経理

Northern Wide Plankが受信トレイの煩雑さを80%削減

80%

個人の受信トレイに届くメールが減少

2時間

担当者1人あたり1日の削減時間

100%

ペーパーレスの請求ワークフロー

25年以上の経験を持つ特殊木材フローリングの大手メーカー、Northern Wide Plankは、安全性に欠ける共有アカウントをDragのカンバンボードに置き換え、経理部門の複雑な請求ワークフローを効率化しました。

Northern Wide Plankは、特殊な木製フローリングを手がける大手メーカーです。25年以上にわたって世界中から唯一無二の木材を探し求め、お客様の期待を超える美しい空間を生み出すためにデザイン・製作しています。

世界中に散らばる多様なサプライヤーとやり取りしていると、メールは膨大になります。経理部門には請求書、納品書、記録、ビザの領収書を受け取るための受信トレイが1つありますが、すべての購入はメールの処理やERPへのデータ登録など、チーム内でさまざまな役割を持つ多くの人が関わる複雑なワークフローを通る必要があります。

Drag導入前、同社のチームは、さまざまな仕入先との購買プロセスのすべての段階をやりくりするのに苦労していました。すべての請求書を一か所にまとめる必要がありました。チームはすでにGoogle Workspaceで共同作業していたため、1つのアカウントを共有することも考えましたが、それではパスワードを共有することになり、メンバー個々の動きも見えなくなります。そこで、買掛金用にGoogle グループを設定して試してみました。

その方法にも課題がありました。アカウントのパスワードを共有するのは論外で、Google グループは使いにくく、To-Doのステータスや進捗を追跡する機能もなく、インターフェースも見栄えがよくありませんでした。

“シンプルなものが好きです。”
Jamie Peebles
Northern Wide Plank ディレクター
（英語からの翻訳）

ディレクターのJamie Peeblesさんは、代わりのソリューションを探し始めました。Asana、ClickUpなどのプロジェクト管理ツールも検討しましたが、会社のワークフローの1つに使うには複雑すぎました。次にGoogle グループを活用するソリューションを探しましたが、どれもカスタマーサービス向けでした。本当に必要だったのは、Google グループと連携し、タスク管理を中心とした、使いやすいビジュアルなコラボレーションツールでした。

JamieさんはGoogle Workspaceのアドオンを探している中でDragを知り、買掛金のワークフローを管理するためにチームで試用してみることにしました。現在Northern Wide Plankのチームは、Dragのボードで仕入先を管理しています。

“最も気に入っているのは、請求書がカンバンボードに届き、経理チームがそれを処理できるシンプルさです。”
Jamie Peebles
Northern Wide Plank ディレクター
（英語からの翻訳）

Jamieさんによると、Northern Wide PlankのチームにとってDragが最適な解決策なのは、別のアプリを導入する必要がないからです。アクセスしやすく、裏でIT担当者が支える必要もありません。

チームは、買掛金のGoogle グループと連携したGoogle グループの共有受信トレイを作成し、ボードとして経理チームと共有しました。カンバンボードのカラムをワークフローの各ステップに合わせ、それぞれの担当者を設定することで、プロセスを簡単に管理できています。

最初のカラムは「新規」で、仕入先からのメールがすべてここに届きます。2つ目は処理が必要な購入のための「請求書」。次が「納品書・記録」で、書類が添付されたタスクカードがここに置かれます。ワークフローはその後、貨物の請求書の確認、納品書の追加、運送の領収書の追加、ERPへのデータのアップロード、そして最後に仕入先への支払いへと進み、各ステップにそれぞれの担当者がいます。