ImmobilierMossy Oak Properties organise 1 800 e-mails par mois
1 800
E-mails traités par mois
150 h
Gagnées par mois
5
Boîtes de réception partagées depuis Gmail
Mossy Oak Properties, une agence immobilière à service complet spécialisée dans la vente de terrains en Virginie et en Caroline du Nord, a organisé 1 800 e-mails mensuels en remplaçant des chaînes de transfert confuses par le système de Drag, un tableau par boîte de réception, avec un responsable clair pour chaque message.
Mossy Oak Properties est une agence immobilière à service complet spécialisée dans la vente de terrains, avec des bureaux en Virginie et en Caroline du Nord. L'idée de départ : aider les passionnés de plein air à trouver et acheter des terrains pour leurs loisirs ou pour investir.
Comme toute agence immobilière, ils doivent jongler avec de nombreuses informations : factures, signatures de ventes, annonces et demandes de renseignements de clients potentiels. Gérer tout cela efficacement est essentiel pour leur activité. Ils reposent aussi sur les relations et doivent bien communiquer avec plusieurs interlocuteurs à la fois, comme les agents commerciaux, les prospects, les clients actuels et d'autres agences ou avocats.
L'e-mail est le canal par lequel passe l'essentiel de cette communication. Résultat ? Le chiffre impressionnant de 1 800 e-mails par mois, qu'il faut tous traiter efficacement. Pour les gérer, l'équipe utilise plusieurs boîtes de réception, comme closing@, listings@ et officemanager@ pour le travail administratif. Chacune de ces boîtes doit être accessible à plusieurs personnes.
Avec de nombreuses adresses e-mail partagées et de nombreux collaborateurs, la responsabilisation a été le premier défi. Pour attribuer des e-mails ou des tâches aux membres de l'équipe, il fallait sans cesse transférer des e-mails. Comme les informations étaient envoyées directement à des personnes, personne ne savait qui était responsable de quoi. Ce fonctionnement entraînait des oublis, des doublons et un risque d'erreur accru. De plus, certains collaborateurs travaillent à distance, ce qui rendait le manque de visibilité et de responsabilisation encore plus critique.
“Drag a vraiment rationalisé la gestion des e-mails dans notre bureau, ainsi que la façon dont nous attribuons et gérons le travail. Il fait gagner du temps et a considérablement simplifié notre quotidien.”
MGMegan Gray
Office Manager @ Mossy Oak Properties
Témoignage traduit de l'anglais.
L'efficacité était un autre défi. Comme l'équipe transférait les e-mails à la main, il fallait longtemps avant que le bon message atteigne la bonne boîte de réception. Elle a d'abord envisagé de transformer ses boîtes de réception partagées en Google Groupes, mais la question de la responsabilité restait entière.
Google Groupes posait aussi des problèmes de sécurité. Il répliquait automatiquement des e-mails sensibles et leurs pièces jointes dans les boîtes de réception de plusieurs utilisateurs, y compris ceux qui n'avaient pas besoin d'accéder à ces fichiers sensibles. L'équipe a compris qu'il lui fallait un outil permettant à plusieurs personnes de gérer plusieurs comptes de façon rapide, sécurisée et simple.
Après avoir constaté que Google Groupes ne fonctionnait pas, l'équipe a adopté Drag. Résultat : une hausse remarquable de la productivité. Elle utilise désormais un tableau Drag distinct pour chacune de ses boîtes de réception de groupe, où elle peut attribuer clairement les e-mails et les tâches à chaque membre de l'équipe. Les e-mails arrivent dans les tableaux en temps réel et toutes les personnes qui ont accès au tableau les voient instantanément.
“Nous n'avons plus besoin de transférer les e-mails et tout le monde sait ce qui se passe, c'est génial !”
LGLaura Glatz
Responsable IT @ Mossy Oak Properties
Témoignage traduit de l'anglais.
Chacun sait qui travaille sur quoi : l'équipe peut supprimer les transferts d'e-mails confus en interne et s'assurer que la bonne personne connaît ses responsabilités. Des demandes générales du bureau à la facturation, en passant par les nouveaux mandats et les signatures, elle utilise les tableaux Drag pour gérer ses flux de travail.
L'équipe a créé un tableau pour chaque boîte de réception. Dans chaque tableau, l'Office Manager attribue les tâches, comme les nouvelles annonces et les tâches qui les accompagnent, à un employé précis. Lorsque cet employé traite un e-mail, il le déplace dans la colonne « En cours », puis, une fois terminé, dans la colonne « Terminé » ou dans la colonne qui porte son nom.
Au plus fort des campagnes marketing, la boîte listings@ a connu un pic d'activité. Pouvoir attribuer des e-mails aux employés présents au bureau comme en télétravail s'est révélé très utile. Le risque d'erreur est moindre. Avec le tableau closings@, les agents n'envoient que la correspondance liée aux contacts et aux signatures. Avant Drag, il était impossible de savoir où partait la correspondance.
“Drag permet une responsabilisation totale sur chaque e-mail qui passe par cette boîte de réception. Chaque membre de l'équipe peut accéder aux tableaux Drag depuis sa propre adresse e-mail professionnelle. Pouvoir passer d'un e-mail professionnel à un tableau Drag et inversement est super pratique.”
LGLaura Glatz
Responsable IT @ Mossy Oak Properties
Témoignage traduit de l'anglais.
Drag · avec Varley
La boîte de réception où votre équipe et Varley travaillent ensemble
Boîte de réception partagée, tableaux, chat en direct et WhatsApp pour les équipes Gmail, avec Varley, l'IA de Drag, inclus dès 18 $ US. Et un serveur MCP que vos propres outils d'IA peuvent piloter.
