Labels in Gmail: E-Mails automatisch mit Labels versehen

Wenn Sie wissen, wie Sie E-Mails in Gmail automatisch mit Labels versehen und gemeinsame Tags ergänzen, wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher. Und ein aufgeräumter Posteingang macht Arbeit und Zusammenarbeit einfacher. Denn Labels sind ein zentraler Bestandteil jedes E-Mail-Postfachs. Sie geben Ihren Nachrichten eine flexible, anpassbare Struktur. Mit ihnen lassen sich E-Mails kategorisieren, zusammengehörige Nachrichten bündeln und frühere Unterhaltungen schnell nach Thema wiederfinden. Dieser Artikel zeigt Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um Labels in Gmail anzulegen, sinnvoll zu nutzen und zu automatisieren.

Sie richten Labels für ein ganzes Team ein? Die automatische Labelvergabe funktioniert pro Konto, und genau da stoßen Team-Setups an ihre Grenzen.

Die Vorteile von Labels in Gmail

Es gibt einige Gründe, warum alle Gmail-Nutzer Labels verwenden sollten, um produktiver zu arbeiten:

Ein organisierter Posteingang ohne zusätzlichen Aufwand

Einer der größten Vorteile von Gmail-Labels: Mit ihnen organisieren Sie Ihre Nachrichten direkt beim Eingang. Statt wichtige Unterhaltungen an einem einzigen Ort abzulegen, können Sie Nachrichten mit mehreren Kategorien versehen, sodass sie sich bei Bedarf leichter finden lassen.

Mehrere Gmail-Labels gleichzeitig für Prioritäten

Wenn Sie zum Beispiel alle eingehenden Nachrichten von Teammitgliedern mit dem Label „Arbeit“ versehen, können Sie sie filtern und entsprechend bearbeiten. Doch auch berufliche E-Mails haben ihre Eigenheiten. Sie könnten also ein Label für ein bestimmtes Projekt anlegen und es allen E-Mails zu diesem Thema zuweisen. Schreiben Ihnen dann Teammitglieder zu diesem Projekt, tragen ihre E-Mails beide Labels. So sehen Sie auf einen Blick, worum es in der Nachricht geht.

Mehrere Posteingänge in einem dank Gmail-Labels

Labels in Gmail ermöglichen es außerdem, den eigenen Posteingang individuell anzupassen und auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Über die Suchfunktion lassen sich Nachrichten nach den eigenen Labels sortieren. So sehen Sie nur einen Ausschnitt Ihres Posteingangs, zum Beispiel alle Nachrichten mit dem Label eines bestimmten Projekts. Diese fokussierte Ansicht hilft, den Posteingang an den eigenen Arbeitsablauf und die eigenen Prioritäten anzupassen. Und sie steigert die Produktivität: Wer sich eine Stunde lang einer bestimmten Aufgabe widmen will, muss nur nach dem passenden Gmail-Label suchen. So finden Sie schnell alle E-Mails zu dieser Aufgabe, auch wenn sie von verschiedenen Absendern stammen.

E-Mails in Gmail labeln, um alles auf einen Blick zu sehen

Labels sind außerdem ein visueller Hinweis auf Nachrichten, die Aufmerksamkeit brauchen. Sie könnten zum Beispiel ein Label namens „Offen“ anlegen und es allen E-Mails zuweisen, die noch Zeit von Ihnen erfordern. So sehen Sie sofort, welche Nachrichten dringender sind, ohne jede einzelne anklicken zu müssen.

So erstellen Sie Labels in Gmail

Gmail-Labels sind schnell erstellt. Öffnen Sie zuerst Ihren Gmail-Posteingang. Klicken Sie in der linken Seitenleiste neben „Labels“ auf „Neues Label erstellen“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das neue Label anlegen. Wenn Sie bereits vorhandene E-Mails mit diesem Label versehen möchten, wählen Sie sie in Ihrem Posteingang aus. In der Leiste, die oben erscheint, finden Sie das Symbol „Labels“. Klicken Sie darauf, und es öffnet sich ein Drop-down-Menü mit allen vorhandenen Labels Ihres Kontos. So können Sie E-Mails in Gmail einem vorhandenen Label zuordnen oder direkt aus dem Posteingang ein neues Label erstellen.

So weisen Sie Labels in Gmail automatisch zu

Die automatische Labelvergabe läuft über die Filter von Gmail. Öffnen Sie in der Suchleiste das Symbol Suchoptionen anzeigen (oder gehen Sie zu Einstellungen, dann Alle Einstellungen aufrufen, dann Filter und blockierte Adressen, dann Neuen Filter erstellen), legen Sie fest, wonach gesucht werden soll (ein Absender, eine Formulierung im Betreff, ein Stichwort), klicken Sie auf Filter erstellen, setzen Sie ein Häkchen bei Label anwenden und wählen oder erstellen Sie dort das Label. Ab diesem Moment erhält jede passende E-Mail beim Eingang automatisch ihr Label. Ehrlich gesagt gibt es zwei Einschränkungen: Filter wirken nur auf neue E-Mails (setzen Sie beim Einrichten ein Häkchen bei Filter auch auf passende Konversationen anwenden, um auch ältere Nachrichten zu erfassen), und sie können nicht in Anhänge hineinsehen. Für die automatische Labelvergabe auf Teamebene, also gemeinsame Labels, die ein ganzes Postfach sieht, übernimmt eine Ebene wie die gemeinsamen Tags von Drag. Dazu mehr weiter unten.

So vergeben Sie Labels in einem gemeinsamen Gmail-Postfach

Ein Problem klassischer Gmail-Konten: Sie fördern keine Zusammenarbeit. Gmail-Labels eignen sich hervorragend, um Ihren Gmail-Posteingang zu organisieren, lassen sich aber nicht teilen. Um mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, müssen Sie Labels in Ihrem eigenen Posteingang nachbauen und ständig Nachrichten weiterleiten, damit alle auf dem neuesten Stand bleiben. Die Lösung ist ein gemeinsames Postfach wie Drag. Mit Drag sehen, verwalten und bearbeiten Sie denselben Posteingang wie Ihre Kolleginnen und Kollegen, während Sie in Ihrem eigenen Gmail-Konto angemeldet bleiben. Statt Passwörter zu teilen oder sich mit endlosem Hin und Her in E-Mail-Verläufen herumzuschlagen, arbeiten alle zusammen. Und zwar mit denselben E-Mail-Tags.

So erstellen Sie gemeinsame Tags in einem gemeinsamen Postfach

Auch in dieser Ansicht profitieren Sie von Labels. Sie arbeiten mit Aufgabenkarten zusammen und machen Ihren Posteingang aufgeräumter und übersichtlicher. Das sind die gemeinsamen Tags, eine Funktion von Drag, mit der Nutzer eines gemeinsamen Postfachs ihren Projekten Labels zuweisen können. Die Drag-Oberfläche ist auf Englisch, deshalb nennen wir die Schaltflächen mit ihrem englischen Namen. So erstellen Sie gemeinsame Tags:

1. Öffnen Sie zuerst das Board (den Posteingang), dem Sie Tags hinzufügen möchten. In Drag lassen sich jedem Board eigene Tags zuweisen, damit die einzelnen Arbeitsbereiche getrennt bleiben.
2. Klicken Sie rechts auf die rote Schaltfläche „New Tag“ (neues Tag).
3. Wählen Sie einen Namen und eine Farbe für das Tag.
4. Wählen Sie das Board oder die Boards aus, für die das neue Tag gelten soll.
5. Klicken Sie auf „Create“ (erstellen).

Um vorhandenen Karten und Boards gemeinsame Tags hinzuzufügen, gehen Sie so vor:

• Wählen Sie die Karte oder Karten aus, denen Sie gemeinsame Tags zuweisen möchten. Oben erscheint eine Leiste, genau wie bei Gmail-Labels
• Klicken Sie auf die rote Tag-Schaltfläche
• Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Tag oder die gewünschten Tags aus

Wie in einem normalen Posteingang ist das Hinzufügen eines Labels in einem gemeinsamen Gmail-Postfach schnell erledigt und hat großen Einfluss auf Ihren Arbeitsablauf. Sobald die Tags eingerichtet sind, lässt sich das ganze Board leichter überblicken und nach Ihren Bedürfnissen organisieren.

So vergeben Sie Tags in einem gemeinsamen Gmail-Postfach automatisch

Wie ein klassischer Gmail-Posteingang funktioniert auch ein gemeinsames Postfach in Gmail besser mit ein paar Automatisierungen. Wenn Sie in gemeinsamen Gmail-Bereichen passend filtern und Labels vergeben, vermeiden Sie Unordnung und Missverständnisse. Öffnen Sie zuerst Ihr Drag-Board. So nutzen Sie gemeinsame Tags, um Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren:

1. Klicken Sie auf die Menüschaltfläche und wählen Sie „automations“ (Automatisierungen).
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Create an automation“ (Automatisierung erstellen). Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie die Auslöser für diese Automatisierung festlegen.
3. Geben Sie der Automatisierung einen Namen und eine Beschreibung.
4. Wählen Sie neben When... (wenn) im Drop-down-Menü den ersten Auslöser, den Sie einrichten möchten. Sie können zum Beispiel einen Auslöser wie „When: Card is created“ (wenn eine Karte erstellt wird) wählen, damit die Automatisierung greift, sobald eine neue Nachricht im gemeinsamen Postfach eintrifft.
5. Wählen Sie unter If... (falls) die Bedingungen, die gelten sollen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Nachrichten bestimmte Wörter enthalten oder von bestimmten Adressen stammen, genau wie bei Gmail-Labels.
6. Wählen Sie unter Then... (dann) die Aktionen, die automatisch ausgeführt werden sollen. Wenn Sie ein gemeinsames Tag hinzufügen möchten, wählen Sie „Apply tag“ (Tag anwenden) und das gewünschte Tag. (Tipp: Sie können mehrere Automatisierungen einrichten, zum Beispiel ein gemeinsames Tag hinzufügen und die Karte in eine andere Spalte verschieben oder ein weiteres Teammitglied markieren.)
7. Klicken Sie unten rechts auf „Create“ (erstellen). Die Automatisierung ist jetzt aktiv.