Cómo etiquetar correos automáticamente en Gmail

Si aprendes a etiquetar correos automáticamente en Gmail y sumas etiquetas compartidas, tu bandeja de entrada tendrá menos desorden. Y una bandeja ordenada agiliza el trabajo y la colaboración. Las etiquetas son una parte esencial de cualquier bandeja de entrada: ofrecen una forma flexible y personalizable de organizar los mensajes. Permiten clasificar los correos, agrupar los mensajes relacionados y encontrar rápido conversaciones antiguas por tema. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para sacarles partido a las etiquetas en Gmail y automatizarlas.

¿Vas a configurar etiquetas para todo un equipo? El etiquetado automático funciona cuenta por cuenta, y es justo ahí donde las configuraciones de equipo empiezan a fallar.

Ventajas de usar etiquetas en Gmail

Hay varias razones por las que cualquier usuario de Gmail debería usar etiquetas para ser más productivo:

Una bandeja de entrada ordenada sin esfuerzo extra

Una de las principales ventajas de las etiquetas de Gmail es que permiten organizar los mensajes a medida que llegan. En lugar de guardar las conversaciones importantes en un único lugar, las etiquetas permiten asignar varias categorías a un mismo mensaje, y así es más fácil encontrarlo cuando lo necesitas.

Varias etiquetas a la vez para marcar prioridades

Por ejemplo, si etiquetas como “Trabajo” todos los mensajes que te llegan de tu equipo, puedes filtrarlos y atenderlos como corresponde. Pero los correos de trabajo también tienen sus particularidades. Así que puedes crear una etiqueta para un proyecto concreto y aplicarla a todos los correos sobre ese tema. Entonces, cuando alguien de tu equipo te escriba sobre ese proyecto, el correo llevará las dos etiquetas. Así ves de un vistazo de qué trata el mensaje.

Varias bandejas en una gracias a las etiquetas de Gmail

Las etiquetas de Gmail permiten personalizar la bandeja de entrada para adaptarla a las necesidades de cada persona. Con la búsqueda, puedes ordenar los mensajes por tus propias etiquetas y ver solo una parte de la bandeja: por ejemplo, los mensajes etiquetados como parte de un proyecto concreto. Esta visión enfocada te permite adaptar la bandeja de entrada a tu forma de trabajar y a tus prioridades, y también mejora la productividad. Si decides dedicar una hora a una tarea concreta, solo tienes que buscar los mensajes por su etiqueta de Gmail. Así encuentras enseguida todos los correos relacionados con esa tarea, aunque vengan de distintos remitentes.

Etiquetar correos en Gmail para verlos de un vistazo

Las etiquetas también sirven como señal visual para los mensajes que requieren atención. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta llamada “Pendiente” y aplicarla a todos los correos que necesitan tu tiempo. Así ves rápidamente qué mensajes son más urgentes sin tener que abrirlos uno por uno.

Cómo crear etiquetas en Gmail

Crear etiquetas en Gmail es muy fácil. Primero, abre tu bandeja de entrada de Gmail. En la barra lateral izquierda, haz clic en Crear etiqueta nueva. Aparecerá una ventana para crear la etiqueta. Si quieres agregar correos que ya tienes a esa etiqueta, selecciónalos en la bandeja de entrada. En el menú que aparece arriba hay un icono de etiqueta, Etiquetas. Haz clic en él y se abrirá un menú desplegable con todas las etiquetas de tu cuenta. Puedes etiquetar correos en Gmail agregándolos a una etiqueta que ya existe o creando una nueva directamente desde la bandeja de entrada.

Cómo etiquetar correos automáticamente en Gmail

El etiquetado automático funciona con los filtros de Gmail. Abre el icono de filtro de la barra de búsqueda, Mostrar opciones de búsqueda (o ve a Configuración > Ver toda la configuración > Filtros y direcciones bloqueadas > Crear un filtro nuevo), define qué debe coincidir (un remitente, una frase del asunto, una palabra clave), haz clic en Crear filtro y marca Aplicar la etiqueta, eligiendo o creando la etiqueta ahí mismo. A partir de ese momento, cada correo que coincida se etiqueta solo al llegar. Dos límites, para ser honestos: los filtros solo actúan sobre el correo nuevo (para incluir el historial, aplica el filtro a las conversaciones que coinciden durante la configuración) y no pueden ver dentro de los archivos adjuntos. Para el etiquetado automático a nivel de equipo, con etiquetas compartidas que vea toda una bandeja de entrada, entra en juego una capa como las etiquetas compartidas de Drag, que explicamos más abajo.

Cómo etiquetar correos en bandejas de entrada compartidas de Gmail

Uno de los problemas de las cuentas de Gmail tradicionales es que no favorecen la colaboración. Las etiquetas de Gmail son un recurso excelente para organizar tu bandeja de entrada, pero no se pueden compartir. Para trabajar con tu equipo, tienes que duplicar las etiquetas en tu propia bandeja e ir reenviando mensajes para que los demás estén al día. La solución es usar una bandeja de entrada compartida, como Drag. Drag te permite ver, gestionar y editar la misma bandeja de entrada que tus compañeros sin salir de tu propia cuenta de Gmail. En lugar de compartir contraseñas o lidiar con conversaciones de ida y vuelta, todos pueden trabajar juntos, y además compartir las mismas etiquetas de correo.

Cómo crear etiquetas compartidas en una bandeja de entrada compartida

Con esta vista, sigues aprovechando las etiquetas. Funcionan junto con las tarjetas de tareas para que tu bandeja de entrada esté más ordenada y sea más fácil de leer. Son las etiquetas compartidas, una función de Drag que permite a los usuarios de una bandeja de entrada compartida etiquetar sus proyectos. Para crearlas, haz lo siguiente (la app de Drag está en inglés, así que los botones aparecen en inglés):

1. Primero, abre el tablero (la bandeja de entrada) al que quieres agregar etiquetas. Drag permite tener etiquetas distintas en cada tablero, para respetar cada espacio de trabajo.
2. Haz clic en el botón rojo New Tag (nueva etiqueta), a la derecha.
3. Elige un nombre y un color para la etiqueta.
4. Selecciona el tablero o los tableros donde quieres que se pueda aplicar la nueva etiqueta.
5. Haz clic en Create (crear).

Para agregar etiquetas compartidas a tarjetas y tableros que ya existen, sigue estos pasos:

• Selecciona la tarjeta o las tarjetas a las que quieres aplicar etiquetas compartidas. Se cargará una barra superior, igual que con las etiquetas de Gmail.
• Haz clic en el botón rojo de etiqueta.
• Elige la etiqueta o las etiquetas que quieras en el menú desplegable.

Igual que en una bandeja de entrada normal, agregar una etiqueta en una bandeja de entrada compartida de Gmail es un proceso rápido que tiene mucho impacto en tu flujo de trabajo. Una vez configuradas, todo el tablero es más fácil de ver y de organizar según lo que necesites.

Cómo etiquetar correos automáticamente en una bandeja de entrada compartida de Gmail

Igual que una bandeja de entrada de Gmail tradicional, una bandeja de entrada compartida en Gmail funciona mejor con algunas automatizaciones. Si filtras y etiquetas los correos en los espacios compartidos de Gmail, evitas el desorden y los malentendidos. Primero, entra en tu tablero de Drag. Después, así puedes usar las etiquetas compartidas para automatizar tu flujo de trabajo:

1. Haz clic en el botón de menú y selecciona Automations (automatizaciones).
2. Haz clic en el botón Create an automation (crear una automatización), arriba a la derecha. Se abrirá una página donde configuras los disparadores de la automatización.
3. Ponle un nombre y una descripción a la automatización.
4. Junto a When... (cuando), elige en el menú desplegable el primer disparador que quieres crear. Puedes elegir un disparador como “When: Card is created” (cuando se crea una tarjeta), por ejemplo, para que la automatización se active en cuanto llega un mensaje nuevo a la bandeja de entrada compartida.
5. En If... (si), elige las condiciones que quieres aplicar. Por ejemplo, puedes poner como condición que los mensajes contengan determinadas palabras o que vengan de determinadas direcciones, igual que con las etiquetas de Gmail.
6. En Then... (entonces), elige las acciones que quieres automatizar. Si quieres agregar una etiqueta compartida, selecciona Apply tag (aplicar etiqueta) y cuál. (Consejo: puedes sumar varias acciones, como agregar una etiqueta compartida y mover la tarjeta a otra columna, o mencionar a otro miembro del equipo.)
7. Haz clic en Create (crear), abajo a la derecha. La automatización ya está funcionando.