ImmobiliareMossy Oak Properties gestisce 1.800 email al mese in modo ordinato
1,800
Email gestite al mese
150 ore
Risparmiate ogni mese
5
Caselle condivise da Gmail
Mossy Oak Properties, un'agenzia immobiliare a servizio completo specializzata nella vendita di terreni tra Virginia e North Carolina, ha messo ordine in 1.800 email al mese sostituendo confuse catene di inoltri con il sistema di Drag, una bacheca per ogni casella e responsabilità chiare.
Mossy Oak Properties è un'agenzia immobiliare a servizio completo specializzata nella vendita di terreni, con uffici in Virginia e North Carolina. È nata con l'idea di aiutare gli appassionati della vita all'aria aperta a trovare e acquistare terreni per svago e investimento.
Come ogni agenzia immobiliare, devono destreggiarsi tra molte informazioni diverse: fatture, rogiti, annunci e richieste generali di potenziali clienti. Gestire tutto questo in modo efficiente è fondamentale per il loro business. Vivono anche di relazioni e devono comunicare bene con più interlocutori contemporaneamente, come agenti di vendita, potenziali clienti, clienti attuali e altre agenzie o avvocati.
L'email è il canale attraverso cui passa la maggior parte di questa comunicazione. Il risultato? Un numero impressionante: 1.800 email al mese, tutte da gestire in modo efficiente. Per gestirle, il team usa diverse caselle di posta, come closing@, listings@ e officemanager@ per il lavoro amministrativo. Ognuna di queste caselle deve essere accessibile a più persone.
Con molti indirizzi email condivisi e molti dipendenti, la prima sfida era la responsabilità. Per assegnare email o attività ai colleghi, dovevano inoltrare continuamente le email all'interno del team. Poiché inviavano le informazioni direttamente ai singoli, nessuno sapeva chi fosse responsabile di cosa. Questo processo portava a dimenticanze, risultati duplicati e un rischio di errori più alto. In più, alcuni dipendenti lavorano da remoto, il che rendeva ancora più critica la mancanza di visibilità e responsabilità.
“Drag ha davvero semplificato il sistema email del nostro ufficio e il modo in cui assegniamo e gestiamo il lavoro. Fa risparmiare tempo e ha semplificato notevolmente le nostre attività quotidiane.”
MGMegan Gray
Office Manager @ Mossy Oak Properties
Testimonianza tradotta dall'inglese.
Anche l'efficienza era un problema. Poiché il team inoltrava le email a mano, ci voleva molto prima che il messaggio giusto arrivasse alla casella giusta. All'inizio avevano pensato di trasformare le caselle condivise in Google Gruppi, ma restava il problema della responsabilità.
Google Gruppi portava anche problemi di sicurezza. Replicava automaticamente email riservate e relativi allegati nelle caselle di più utenti, compresi quelli che non avevano bisogno di accedere a quei file. Il team ha capito che serviva uno strumento che permettesse a più persone di gestire diversi account in modo rapido, sicuro e semplice.
Quando si sono resi conto che Google Gruppi non funzionava, hanno adottato Drag. Da allora il team ha registrato un aumento straordinario della produttività. Oggi usano una bacheca Drag diversa per ciascuna delle loro caselle di gruppo, dove possono assegnare con chiarezza email e attività ai singoli membri del team. Le email arrivano nelle bacheche in tempo reale e chiunque abbia accesso alla bacheca le vede all'istante.
“Non dobbiamo più inoltrare le email e tutti sanno cosa sta succedendo. È fantastico!”
LGLaura Glatz
Responsabile IT @ Mossy Oak Properties
Testimonianza tradotta dall'inglese.
Tutti sanno chi sta lavorando a cosa, così possono eliminare gli inoltri confusi all'interno del team e assicurarsi che la persona giusta conosca le proprie responsabilità. Dalle richieste generali all'ufficio alla fatturazione, dai nuovi immobili in arrivo ai rogiti, usano le bacheche di Drag per gestire i loro flussi di lavoro.
Il team ha creato una bacheca per ogni casella di posta. All'interno di ciascuna bacheca, l'Office Manager assegna le attività, come i nuovi annunci e le attività collegate, a un dipendente specifico. Quando quel dipendente lavora su un'email, la sposta nella colonna “In corso” e, una volta completata, la sposta nella colonna “Fatto” o in quella con il suo nome.
Nel pieno delle campagne di marketing, la casella listings@ ha registrato un picco di attività. Poter assegnare le email ai dipendenti in ufficio e a quelli in smart working si è rivelato molto utile. Così ci sono meno possibilità di errore. Con la bacheca closings@, gli agenti inviano solo la corrispondenza relativa a contatti e rogiti. Prima di Drag non c'era modo di distinguere dove andasse la corrispondenza.
“Drag garantisce la piena responsabilità su ogni email che passa da quella casella. Ogni membro del team può accedere alle bacheche di Drag dal proprio indirizzo email di lavoro. Poter passare avanti e indietro tra l'email di lavoro e una bacheca di Drag è comodissimo.”
LGLaura Glatz
Responsabile IT @ Mossy Oak Properties
Testimonianza tradotta dall'inglese.
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