不動産

Mossy Oak Propertiesが月1,800通のメール対応を効率化

1,800

月間処理メール数

150時間

月あたりの削減時間

Gmailから共有された受信トレイ

バージニア州とノースカロライナ州で土地売買を専門とするフルサービスの不動産会社Mossy Oak Propertiesは、複雑な転送の連鎖を、受信トレイごとにボードを持ち責任の所在が明確になるDragの仕組みに置き換え、月1,800通のメール対応を効率化しました。

Mossy Oak Propertiesは、土地の売買を専門とするフルサービスの不動産会社で、バージニア州とノースカロライナ州にオフィスを構えています。アウトドア愛好家がレクリエーションや投資のための土地を見つけ、購入できるよう支援したいという思いから創業しました。

一般的な不動産会社と同様に、請求書、決済、物件情報、見込み客からの一般的な問い合わせなど、さまざまな情報を同時に扱い、管理する必要があります。これらを効率よく管理することは事業にとって極めて重要です。また、人間関係が大切な業界であり、営業担当者、見込み客、既存顧客、他の仲介会社や弁護士など、複数の関係者と同時に円滑にコミュニケーションを取る必要があります。

こうしたやりとりの大半はメールで行われています。その結果、月に1,800通という驚くべき数のメールを、すべて効率よく処理する必要があります。これらのメールを管理するため、チームはclosing@、listings@、そして事務作業用のofficemanager@など複数の受信トレイを使っています。どの受信トレイも、複数の人がアクセスできる必要があります。

共有メールアドレスも従業員も多いため、最初の課題は責任の所在でした。メールやタスクをチームメンバーに割り当てるには、チーム内で常にメールを転送し合う必要がありました。情報を個人に直接送っていたため、誰が何を担当しているのか誰にもわかりませんでした。その結果、見落とし、重複作業、ミスのリスクの増大を招いていました。さらに一部の従業員はリモートで働いているため、可視性と責任の所在の欠如はいっそう深刻でした。

“Dragのおかげで、オフィスのメール体制と、仕事の割り当て・管理の方法が効率化されました。時間が節約でき、日々の業務が大幅にシンプルになりました。”
MG
Megan Gray
Mossy Oak Properties オフィスマネージャー
（英語からの翻訳）

効率も課題でした。チームは手作業でメールを転送していたため、適切なメッセージが適切な受信トレイに届くまでに長い時間がかかっていました。当初は共有受信トレイをGoogle グループに切り替えることも検討しましたが、責任の所在の問題は残ったままでした。

Google グループにはセキュリティ上の問題もありました。機密性の高いメールとその添付ファイルが、アクセスの必要がない人も含めて複数のユーザーの受信トレイに自動的に複製されていたのです。チームは、複数の人が複数のアカウントを素早く、安全に、使いやすく管理できるツールが必要だと気づきました。

Google グループではうまくいかないと気づいた同社は、Dragを導入しました。その結果、チームの生産性は大きく向上しました。現在は複数のグループ受信トレイごとに別々のDragボードを使い分け、メールやタスクを担当のチームメンバーに明確に割り当てています。メールはリアルタイムでボードに届き、ボードにアクセスできる全員がすぐに確認できます。

“メールを転送する必要がなくなり、全員が状況を把握できるようになりました。最高です！”
LG
Laura Glatz
Mossy Oak Properties ITマネージャー
（英語からの翻訳）

全員が誰が何に取り組んでいるかを把握でき、チーム内のわかりにくいメール転送をなくし、適切な人が自分の担当を確実に認識できるようになりました。一般的なオフィスの問い合わせから請求、新規物件、クロージングまで、Dragのボードでワークフローを管理しています。

チームは受信トレイごとに1つのボードを作成しました。各ボードでは、オフィスマネージャーが新規物件の掲載とそれに伴うタスクなどを特定の従業員に割り当てます。担当者はメールに取りかかると「対応中」カラムに移し、完了したら「完了」カラムか自分の名前のカラムに移します。

マーケティングキャンペーンの最盛期には、listings@の受信トレイへのメールが急増しました。オフィスにいる社員にもリモートで働く社員にもメールを割り当てられるのは、とても役立っています。ミスが起こりにくくなりました。closings@のボードを使うことで、担当者は契約とクロージングに関する連絡だけを送るようになりました。Dragを導入する前は、どの連絡がどこに向かっているのか区別する方法がありませんでした。

“Dragなら、その受信トレイを通るすべてのメールについて、責任の所在が完全に明確になります。Dragのボードには、チームメンバーそれぞれの個人の仕事用メールアドレスからアクセスできます。仕事のメールとDragのボードを行き来できるのは、とても便利です。”
LG
Laura Glatz
Mossy Oak Properties ITマネージャー
（英語からの翻訳）

Drag · Varley搭載