NieruchomościMossy Oak Properties porządkuje 1 800 e-maili miesięcznie
1,800
E-maile obsługiwane miesięcznie
150 godz.
Zaoszczędzone miesięcznie
5
Skrzynki udostępnione z Gmaila
Mossy Oak Properties, agencja nieruchomości z pełnym zakresem usług, specjalizująca się w sprzedaży gruntów w Wirginii i Karolinie Północnej, uporządkowała 1 800 e-maili miesięcznie, zastępując zagmatwane łańcuchy przekazywanych wiadomości systemem Drag, w którym każda skrzynka ma swoją tablicę i jasno określoną odpowiedzialność.
Mossy Oak Properties to agencja nieruchomości z pełnym zakresem usług, specjalizująca się w sprzedaży gruntów, z biurami w Wirginii i Karolinie Północnej. Zaczęła od pomysłu, by pomagać miłośnikom aktywności na świeżym powietrzu znaleźć i kupić ziemię na cele rekreacyjne i inwestycyjne.
Jak każda agencja nieruchomości, firma musi żonglować wieloma różnymi informacjami: rachunkami, finalizacjami transakcji, ofertami i ogólnymi zapytaniami od potencjalnych klientów. Sprawne zarządzanie nimi jest kluczowe dla jej biznesu. Firma opiera się też na relacjach i musi dobrze komunikować się jednocześnie z wieloma stronami, takimi jak agenci sprzedaży, potencjalni klienci, obecni klienci oraz inne agencje czy prawnicy.
Większość tej komunikacji odbywa się przez e-mail. Efekt? Zdumiewające 1 800 e-maili miesięcznie, z którymi trzeba sprawnie się uporać. Do zarządzania nimi zespół korzysta z kilku skrzynek, takich jak closing@, listings@ i officemanager@ do pracy administracyjnej. Do każdej z tych skrzynek potrzebuje dostępu kilka osób.
Przy wielu wspólnych adresach e-mail i wielu pracownikach pierwszym wyzwaniem była odpowiedzialność. Aby przypisać e-maile lub zadania członkom zespołu, musieli ciągle przekazywać sobie wiadomości. Ponieważ informacje trafiały bezpośrednio do poszczególnych osób, nikt nie wiedział, kto za co odpowiada. Prowadziło to do przeoczeń, zdublowanej pracy i większego ryzyka błędów. Do tego część pracowników pracuje zdalnie, więc brak widoczności i odpowiedzialności był jeszcze bardziej dotkliwy.
“Drag skutecznie usprawnił obieg e-maili w naszym biurze oraz sposób, w jaki przydzielamy pracę i nią zarządzamy. Oszczędza czas i znacznie uprościł naszą codzienną pracę.”
MGMegan Gray
Office Manager @ Mossy Oak Properties
Opinia przetłumaczona z angielskiego.
Kolejnym wyzwaniem była wydajność. Ponieważ zespół przekazywał e-maile ręcznie, właściwa wiadomość długo docierała do właściwej skrzynki. Początkowo rozważali zamianę wspólnych skrzynek w Grupy Google, ale problem z odpowiedzialnością pozostawał.
Grupy Google przysparzały też problemów z bezpieczeństwem. Automatycznie powielały poufne e-maile wraz z załącznikami do skrzynek wielu użytkowników, także tych, którzy nie potrzebowali dostępu do tych poufnych plików. Zespół zrozumiał, że potrzebuje narzędzia, które pozwoli kilku osobom zarządzać wieloma kontami szybko, bezpiecznie i wygodnie.
Gdy okazało się, że Grupy Google się nie sprawdzają, zespół wdrożył Drag. W efekcie jego produktywność wyraźnie wzrosła. Dziś zespół korzysta z osobnych tablic Drag dla każdej ze swoich grupowych skrzynek odbiorczych i jasno przypisuje na nich e-maile oraz zadania konkretnym osobom. E-maile trafiają na tablice w czasie rzeczywistym, a każdy, kto ma dostęp do tablicy, od razu je widzi.
“Nie musimy już przekazywać e-maili dalej, a wszyscy wiedzą, co się dzieje. Świetna sprawa!”
LGLaura Glatz
Kierownik IT @ Mossy Oak Properties
Opinia przetłumaczona z angielskiego.
Każdy wie, kto nad czym pracuje, więc można wyeliminować chaotyczne przekazywanie e-maili w zespole i mieć pewność, że właściwa osoba zna swoje obowiązki. Od ogólnych zapytań do biura, przez płatności i nowe oferty nieruchomości, po finalizacje transakcji: do zarządzania przepływami pracy używają tablic Drag.
Zespół utworzył jedną tablicę dla każdej skrzynki odbiorczej. W każdej tablicy kierowniczka biura przypisuje zadania, takie jak nowe oferty i związane z nimi czynności, konkretnemu pracownikowi. Gdy pracownik zajmuje się e-mailem, przenosi go do kolumny „Doing”, a po zakończeniu do kolumny „Done” lub do kolumny opisanej swoim imieniem.
W szczycie kampanii marketingowych w skrzynce listings@ ruch gwałtownie rośnie. Możliwość przypisywania e-maili pracownikom w biurze i tym pracującym zdalnie okazała się bardzo pomocna. Dzięki temu jest mniejsze ryzyko błędu. Dzięki tablicy closings@ agenci wysyłają wyłącznie korespondencję dotyczącą kontaktów i finalizacji transakcji. Przed Drag nie było sposobu, by odróżnić, dokąd trafia korespondencja.
“Drag zapewnia pełną odpowiedzialność za każdy e-mail, który przechodzi przez tę skrzynkę. Do tablic Drag ma dostęp każdy członek zespołu ze swojego służbowego adresu e-mail. Możliwość przełączania się między służbową pocztą a tablicą Drag jest niezwykle wygodna.”
LGLaura Glatz
Kierownik IT @ Mossy Oak Properties
Opinia przetłumaczona z angielskiego.
Drag · z Varley
Skrzynka odbiorcza, w której Twój zespół i Varley pracują razem
Wspólna skrzynka odbiorcza, tablice, czat na żywo i WhatsApp dla zespołów w Gmailu, z Varley, AI od Drag, w cenie od 18 USD. Do tego serwer MCP, którym mogą sterować Twoje własne narzędzia AI.
