Guia de marcadores do Gmail: como criar, aplicar com filtros automáticos e usar tags compartilhadas com a equipe em uma caixa de entrada compartilhada.
Índice
Se você aprender a adicionar marcadores automaticamente aos e-mails no Gmail e usar tags compartilhadas, sua caixa de entrada vai ficar muito menos bagunçada. E uma caixa de entrada organizada ajuda a agilizar o trabalho e a colaboração. Isso porque os marcadores são uma parte essencial de qualquer caixa de entrada de e-mail. Eles oferecem uma estrutura flexível e personalizável para as suas mensagens. Permitem que os usuários classifiquem seus e-mails, agrupem mensagens relacionadas e encontrem rapidamente conversas antigas pelo tema. Este artigo mostra tudo o que você precisa saber para otimizar e automatizar os marcadores no Gmail.
Vai configurar marcadores para uma equipe inteira? A aplicação automática de marcadores funciona por conta, e é justamente aí que as configurações de equipe começam a apertar: veja marcadores compartilhados do Gmail vs uma caixa de entrada compartilhada para uma comparação honesta.
Os benefícios de usar marcadores no Gmail
Há alguns motivos pelos quais todo usuário do Gmail deveria usar marcadores para aumentar a produtividade:
Uma caixa de entrada organizada sem esforço extra
Um dos principais benefícios dos marcadores do Gmail é que eles oferecem uma forma de organizar o Gmail à medida que as mensagens chegam. Em vez de existir um único lugar para guardar conversas importantes, os marcadores permitem que as mensagens recebam várias categorias, o que facilita encontrá-las quando necessário.
Marcadores simultâneos no Gmail para definir prioridades
Por exemplo, se você aplicar o marcador “Trabalho” a todas as mensagens recebidas de membros da equipe, poderá filtrá-las e tratá-las de acordo. Mas os e-mails de trabalho também têm suas particularidades. Então você pode criar um marcador para um projeto específico e adicioná-lo a todos os e-mails sobre esse tema. Assim, quando os membros da sua equipe enviarem e-mails, os dois marcadores serão usados. Isso facilita visualizar rapidamente do que se trata a mensagem.
Várias caixas de entrada em uma com os marcadores do Gmail
Adicionar marcadores no Gmail permite que os usuários personalizem a própria caixa de entrada. Depois, eles a adaptam às suas necessidades. Pela função de pesquisa, os usuários podem ordenar as mensagens pelos seus próprios marcadores. Com isso, conseguem ver apenas uma parte da caixa de entrada, por exemplo, as mensagens marcadas como relacionadas a um projeto específico. Essa visão focada permite adaptar a caixa de entrada ao seu fluxo de trabalho e às suas prioridades. Ela também otimiza a produtividade. Se alguém decidir dedicar uma hora a determinada tarefa, basta pesquisar as mensagens recebidas pelo marcador do Gmail. Assim, encontrará rapidamente todos os e-mails relacionados a essa tarefa, mesmo que venham de vários remetentes.
Marque e-mails no Gmail para identificá-los num relance
Os marcadores também funcionam como um sinal visual para mensagens que exigem atenção. Por exemplo, um usuário pode criar um marcador chamado “A definir” e aplicá-lo a todos os e-mails que exigem o seu tempo. Assim, consegue ver rapidamente quais mensagens são mais urgentes sem precisar clicar em cada uma.
Como adicionar marcadores no Gmail
Os marcadores do Gmail são fáceis de criar. O primeiro passo é acessar a sua Caixa de entrada do Gmail. Na barra lateral esquerda, clique em “Criar novo marcador”. Ao clicar, vai aparecer uma janela para criar o novo marcador. Se quiser adicionar e-mails já existentes a esse marcador, você pode selecioná-los na caixa de entrada. O menu que aparece no topo tem um ícone de marcador. Clique nele e um menu suspenso será exibido, com todos os marcadores existentes da sua conta. Você pode marcar e-mails no Gmail adicionando-os a um marcador existente ou criando um novo marcador direto da sua caixa de entrada.
Como adicionar marcadores automáticos no Gmail
A aplicação automática de marcadores funciona com os filtros do Gmail. Abra o ícone de filtro na barra de pesquisa (ou Configurações, depois Ver todas as configurações, depois Filtros e endereços bloqueados, depois Criar um novo filtro), defina a correspondência (um remetente, uma frase no assunto, uma palavra-chave), clique em Criar filtro e marque Aplicar o marcador, escolhendo ou criando o marcador ali mesmo. A partir desse momento, cada e-mail correspondente recebe o marcador automaticamente ao chegar. Dois limites honestos: os filtros só atuam em e-mails novos (aplique o filtro às conversas correspondentes durante a configuração para pegar o histórico) e não conseguem ver o conteúdo dos anexos. Para marcadores automáticos no nível da equipe, ou seja, marcadores compartilhados que uma caixa de entrada inteira consegue ver, é aí que uma camada como as tags compartilhadas da Drag entra em cena, como mostramos abaixo.
Drag · com a Varley
A caixa de entrada onde a sua equipe e a Varley trabalham juntas
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Como marcar e-mails em caixas de entrada compartilhadas no Gmail
Um dos problemas das contas tradicionais do Gmail é que elas não favorecem a colaboração. Os marcadores do Gmail são um excelente recurso para organizar a sua caixa de entrada, mas não podem ser compartilhados. Para trabalhar junto com os membros da equipe, você precisa duplicar os marcadores na sua própria caixa de entrada e ficar encaminhando mensagens para manter os outros atualizados. A solução para isso é usar uma caixa de entrada compartilhada, como a Drag. A Drag permite que você veja, gerencie e edite a mesma caixa de entrada que os seus colaboradores, tudo isso conectado à sua própria conta do Gmail. Em vez de compartilhar senhas ou lidar com conversas de vai e vem, todos podem trabalhar juntos. E ainda compartilhar as mesmas tags de e-mail.
Como criar tags compartilhadas em uma caixa de entrada compartilhada
Agora, com essa visualização, você continua aproveitando os marcadores. Eles funcionam junto com os cards de tarefa para manter a sua caixa de entrada mais organizada e fácil de visualizar. São as tags compartilhadas, um recurso da Drag que permite aos usuários de uma caixa de entrada compartilhada adicionar marcadores aos seus projetos. Para criá-las, veja o que você precisa fazer:
- Primeiro, abra o painel (caixa de entrada) ao qual você quer adicionar tags. A Drag permite adicionar tags diferentes a cada painel, para preservar os espaços de trabalho individuais.
- Clique no botão vermelho “Nova tag”, à direita.
- Escolha um nome e uma cor para a tag.
- Selecione o(s) painel(is) em que a nova tag deve ser aplicada.
- Clique em "Criar".
Agora, para adicionar tags compartilhadas a cards e painéis existentes, basta seguir estes passos:
- Selecione o(s) card(s) aos quais você quer aplicar tags compartilhadas. Uma barra superior vai carregar, como acontece com os marcadores do Gmail
- Clique no botão vermelho "tag"
- Selecione a(s) tag(s) que você quer no menu suspenso
Assim como nas caixas de entrada comuns, adicionar um marcador em caixas de entrada compartilhadas no Gmail é um processo rápido que tem um grande impacto no seu fluxo de trabalho. Depois de configurá-las, o painel inteiro fica mais fácil de visualizar e organizar de acordo com as suas necessidades.
Como adicionar tags automaticamente aos e-mails em uma caixa de entrada compartilhada no Gmail
Assim como acontece com uma caixa de entrada tradicional do Gmail, uma caixa de entrada compartilhada no Gmail funciona melhor com algumas etapas de automação. Se você filtrar e adicionar marcadores nos espaços compartilhados do Gmail da forma certa, evita bagunça e falhas de comunicação. Primeiro, você precisa acessar o seu painel da Drag. Depois, veja como usar as tags compartilhadas para automatizar o seu fluxo de trabalho:
- Clique no botão de menu e selecione "automações".
- Clique no botão “Criar uma automação”, no canto superior direito. Isso leva você a uma página em que você configura os gatilhos dessa automação.
- Dê um nome e uma descrição à automação.
- Ao lado de Quando..., selecione no menu suspenso o primeiro gatilho que você quer criar. Você pode escolher um gatilho como “Quando: card é criado”, por exemplo, para automatizar assim que chegar uma nova mensagem na caixa de entrada compartilhada.
- Em Se..., selecione as condições que você quer aplicar. Você pode adicionar a condição de as mensagens conterem palavras específicas ou serem enviadas de determinados endereços, por exemplo, assim como nos marcadores do Gmail.
- Em Então..., selecione as ações que você quer automatizar. Se quiser adicionar uma tag compartilhada, selecione “Aplicar tag” e escolha qual. (Dica: você pode adicionar várias automações, como adicionar uma tag compartilhada e mover o card para outra coluna, ou marcar outro membro da equipe).
- Clique em “Criar”, no canto inferior direito. Pronto, a automação já está funcionando.
Cofundadora
Cofundadora da Drag. Escreve sobre Google Workspace, caixas de entrada compartilhadas e como as equipes realmente usam o e-mail.
