FinanzenNorthern Wide Plank reduzierte das Chaos im Posteingang um 80 %
80 %
Weniger E-Mails in den einzelnen Postfächern
2 Std.
Eingespart pro Agent und Tag
100%
Papierloser Abrechnungs-Workflow
Northern Wide Plank, ein führender Hersteller von Spezial-Holzböden mit über 25 Jahren Erfahrung, hat den komplexen Abrechnungs-Workflow seiner Finanzabteilung vereinfacht, indem unsichere geteilte Konten durch die Kanban-Boards von Drag ersetzt wurden.
Northern Wide Plank ist ein führender Hersteller von Spezial-Holzböden. Seit über 25 Jahren sucht das Unternehmen weltweit nach einzigartigen Hölzern, die so gestaltet und verarbeitet werden, dass schöne Räume entstehen, die die Erwartungen der Kunden übertreffen.
Bei so vielen verschiedenen Lieferanten auf der ganzen Welt fallen viele E-Mails an. Die Finanzabteilung hat ein E-Mail-Postfach für Rechnungen, Lieferscheine, Belege und Visa-Quittungen, doch jeder Einkauf durchläuft einen komplexen Workflow mit vielen Personen in unterschiedlichen Funktionen im Team, etwa für die Bearbeitung von E-Mails und das Hochladen von Daten ins ERP.
Vor Drag hatte das Team mit allen Schritten des Einkaufsprozesses bei den vielen verschiedenen Lieferanten alle Hände voll zu tun. Alle Rechnungen mussten an einem Ort zusammenkommen. Da das Team bereits in Google Workspace zusammenarbeitete, dachte es darüber nach, ein Konto gemeinsam zu nutzen. Das hätte aber bedeutet, Passwörter zu teilen und den Überblick über die Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder zu verlieren. Also testete das Team eine Google Group für die Kreditorenbuchhaltung.
Dieses Setup hatte seine eigenen Probleme: Das Passwort eines Kontos zu teilen kam nicht infrage, Google Groups war umständlich und bot keine Status- oder Fortschrittsverfolgung für Aufgaben, und die Oberfläche war nicht schön.
„Wir schätzen alles, was einfach ist.“
Jamie Peebles
Geschäftsführer @ Northern Wide Plank
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Jamie Peebles, Director, begann nach alternativen Lösungen zu suchen. Er zog Asana, ClickUp und andere Projektmanagement-Tools in Betracht, doch die waren für nur einen einzigen Workflow des Unternehmens zu kompliziert. Danach suchte er nach Lösungen auf Basis von Google Groups, aber die waren alle auf Kundenservice ausgerichtet. Was er wirklich brauchte, war eine einfach zu bedienende, visuelle Lösung für die Zusammenarbeit, integriert in Google Groups und ausgerichtet auf Aufgabenverwaltung.
Jamie stieß bei der Suche nach Add-ons für Google Workspace auf Drag und testete es mit seinem Team, um den Workflow der Kreditorenbuchhaltung zu steuern. Heute verwaltet das Team von Northern Wide Plank seine Lieferanten mit Drag-Boards.
„Was uns am meisten gefällt, ist, wie einfach Rechnungen auf einem Kanban-Board landen, wo sich das Finanzteam darum kümmert.“
Jamie Peebles
Geschäftsführer @ Northern Wide Plank
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Laut Jamie ist Drag die perfekte Lösung für das Team von Northern Wide Plank, weil keine zusätzliche App nötig ist. Es ist leicht zugänglich und braucht keine IT im Hintergrund.
Das Team hat ein gemeinsames Postfach auf Basis von Google Groups angelegt, das mit der Google Group der Kreditorenbuchhaltung verbunden ist, und es als Board mit dem Finanzteam geteilt. Den Prozess steuern sie ganz einfach, indem sie die Spalten des Kanban-Boards an die einzelnen Workflow-Schritte und deren Zuständige anpassen.
Die erste Spalte heißt „Neu“, dort gehen alle E-Mails von Lieferanten ein. Die zweite heißt „Rechnungen“ und enthält Einkäufe, die bearbeitet werden müssen. Dann folgt „Lieferscheine & Belege“, wohin Aufgabenkarten wandern, sobald die Dokumente angehängt sind. Der Workflow geht weiter über die Prüfung der Frachtrechnungen, das Anhängen von Lieferscheinen und Frachtquittungen und das Hochladen der Daten ins ERP bis zur Bezahlung des Lieferanten, jeder Schritt mit eigener zuständiger Person.
„Es ist das Beste! Damit konnte unser Team papierlos werden, ohne ging es nicht. Spart so viel Zeit und macht alles so viel einfacher.“
TBTaylor Bailey
Büroassistenz @ Northern Wide Plank
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
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