Etichette Gmail: come etichettare automaticamente le email

Se impari a etichettare automaticamente le email in Gmail e aggiungi dei tag condivisi, la tua casella di posta sarà meno disordinata. E una casella ordinata rende più fluidi il lavoro e la collaborazione. Le etichette sono una parte essenziale di qualsiasi casella di posta: offrono un modo flessibile e personalizzabile di organizzare i messaggi. Permettono di classificare le email, raggruppare i messaggi collegati e ritrovare in fretta le vecchie conversazioni in base all'argomento. In questo articolo trovi tutto quello che ti serve sapere per ottimizzare e automatizzare le etichette in Gmail.

Devi impostare le etichette per un intero team? L'etichettatura automatica funziona account per account, ed è proprio lì che le configurazioni di team iniziano a scricchiolare.

I vantaggi delle etichette di Gmail

Ci sono alcuni buoni motivi per cui chiunque usi Gmail dovrebbe usare le etichette per essere più produttivo:

Una casella di posta ordinata senza sforzi in più

Uno dei principali vantaggi delle etichette di Gmail è che permettono di organizzare i messaggi man mano che arrivano. Invece di avere un unico posto in cui conservare le conversazioni importanti, le etichette consentono di assegnare a un messaggio più categorie, così è più facile ritrovarlo quando serve.

Più etichette insieme per gestire le priorità

Per esempio, se applichi l'etichetta «Lavoro» a tutti i messaggi in arrivo dai colleghi, puoi filtrarli e gestirli di conseguenza. Ma anche le email di lavoro hanno le loro specificità. Puoi quindi creare un'etichetta per un progetto specifico e aggiungerla a tutte le email che lo riguardano. Così, quando un collega ti scrive di quel progetto, l'email riceve entrambe le etichette, e capisci a colpo d'occhio di cosa parla il messaggio.

Più caselle di posta in una con le etichette di Gmail

Le etichette di Gmail permettono di personalizzare la propria casella di posta e adattarla alle proprie esigenze. Con la funzione di ricerca puoi ordinare i messaggi in base alle tue etichette e vedere solo una parte della casella: per esempio, i messaggi etichettati come relativi a un certo progetto. Questa vista mirata ti permette di adattare la casella al tuo flusso di lavoro e alle tue priorità, e migliora anche la produttività. Se decidi di dedicare un'ora a una certa attività, ti basta cercare i messaggi in arrivo con quell'etichetta di Gmail: trovi subito tutte le email legate a quell'attività, anche se arrivano da mittenti diversi.

Etichettare le email in Gmail per capire tutto a colpo d'occhio

Le etichette sono anche un segnale visivo per i messaggi che richiedono attenzione. Per esempio, puoi creare un'etichetta «Da gestire» e applicarla a tutte le email che richiedono il tuo tempo. Così vedi subito quali messaggi sono più urgenti, senza doverli aprire uno per uno.

Come aggiungere etichette in Gmail

Le etichette di Gmail si creano facilmente. Per prima cosa apri la tua casella di Gmail. Nella barra laterale sinistra, accanto a Etichette, fai clic su Crea nuova etichetta: si apre una finestra in cui creare la nuova etichetta. Se vuoi aggiungere a questa etichetta delle email che hai già, selezionale nella casella di posta. Nel menu che compare in alto c'è l'icona Etichette: facendo clic si apre un menu a discesa con tutte le etichette del tuo account. Puoi etichettare le email in Gmail aggiungendole a un'etichetta esistente oppure creare una nuova etichetta direttamente dalla casella di posta.

Come aggiungere etichette automatiche in Gmail

L'etichettatura automatica si basa sui filtri di Gmail. Apri l'icona dei filtri nella barra di ricerca (Mostra opzioni di ricerca), oppure vai in Impostazioni, poi Visualizza tutte le impostazioni, poi Filtri e indirizzi bloccati, poi Crea un nuovo filtro; definisci la corrispondenza (un mittente, una frase nell'oggetto, una parola chiave), fai clic su Crea filtro e spunta Applica l'etichetta, scegliendo o creando lì l'etichetta. Da quel momento ogni email corrispondente si etichetta da sola appena arriva. Due limiti, per onestà: i filtri agiscono solo sulla posta nuova (per recuperare lo storico applica il filtro alle conversazioni corrispondenti durante la configurazione) e non possono leggere il contenuto degli allegati. Per l'etichettatura automatica a livello di team, cioè etichette condivise visibili a un'intera casella, entra in gioco uno strumento come i tag condivisi di Drag, di cui parliamo qui sotto.

Come etichettare le email nelle caselle di posta condivise di Gmail

Uno dei problemi dei normali account Gmail è che non favoriscono la collaborazione. Le etichette di Gmail sono un'ottima risorsa per organizzare la tua casella, ma non si possono condividere. Per lavorare con i colleghi devi duplicare le etichette nella tua casella e continuare a inoltrare i messaggi per tenere tutti aggiornati. La soluzione è usare una casella di posta condivisa, come Drag. Drag ti permette di vedere, gestire e modificare la stessa casella di posta dei tuoi collaboratori, restando collegato al tuo account Gmail. Invece di condividere password o rincorrere conversazioni infinite, lavorate tutti insieme, con gli stessi tag sulle email.

Come creare tag condivisi in una casella di posta condivisa

In questa vista continui a sfruttare le etichette, che lavorano insieme alle schede delle attività per tenere la casella più ordinata e leggibile. Sono i tag condivisi, una funzione di Drag che permette a chi usa una casella di posta condivisa di aggiungere etichette ai propri progetti. L'app Drag è in inglese, quindi le voci restano in inglese. Per crearli, ecco cosa fare:

1. Per prima cosa apri la bacheca (la casella di posta) a cui vuoi aggiungere i tag. Drag permette di aggiungere tag diversi a ogni bacheca, per mantenere separati i singoli spazi di lavoro.
2. Fai clic sul pulsante rosso New Tag (nuovo tag) sulla destra.
3. Scegli un nome e un colore per il tag.
4. Seleziona la bacheca o le bacheche in cui vuoi usare il nuovo tag.
5. Fai clic su Create (crea).

Ora, per aggiungere i tag condivisi a schede e bacheche esistenti, segui questi passaggi:

• Seleziona la scheda o le schede a cui vuoi applicare i tag condivisi. Comparirà una barra in alto, come succede con le etichette di Gmail
• Fai clic sul pulsante rosso del tag
• Seleziona il tag o i tag che ti servono dal menu a discesa

Come nelle caselle di posta normali, aggiungere un'etichetta nelle caselle condivise di Gmail richiede pochi secondi ma ha un grande impatto sul flusso di lavoro. Una volta impostati i tag, l'intera bacheca è più facile da leggere e da organizzare secondo le tue esigenze.

Come etichettare automaticamente le email in una casella di posta condivisa in Gmail

Proprio come la normale casella di Gmail, anche una casella di posta condivisa in Gmail funziona meglio con qualche automazione. Se filtri le email e aggiungi le etichette in modo coerente negli spazi condivisi, eviti disordine e malintesi. Per prima cosa apri la tua bacheca di Drag. Poi, ecco come usare i tag condivisi per automatizzare il flusso di lavoro:

1. Fai clic sul pulsante del menu e seleziona Automations (automazioni).
2. Fai clic sul pulsante Create an automation (crea un'automazione) in alto a destra. Si apre una pagina in cui impostare i trigger dell'automazione.
3. Dai all'automazione un nome e una descrizione.
4. Accanto a When... (quando), scegli dal menu a discesa il primo trigger che vuoi creare. Puoi scegliere, per esempio, un trigger come Card is created (la scheda viene creata), per far partire l'automazione appena ricevi un nuovo messaggio nella casella condivisa.
5. In If... (se), seleziona le condizioni che vuoi applicare. Per esempio, puoi aggiungere la condizione che i messaggi contengano parole specifiche o arrivino da indirizzi specifici, proprio come con le etichette di Gmail.
6. In Then... (allora), seleziona le azioni che vuoi automatizzare. Se vuoi aggiungere un tag condiviso, seleziona Apply tag (applica tag) e scegli quale. (Consiglio: puoi aggiungere più automazioni, per esempio applicare un tag condiviso e spostare la scheda in un'altra colonna, oppure menzionare un altro membro del team.)
7. Fai clic su Create (crea) in basso a destra. Ora l'automazione è attiva.