Qué ofrece WhatsApp Business a un equipo, dónde falla cuando varias personas atienden el mismo número y cómo lo resuelve una bandeja de entrada compartida.
Índice
- ¿Por qué las empresas comparten sus conversaciones de WhatsApp en equipo?
- Cuenta personal vs. WhatsApp Business para equipos
- Las ventajas de un espacio compartido de WhatsApp
- WhatsApp Business para equipos vs. bandeja de entrada compartida
- Por qué usar la bandeja de entrada de WhatsApp para equipos de Drag
- Cómo configurar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp para tu equipo
Si usas WhatsApp a diario, sabes que es una herramienta de chat muy potente. Y si lo implementas como WhatsApp para equipos, tu empresa puede ganar mucho en colaboración. Para lograrlo, necesitas configurar una bandeja de entrada de equipo eficiente con WhatsApp Business. También puedes usar una app de bandeja de entrada compartida para crear una bandeja de entrada de WhatsApp para todo el equipo. Después, define la estrategia de tu empresa y mejora la comunicación en todas las áreas. WhatsApp es muy popular en todo el mundo: según la propia empresa, lo usan más de 3,000 millones de personas en más de 180 países. La app WhatsApp Business, que se lanzó en enero de 2018, permitió a los usuarios comunicarse directamente con las empresas e impulsó la atención al cliente y el marketing. También cambió la forma en que se comunican los equipos. Al poder separar las cuentas personales de las profesionales, los usuarios pueden hablar con sus compañeros y responsables desde una interfaz muy sencilla. Con el auge de los equipos remotos y asíncronos en los últimos años, la búsqueda de una forma más fácil y rápida de chatear llevó a muchas empresas a WhatsApp Business para equipos.
Claves para usar WhatsApp en equipo
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Interacción eficiente del equipo: los mensajes instantáneos, el envío de archivos y las actualizaciones en tiempo real mejoran la colaboración entre compañeros.
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Gestión centralizada de mensajes: plataformas como DragApp reúnen las conversaciones para repartir las tareas de forma ordenada y seguir su avance.
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Mejor respuesta a los clientes: las respuestas rápidas y los mensajes automáticos aumentan la eficiencia y garantizan que los clientes reciban ayuda a tiempo.
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Compatibilidad con varios dispositivos: al estar disponible en teléfonos, computadoras y navegadores, facilita la comunicación desde cualquier lugar.
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Datos útiles para decidir: las soluciones de bandeja de entrada compartida ofrecen métricas valiosas sobre las consultas, los tiempos de respuesta y el rendimiento general del equipo.
¿Por qué las empresas comparten sus conversaciones de WhatsApp en equipo?
WhatsApp se ha vuelto cada vez más popular con los años, tanto para los chats personales como para la comunicación profesional. Muchos equipos de todo el mundo usan un sistema de WhatsApp para equipos en lugar de plataformas más robustas para sus conversaciones internas y la colaboración del día a día. Al mismo tiempo, las empresas empezaron a usar una cuenta de WhatsApp compartida para hablar con sus clientes y organizar sus estrategias de marketing y ventas. La popularidad de WhatsApp se explica por varios factores, como su interfaz fácil de usar, su compatibilidad entre plataformas, el cifrado de extremo a extremo y muchas otras funciones que mejoran la experiencia de chat. Veamos por qué se usa tanto y por qué compartir una bandeja de entrada de WhatsApp tiene sentido para muchos equipos:
Interfaz fácil de usar
WhatsApp tiene una interfaz sencilla e intuitiva, accesible para cualquier persona, sea cual sea su nivel técnico. Desde enviar mensajes de texto hasta hacer videollamadas, todas las funciones están a mano y sin complicaciones. A diferencia de otras plataformas de chat para equipos, WhatsApp ya forma parte de la comunicación diaria y prácticamente no requiere curva de aprendizaje. Así que, si buscas una forma de hablar de proyectos y de apoyarse entre compañeros, a tu equipo le puede venir bien usar WhatsApp para equipos. 
Puedes crear grupos distintos para cada tipo de tarea y de conversación. Después, agrega a los miembros del equipo con su número de teléfono y el chat estará listo. Un punto extra: puedes fijar los mensajes importantes, lo que ayuda a tu equipo a encontrar lo que necesita más adelante.
Compatibilidad entre plataformas
Una preocupación al usar un sistema de mensajería para las necesidades de tu empresa es que no esté disponible en todos los sistemas operativos y dispositivos. ¡Ahí es donde ayuda una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos! Además de funcionar en todos los dispositivos móviles a través de la app, también puedes acceder a tu espacio compartido de WhatsApp desde la computadora. Es muy práctico cuando trabajas con tu equipo en otros proyectos: en lugar de pasar de la pantalla de la computadora al teléfono, puedes usar la versión de escritorio de WhatsApp o la opción del navegador. Así se ve un espacio compartido de WhatsApp en la versión de escritorio: 
Esto significa que, sin importar en qué dispositivo prefiera trabajar tu equipo ni dónde esté, todos pueden ver los mensajes de compañeros, clientes y proveedores y responder con eficiencia. Los usuarios también pueden pasar de un chat a otro y configurar sus notificaciones para evitar distracciones. Así no hace falta cambiar de plataforma y perder el ritmo: todo lo que necesitas está en el mismo lugar.
Envío de archivos multimedia
Uno de los grandes puntos fuertes de WhatsApp y, en definitiva, lo que puede llevarte a crear un canal de WhatsApp compartido para tu equipo es la posibilidad de enviar y usar muchos tipos de archivos. Los equipos necesitan compartir a menudo documentos, fotos y videos de todo tipo, así que esta función es esencial. 
Por ejemplo, si le estás enseñando a un compañero cómo se hace una tarea, puedes enviarle capturas de pantalla para darle mejores instrucciones. Si tienes que reenviar una factura al equipo de Finanzas, necesitas poder enviar archivos PDF. Si quieres avisar rápido al equipo de algún cambio, una nota de voz puede bastar, y así sucesivamente. Gracias al cifrado de extremo a extremo de WhatsApp, solo quien envía y quien recibe pueden ver los archivos, lo que lo hace ideal para compartir documentos con información sensible de la empresa. Además, la plataforma permite enviar fotos y videos de visualización única, que no se pueden reenviar, guardar ni compartir; en las versiones actuales de WhatsApp tampoco se les puede hacer una captura de pantalla, aunque WhatsApp advierte que alguien podría fotografiar la pantalla con otro dispositivo.
Cuenta personal vs. WhatsApp Business para equipos
WhatsApp, pensado al principio para la comunicación personal, ha evolucionado para dar servicio a las empresas con la llegada de WhatsApp Business para equipos de todos los sectores. Aunque las cuentas personales sirven para la comunicación informal entre personas de distintas compañías telefónicas, prefijos y sistemas operativos, no son ideales para la comunicación del equipo ni para atender a los clientes. Una cuenta normal de WhatsApp incluye herramientas básicas como mensajes de texto, llamadas de voz y envío de archivos multimedia. Estas cuentas priorizan la privacidad del usuario y se integran con las redes sociales, pero no tienen funciones especializadas para empresas.
Funciones de WhatsApp Business
En cambio, WhatsApp Business es una app distinta con una interfaz parecida. La configuración es muy similar: descarga la app desde la App Store o Google Play y regístrate con un número de teléfono. 
La diferencia es que, al registrarte, puedes crear un perfil de empresa, que verán tus clientes, con enlaces a tu sitio web, tu horario de atención y tu catálogo de productos. Pero esta app tiene otras herramientas potentes:
Automatizaciones para atender a los clientes
Nunca deberías dejar a un posible cliente sin respuesta. De hecho, mantener tiempos de respuesta profesionales es una gran forma de construir la reputación de tu empresa. Sin embargo, cuando llegan muchas conversaciones a la vez, WhatsApp puede volverse abrumador. Lo bueno es que WhatsApp Business te permite, a ti y a tu equipo, configurar respuestas automáticas y respuestas predefinidas para agilizar el proceso. Las respuestas rápidas de WhatsApp te permiten elegir una respuesta con unos pocos toques, lo que reduce el tiempo que dedicas a las preguntas frecuentes. ¿No estás conectado? ¡No te preocupes! Los mensajes de ausencia avisan automáticamente a tus clientes de que estás fuera del horario de atención.
Etiquetas
Otro aspecto valioso de cualquier plataforma para empresas es la organización. Con WhatsApp Business, puedes ordenar y filtrar tus mensajes con etiquetas personalizadas. Así puedes seguir de un vistazo, desde la pantalla principal, las conversaciones actuales y pasadas.
Carrito y pedidos
WhatsApp es ideal para hablar con posibles clientes nuevos, pero ¿qué pasa con las ventas? Si configuras una cuenta de WhatsApp Business, puedes usar tu catálogo como una herramienta de comercio electrónico. Con el carrito, tus clientes eligen productos de tu catálogo y te los envían juntos en un solo mensaje, sin salir de la app.
Listas de difusión
Con una lista de difusión, envías el mismo mensaje a varios contactos a la vez, y cada destinatario lo recibe como un mensaje individual en su propio chat, no en un grupo.
Las ventajas de un espacio compartido de WhatsApp
Hoy, con equipos que trabajan juntos desde distintas oficinas, dispositivos remotos e incluso zonas horarias diferentes, un sistema de comunicación eficiente y fluido es esencial para las empresas. Configurar una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos puede cambiar las reglas del juego, porque ofrece una plataforma centralizada para colaborar, llegar a los clientes y mantener las conversaciones internas.
Una bandeja de entrada de WhatsApp para reuniones más ágiles
Una de las principales ventajas de usar WhatsApp para la comunicación interna de tu empresa es lo fácil que resulta organizar reuniones. En lugar de enviar un correo para consultar la disponibilidad y programar una videollamada en una app de terceros, WhatsApp te ayuda a empezar la reunión más rápido. Tiene llamadas de voz y videollamadas, individuales y en grupo. Así, los responsables y líderes de equipo pueden usarlo para dar comentarios individuales y orientar sobre tareas a personas concretas. Pero también pueden hablar con varios miembros del equipo a la vez, sin importar en qué dispositivos estén trabajando. Esto beneficia a los equipos remotos y a las empresas con personal repartido en varias oficinas. Elimina la necesidad de reuniones presenciales y facilita estar al día con todos en las temporadas de más trabajo. Además de una experiencia de llamada sin complicaciones, WhatsApp permite compartir la pantalla durante las videollamadas, por ejemplo para mostrar documentos o presentaciones. Eso aumenta todavía más la productividad y garantiza que todos los miembros del equipo estén al día e implicados en cualquier cambio o proyecto.
Usar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp como CRM
Otra ventaja importante de una bandeja de entrada de WhatsApp para equipos es lo fácil que resulta gestionar las conversaciones con los clientes. WhatsApp Business Web ofrece funciones creadas específicamente para mejorar la comunicación y la atención al cliente, como las respuestas rápidas, los mensajes automáticos y las etiquetas de mensajes. Por ejemplo, las empresas necesitan un canal al que sus clientes puedan escribir si tienen algún problema. Puede ser un correo, un número de teléfono o, en este caso, una bandeja de entrada de WhatsApp para los agentes de atención al cliente. Ahí verán cada nuevo ticket entrante y podrán responder con la mejor solución, incluidos los archivos que el cliente pueda necesitar. Esto ayuda a los equipos a priorizar tareas, seguir las consultas de los clientes y asegurarse de que sus métricas de atención al cliente estén a la altura, para ofrecer la mejor experiencia posible.
Centralizar la comunicación con los clientes en WhatsApp para obtener datos
Las empresas pueden mejorar su tiempo de respuesta, pero también pueden usar las conversaciones para entender qué está pasando en toda la empresa. Por ejemplo, ¿cuántos mensajes nuevos recibe el equipo de atención al cliente? ¿Cuáles son las preguntas más habituales? A medida que crece tu historial de chats, crece también el conocimiento sobre tus operaciones. Lo mismo se puede hacer con Ventas, por ejemplo. Si tu equipo de ventas tiene un WhatsApp compartido que centraliza todas las consultas comerciales, puedes usarlo para seguir tus métricas de ventas. ¿Qué productos y servicios reciben más preguntas? ¿Qué palabras se usan más para preguntar por las características de los productos? ¿Qué estrategias de venta consiguen mejores tasas de conversión? Incluso puedes usar tu historial de comunicación en WhatsApp junto con otras herramientas para descubrir qué funciona (y qué no) y planificar mejor.
Que el equipo colabore en las tareas
Con WhatsApp para equipos, los miembros pueden repartirse responsabilidades y colaborar en las tareas en tiempo real. La plataforma permite chatear rápido y subir archivos, lo que a su vez permite delegar tareas, compartir avances y coordinar esfuerzos con más eficiencia. Además, si tienes una cuenta de WhatsApp Business dedicada, puedes usarla para crear una bandeja de entrada compartida de WhatsApp y dar acceso según el rol de cada persona. Por ejemplo, imagina que tu empresa tiene un WhatsApp dedicado para el equipo de TI. No todos los profesionales de TI estarán disponibles todo el tiempo, y puede que estén ocupados resolviendo otro problema. Aun así, otros departamentos a menudo necesitan atención inmediata de TI. Si todo el equipo tiene acceso a la cuenta principal, cada persona puede abrirla y revisar los nuevos tickets cuando esté disponible. Eso permite resolver más rápido y con conversaciones menos caóticas.
Drag · con Varley
La bandeja de entrada donde tu equipo y Varley trabajan juntos
Bandeja de entrada compartida y chat en vivo para equipos que usan Gmail, con Varley, la IA de Drag, incluida desde US$18. Además, un servidor MCP que tus propias herramientas de IA pueden usar.
WhatsApp Business para equipos vs. bandeja de entrada compartida
Está claro que WhatsApp Business para equipos ha mejorado la parte de la comunicación profesional que mira al cliente. Esta herramienta permite a los dueños de negocios y a los responsables ponerse en contacto directamente con sus clientes y crear una presencia digital cercana para su empresa. Teniendo en cuenta lo popular que se ha vuelto WhatsApp como herramienta de mensajería, está claro que la mayoría de los clientes prefieren escribirte en una app que ya usan. Con recursos extra como los catálogos y el carrito, WhatsApp Business para equipos es una gran solución para profesionales del comercio electrónico y del marketing.
Los problemas de WhatsApp Business para equipos
Sin embargo, esta plataforma todavía tiene limitaciones. En primer lugar, todo gira en torno a una sola cuenta. La app WhatsApp Business permite vincular hasta cuatro dispositivos adicionales a la misma cuenta (hasta 10 con Meta Verified), pero todos comparten el mismo número y la misma lista de chats, y quien no tiene uno de esos dispositivos no ve los mensajes. Así que, cuando llega un mensaje nuevo, alguien tiene que reenviarlo al grupo del equipo para repartir las tareas relacionadas. En segundo lugar, no puedes centralizar del todo la comunicación con WhatsApp Business para equipos. El contacto público debería usarse para todas las tareas que requieren interactuar con personas externas. Pero cuando chateas dentro de la empresa, puede saturar tu bandeja de entrada. Cada equipo puede tener su propio grupo y agregar a todos sus miembros, pero ¿qué pasa cuando las personas trabajan en varios proyectos a la vez? WhatsApp permite filtrar tus chats con listas personalizadas, pero una lista solo agrupa chats completos: no divide una conversación por proyecto, así que tendrías que crear varios chats a la vez. No hay una verdadera rendición de cuentas, porque si alguien no está en un chat, se queda fuera de cualquier cambio en las tareas y los proyectos, ya que no hay un registro compartido. Esto lleva a que no exista un registro para toda la empresa. Parte de la razón por la que las empresas se benefician de los centros de comunicación es que pueden revisar conversaciones anteriores para comprobar la productividad, las soluciones útiles a los problemas de los clientes, los casos de éxito, etc. WhatsApp es una app de chat útil, pero no ofrece una visión profunda de tu trabajo. Por eso sigue siendo limitada para las operaciones de una empresa.
Las ventajas de una bandeja de entrada compartida
Por otro lado, una bandeja de entrada compartida es un sistema de comunicación completo y totalmente accesible que permite a todos los miembros del equipo trabajar en las tareas al mismo tiempo. Normalmente, las bandejas de entrada compartidas se basan en Gmail y otros clientes de correo, y ofrecen una dirección colectiva a la que pueden escribir tus clientes. Después, todos los usuarios autorizados pueden entrar con sus propias credenciales y estar conectados a la vez. Es decir, pueden ver, gestionar y responder a los correos entrantes sin tener que reenviárselos a sí mismos ni al grupo del chat. En otras palabras, todos pueden empezar a trabajar en las respuestas de forma más rápida y sencilla. Además, los líderes de equipo pueden usar la bandeja de entrada compartida para asignar y gestionar tareas y subtareas. Pueden crear listas y seguir el avance directamente desde la propia bandeja de entrada. Así se ve una tarea en DragApp, nuestra solución de bandeja de entrada compartida:
Valentina HerreraEsta información está disponible para cualquier persona de tu equipo, así que todos pueden seguir los proyectos en curso sin tener que revisar hilos de conversación interminables. Así que, aunque WhatsApp puede beneficiar los chats diarios de tu empresa, no es tan completo como una bandeja de entrada compartida. Lo ideal sería unir la rapidez de WhatsApp y su popularidad entre los clientes con un sistema de comunicación más robusto que beneficie a tu empresa y a tu equipo. Por eso Drag ofrece una bandeja de entrada compartida de WhatsApp para equipos de cualquier lugar.
Por qué usar la bandeja de entrada de WhatsApp para equipos de Drag
Drag ha ayudado a muchos equipos a sacar el máximo partido a sus cuentas de Gmail, transformando la interfaz de su bandeja de entrada en una potente bandeja de entrada compartida. En lugar de una lista normal de correos, ves tus mensajes como tareas. Eso significa que puedes subir archivos directamente a cada tarea, agregar notas y fijar fechas límite.
También puedes automatizar respuestas y usar herramientas de análisis para medir la eficacia de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando trabajas en una nueva campaña, puedes usar etiquetas personalizadas para seguir todos los mensajes relacionados. Después, consulta los informes de etiquetas para ver cómo te está yendo. Aquí tienes un ejemplo:
Cómo configurar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp para tu equipo
Conecta tu número de WhatsApp Business a Drag, sin configurar ninguna API ni necesitar desarrolladores. Cada mensaje de WhatsApp entrante crea una tarjeta en tu tablero: asígnala, etiquétala, responde y haz seguimiento, todo desde Gmail. Las mismas reglas de automatización, etiquetas e informes que usas con el correo funcionan también con WhatsApp. Puedes probarlo con la prueba gratis de 7 días de Drag, sin tarjeta.
Cofundadora
Cofundadora de Drag. Escribe sobre Google Workspace, bandejas de entrada compartidas y cómo usan realmente el correo los equipos.
