Créer des libellés Gmail, les appliquer automatiquement avec un filtre, puis partager des étiquettes avec votre équipe dans une boîte partagée.
Sommaire
Si vous apprenez à appliquer automatiquement des libellés à vos e-mails dans Gmail et à utiliser des étiquettes partagées, votre boîte de réception sera moins encombrée. Et une boîte de réception bien rangée simplifie le travail et la collaboration. Les libellés sont en effet un élément essentiel d'une boîte de réception. Ils offrent une organisation souple et personnalisable de vos messages : ils permettent de classer vos e-mails, de regrouper les messages liés entre eux et de retrouver rapidement d'anciens fils par thème. Cet article vous explique tout ce qu'il faut savoir pour optimiser et automatiser les libellés dans Gmail.
Vous configurez des libellés pour toute une équipe ? L'étiquetage automatique fonctionne compte par compte, et c'est justement là que les configurations d'équipe atteignent leurs limites.
Les avantages des libellés Gmail
Plusieurs raisons devraient pousser tous les utilisateurs de Gmail à se servir des libellés pour gagner en productivité :
Une boîte de réception organisée sans effort supplémentaire
L'un des principaux avantages des libellés Gmail, c'est qu'ils permettent d'organiser les messages au fur et à mesure de leur arrivée. Au lieu de ranger les conversations importantes à un seul endroit, les libellés permettent d'associer plusieurs catégories à un même message, ce qui le rend plus facile à retrouver au moment voulu.
Plusieurs libellés à la fois pour gérer les priorités
Par exemple, si vous appliquez le libellé « Travail » à tous les messages reçus de membres de votre équipe, vous pouvez les filtrer et les traiter en conséquence. Mais les e-mails professionnels ont aussi leurs particularités. Vous pouvez donc créer un libellé pour un projet précis et l'appliquer à tous les e-mails qui s'y rapportent. Ensuite, quand un membre de votre équipe vous écrit, les deux libellés s'appliquent, et vous voyez d'un coup d'œil de quoi parle le message.
Plusieurs boîtes de réception en une grâce aux libellés Gmail
Les libellés permettent aussi de personnaliser votre boîte de réception et de l'adapter à vos propres besoins. Grâce à la fonction de recherche, vous pouvez trier les messages selon vos libellés et n'afficher qu'une partie de votre boîte de réception, par exemple les messages associés à un projet précis. Cette vue ciblée vous permet d'adapter votre boîte de réception à votre façon de travailler et à vos priorités, et elle améliore votre productivité. Si vous décidez de consacrer une heure à une tâche, il vous suffit de rechercher les messages portant le libellé correspondant : vous retrouvez aussitôt tous les e-mails liés à cette tâche, même s'ils viennent de plusieurs expéditeurs.
Des libellés pour tout voir d'un coup d'œil
Les libellés servent aussi de repère visuel pour les messages qui demandent votre attention. Vous pouvez par exemple créer un libellé « À traiter » et l'appliquer à tous les e-mails qui vous demandent du temps. Vous voyez ainsi rapidement quels messages sont les plus urgents, sans avoir à les ouvrir un par un.
Comment créer un libellé dans Gmail
Les libellés Gmail sont faciles à créer. Commencez par ouvrir votre boîte de réception Gmail. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Nouveau libellé (l'icône « + » à côté de Libellés) : une fenêtre s'ouvre pour créer le libellé. Si vous voulez appliquer ce libellé à des e-mails que vous avez déjà, sélectionnez-les dans votre boîte de réception. La barre qui apparaît en haut contient l'icône Libellés. Cliquez dessus : un menu déroulant affiche tous les libellés de votre compte. Vous pouvez alors appliquer un libellé existant à vos e-mails ou en créer un nouveau directement depuis votre boîte de réception.
Comment appliquer automatiquement des libellés dans Gmail
L'étiquetage automatique repose sur les filtres de Gmail. Cliquez sur l'icône Afficher les options de recherche dans la barre de recherche (ou passez par Paramètres, Voir tous les paramètres, l'onglet Filtres et adresses bloquées, puis Créer un filtre), définissez la correspondance (un expéditeur, une expression dans l'objet, un mot clé), cliquez sur Créer un filtre et cochez Appliquer le libellé, en choisissant ou en créant le libellé à cet endroit. À partir de là, chaque e-mail correspondant reçoit son libellé dès son arrivée. Deux limites, en toute honnêteté : les filtres n'agissent que sur les nouveaux messages (appliquez le filtre aux conversations correspondantes au moment de la configuration pour traiter l'historique), et ils ne voient pas le contenu des pièces jointes. Pour un étiquetage automatique à l'échelle de l'équipe, avec des libellés partagés visibles dans toute une boîte de réception, c'est une couche comme les étiquettes partagées de Drag qui prend le relais, comme nous le voyons ci-dessous.
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Comment étiqueter les e-mails dans une boîte de réception partagée Gmail
L'un des problèmes des comptes Gmail classiques, c'est qu'ils ne favorisent pas la collaboration. Les libellés Gmail sont un excellent moyen d'organiser votre boîte de réception, mais ils ne peuvent pas être partagés. Pour travailler avec les membres de votre équipe, vous devez recréer les mêmes libellés dans votre propre boîte de réception et transférer sans cesse des messages pour tenir chacun au courant. La solution consiste à utiliser une boîte de réception partagée, comme Drag. Drag vous permet de consulter, de gérer et de modifier la même boîte de réception que vos collaborateurs, tout en restant connecté à votre propre compte Gmail. Plus besoin de partager des mots de passe ni de multiplier les allers-retours dans les fils : vous travaillez tous ensemble, avec les mêmes étiquettes.
Comment créer des étiquettes partagées dans une boîte de réception partagée
Dans cette vue, vous profitez toujours des libellés. Ils fonctionnent avec les cartes de tâches pour garder votre boîte de réception plus nette et plus lisible. Ce sont les étiquettes partagées (« shared tags »), une fonctionnalité de Drag qui permet aux utilisateurs d'une boîte de réception partagée d'étiqueter leurs projets. L'application Drag est en anglais ; voici comment créer ces étiquettes :
- Ouvrez d'abord le tableau (la boîte de réception) auquel vous voulez ajouter des étiquettes. Drag permet d'avoir des étiquettes différentes pour chaque tableau, afin de préserver chaque espace de travail.
- Cliquez sur le bouton rouge « New Tag » (nouvelle étiquette), à droite.
- Choisissez un nom et une couleur pour l'étiquette.
- Sélectionnez le ou les tableaux auxquels la nouvelle étiquette doit s'appliquer.
- Cliquez sur « Create » (créer).
Pour appliquer des étiquettes partagées à des cartes et à des tableaux existants, suivez ces étapes :
- Sélectionnez la ou les cartes auxquelles appliquer des étiquettes partagées. Une barre s'affiche en haut, comme avec les libellés Gmail
- Cliquez sur le bouton rouge « tag » (étiquette)
- Sélectionnez la ou les étiquettes voulues dans le menu déroulant
Comme dans une boîte de réception classique, ajouter un libellé dans une boîte de réception partagée Gmail est rapide et a beaucoup d'impact sur votre façon de travailler. Une fois les étiquettes configurées, l'ensemble du tableau est plus facile à consulter et à organiser selon vos besoins.
Comment étiqueter automatiquement les e-mails d'une boîte de réception partagée Gmail
Comme une boîte de réception Gmail classique, une boîte de réception partagée dans Gmail fonctionne mieux avec quelques automatisations. Si vous filtrez et étiquetez correctement les e-mails dans vos espaces partagés, vous évitez l'encombrement et les malentendus. Commencez par ouvrir votre tableau Drag. Voici ensuite comment utiliser les étiquettes partagées pour automatiser votre travail :
- Cliquez sur le bouton de menu et sélectionnez « automations » (automatisations).
- Cliquez sur le bouton « Create an automation » (créer une automatisation), en haut à droite. Vous arrivez sur une page où vous définissez les déclencheurs de cette automatisation.
- Donnez un nom et une description à l'automatisation.
- À côté de When... (quand), sélectionnez dans le menu déroulant le premier déclencheur à créer. Vous pouvez par exemple choisir « When: Card is created » (quand une carte est créée) pour lancer l'automatisation dès qu'un nouveau message arrive dans la boîte de réception partagée.
- Dans If... (si), sélectionnez les conditions à appliquer. Vous pouvez par exemple ajouter comme condition que les messages contiennent certains mots ou proviennent de certaines adresses, comme avec les libellés Gmail.
- Dans Then... (alors), sélectionnez les actions à automatiser. Pour ajouter une étiquette partagée, sélectionnez « Apply tag » (appliquer l'étiquette) et choisissez laquelle. (Conseil : vous pouvez ajouter plusieurs automatisations, par exemple ajouter une étiquette partagée et déplacer la carte vers une autre colonne, ou mentionner un autre membre de l'équipe.)
- Cliquez sur « Create » (créer), en bas à droite. L'automatisation est maintenant active.
Cofondatrice
Cofondatrice de Drag. Elle écrit sur Google Workspace, les boîtes de réception partagées et la façon dont les équipes utilisent vraiment l'e-mail.
