Northern Wide Plank ha ridotto dell'80% il disordine nella casella di posta

Northern Wide Plank è un produttore leader di pavimenti in legno speciali. Da oltre 25 anni gira il mondo alla ricerca di legni unici, progettati e lavorati per creare spazi splendidi che superano le aspettative dei clienti.

Lavorare con fornitori così diversi e sparsi per il mondo genera moltissime email. Il reparto finanza ha un'unica casella di posta per ricevere fatture, bolle di accompagnamento, registrazioni e ricevute Visa, ma ogni acquisto deve passare per un flusso di lavoro complesso che coinvolge molte persone con funzioni diverse nel team, come elaborare le email e caricare i dati nell'ERP.

Prima di Drag, il team faceva fatica a coordinare tutte le fasi del processo di acquisto con i vari fornitori. Avevano bisogno di riunire tutte le fatture in un unico posto. Dato che il team collaborava già in Google Workspace, avevano pensato di condividere un unico account, ma questo avrebbe significato condividere le password e perdere visibilità sull'attività dei singoli membri. Così hanno provato a configurare un Google Gruppo per la contabilità fornitori.

Quella soluzione aveva i suoi problemi: condividere la password di un account era fuori discussione, Google Gruppi era macchinoso e non permetteva di seguire stato e avanzamento delle cose da fare, e l'interfaccia non era piacevole.

“Apprezziamo tutto ciò che è semplice.”

Jamie Peebles

Direttore @ Northern Wide Plank

Testimonianza tradotta dall'inglese.

Jamie Peebles, Director, ha iniziato a cercare soluzioni alternative. Ha valutato Asana, ClickUp e altri strumenti di project management, ma erano troppo complessi per un solo flusso di lavoro dell'azienda. Poi ha cercato soluzioni basate su Google Gruppi, ma erano tutte orientate all'assistenza clienti. Quello che gli serviva davvero era una soluzione di collaborazione visiva, facile da usare, integrata con Google Gruppi e orientata alla gestione delle attività.

Jamie ha scoperto Drag mentre cercava componenti aggiuntivi per Google Workspace e ha deciso di provarlo con il suo team per gestire il flusso dei pagamenti ai fornitori. Oggi il team di Northern Wide Plank usa le bacheche di Drag per gestire i fornitori.

“Quello che apprezziamo di più è la semplicità di avere le fatture che arrivano su una bacheca Kanban, dove il team finanziario se ne occupa.”

Jamie Peebles

Direttore @ Northern Wide Plank

Testimonianza tradotta dall'inglese.

Secondo Jamie, Drag è la soluzione perfetta per il team di Northern Wide Plank perché non serve un’app in più. È facilmente accessibile e non richiede alcun supporto IT dietro le quinte.

Il loro team ha creato una casella di posta condivisa basata su Google Gruppi, integrata con il Gruppo Google della contabilità fornitori, e l'ha condivisa con il team finanza sotto forma di bacheca. Gestiscono il processo con facilità personalizzando le colonne della bacheca Kanban per ogni fase del flusso di lavoro, con i rispettivi responsabili.

La prima colonna è “Nuovo”, dove ricevono tutte le email dei fornitori. La seconda è “Fatture”, per gli acquisti da elaborare. Poi c'è “Documenti di trasporto e registri”, dove vengono messe le schede attività una volta allegati i documenti. Il flusso di lavoro prosegue con il controllo delle fatture del carico, l'aggiunta dei documenti di trasporto, l'aggiunta delle ricevute di spedizione, il caricamento dei dati nell'ERP e infine il pagamento del fornitore, ogni fase con il proprio responsabile.

“È il migliore! Ha permesso al nostro team di eliminare la carta, senza non ci saremmo riusciti. Fa risparmiare tantissimo tempo e rende tutto molto più semplice.”

TB

Taylor Bailey

Assistente d'ufficio @ Northern Wide Plank

Testimonianza tradotta dall'inglese.

Altre storie di clienti

CBH Homes

2 orerisparmiate per operatore al giorno

Leggi la storia

Good Drop Wine Cellars

40%più scadenze rispettate

Leggi la storia