Gerenciar o WhatsApp em equipe pode ser simples com uma caixa de entrada centralizada para a comunicação do time. Veja em detalhes!
Índice
- Por que as empresas usam conversas compartilhadas no WhatsApp?
- Conta pessoal x WhatsApp Business para times
- Os benefícios de um espaço compartilhado no WhatsApp
- WhatsApp Business para times x caixa de entrada compartilhada
- Por que usar a caixa de entrada de WhatsApp para times da Drag
- Como configurar uma caixa de entrada compartilhada de WhatsApp para a equipe
Se você usa o WhatsApp com frequência, sabe que ele é uma ferramenta de chat poderosa. E, ao adotar o WhatsApp para times, sua empresa pode ganhar em colaboração. Para que isso aconteça, você precisa configurar uma caixa de entrada eficiente para a equipe com o WhatsApp Business. Você também pode usar um aplicativo de caixa de entrada compartilhada para criar uma caixa de entrada de WhatsApp para a equipe. Depois, defina a estratégia da sua empresa e melhore a comunicação em todas as frentes. O WhatsApp é bastante popular entre usuários do mundo todo. Com quase 3 bilhões de contas únicas, é o aplicativo de chat mais baixado do mundo. O WhatsApp Business para times, um novo recurso lançado em 2018, permitiu que os usuários interagissem diretamente com empresas, melhorando os esforços de atendimento ao cliente e de marketing. E ele também definiu as interações das equipes. Ao poder separar contas pessoais e profissionais, os usuários conseguem interagir com colegas e gestores nessa interface fácil de usar. Com o crescimento das equipes remotas e assíncronas nos últimos anos, a busca por uma forma mais fácil e rápida de conversar chegou ao WhatsApp Business para times.
Principais conclusões sobre o uso do WhatsApp para times
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Interação eficiente da equipe: mensagens instantâneas, envio de arquivos e atualizações em tempo real melhoram a colaboração entre colegas.
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Gestão centralizada de mensagens: plataformas como a DragApp reúnem as conversas, permitindo uma distribuição estruturada de tarefas e o acompanhamento do progresso.
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Melhor resposta aos clientes: respostas rápidas e mensagens automáticas aumentam a eficiência, garantindo que os clientes recebam atendimento no tempo certo.
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Compatibilidade com vários dispositivos: a disponibilidade em smartphones, computadores e navegadores facilita a comunicação de qualquer lugar.
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Dados acionáveis: soluções de caixa de entrada compartilhada oferecem métricas valiosas sobre solicitações, tempos de resposta e desempenho geral da equipe.
Por que as empresas usam conversas compartilhadas no WhatsApp?
O WhatsApp ficou cada vez mais popular ao longo dos anos, tanto para conversas pessoais quanto para a comunicação profissional. Muitas equipes no mundo todo passaram a usar um sistema de WhatsApp para times no lugar de plataformas mais robustas para as conversas internas e a colaboração do dia a dia. Ao mesmo tempo, as empresas começaram a usar uma conta de WhatsApp compartilhada para interagir com seus clientes e organizar estratégias de marketing e vendas. A popularidade do WhatsApp pode ser explicada por vários fatores, incluindo sua interface fácil de usar, a compatibilidade entre plataformas, a criptografia de ponta a ponta e muitos outros recursos que melhoram a experiência de conversa. Vamos ver por que ele é tão usado e por que compartilhar uma caixa de entrada do WhatsApp faz sentido para muitas equipes:
Interface fácil de usar
O WhatsApp tem uma interface simples e intuitiva, acessível a usuários de qualquer nível técnico. De enviar mensagens de texto a fazer chamadas de vídeo, todos os recursos são fáceis de encontrar e sem complicação. Ao contrário de outras plataformas de chat para equipes, o WhatsApp já faz parte da comunicação do dia a dia e praticamente não exige curva de aprendizado. Então, se você procura uma forma de discutir projetos e oferecer apoio uns aos outros, sua equipe pode se beneficiar de um WhatsApp para times. 
Você pode criar grupos diferentes para cada tipo de tarefa e discussão. Depois, adicione os membros da equipe pelo número de telefone e o chat está pronto. Ponto extra: você pode fixar mensagens importantes, o que ajuda a equipe a encontrar o que precisa mais tarde.
Compatibilidade entre plataformas
Uma preocupação ao usar um sistema de mensagens para as necessidades da empresa é que ele não seja acessível em todos os sistemas operacionais e dispositivos. É aí que uma caixa de entrada de WhatsApp para times pode ajudar! Além de ser compatível com todos os dispositivos móveis por meio do aplicativo, você também pode acessar o espaço compartilhado do WhatsApp no computador. Isso é prático quando você trabalha com a equipe em outros projetos: em vez de alternar entre a tela do computador e o celular, você pode usar a versão para desktop do WhatsApp ou a opção pelo navegador. Veja como fica um espaço compartilhado do WhatsApp na versão para desktop: 
Isso significa que, não importa em qual dispositivo sua equipe prefira trabalhar nem onde ela esteja, todos conseguem ver facilmente as mensagens recebidas de colegas, clientes e fornecedores e responder com eficiência. Os usuários também podem navegar entre as conversas e definir suas regras de notificação para evitar distrações. Assim, não é preciso trocar de plataforma e perder o ritmo: tudo o que você precisa está no mesmo lugar.
Compartilhamento de mídia
Um dos maiores pontos fortes do WhatsApp e, no fim das contas, o que pode levar você a configurar um canal de WhatsApp compartilhado para a sua equipe é a possibilidade de enviar e usar vários tipos de arquivo. As equipes precisam compartilhar diferentes tipos de documentos, fotos e vídeos com frequência, então essa ferramenta é essencial. 
Por exemplo, se você está mostrando a outro membro da equipe como uma tarefa é feita, pode enviar capturas de tela para dar instruções melhores. Se precisa encaminhar uma fatura para a equipe financeira, precisa conseguir enviar PDFs. Se precisa de uma forma rápida de avisar a equipe sobre alguma mudança, um áudio pode resolver, e assim por diante. A criptografia de ponta a ponta do WhatsApp significa que só quem envia e quem recebe consegue ver os arquivos, o que torna a ferramenta ideal para informações sensíveis da empresa ao compartilhar documentos. Além disso, a plataforma permite enviar fotos e vídeos de visualização única, para que não possam ser replicados.
Conta pessoal x WhatsApp Business para times
O WhatsApp, criado inicialmente para a comunicação pessoal, evoluiu para atender empresas com o lançamento do WhatsApp Business para times de todos os setores. Embora as contas pessoais ajudem pessoas de diferentes operadoras, DDDs e sistemas operacionais na comunicação informal, elas não são ideais para a comunicação da equipe nem para a interação com clientes. Uma conta comum do WhatsApp vem com ferramentas básicas, como mensagens de texto, chamadas de voz e compartilhamento de mídia. Essas contas priorizam a privacidade do usuário e se integram às redes sociais, mas não têm recursos especializados para empresas.
Recursos do WhatsApp Business
Por outro lado, o WhatsApp Business é um aplicativo diferente, com uma interface parecida. A configuração é bem semelhante: baixe o aplicativo pela App Store ou pelo Google Play e cadastre-se com um número de telefone. 
A diferença é que, ao se cadastrar, você pode criar um Perfil comercial, que aparece para os seus clientes, com links para o seu site, horário de funcionamento e catálogo de produtos. Mas esse aplicativo tem outras ferramentas poderosas:
Automações de interação com clientes
Você nunca deve deixar um potencial cliente sem resposta. Na verdade, manter tempos de resposta profissionais é uma ótima forma de construir a reputação da sua empresa. No entanto, com várias interações chegando ao mesmo tempo, o WhatsApp pode ficar sobrecarregado. A boa notícia é que o WhatsApp Business permite que você e sua equipe configurem respostas automáticas e respostas prontas para melhorar o processo. A resposta automática no WhatsApp permite selecionar uma resposta com poucos cliques, o que reduz o tempo gasto respondendo a perguntas frequentes. Não está on-line? Não se preocupe! As mensagens de ausência avisam automaticamente ao cliente que você está fora do horário de atendimento.
Etiquetas
Outro aspecto valioso de qualquer plataforma comercial é a organização. E, com o WhatsApp Business, você pode ordenar e filtrar suas mensagens com Etiquetas personalizadas. Isso significa que você consegue acompanhar facilmente as conversas atuais e passadas com uma rápida olhada na tela inicial.
Carrinho e checkout
O WhatsApp é ótimo para interagir com potenciais novos clientes, mas e as vendas? Se você configurar uma conta Business, pode usar seu catálogo como uma ferramenta completa de e-commerce. Com o sistema de checkout seguro do WhatsApp, seus clientes podem fazer pedidos diretamente pelo aplicativo.
Listas de transmissão
Os benefícios de um espaço compartilhado no WhatsApp
Hoje, com equipes trabalhando juntas em diferentes escritórios, dispositivos remotos e até fusos horários diferentes, um sistema de comunicação eficiente e fluido é essencial para as empresas. Configurar uma caixa de entrada de WhatsApp para times pode fazer toda a diferença, oferecendo uma plataforma centralizada para colaboração, alcance de clientes e conversas internas. Leia também: Agendar mensagens no WhatsApp
Configurando uma caixa de entrada do WhatsApp para reuniões melhores
Uma das principais vantagens de usar o WhatsApp para a comunicação interna da empresa é a facilidade para fazer reuniões. Em vez de enviar um e-mail para verificar a disponibilidade e marcar uma videochamada em um aplicativo de terceiros, o WhatsApp ajuda você a começar a reunião mais rápido. Ele tem chamadas de voz e de vídeo em conversas individuais e em grupo. Isso significa que gestores e líderes de equipe podem usá-lo para dar feedback individual e orientar tarefas para funcionários específicos. Mas também podem falar com vários membros da equipe ao mesmo tempo, não importa em quais dispositivos estejam trabalhando. Isso é vantajoso para equipes remotas e empresas com funcionários distribuídos em vários escritórios. Elimina a necessidade de reuniões presenciais, tornando mais prático acompanhar todo mundo em períodos de muito trabalho. Além da experiência de chamada sem complicação, o WhatsApp oferece a opção de compartilhar documentos, apresentações e a tela durante as chamadas. Isso aumenta ainda mais a produtividade e garante que todos os membros da equipe estejam atualizados e envolvidos em quaisquer mudanças e projetos.
Usando uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp para gerenciar o CRM
Outro benefício importante de uma caixa de entrada de WhatsApp para times é a facilidade de gerenciar conversas com clientes. O WhatsApp Business Web oferece recursos desenvolvidos especificamente para melhorar a comunicação e o suporte ao cliente, incluindo Respostas rápidas, mensagens automáticas e etiquetas de mensagens. Por exemplo, as empresas precisam de um canal para o qual os clientes possam enviar mensagens se tiverem algum problema. Pode ser um e-mail, um número de telefone ou, neste cenário, uma caixa de entrada de WhatsApp para os agentes de suporte ao cliente. Ali, eles veem todos os novos tickets recebidos e podem responder com a melhor solução, incluindo os arquivos de que o cliente possa precisar. Isso ajuda as equipes a priorizar tarefas, acompanhar as solicitações dos clientes e garantir que as métricas de atendimento estejam dentro do padrão, oferecendo a experiência ideal aos clientes.
Centralizando a comunicação com clientes no WhatsApp para gerar dados
As empresas podem melhorar o tempo de resposta, mas também podem usar as conversas como fonte de insights sobre o que está acontecendo em toda a empresa. Por exemplo: quantas mensagens novas a equipe de atendimento ao cliente recebe? Quais são as perguntas mais comuns? À medida que o histórico de conversas cresce, cresce também o conhecimento sobre as operações. O mesmo vale para Vendas, por exemplo. Se a sua equipe de vendas tem um WhatsApp compartilhado que centraliza todas as solicitações de venda, você pode usá-lo para acompanhar as métricas de vendas. Quais produtos e serviços recebem mais perguntas? Quais palavras são mais usadas para perguntar sobre os recursos dos produtos? Que tipos de estratégia de vendas têm melhores taxas de conversão? Você pode até usar o histórico de comunicação no WhatsApp junto com outras ferramentas para descobrir mais sobre o que está funcionando (e o que não está) e planejar melhor. Leia também: Quantas pessoas usam o WhatsApp
Permitindo que os membros da equipe colaborem nas tarefas
Com o WhatsApp para times, os membros podem dividir responsabilidades com facilidade e colaborar nas tarefas em tempo real. A plataforma permite conversas rápidas e envio de arquivos, o que, por sua vez, permite que os membros da equipe deleguem tarefas, deem atualizações e coordenem os esforços com mais eficiência. Além disso, se você tem uma conta dedicada do WhatsApp Business, pode usá-la para criar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp e fornecer as credenciais de acordo com cada função. Por exemplo, digamos que sua empresa tenha um WhatsApp dedicado para a equipe que cuida da TI. Nem todos os profissionais de TI estarão disponíveis o tempo todo, e eles podem estar ocupados resolvendo outro problema. Ao mesmo tempo, outros departamentos muitas vezes precisam de atenção imediata da TI. Se toda a equipe tiver acesso à conta principal, cada pessoa pode abri-la e verificar novos tickets sempre que estiver disponível. Isso permite soluções mais rápidas e conversas menos bagunçadas.
Drag · com a Varley
A caixa de entrada onde a sua equipe e a Varley trabalham juntas
Caixa de entrada compartilhada e chat ao vivo para equipes que usam o Gmail, com a Varley, a IA da Drag, incluída a partir de US$ 18. E ainda um servidor MCP que as suas próprias ferramentas de IA podem usar.
WhatsApp Business para times x caixa de entrada compartilhada
Está claro que o WhatsApp Business para times melhorou o lado da comunicação profissional voltado ao cliente. Essa ferramenta permite que donos de empresas e gestores entrem em contato diretamente com os clientes e desenvolvam uma persona digital acessível para a empresa. Considerando como o WhatsApp se tornou popular como ferramenta de mensagens, fica claro que a maioria dos clientes prefere entrar em contato com você por um aplicativo que já usa. Com recursos extras, como catálogos e páginas de checkout, o WhatsApp Business para times se torna uma ótima solução para profissionais de e-commerce e de marketing. Leia também: Como desbloquear a conta do WhatsApp
Os problemas do WhatsApp Business para times
No entanto, essa plataforma ainda tem limitações. Em primeiro lugar, ela exige que os usuários entrem em uma conta específica para ter acesso a todos os recursos. Então, quando a caixa de entrada do WhatsApp recebe uma nova mensagem, ela não fica acessível para todos na equipe. Em vez disso, alguém com as credenciais precisa encaminhá-la para o grupo da equipe para distribuir as tarefas relacionadas. Em segundo lugar, não é possível centralizar totalmente a comunicação pelo WhatsApp Business para times. O contato público deve ser usado para qualquer tarefa que exija interações externas. Mas, quando você conversa internamente na empresa, isso pode bagunçar sua caixa de entrada. Cada equipe pode ter o próprio grupo e adicionar todos os membros, mas o que acontece quando as pessoas trabalham em vários projetos ao mesmo tempo? O WhatsApp não tem segmentação de conversas, então você teria que criar várias conversas simultâneas. Não há uma responsabilização real, porque se um usuário não faz parte de uma conversa, ele fica por fora de qualquer mudança em tarefas e projetos, já que não existe um registro compartilhado. Isso leva à falta de um registro para toda a empresa. Parte do motivo pelo qual as empresas se beneficiam de centrais de comunicação é poder consultar conversas anteriores para verificar a produtividade, soluções úteis para problemas de clientes, casos de sucesso e assim por diante. O WhatsApp é um aplicativo de chat útil, mas não oferece uma visão mais profunda do seu trabalho. Por isso, ele ainda é limitado para as operações de uma empresa.
Os benefícios de um WhatsApp Business para times
Por outro lado, uma caixa de entrada compartilhada é um sistema de comunicação completo e totalmente acessível, que permite que todos os membros da equipe trabalhem nas tarefas ao mesmo tempo. Normalmente, as caixas de entrada compartilhadas são baseadas no Gmail e em outros clientes de e-mail, e oferecem um endereço coletivo para o qual seus clientes podem enviar mensagens. Depois, todos os usuários autorizados podem entrar nele com as próprias credenciais e ficar conectados ao mesmo tempo. Isso significa que eles conseguem ver, gerenciar e responder aos e-mails recebidos sem precisar encaminhá-los para si mesmos ou para o grupo. Ou seja, todo mundo consegue começar a trabalhar nas respostas de forma mais rápida e fácil. Além disso, os líderes de equipe podem usar a caixa de entrada compartilhada para atribuir e gerenciar tarefas e subtarefas. Eles podem criar listas e acompanhar o progresso diretamente na própria caixa de entrada. Veja como fica uma tarefa na DragApp, nossa solução de caixa de entrada compartilhada:
Daniela MartinsEssas informações ficam acessíveis para qualquer pessoa da sua equipe, então todos também podem acompanhar os projetos em andamento sem precisar percorrer intermináveis sequências de conversas. Assim, embora o WhatsApp possa beneficiar as conversas diárias da sua empresa, ele não é tão completo quanto uma caixa de entrada compartilhada. O cenário ideal seria unir a agilidade e a popularidade do WhatsApp entre os clientes a um sistema de comunicação mais robusto, que beneficie a empresa e a equipe. É por isso que a Drag está desenvolvendo uma opção de caixa de entrada de WhatsApp para times, para beneficiar equipes em todo lugar.
Por que usar a caixa de entrada de WhatsApp para times da Drag
A Drag tem ajudado equipes a aproveitar ao máximo suas contas do Gmail, transformando a interface da caixa de entrada em uma poderosa caixa de entrada compartilhada. Em vez de uma lista comum de e-mails, você vê suas mensagens como tarefas. Isso significa que você pode enviar arquivos diretamente para cada tarefa, adicionar notas às tarefas e definir prazos.
Você também pode automatizar respostas e usar ferramentas de análise para avaliar a eficácia do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, quando estiver trabalhando em uma nova campanha, você pode usar tags personalizadas para acompanhar todas as mensagens sobre ela. Depois, acesse os relatórios de tags para ver como está o seu desempenho. Veja um exemplo:
Como configurar uma caixa de entrada compartilhada de WhatsApp para a equipe
Cofundadora
Cofundadora da Drag. Escreve sobre Google Workspace, caixas de entrada compartilhadas e como as equipes realmente usam o e-mail.
