A Northern Wide Plank reduziu em 80% a bagunça na caixa de entrada

A Northern Wide Plank é uma fabricante líder de pisos especiais de madeira. Há mais de 25 anos, a empresa percorre o mundo em busca de madeiras únicas, projetadas e trabalhadas para criar ambientes bonitos que superam as expectativas dos clientes.

Lidar com um número tão diverso de fornecedores espalhados pelo mundo gera muitos e-mails. O departamento financeiro tem uma caixa de entrada de e-mail para receber contas, romaneios, registros e comprovantes do cartão Visa, mas cada compra precisa passar por um fluxo de trabalho complexo, que envolve muitas pessoas com funções diferentes na equipe, como processar e-mails e enviar dados para o ERP.

Antes da Drag, a equipe enfrentava vários desafios para dar conta de todas as etapas do processo de compras com todos os diferentes fornecedores. Eles precisavam reunir todas as contas em um só lugar. Como a equipe já colaborava no Google Workspace, pensaram em compartilhar uma conta, mas isso significaria compartilhar senhas e perder a visibilidade da atividade de cada membro da equipe. Então testaram configurar um Grupo do Google para contas a pagar.

Essa configuração tinha seus próprios desafios: compartilhar a senha de uma conta estava fora de questão, os Grupos do Google eram pouco práticos e não tinham acompanhamento de status ou progresso das tarefas, e a interface não era agradável.

“Valorizamos tudo o que é simples.”

Jamie Peebles

Diretor @ Northern Wide Plank

Jamie Peebles, diretor, começou a procurar soluções alternativas. Ele considerou Asana, ClickUp e outras ferramentas de gestão de projetos, mas eram complicadas demais para apenas um dos fluxos de trabalho da empresa. Depois procurou soluções que usassem os Grupos do Google, mas todas eram voltadas para atendimento ao cliente. O que ele realmente precisava era de uma solução de colaboração visual fácil de usar, integrada aos Grupos do Google e voltada para a gestão de tarefas.

Jamie encontrou a Drag enquanto procurava complementos para o Google Workspace e decidiu fazer um teste com a equipe para gerenciar o fluxo de contas a pagar. Hoje, a equipe da Northern Wide Plank usa os painéis da Drag para gerenciar seus fornecedores.

“O que mais gostamos é a simplicidade de ter as contas chegando em um painel kanban para serem cuidadas pela equipe financeira.”

Jamie Peebles

Diretor @ Northern Wide Plank

Segundo Jamie, a Drag é a solução perfeita para a equipe da Northern Wide Plank porque não é preciso usar um app extra. Ela é de fácil acesso e não precisa de TI nos bastidores.

A equipe criou uma caixa de entrada compartilhada de Grupos do Google integrada ao Grupo do Google de contas a pagar e a compartilhou com a equipe financeira como um painel. Eles gerenciam o processo com facilidade, personalizando as colunas do painel Kanban para cada etapa do fluxo de trabalho, com os respectivos responsáveis.

A primeira coluna é “Novo”, onde recebem todos os e-mails dos fornecedores. A segunda é “Contas”, para compras que precisam ser processadas. Depois vem “Romaneios e registros”, onde os cards de tarefa são colocados depois que os documentos são anexados. O fluxo continua com a conferência das faturas de carga, a inclusão dos romaneios, a inclusão dos comprovantes de frete, o envio dos dados para o ERP e, por fim, o pagamento ao fornecedor, cada etapa com o respectivo responsável.

“É a melhor! Permitiu que nossa equipe eliminasse o papel, não teríamos conseguido sem ela. Economiza muito tempo e deixa tudo muito mais fácil.”

TB

Taylor Bailey

Assistente administrativo @ Northern Wide Plank

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