Bienes raícesMossy Oak Properties organiza 1,800 correos al mes
1,800
Correos gestionados al mes
150 h
Ahorro al mes
5
Bandejas de entrada compartidas desde Gmail
Mossy Oak Properties, una inmobiliaria de servicio completo especializada en la venta de terrenos en Virginia y Carolina del Norte, organizó 1,800 correos mensuales al reemplazar confusas cadenas de reenvío con el sistema de Drag de un tablero por bandeja de entrada, con responsables claros.
Mossy Oak Properties es una inmobiliaria de servicio completo especializada en la venta de terrenos, con oficinas en Virginia y Carolina del Norte. Nació con la idea de ayudar a los amantes de la vida al aire libre a encontrar y comprar terrenos para recreación e inversión.
Como cualquier inmobiliaria típica, necesitan manejar y gestionar varios tipos de información: facturas, cierres, propiedades en venta y consultas generales de posibles clientes. Gestionar todo esto de forma eficiente es fundamental para su negocio. También dependen de las relaciones y necesitan comunicarse bien con varias partes interesadas al mismo tiempo, como agentes de ventas, posibles clientes, clientes actuales y otras agencias o abogados.
El correo es el canal por el que pasa la mayor parte de esta comunicación. ¿El resultado? La asombrosa cifra de 1,800 correos al mes, y todos deben gestionarse con eficiencia. Para administrarlos, su equipo usa varias bandejas de entrada, como closing@, listings@ y officemanager@ para el trabajo administrativo. Varias personas necesitan acceder a cada una de ellas.
Con muchas direcciones de correo compartidas y muchos empleados, la responsabilidad fue el primer desafío. Para asignar correos o tareas a los miembros del equipo, tenían que reenviar correos constantemente. Como la información se enviaba directamente a personas concretas, nadie sabía quién era responsable de qué. Ese proceso generaba descuidos, trabajo duplicado y un mayor riesgo de errores. Además, algunos empleados trabajan a distancia, lo que hacía aún más crítica la falta de visibilidad y de responsabilidad.
“Drag ha optimizado de verdad el sistema de correo de nuestra oficina y la forma en que asignamos y gestionamos el trabajo. Ahorra tiempo y ha simplificado muchísimo nuestras operaciones del día a día.”
MGMegan Gray
Gerente de oficina @ Mossy Oak Properties
Testimonio traducido del inglés.
La eficiencia era otro desafío. Como el equipo reenviaba los correos manualmente, el mensaje correcto tardaba mucho en llegar a la bandeja de entrada correcta. Al principio pensaron en convertir sus bandejas de entrada compartidas en Grupos de Google, pero la rendición de cuentas seguía siendo un problema.
Grupos de Google también traía problemas de seguridad. Replicaba automáticamente correos confidenciales y sus archivos adjuntos en las bandejas de entrada de varios usuarios, incluidos los que no necesitaban acceder a esos archivos. El equipo se dio cuenta de que necesitaba una herramienta que permitiera a varias personas gestionar varias cuentas de forma rápida, segura y sencilla.
Cuando se dieron cuenta de que Grupos de Google no funcionaba, adoptaron Drag. Como resultado, el equipo ha visto un aumento extraordinario de productividad. Ahora usan un tablero de Drag distinto para cada una de sus bandejas de entrada de grupo, donde pueden asignar con claridad correos y tareas a cada miembro del equipo. Los correos llegan a los tableros en tiempo real y todos los que tienen acceso al tablero los ven al instante.
“Ya no tenemos que reenviar correos y todos saben lo que está pasando. ¡Es genial!”
LGLaura Glatz
Gerente de TI @ Mossy Oak Properties
Testimonio traducido del inglés.
Todos saben quién está trabajando en qué, pueden eliminar los reenvíos de correo confusos dentro del equipo y asegurarse de que la persona correcta conozca sus responsabilidades. Desde consultas generales de la oficina hasta facturación, nuevas propiedades en venta y cierres, usan los tableros de Drag para gestionar sus flujos de trabajo.
El equipo creó un tablero para cada bandeja de entrada. Dentro de cada tablero, la gerente de oficina asigna tareas, como los nuevos listados de propiedades y las tareas que conllevan, a un empleado específico. Cuando ese empleado trabaja en un correo, lo mueve a la columna “En curso” y, una vez terminado, lo pasa a la columna “Hecho” o a la columna con su nombre.
Durante el punto álgido de las campañas de marketing, la bandeja listings@ ha registrado un aumento de actividad. Poder asignar correos a empleados en la oficina y en remoto ha resultado muy útil. Así hay menos margen de error. Con el tablero closings@, los agentes envían únicamente la correspondencia relacionada con contactos y cierres. Antes de Drag, no había forma de distinguir hacia dónde iba la correspondencia.
“Drag permite una responsabilidad total sobre cada correo que pasa por esa bandeja de entrada. Cada miembro del equipo puede acceder a los tableros de Drag desde su propia dirección de correo de trabajo. Poder pasar de un correo de trabajo a un tablero de Drag y viceversa es muy práctico.”
LGLaura Glatz
Gerente de TI @ Mossy Oak Properties
Testimonio traducido del inglés.
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