gebühren nach sich ziehen können, gewähren manche Unternehmen einen Preisnachlass für vorzeitige Zahlung (Skonto). In diesem Fall sollte die Rechnung selbst den Rabatt ausweisen. Zum Beispiel:
„Guten Tag [Name des Kunden],
wie besprochen gewähren wir bei vorzeitiger Zahlung 5 % Skonto. Die aktualisierte Rechnung im Anhang weist den neuen Zahlbetrag aus.
Zur Erinnerung: Ihr neues Fälligkeitsdatum ist der [Datum].
Freundliche Grüße
[Signatur]“
7) Rechnung für eine Ratenzahlung
Wenn Ihr Unternehmen Ratenzahlung anbietet, sollte die Rechnungs-E-Mail neben den üblichen Angaben nennen, um welche Rate es geht. Zum Beispiel:
„Guten Tag [Name des Kunden],
die dritte Rate Ihres Ratenplans ist am [Datum] fällig. Es handelt sich um die 3. von 8 vereinbarten Raten. Im angehängten Dokument finden Sie unsere Zahlungsmöglichkeiten und die Details zu Ihrer Bestellung.
Vielen Dank, dass Sie weiterhin mit uns zusammenarbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]“
8) Freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung
Wer einen vollen Posteingang hat, lässt E-Mails oft ungelesen. Bei Rechnungen ist es aber wichtig, die Empfänger regelmäßig zu erinnern, damit sie Fristen einhalten. Schicken Sie die Erinnerung einige Tage später, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt. Das kommt Ihrem Cashflow zugute, stärkt aber auch das Vertrauen Ihrer Kunden und beugt Missverständnissen vor. So gehen Sie bei Erinnerungen an Rechnungen vor:
„Guten Tag [Name des Kunden],
wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass unsere Rechnung [Rechnungsnummer] am [Datum] fällig ist. Anbei senden wir Ihnen die Unterlagen mit unseren Zahlungsmöglichkeiten und -informationen noch einmal zu.
Wenn Sie Fragen haben oder Ihre Möglichkeiten besprechen möchten, erreichen Sie uns über diese E-Mail-Adresse oder telefonisch unter [Telefonnummer].
[Firmenname] bedankt sich für Ihr Vertrauen.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Signatur]“
9) Zahlungsbestätigung
Nachdem Ihr Kunde die Rechnung beglichen hat, ist es üblich, ihm eine Zahlungsbestätigung zu schicken. Sie dient ihm als Nachweis und hilft Ihnen, den Austausch positiv abzuschließen. Eine kurze Nachricht genügt, etwa:
„Guten Tag [Name des Kunden],
vielen Dank für Ihre Zahlung. Wir freuen uns, dass Sie bei [Firmenname] bestellt haben, und wünschen Ihnen viel Freude mit [Produkt/Leistung].
Ihren Beleg finden Sie im Anhang.
Freundliche Grüße
[Signatur]“
10) Rechnung für freiberufliche Leistungen
Freiberufler und Selbstständige sollten darauf achten, pünktlich bezahlt zu werden. Mehr als bei jedem anderen Unternehmen kann eine verspätete Zahlung hier den ganzen Arbeitsablauf durcheinanderbringen. Deshalb ist eine klare Rechnungs-E-Mail an Ihre Geschäftskunden entscheidend. Hier eine Vorlage:
„Guten Tag [Name des Ansprechpartners],
nochmals vielen Dank für die Möglichkeit, für [Firmenname] an [Projekt] zu arbeiten. Wie besprochen beträgt mein Honorar [X €], fällig am [Datum]. Die Details finden Sie in der angehängten Rechnung.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]“
Wie Drag Ihnen beim Versand von Rechnungs-E-Mails hilft
Ein Hauptproblem von Vorlagen für Rechnungs-E-Mails: Sie sind an Ihr eigenes E-Mail-Konto gebunden. Wenn Sie im Team arbeiten, muss also jede Person die Vorlagen per Kopieren und Einfügen in ihr eigenes Gmail übernehmen, um eine Bibliothek aufzubauen. Dafür gibt es eine Lösung: ein gemeinsames Postfach. Ein gemeinsames Postfach wie DragApp ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem Ihr ganzes Team E-Mails gleichzeitig sehen, verwalten und beantworten kann. Dazu gehört auch das Schreiben gemeinsamer Vorlagen.
Mit Drag schreiben Sie Vorlagen für Rechnungs-E-Mails und fügen sie einer gemeinsamen Bibliothek hinzu. Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen dieselbe Grundlage brauchen, wählen sie einfach die passende Vorlage aus. Der größte Vorteil dieser Methode: Sie schaffen ein einheitliches Kommunikationssystem im ganzen Team. Egal, wer dem Kunden schreibt, er erhält eine klare, detaillierte und effiziente Rechnungs-E-Mail. Ein weiterer Vorteil eines gemeinsamen Postfachs wie Drag: Sie können Automatisierungsregeln erstellen, um Ihre Abläufe zu optimieren. Rechnungs-E-Mails werden oft wiederholt verschickt, zum Beispiel bei laufenden Abonnements und fälligen Zahlungen.
Mit Drag richten Sie ein System ein, bei dem Ihre Rechnung an einem bestimmten Tag versendet wird. Antwortet der Kunde nicht, schickt das gemeinsame Postfach ihm automatisch eine Folge-E-Mail auf Basis Ihrer Vorlage für Erinnerungen. Das lässt sich auf jede Phase übertragen, zum Beispiel auf überfällige Zahlungen. Möglich macht das eine Delay-Funktion (Verzögerung), mit der Teams eigene Bedingungen für ihre E-Mail-Automatisierungen festlegen können.
Mitgründerin
Mitgründerin von Drag. Schreibt über Google Workspace, gemeinsame Postfächer und darüber, wie Teams E-Mail wirklich nutzen.
