ImmobilienMossy Oak Properties bringt Ordnung in 1.800 E-Mails pro Monat
1.800
Bearbeitete E-Mails pro Monat
150 Std.
Eingespart pro Monat
5
Aus Gmail geteilte Postfächer
Mossy Oak Properties, ein Full-Service-Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt auf Grundstücksverkäufen in Virginia und North Carolina, hat 1.800 E-Mails pro Monat in den Griff bekommen: Statt verwirrender Weiterleitungsketten gibt es jetzt das System von Drag mit einem Board pro Postfach und klaren Zuständigkeiten.
Mossy Oak Properties ist ein Full-Service-Immobilienunternehmen, das sich auf den Verkauf von Grundstücken spezialisiert hat, mit Büros in Virginia und North Carolina. Am Anfang stand die Idee, Outdoor-Begeisterten zu helfen, Land für Freizeit und Investition zu finden und zu kaufen.
Wie jedes typische Immobilienunternehmen müssen sie viele verschiedene Informationen jonglieren und verwalten: Rechnungen, Abschlüsse, Objektangebote und allgemeine Anfragen potenzieller Kunden. All das effizient zu managen, ist für ihr Geschäft entscheidend. Außerdem leben sie von Beziehungen und müssen gleichzeitig gut mit vielen Beteiligten kommunizieren, etwa mit Vertriebsmaklern, potenziellen Interessenten, Bestandskunden und anderen Agenturen oder Anwälten.
Der Großteil dieser Kommunikation läuft über E-Mail. Das Ergebnis? Erstaunliche 1.800 E-Mails pro Monat, die alle effizient bearbeitet werden müssen. Dafür nutzt das Team mehrere Postfächer wie closing@, listings@ und officemanager@ für die Verwaltung. Auf jedes dieser Postfächer müssen mehrere Personen zugreifen können.
Bei vielen gemeinsamen E-Mail-Adressen und Mitarbeitenden war Verantwortlichkeit die erste Herausforderung. Um E-Mails oder Aufgaben Teammitgliedern zuzuweisen, mussten sie E-Mails ständig im Team weiterleiten. Da Informationen direkt an Einzelpersonen gingen, wusste niemand, wer wofür zuständig war. Dieser Prozess führte zu Versäumnissen, doppelter Arbeit und einem höheren Fehlerrisiko. Hinzu kam, dass einige Mitarbeitende remote arbeiten, wodurch fehlende Transparenz und Verantwortlichkeit noch schwerer wogen.
„Drag hat das E-Mail-System in unserem Büro und die Art, wie wir Arbeit zuweisen und steuern, wirklich verschlankt. Es spart Zeit und hat unseren Arbeitsalltag deutlich vereinfacht.“
MGMegan Gray
Office Manager @ Mossy Oak Properties
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Effizienz war eine weitere Herausforderung. Weil das Team E-Mails manuell weiterleitete, dauerte es lange, bis die richtige Nachricht im richtigen Postfach ankam. Zunächst überlegte das Team, die gemeinsamen Postfächer in Google Groups umzuwandeln, doch die Verantwortlichkeit blieb ein Problem.
Google Groups brachte außerdem Sicherheitsprobleme mit sich. Sensible E-Mails samt Anhängen wurden automatisch in die Posteingänge mehrerer Nutzer kopiert, auch bei Personen, die keinen Zugriff auf diese sensiblen Dateien brauchten. Dem Team wurde klar, dass es ein Tool brauchte, mit dem mehrere Personen mehrere Konten schnell, sicher und benutzerfreundlich verwalten können.
Nachdem das Team gemerkt hatte, dass Google Groups nicht funktionierte, stieg es auf Drag um. Das Ergebnis: ein herausragender Produktivitätsgewinn. Heute nutzt das Team für jedes seiner Gruppenpostfächer ein eigenes Drag-Board, auf dem sich E-Mails und Aufgaben klar den jeweiligen Teammitgliedern zuweisen lassen. E-Mails landen in Echtzeit auf den Boards, und alle mit Zugriff auf das Board sehen sie sofort.
„Wir müssen keine E-Mails mehr weiterleiten, und alle wissen, was los ist. Großartig!“
LGLaura Glatz
IT-Manager @ Mossy Oak Properties
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Alle wissen, wer woran arbeitet. Das Team kann verwirrende interne Weiterleitungen abschaffen und sicherstellen, dass die richtige Person über ihre Aufgaben Bescheid weiß. Von allgemeinen Büroanfragen über Abrechnung bis zu neuen Objekten und Abschlüssen steuert das Team seine Workflows mit Drag-Boards.
Das Team hat für jedes Postfach ein eigenes Board angelegt. Innerhalb jedes Boards weist die Office-Managerin Aufgaben, etwa neue Objekte und die damit verbundenen Aufgaben, einer bestimmten Person zu. Sobald diese Person an einer E-Mail arbeitet, verschiebt sie sie in die Spalte „In Arbeit“ und nach Abschluss in die Spalte „Erledigt“ oder in die Spalte mit ihrem Namen.
Auf dem Höhepunkt von Marketingkampagnen verzeichnete das Postfach listings@ einen starken Anstieg der Aktivität. Die Möglichkeit, E-Mails Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice zuzuweisen, hat sich als sehr hilfreich erwiesen. So sinkt die Fehlerquote. Über das Board closings@ verschicken Makler gezielt nur Korrespondenz zu Kontakten und Abschlüssen. Vor Drag gab es keine Möglichkeit zu unterscheiden, wohin welche Korrespondenz ging.
„Mit Drag ist für jede E-Mail, die durch dieses Postfach läuft, klar, wer verantwortlich ist. Jedes Teammitglied kann die Drag-Boards über die eigene geschäftliche E-Mail-Adresse aufrufen. Zwischen der geschäftlichen E-Mail und einem Drag-Board hin- und herzuwechseln, ist super praktisch.“
LGLaura Glatz
IT-Manager @ Mossy Oak Properties
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
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