Etykiety w Gmailu: jak automatycznie oznaczać e-maile

Jeśli nauczysz się automatycznie dodawać etykiety do e-maili w Gmailu i dołożysz do tego wspólne tagi, w Twojej skrzynce zrobi się dużo mniej bałaganu. A uporządkowana skrzynka usprawnia zarówno pracę, jak i współpracę. Etykiety to jeden z najważniejszych elementów skrzynki odbiorczej. Dają elastyczny układ wiadomości, który możesz dopasować do siebie. Pozwalają kategoryzować e-maile, grupować powiązane wiadomości i szybko odnajdywać dawne wątki według tematu. W tym artykule pokazujemy wszystko, co trzeba wiedzieć o porządkowaniu i automatyzowaniu etykiet w Gmailu.

Konfigurujesz etykiety dla całego zespołu? Automatyczne etykietowanie działa w obrębie jednego konta i właśnie w tym miejscu konfiguracje zespołowe zaczynają zawodzić.

Zalety etykiet w Gmailu

Jest kilka powodów, dla których każdy użytkownik Gmaila powinien korzystać z etykiet, żeby pracować wydajniej:

Porządek w skrzynce bez dodatkowego wysiłku

Jedną z głównych zalet etykiet w Gmailu jest to, że pozwalają porządkować wiadomości na bieżąco, w miarę jak przychodzą. Zamiast jednego miejsca na ważne rozmowy etykiety pozwalają oznaczyć wiadomość kilkoma kategoriami naraz, dzięki czemu łatwiej ją znaleźć, gdy jest potrzebna.

Kilka etykiet Gmaila jednocześnie, żeby ustalić priorytety

Jeśli na przykład oznaczasz wszystkie przychodzące wiadomości od członków zespołu etykietą „Praca”, możesz je filtrować i odpowiednio się nimi zajmować. Ale e-maile służbowe też mają swoją specyfikę. Możesz więc utworzyć etykietę dla konkretnego projektu i dodawać ją do wszystkich e-maili na ten temat. Gdy wtedy napisze do Ciebie ktoś z zespołu, wiadomość dostanie obie etykiety. Dzięki temu od razu widać, czego dotyczy.

Kilka skrzynek w jednej dzięki etykietom Gmaila

Etykiety w Gmailu pozwalają dopasować skrzynkę odbiorczą do własnych potrzeb. Za pomocą wyszukiwarki możesz sortować wiadomości według swoich etykiet i oglądać tylko wybrany fragment skrzynki, na przykład wiadomości oznaczone jako dotyczące konkretnego projektu. Taki zawężony widok pozwala dostosować skrzynkę do własnego sposobu pracy i priorytetów. Poprawia też produktywność. Jeśli postanowisz poświęcić godzinę na konkretne zadanie, wystarczy wyszukać przychodzące wiadomości po etykiecie Gmaila. Szybko znajdziesz wtedy wszystkie e-maile związane z tym zadaniem, nawet jeśli przyszły od wielu nadawców.

Etykiety w Gmailu, żeby wszystko widzieć na pierwszy rzut oka

Etykiety dają też wizualny sygnał, że wiadomość wymaga uwagi. Możesz na przykład utworzyć etykietę „Do zrobienia” i dodawać ją do wszystkich e-maili, które wymagają Twojego czasu. Od razu zobaczysz, które wiadomości są pilniejsze, bez otwierania każdej z nich.

Jak dodać etykietę w Gmailu

Etykiety w Gmailu tworzy się łatwo. Najpierw otwórz swoją skrzynkę Gmail. Na pasku bocznym po lewej kliknij „Utwórz nową etykietę”. Pojawi się okienko, w którym utworzysz nową etykietę. Jeśli chcesz dodać do niej e-maile, które już masz, zaznacz je w skrzynce odbiorczej. W menu, które pojawi się u góry, znajdziesz ikonę Etykiety. Kliknij ją, a rozwinie się lista wszystkich etykiet na Twoim koncie. Możesz dodać e-maile do istniejącej etykiety albo utworzyć nową bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jak automatycznie dodawać etykiety w Gmailu

Automatyczne etykietowanie działa w oparciu o filtry Gmaila. Kliknij ikonę Pokaż opcje wyszukiwania na pasku wyszukiwania (albo przejdź do Ustawień, potem Zobacz wszystkie ustawienia, karta Filtry i zablokowane adresy i Utwórz nowy filtr), określ, co ma pasować: nadawcę, frazę w temacie, słowo kluczowe. Następnie kliknij Utwórz filtr, zaznacz Zastosuj etykietę i wybierz albo utwórz etykietę. Od tej chwili każdy pasujący e-mail sam dostaje etykietę zaraz po nadejściu. Dwa ograniczenia, o których warto wiedzieć: filtry działają tylko na nową pocztę (żeby objąć też starsze wiadomości, podczas konfiguracji zaznacz Zastosuj filtr także do pasujących wątków) i nie widzą zawartości załączników. Automatyczne etykietowanie na poziomie zespołu, czyli wspólne etykiety widoczne dla całej skrzynki, to już zadanie dla rozwiązania takiego jak wspólne tagi Drag, które omawiamy poniżej.

Jak oznaczać e-maile etykietami we wspólnej skrzynce odbiorczej w Gmailu

Jednym z problemów tradycyjnych kont Gmail jest to, że nie sprzyjają współpracy. Etykiety Gmaila świetnie porządkują skrzynkę, ale nie da się ich udostępnić innym. Żeby pracować razem z zespołem, musisz powielać etykiety we własnej skrzynce i ciągle przekazywać wiadomości dalej, żeby inni byli na bieżąco. Rozwiązaniem jest wspólna skrzynka odbiorcza, taka jak Drag. Drag pozwala przeglądać, obsługiwać i edytować tę samą skrzynkę co Twoi współpracownicy, a przy tym cały czas jesteś zalogowany na własne konto Gmail. Zamiast udostępniać hasła albo przerzucać się wątkami, pracujecie razem i korzystacie z tych samych tagów.

Jak utworzyć wspólne tagi we wspólnej skrzynce odbiorczej

W tym widoku nadal korzystasz z etykiet. Działają one razem z kartami zadań i sprawiają, że skrzynka jest bardziej uporządkowana i przejrzysta. To wspólne tagi, funkcja Drag, która pozwala użytkownikom wspólnej skrzynki odbiorczej oznaczać etykietami swoje projekty. Aby je utworzyć, wykonaj te kroki:

1. Najpierw otwórz tablicę (skrzynkę), do której chcesz dodać tagi. Drag pozwala dodawać różne tagi do każdej tablicy, żeby poszczególne przestrzenie robocze pozostały odrębne.
2. Kliknij czerwony przycisk „New Tag” (nowy tag) po prawej stronie.
3. Wybierz nazwę i kolor tagu.
4. Wybierz tablicę lub tablice, w których nowy tag ma być dostępny.
5. Kliknij „Create” (utwórz).

Aby dodać wspólne tagi do istniejących kart i tablic, wykonaj te kroki:

• Zaznacz kartę lub karty, do których chcesz dodać wspólne tagi. U góry pojawi się pasek, tak jak przy etykietach Gmaila
• Kliknij czerwony przycisk „tag”
• Wybierz tag lub tagi z listy rozwijanej

Tak jak w zwykłej skrzynce, dodawanie etykiet we wspólnych skrzynkach w Gmailu zajmuje chwilę, a ma duży wpływ na przepływ pracy. Gdy już je skonfigurujesz, całą tablicę łatwiej przeglądać i porządkować według Twoich potrzeb.

Jak automatycznie oznaczać e-maile tagami we wspólnej skrzynce odbiorczej w Gmailu

Podobnie jak tradycyjna skrzynka Gmail, wspólna skrzynka odbiorcza w Gmailu działa lepiej z kilkoma automatyzacjami. Jeśli odpowiednio filtrujesz wiadomości i dodajesz etykiety we wspólnych przestrzeniach Gmaila, unikasz bałaganu i nieporozumień. Najpierw otwórz swoją tablicę w Drag. Oto jak użyć wspólnych tagów do automatyzacji pracy:

1. Kliknij przycisk menu i wybierz „automations” (automatyzacje).
2. Kliknij przycisk „Create an automation” (utwórz automatyzację) w prawym górnym rogu. Przejdziesz na stronę, na której ustawiasz wyzwalacze tej automatyzacji.
3. Nadaj automatyzacji nazwę i opis.
4. Obok When... (kiedy) wybierz z listy rozwijanej pierwszy wyzwalacz. Możesz na przykład wybrać wyzwalacz „When: Card is created” (kiedy: utworzono kartę), żeby automatyzacja działała od razu, gdy do wspólnej skrzynki trafi nowa wiadomość.
5. W polu If... (jeśli) wybierz warunki, które mają być spełnione. Możesz na przykład dodać warunek, że wiadomość zawiera określone słowa albo przyszła z określonych adresów, tak jak przy etykietach Gmaila.
6. W polu Then... (wtedy) wybierz działania, które chcesz zautomatyzować. Jeśli chcesz dodać wspólny tag, wybierz „Apply tag” (dodaj tag) i wskaż, który. (Wskazówka: możesz dodać kilka automatyzacji, na przykład dodać wspólny tag i przenieść kartę do innej kolumny albo oznaczyć innego członka zespołu).
7. Kliknij „Create” (utwórz) w prawym dolnym rogu. Automatyzacja już działa.