Northern Wide Plank redujo un 80% el desorden en su bandeja de entrada

Northern Wide Plank es un fabricante líder de pisos de madera especiales. Durante más de 25 años ha recorrido el mundo en busca de maderas únicas, diseñadas y trabajadas para crear espacios hermosos que superan las expectativas de sus clientes.

Trabajar con una cantidad tan diversa de proveedores repartidos por todo el mundo genera muchísimos correos. El departamento de finanzas tiene una sola bandeja de entrada para recibir facturas, albaranes, registros y comprobantes de visa, pero cada compra debe pasar por un flujo de trabajo complejo en el que participan muchas personas con funciones distintas dentro del equipo, como procesar correos y cargar datos en el ERP.

Antes de Drag, su equipo enfrentaba varios desafíos para coordinar todos los pasos del proceso de compra con los distintos proveedores. Necesitaban reunir todas sus facturas en un solo lugar. Como el equipo ya colaboraba en Google Workspace, pensaron en compartir una cuenta, pero eso implicaba compartir contraseñas y perder visibilidad de la actividad de cada miembro. Así que probaron a configurar un Grupo de Google para cuentas por pagar.

Esa configuración tenía sus propios problemas: compartir la contraseña de una cuenta no era una opción, Grupos de Google era poco práctico y no tenía seguimiento de estado ni de avance de los pendientes, y la interfaz no era agradable.

“Valoramos todo lo que es simple.”

Jamie Peebles

Director @ Northern Wide Plank

Testimonio traducido del inglés.

Jamie Peebles, director, empezó a buscar soluciones alternativas. Consideró Asana, ClickUp y otras herramientas de gestión de proyectos, pero eran demasiado complicadas para uno solo de los flujos de trabajo de la empresa. Después buscó soluciones que usaran Grupos de Google, pero todas estaban orientadas a la atención al cliente. Lo que realmente necesitaba era una solución de colaboración visual fácil de usar, integrada con Grupos de Google y orientada a la gestión de tareas.

Jamie descubrió Drag mientras buscaba complementos para Google Workspace y decidió hacer una prueba con su equipo para gestionar su flujo de trabajo de cuentas por pagar. Hoy, el equipo de Northern Wide Plank usa los tableros de Drag para gestionar a sus proveedores.

“Lo que más nos gusta es lo simple que resulta que las facturas lleguen a un tablero Kanban para que el equipo de finanzas se ocupe de ellas.”

Jamie Peebles

Director @ Northern Wide Plank

Testimonio traducido del inglés.

Según Jamie, Drag es la solución perfecta para el equipo de Northern Wide Plank porque no hace falta instalar otra app. Es de fácil acceso y no necesita a nadie de TI detrás.

Su equipo creó una bandeja de entrada compartida a partir del Grupo de Google de cuentas por pagar y la compartió con el equipo de finanzas como un tablero. Gestionan el proceso con facilidad personalizando las columnas del tablero Kanban para cada paso del flujo de trabajo, con sus respectivos responsables.

La primera columna es “Nuevo”, donde reciben todos los correos de los proveedores. La segunda es “Facturas por pagar”, para las compras que hay que procesar. Luego está “Listas de empaque y registros”, donde se colocan las tarjetas de tareas una vez adjuntados los documentos. El flujo de trabajo continúa con la revisión de las facturas de carga, la incorporación de las listas de empaque, la incorporación de los comprobantes de flete, la carga de los datos en el ERP y, por último, el pago al proveedor, cada paso con su responsable.

“¡Es lo mejor! Permitió que nuestro equipo dejara el papel, no lo habríamos logrado sin él. Ahorra muchísimo tiempo y lo hace todo mucho más fácil.”

TB

Taylor Bailey

Asistente administrativo @ Northern Wide Plank

Testimonio traducido del inglés.

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