ImobiliáriasA Mossy Oak Properties organiza 1.800 e-mails por mês
1,800
E-mails tratados por mês
150 h
Economizadas por mês
5
Caixas de entrada compartilhadas do Gmail
A Mossy Oak Properties, uma imobiliária de serviço completo especializada na venda de terrenos na Virgínia e na Carolina do Norte, organizou 1.800 e-mails mensais ao substituir confusas cadeias de encaminhamento pelo sistema da Drag, com um painel por caixa de entrada e responsáveis claros.
A Mossy Oak Properties é uma imobiliária de serviço completo especializada na venda de terrenos, com escritórios na Virgínia e na Carolina do Norte. A empresa nasceu da ideia de ajudar os amantes da vida ao ar livre a encontrar e comprar terras para lazer e investimento.
Como uma imobiliária típica, eles precisam lidar com várias informações diferentes: contas, fechamentos, anúncios de imóveis e dúvidas gerais de possíveis clientes. Gerenciar tudo isso com eficiência é essencial para o negócio. Eles também dependem de relacionamentos e precisam se comunicar bem com várias partes ao mesmo tempo, como corretores, potenciais leads, clientes atuais e outras imobiliárias ou advogados.
O e-mail é o canal por onde passa a maior parte dessa comunicação. O resultado? Um número impressionante de 1.800 e-mails por mês, e todos precisam ser tratados com eficiência. Para gerenciar esses e-mails, a equipe usa várias caixas de entrada, como closing@, listings@ e officemanager@ para o trabalho administrativo. Cada uma delas precisa ser acessada por várias pessoas.
Com muitos endereços de e-mail compartilhados e muitos funcionários, a responsabilização foi o primeiro desafio. Para atribuir e-mails ou tarefas aos membros da equipe, eles precisavam encaminhar e-mails o tempo todo. Como as informações eram enviadas diretamente para pessoas específicas, ninguém sabia quem era responsável pelo quê. Esse processo levava a descuidos, resultados duplicados e maior risco de erros. Além disso, alguns funcionários trabalham remotamente, o que tornava a falta de visibilidade e de responsabilização ainda mais crítica.
“A Drag simplificou de fato o sistema de e-mails do nosso escritório e a forma como atribuímos e gerenciamos o trabalho. Ela economiza tempo e simplificou muito as nossas operações do dia a dia.”
MGMegan Gray
Gerente de escritório @ Mossy Oak Properties
A eficiência foi outro desafio. Como a equipe encaminhava os e-mails manualmente, demorava muito até a mensagem certa chegar à caixa de entrada certa. No início, eles pensaram em transformar as caixas de entrada compartilhadas em Grupos do Google, mas a responsabilização continuava sendo um problema.
Os Grupos do Google também trouxeram problemas de segurança. Eles replicavam automaticamente e-mails sensíveis e os respectivos anexos nas caixas de entrada de vários usuários, inclusive de quem não precisava acessar esses arquivos. A equipe percebeu que precisava de uma ferramenta que permitisse a várias pessoas gerenciar várias contas de forma rápida, segura e fácil.
Depois de perceber que os Grupos do Google não funcionavam, eles adotaram a Drag. Como resultado, a equipe teve um aumento expressivo de produtividade. Agora a equipe usa um painel da Drag diferente para cada uma das caixas de entrada de grupo, onde pode atribuir com clareza e-mails e tarefas a cada membro da equipe. Os e-mails chegam aos painéis em tempo real, e todos com acesso ao painel os veem na hora.
“Não precisamos mais encaminhar e-mails e todo mundo sabe o que está acontecendo. É ótimo!”
LGLaura Glatz
Gerente de TI @ Mossy Oak Properties
Todos sabem quem está trabalhando em quê, e a equipe consegue eliminar os encaminhamentos confusos de e-mail e garantir que a pessoa certa saiba das suas responsabilidades. De dúvidas gerais do escritório a cobranças, novos anúncios de imóveis e fechamentos, eles usam painéis da Drag para gerenciar os fluxos de trabalho.
A equipe criou um painel para cada caixa de entrada. Em cada painel, a gerente de escritório atribui tarefas, como novos anúncios de imóveis e as tarefas que vêm com eles, a um funcionário específico. Quando esse funcionário começa a trabalhar em um e-mail, ele o move para a coluna “Fazendo” e, quando termina, para a coluna “Concluído” ou para a coluna com o nome dele.
No auge das campanhas de marketing, a caixa listings@ teve um pico de atividade. Poder atribuir e-mails a funcionários no escritório e em trabalho remoto tem ajudado muito. Assim, há menos chance de erro. Com o painel closings@, os corretores enviam apenas correspondências sobre contatos e fechamentos. Antes da Drag, não havia como distinguir para onde cada correspondência estava indo.
“A Drag permite total responsabilização por cada e-mail que passa por aquela caixa de entrada. Os painéis da Drag podem ser acessados pelo endereço de e-mail de trabalho pessoal de cada membro da equipe. Poder alternar entre o e-mail de trabalho e um painel da Drag é muito prático.”
LGLaura Glatz
Gerente de TI @ Mossy Oak Properties
Drag · com a Varley
A caixa de entrada onde a sua equipe e a Varley trabalham juntas
Caixa de entrada compartilhada, painéis, chat ao vivo e WhatsApp para equipes que usam o Gmail, com a Varley, a IA da Drag, incluída a partir de US$ 18. E ainda um servidor MCP que as suas próprias ferramentas de IA podem usar.
