Cómo preparar, redactar y dar seguimiento a un correo para enviar una factura, con 10 plantillas: pago vencido, suscripción, cuotas, pago recibido y más.
Índice
Escribir un correo para enviar una factura es una tarea esencial para cualquier dueño o responsable de una pequeña empresa. Ya sea que escribas a tus clientes con los detalles y las condiciones de pago o que les recuerdes un pago vencido, es importante ser claro, conciso y eficiente. Sin embargo, no todas las personas que se encargan de estos correos saben cuál es la mejor forma de redactarlos. En este artículo, repasamos todo lo que necesitas para que tus clientes entiendan qué les pides y para cobrar. Estos son nuestros mejores consejos para enviar facturas por correo.
Antes de enviar una factura por correo
Al escribir un correo para enviar una factura, tienes que asegurarte de que el asunto, el cuerpo del mensaje y los archivos estén listos. Los primeros pasos empiezan mucho antes de abrir tu cliente de correo. De hecho, el equipo de Finanzas debería tener un flujo de trabajo definido, con pasos y responsabilidades claros. Por ejemplo:
Ten listos tus archivos
Tus correos de facturación deben incluir, por supuesto, los archivos de la factura. Estos varían según el sector, la ubicación y las buenas prácticas, pero normalmente son archivos imprimibles u hojas de datos. Los archivos imprimibles suelen ser PDF e incluyen los detalles del producto o servicio, el precio, cualquier cargo adicional o descuento y la imagen de marca de tu empresa. Después va la información de pago, como el número de transferencia y la fecha de vencimiento. Tu cliente puede guardarlo o imprimirlo para tenerlo a mano más adelante. En cuanto a las hojas de datos, puedes enviar archivos .XML o .CSV con toda la información relevante. Sirven sobre todo para pedidos de varios artículos, para que el cliente también pueda cotejar los datos. Lo importante es que los archivos estén listos para enviarse cuando haga falta. Así, en cuanto te avisen de que toca enviar una factura, solo tienes que abrir el servidor de la empresa y descargar la factura.
Organiza tu calendario de cobros
En este sentido, el flujo de trabajo de tu equipo tiene que estar organizado. En lugar de esperar al último momento para cerrar la documentación de las facturas, deberías tener una fecha fija para hacerlo. Así, el equipo puede pasar a los siguientes pasos con la garantía de que todos los archivos están bien guardados.
Al redactar el correo para enviar una factura
El proceso de redacción en sí también requiere atención. Es importante que tus correos sean claros, para que tus clientes los entiendan y puedan completar el pago.
Dirígete a la persona correcta
Antes que nada, asegúrate de escribir a la persona correcta. Algunos clientes, sobre todo los clientes B2B, tienen a varias personas trabajando con sus herramientas de cuentas por pagar. Por eso, tus correos de facturación deben ir dirigidos a quien corresponde. Una buena forma de conseguirlo es tener un sistema de CRM claro, con los datos profesionales de tus contactos. Añade su empresa, su cargo, su ubicación, su departamento y cualquier etiqueta personalizada que necesites. Así, tus facturas también quedan personalizadas.
Usa un lenguaje profesional
El tono es clave en el correo empresarial. Escribe mensajes breves y claros, con todo lo que tu cliente necesita para completar el pago. No alargues el cuerpo del mensaje ni añadas información irrelevante. Escribe asuntos concretos que ayuden al destinatario a encontrar tu mensaje en su bandeja de entrada. Un consejo extra: cuidado con expresiones como “pago necesario” o “pago urgente”, entre otras. Pueden activar los filtros de spam.
Adjunta toda la documentación relevante
Algo que se suele olvidar al escribir correos de facturación son los archivos adjuntos. Después, hay que enviar una corrección para evitar confusiones. Sin embargo, eso transmite falta de organización por parte de tu empresa, lo que perjudica la satisfacción del cliente. Así que no olvides adjuntar todos los documentos, recibos e instrucciones de pago que menciones.
Identifícate
Por último, debes identificarte. Añade tu firma profesional personalizada a tus correos de facturación, sobre todo si es un contacto nuevo. Esto se debe a que una factura no se pagará si el mensaje parece sospechoso. Deja tu nombre, tu empresa, tu cargo y tus datos de contacto bien visibles y claros.
Después de enviar la factura por correo
Como en casi toda la comunicación empresarial, el correo de facturación no termina cuando lo envías. Algunos clientes pueden escribirte y algunos pagos pueden quedar pendientes, así que este flujo de trabajo requiere atención adicional.
Ofrece ayuda cuando haga falta
Si tus clientes preguntan por las formas de pago o por cualquier otra cosa, asegúrate de revisar sus correos. Aunque no haya ninguna oferta extra ni flexibilidad, no deberías dejar sus mensajes sin leer. Al contrario, responde en un plazo razonable, acorde con los tiempos de respuesta profesionales.
Envía recordatorios automáticos
Otra situación posible es que tu cliente no lea tus mensajes. O bien se acerca la fecha de vencimiento, o bien la factura ya está vencida y no ha hecho ningún pago. Los recordatorios automáticos son ideales para evitar pagos olvidados. Si tu cliente simplemente no vio la factura original, otro correo que llegue a su bandeja de entrada te pondrá en lo más alto de su lista de prioridades. Si, en cambio, el pago está vencido, puedes usar los recordatorios automáticos para avisarle de los cargos adicionales.
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10 plantillas de correo para enviar facturas
Por supuesto, escribir cada correo de facturación desde cero lleva tiempo. Por eso, a las empresas les conviene tener una biblioteca de plantillas de correo para enviar facturas entre las que elegir. Aquí tienes algunas sugerencias:
1) Correo básico para enviar una factura
Este mensaje estándar se puede adaptar a cualquier sector, producto o servicio.
“Estimado/a [Nombre del cliente]:
Gracias por elegir [Nombre de la empresa]. Adjunto encontrará su factura.
- [Producto/servicio]
- [Importe a pagar]
Le recordamos que la fecha de vencimiento del pago es el [Fecha] y que puede pagar mediante [Formas de pago].
Si necesita ayuda con cualquier otra cosa, no dude en escribirnos.
Atentamente,
[Firma]”
2) Correo de factura con pago vencido
Si tu cliente tiene un pago vencido, en cambio, tienes que enviarle un mensaje claro en el que le recuerdes los términos y condiciones, junto con los posibles cargos adicionales. Aquí tienes una plantilla para usar como base:
“Estimado/a [Nombre del cliente]:
Le enviamos la factura [Número de factura] el [Fecha]. Lamentablemente, el plazo de pago ya venció.
Según nuestra política, los pagos atrasados tienen un recargo de [X]. Encontrará la nueva factura adjunta a este mensaje.
Le agradeceríamos que nos indicara cuándo podemos esperar el pago. Si algún problema con la factura ha causado el retraso, escríbanos para que podamos buscar una solución.
Muchas gracias,
[Firma]”
3) Factura recurrente o de suscripción
Algunas empresas ofrecen servicios y productos por suscripción. Si es tu caso, también necesitas una plantilla para esas facturas. Aquí tienes un ejemplo:
“Hola, [Nombre del cliente]:
Le recordamos que el pago de su suscripción activa a [Producto/servicio] vence el [Fecha]. En el documento adjunto encontrará la información de pago, junto con los detalles de su suscripción.
Tenga en cuenta que, si no recibimos el pago, su suscripción se cancelará.
Si tiene cualquier pregunta o duda, escriba a nuestro equipo de atención al cliente.
Saludos cordiales,
[Firma]”
4) Correo de factura con pago automático
Por otro lado, algunos de estos servicios por suscripción ofrecen el pago automático. En ese caso, la factura se envía simplemente como constancia para ti y para tu cliente.
“Hola, [Nombre del cliente]:
Gracias por seguir confiando en nosotros.
Le recordamos que su pago está programado para el [Fecha]. Para su referencia, encontrará los detalles del pago en el documento adjunto.
Si necesita cambiar la forma de pago, comuníquese con nuestro equipo de Finanzas en [Datos de contacto].
Que tenga un buen día,
[Firma]”
5) Correo de factura con varios artículos
Si tu cliente pide varios productos y servicios, deberías detallar cada uno por separado, para que pueda registrar sus pagos como corresponde.
“Estimado/a [Nombre del cliente]:
Gracias por comprar en [Nombre de la empresa]. Este es el resumen de su pedido:
- [Producto/servicio]: [Precio]
- [Producto/servicio]: [Precio]
- [Producto/servicio]: [Precio]
- Total a pagar: [Importe total]
El pago vence el [Fecha] y puede realizarlo mediante [Formas de pago]. Encontrará todos los detalles en el archivo adjunto.
Gracias de nuevo por elegir [Nombre de la empresa].
Atentamente,
[Firma]”
6) Correo con descuento por pronto pago
Como los pagos atrasados pueden generar cargos adicionales, algunas empresas ofrecen descuentos por pronto pago. En ese caso, la propia factura debe detallar el descuento. Por ejemplo:
“Hola, [Nombre del cliente]:
Tal como acordamos, el pago anticipado tiene un descuento del 5%. La factura actualizada que adjuntamos refleja el nuevo importe a pagar.
Le recordamos que la nueva fecha de vencimiento es el [fecha].
Saludos cordiales,
[Firma]”
7) Correo de factura de pago en cuotas
Si tu empresa ofrece pagos en cuotas, el correo de la factura debe indicar a qué cuota corresponde, junto con la información habitual. Por ejemplo:
“Hola, [Nombre del cliente]:
La tercera cuota de su plan de pagos vence el [Fecha]. Se trata de la cuota 3 de las 8 establecidas en este plan. En el archivo adjunto encontrará nuestras formas de pago y los detalles del pedido.
Gracias por seguir trabajando con nosotros.
Atentamente,
[Firma]”
8) Recordatorio de seguimiento de una factura
Es habitual que los correos queden sin leer cuando el destinatario tiene la bandeja de entrada saturada. Sin embargo, con los correos de facturación es fundamental recordárselo al destinatario cada cierto tiempo, para que cumpla con las fechas de vencimiento. Envía el recordatorio unos días después, más cerca de la fecha de vencimiento. Esto beneficia el flujo de caja de tu empresa, pero también ayuda a construir relaciones de confianza con los clientes y evita malentendidos. Así puedes gestionar el seguimiento de una factura:
“Hola, [Nombre del cliente]:
Le recordamos que su factura [Número de factura] vence el [Fecha]. Le volvemos a enviar los documentos, con nuestras formas de pago y la información correspondiente.
Si tiene cualquier otra pregunta, puede contactarnos respondiendo a este correo o llamando al [número de teléfono] para revisar sus opciones.
En [Nombre de la empresa] valoramos mucho su confianza.
Muchas gracias,
[Firma]”
9) Mensaje de pago recibido
Cuando tu cliente paga la factura, lo habitual es enviarle un mensaje de confirmación del pago. No solo le sirve como comprobante, sino que también te ayuda a cerrar la interacción de forma positiva. Basta con un mensaje breve, como este:
“Hola, [Nombre del cliente]:
Gracias por su pago. Nos alegra que haya elegido [Nombre de la empresa] para su compra. Esperamos que disfrute de [Producto/servicio].
Adjunto encontrará su recibo.
Saludos cordiales,
[Firma]”
10) Correo de factura por servicios freelance
Los freelancers y emprendedores tienen que asegurarse de cobrar a tiempo. Más que en cualquier otra empresa, un pago atrasado puede afectar a todo su flujo de trabajo. Por eso, enviar un correo de facturación claro a sus clientes es clave. Aquí tienes una plantilla:
“Hola, [Nombre del contacto]:
Gracias de nuevo por la oportunidad de trabajar en [Proyecto] para [Nombre de la empresa]. Tal como acordamos, mis honorarios son de [Importe], con vencimiento el [Fecha]. Adjunto el detalle en el archivo.
Saludos cordiales,
[Firma]”
Cómo te ayuda Drag a enviar correos de facturación
Uno de los principales problemas de las plantillas de correo para facturas es que se quedan en tu cuenta de correo. Así que, si trabajas en equipo, cada persona tiene que copiar y pegar las plantillas en su Gmail para armar su propia biblioteca. Pero hay una solución: una bandeja de entrada compartida. Una bandeja de entrada compartida, como DragApp, es un espacio de trabajo colectivo en el que todo tu equipo puede ver, gestionar y responder correos al mismo tiempo. Y eso incluye escribir plantillas compartidas.
Con Drag, puedes escribir plantillas de correo para facturas y añadirlas a una biblioteca compartida. Así, cuando tus compañeros necesiten partir de la misma base, solo tienen que elegir la plantilla correcta. La mayor ventaja de este método es que puedes crear un sistema de comunicación coherente en todo el equipo. No importa qué persona le escriba al cliente: este recibirá un correo de facturación claro, detallado y eficiente. Otra ventaja de usar una bandeja de entrada compartida como Drag es que puedes crear reglas de automatización para optimizar tu flujo de trabajo. A menudo, los correos de facturación se envían de forma repetida, por ejemplo, para suscripciones activas y pagos pendientes.
Con Drag, puedes crear un sistema en el que tu factura se envíe un día determinado. Después, si el cliente no responde, la bandeja de entrada compartida envía automáticamente al cliente un correo de seguimiento basado en tu plantilla de seguimiento. Puedes adaptarlo a cualquier etapa, como los pagos vencidos, por ejemplo. Esto funciona con la función Delay (retraso), que permite a los equipos definir condiciones específicas para sus automatizaciones de correo.
Cofundadora
Cofundadora de Drag. Escribe sobre Google Workspace, bandejas de entrada compartidas y cómo usan realmente el correo los equipos.
