Seu e-mail de faturamento deve ser pontual, claro e bem escrito. Confira nossas melhores dicas para escrever e-mails de faturamento, com modelos incluídos.
Índice
Escrever um e-mail de faturamento é uma tarefa essencial para qualquer dono ou gestor de pequena empresa. Seja para enviar aos clientes os detalhes e as políticas de pagamento, seja para lembrá-los de valores em atraso, é importante ser claro, conciso e eficiente. No entanto, nem todos os responsáveis por escrever esses e-mails sabem a melhor forma de fazer isso. Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa para garantir que as pessoas entendam o que você precisa e que você receba o pagamento. Confira nossas melhores dicas sobre e-mails de faturamento.
Antes de enviar um e-mail de faturamento
Ao escrever um e-mail de faturamento, você precisa garantir que o assunto, o corpo do texto e os arquivos estejam prontos. Os primeiros passos começam bem antes de você abrir o seu programa de e-mail. Na verdade, a equipe financeira deve ter um fluxo de trabalho definido, com etapas e responsabilidades claras. Por exemplo:
Deixe seus arquivos prontos
Seus e-mails de faturamento devem conter os arquivos da fatura, é claro. Eles variam conforme o setor, a localização e as boas práticas, mas geralmente são arquivos para impressão ou planilhas de dados. Os arquivos para impressão costumam ser PDFs e incluem os detalhes do produto ou serviço, o preço, eventuais cobranças adicionais ou descontos e a identidade visual da sua empresa. Depois, vêm as informações de pagamento, como o número da transferência e a data de vencimento. Seu cliente pode salvá-lo ou imprimi-lo para guardar. Já as planilhas de dados podem ser enviadas como arquivos .XML ou .CSV com todas as informações relevantes. Elas servem principalmente para pedidos com vários itens, para que o cliente também possa conferir os dados cruzando as informações. O importante é que os arquivos estejam prontos para envio quando necessário. Dessa forma, assim que você for avisado de que um e-mail de faturamento precisa sair, basta abrir o servidor da empresa e pegar a fatura.
Organize seu cronograma de pagamentos
Por falar nisso, o fluxo de trabalho da sua equipe precisa ser organizado. Em vez de esperar até o último minuto para fechar a documentação dos e-mails de faturamento, defina uma data fixa para isso. Assim, a equipe pode seguir para as próximas etapas e garantir que todos os arquivos estejam devidamente salvos.
Ao escrever um e-mail de faturamento
O processo de escrita em si também exige atenção. É importante ter e-mails claros, que seus clientes consigam entender e seguir.
Escreva para a pessoa certa
Antes de tudo, confirme que você está enviando o e-mail para a pessoa certa. Alguns clientes, especialmente os clientes B2B, têm várias pessoas lidando com ferramentas de contas a pagar. Por isso, seus e-mails de faturamento devem ser endereçados corretamente. Uma ótima forma de garantir isso é estabelecer um sistema de CRM claro, com os dados profissionais dos seus contatos. Inclua a empresa onde trabalham, o cargo, a localização, o departamento e quaisquer tags personalizadas relevantes de que você precise. Assim, suas faturas também ficam personalizadas.
Use uma linguagem profissional
O tom é fundamental no e-mail corporativo. Escreva mensagens rápidas e claras, com tudo o que o seu cliente precisa para concluir o pagamento. Não estenda demais o corpo do texto e não acrescente informações irrelevantes. Escreva assuntos específicos que ajudem o destinatário a encontrar sua mensagem na caixa de entrada. Dica extra: cuidado com expressões como "pagamento necessário" e "pagamento urgente", entre outras. Elas podem acionar os filtros de spam.
Anexe toda a documentação relevante
Um item que as pessoas costumam esquecer ao escrever e-mails de faturamento são os anexos. Aí, precisam enviar uma correção para evitar confusão. Isso, porém, passa a impressão de falta de organização da sua empresa, o que prejudica a satisfação do cliente. Então, não se esqueça de anexar todos os documentos, recibos e instruções de pagamento mencionados.
Identifique-se
Por fim, você deve se identificar. Inclua sua assinatura profissional personalizada nos e-mails de faturamento, principalmente se for um contato novo. Isso porque uma fatura não será paga se a mensagem parecer suspeita. Deixe seu nome, empresa, cargo e dados de contato visíveis e claros.
Depois de enviar um e-mail de faturamento
Como na maior parte da comunicação empresarial, o e-mail de faturamento não termina quando você o envia. Alguns clientes podem entrar em contato e alguns pagamentos podem não ser feitos, então esse fluxo de trabalho exige atenção extra.
Ofereça suporte sempre que necessário
Se seus clientes perguntarem sobre formas de pagamento ou qualquer outra coisa, verifique os e-mails deles. Mesmo que não haja nenhuma oferta extra ou flexibilidade, não deixe as mensagens deles sem leitura. Em vez disso, responda dentro de tempos de resposta profissionais de e-mail razoáveis.
Envie lembretes automáticos
Outro cenário é o cliente não ler suas mensagens. Ou a data de vencimento está se aproximando, ou a fatura já venceu e ele não fez nenhum pagamento. Os lembretes automáticos são ótimos para evitar pagamentos perdidos. Se o seu cliente simplesmente não viu a fatura original, outro e-mail chegando à caixa de entrada dele vai colocar você no topo da lista de prioridades. Se, por outro lado, o pagamento estiver atrasado, você pode usar lembretes automáticos para avisá-lo sobre cobranças adicionais.
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10 modelos de e-mail de faturamento de que você precisa
É claro que escrever cada e-mail de faturamento individualmente toma tempo. Por isso, as empresas se beneficiam de uma biblioteca de modelos de e-mail de faturamento prontos para escolher. Aqui vão algumas sugestões:
1) E-mail de faturamento básico
Esta mensagem padrão pode ser personalizada para qualquer setor, produto ou serviço.
"Olá, [Nome do cliente]
Obrigado por escolher a [Nome da empresa]. Segue em anexo o arquivo da sua fatura.
-
- [Produto/serviço]
- [Valor devido]
Lembramos que o seu pagamento vence em [Data] e pode ser feito por [Formas de pagamento].
Se precisar de mais ajuda, não hesite em entrar em contato.
Atenciosamente,
[Assinatura]"
2) E-mail de faturamento para pagamento em atraso
No entanto, se o seu cliente está com o pagamento atrasado, você precisa enviar uma mensagem clara, lembrando os termos e condições, além de possíveis cobranças extras. Aqui está um modelo para usar como base:
"Olá, [Nome do cliente],
A fatura [Número da fatura] foi enviada a você em [Data]. Infelizmente, a fatura agora está vencida.
Conforme a nossa política, pagamentos em atraso geram uma cobrança de [X]. Consulte a nova fatura anexada a esta mensagem.
Informe-nos quando podemos esperar o pagamento. Se houver algum problema com a fatura que tenha causado o atraso, entre em contato para que possamos encontrar uma solução.
Obrigado,
[Assinatura]"
3) Fatura recorrente/de assinatura
Algumas empresas oferecem serviços e produtos por assinatura aos clientes. Se esse é o seu caso, você também precisa de um modelo para essas faturas. Veja um exemplo:
"Olá, [Nome do cliente]
Lembramos que a sua assinatura ativa de [Produto/Serviço] vence em [Data]. Você encontra as informações de pagamento no documento anexo, junto com os detalhes da sua assinatura.
Lembramos também que a sua assinatura será encerrada caso o pagamento não seja feito.
Se tiver qualquer dúvida ou preocupação, entre em contato com a nossa equipe de atendimento ao cliente.
Um abraço,
[Assinatura]"
4) E-mail de faturamento com pagamento automático
Por outro lado, alguns desses serviços por assinatura oferecem pagamento automático. Nesse caso, a fatura deve ser enviada apenas como documentação para você e para o seu cliente.
"Oi, [Nome do cliente]
Obrigado por continuar com a gente.
Este é um lembrete de que o seu pagamento está programado para [Data]. Você encontra os detalhes do pagamento no documento anexo, para sua referência.
Se precisar mudar a forma de pagamento, entre em contato com a nossa equipe financeira pelo [Dados de contato].
Tenha um bom dia,
[Assinatura]"
5) E-mail de faturamento com vários itens
Caso o seu cliente esteja pedindo vários produtos e serviços, você deve detalhar cada um deles individualmente, para que ele possa registrar os pagamentos corretamente.
"Olá, [Nome do cliente]
Obrigado por fazer seu pedido com a [Nome da empresa]. Aqui está o resumo do seu pedido:
-
- [Produto/serviço] - [Valor]
- [Produto/serviço] - [Valor]
- [Produto/serviço] - [Valor]
- Total devido: [US$ X]
O seu pagamento vence em [Data] e pode ser feito por [Formas de pagamento]. Você encontra todos os detalhes no arquivo anexo.
Mais uma vez, obrigado por escolher a [Nome da empresa].
Atenciosamente,
[Assinatura]"
6) E-mail de desconto por pagamento antecipado
Como pagamentos atrasados podem gerar cobranças adicionais, algumas empresas oferecem descontos para pagamentos antecipados. Nesse caso, a própria fatura deve detalhar o desconto. Por exemplo:
"Olá, [Nome do cliente]
Como combinado, o pagamento antecipado tem um desconto de 5%. A fatura atualizada, anexada abaixo, já mostra o novo valor devido.
Lembramos que a sua nova data de vencimento é [data].
Um abraço,
[Assinatura]"
7) E-mail de faturamento de parcelas
Se a sua empresa oferece pagamento parcelado, o e-mail de faturamento deve detalhar a qual etapa do pagamento você está se referindo, além das informações padrão. Por exemplo:
"Olá, [Nome do cliente]
A terceira parcela do seu plano de pagamento vence em [Data]. Esta é a 3ª de 8 parcelas definidas neste plano. O arquivo abaixo inclui nossas formas de pagamento e os detalhes do pedido.
Obrigado por continuar trabalhando com a gente.
Atenciosamente,
[Assinatura]"
8) Lembrete de acompanhamento da fatura
Muitas vezes, os e-mails ficam sem leitura quando o destinatário tem a caixa de entrada lotada. Mas, quando se trata de e-mails de faturamento, é essencial lembrar os destinatários periodicamente, para que cumpram as datas de vencimento. Envie esses lembretes alguns dias depois, mais perto do vencimento. Isso é bom para o fluxo de caixa da sua empresa, mas também ajuda a construir relações de confiança com os clientes e evita falhas de comunicação. Veja como lidar com o acompanhamento de faturas:
"Olá, [Nome do cliente]
Lembramos que a sua fatura [Número da fatura] vence em [Data]. Estamos enviando os documentos novamente, com nossas formas e informações de pagamento.
Se tiver mais alguma dúvida, você pode falar com a gente por este e-mail ou pelo [número de telefone] para conversar sobre as opções.
A [Nome da empresa] agradece a sua preferência.
Obrigado,
[Assinatura]"
9) Mensagem de pagamento recebido
Depois que o cliente paga a fatura, é comum enviar uma mensagem confirmando o pagamento. Ela não só serve como documentação para ele, como também ajuda você a encerrar a interação de forma positiva. Uma mensagem rápida basta, por exemplo:
"Olá, [Nome do cliente]
Obrigado pelo seu pagamento. Ficamos felizes por você ter escolhido comprar com a [Nome da empresa]. Esperamos que você aproveite [Produto/Serviço].
Você encontra o seu recibo anexado abaixo.
Um abraço,
[Assinatura]"
10) E-mail de faturamento para serviços freelance
Freelancers e empreendedores precisam garantir que recebam em dia. Isso porque, mais do que em qualquer outra empresa, um pagamento atrasado pode afetar todo o seu fluxo de trabalho. Nesse caso, enviar um e-mail de faturamento claro aos seus clientes empresariais é fundamental. Aqui está um modelo:
"Olá, [Nome do contato]
Obrigado mais uma vez pela oportunidade de trabalhar no [Projeto] para a [Nome da empresa]. Como combinado, o valor do meu trabalho é [US$ X], com vencimento em [Data]. Anexei os detalhes no arquivo abaixo.
Atenciosamente,
[Assinatura]"
Por que a Drag pode ajudar você a enviar e-mails de faturamento
Um dos principais problemas dos modelos de e-mail de faturamento é que eles ficam restritos à sua conta de e-mail. Então, se você trabalha em equipe, cada colaborador precisa copiar e colar os modelos no próprio Gmail para montar uma biblioteca. Mas existe uma solução: uma caixa de entrada compartilhada. Uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp, é um espaço de trabalho coletivo em que toda a sua equipe pode ver, gerenciar e responder e-mails ao mesmo tempo. E isso inclui escrever modelos compartilhados.
Com a Drag, você pode escrever modelos de e-mail de faturamento e adicioná-los a uma biblioteca compartilhada. Assim, quando seus colaboradores precisarem usar a mesma base, basta selecionar o modelo certo. O maior benefício desse método é que você consegue montar um sistema de comunicação coeso em toda a equipe. Não importa quem esteja escrevendo para o cliente, ele vai receber um e-mail de faturamento claro, detalhado e eficiente. Outro benefício de usar uma caixa de entrada compartilhada como a Drag é poder criar regras de automação para otimizar o seu fluxo de trabalho. Muitas vezes, os e-mails de faturamento são enviados de forma repetida, por exemplo, para assinaturas ativas e pagamentos a vencer.
Com a Drag, você pode criar um sistema em que a sua fatura é enviada em um determinado dia. Depois, se a mensagem ficar sem leitura, a caixa de entrada compartilhada envia automaticamente ao cliente um e-mail de acompanhamento com base no seu modelo de acompanhamento. Você pode adaptar isso a qualquer etapa, como pagamentos em atraso, por exemplo. Isso funciona com uma função de atraso (Delay), que permite que as equipes criem condições específicas para as automações de e-mail.
Cofundadora
Cofundadora da Drag. Escreve sobre Google Workspace, caixas de entrada compartilhadas e como as equipes realmente usam o e-mail.
