FinanceNorthern Wide Plank a réduit de 80 % le désordre de sa boîte de réception
80 %
Moins d'e-mails dans les boîtes de réception individuelles
2 h
Gagnées par agent et par jour
100%
Facturation sans papier
Fabricant de premier plan de parquets en bois haut de gamme avec plus de 25 ans d'expérience, Northern Wide Plank a simplifié le flux de facturation complexe de son service financier en remplaçant des comptes partagés peu sûrs par les tableaux kanban de Drag.
Northern Wide Plank est un fabricant de premier plan de parquets en bois d'exception. Depuis plus de 25 ans, l'entreprise parcourt le monde à la recherche d'essences uniques, conçues et travaillées pour créer de beaux espaces qui dépassent les attentes de ses clients.
Travailler avec des fournisseurs aussi variés, répartis dans le monde entier, génère énormément d'e-mails. Le service financier dispose d'une seule boîte de réception pour recevoir les factures, les bordereaux d'expédition, les justificatifs et les reçus de carte Visa, mais chaque achat doit passer par un flux de travail complexe impliquant de nombreuses personnes aux fonctions différentes au sein de l'équipe, comme le traitement des e-mails et la saisie des données dans l'ERP.
Avant Drag, leur équipe avait du mal à jongler avec toutes les étapes du processus d'achat auprès des différents fournisseurs. Elle avait besoin de regrouper toutes ses factures au même endroit. Comme l'équipe collaborait déjà dans Google Workspace, elle a envisagé de partager un seul compte, mais cela impliquait de partager les mots de passe et de perdre la visibilité sur l'activité de chaque membre. Elle a donc essayé de configurer un groupe Google pour la comptabilité fournisseurs.
Cette organisation avait ses propres défauts : partager le mot de passe d'un compte était exclu, Google Groupes était peu pratique et ne permettait pas de suivre le statut ni l'avancement des tâches, et l'interface n'était pas agréable.
“Nous apprécions tout ce qui est simple.”
Jamie Peebles
Directeur @ Northern Wide Plank
Témoignage traduit de l'anglais.
Jamie Peebles, directeur, a commencé à chercher d'autres solutions. Il a envisagé Asana, ClickUp et d'autres outils de gestion de projet, mais ils étaient trop compliqués pour un seul des flux de travail de l'entreprise. Il a ensuite cherché des solutions basées sur Google Groupes, mais elles étaient toutes orientées service client. Ce qu'il lui fallait vraiment, c'était une solution de collaboration visuelle simple à utiliser, intégrée à Google Groupes et orientée gestion des tâches.
Jamie a découvert Drag en cherchant des modules complémentaires pour Google Workspace et a décidé de le tester avec son équipe pour gérer le flux de travail des fournisseurs à payer. Aujourd'hui, l'équipe de Northern Wide Plank utilise les tableaux Drag pour gérer ses fournisseurs.
“Ce que nous apprécions le plus, c'est la simplicité : les factures arrivent sur un tableau kanban où l'équipe finance les prend en charge.”
Jamie Peebles
Directeur @ Northern Wide Plank
Témoignage traduit de l'anglais.
Selon Jamie, Drag est la solution idéale pour l'équipe de Northern Wide Plank, car il n'y a pas besoin d'une application supplémentaire. C'est facile d'accès et ça ne demande aucune intervention de l'informatique en coulisses.
L'équipe a créé une boîte de réception partagée Google Groupes intégrée au Google Group de la comptabilité fournisseurs et l'a partagée avec l'équipe financière sous forme de tableau. Elle gère facilement le processus en personnalisant les colonnes du tableau Kanban pour chaque étape du flux de travail, chacune avec son responsable.
La première colonne est « Nouveau », où arrivent tous les e-mails des fournisseurs. La deuxième, « Factures », regroupe les achats à traiter. Vient ensuite « Bordereaux et justificatifs », où les cartes de tâches sont placées une fois les documents joints. Le flux de travail se poursuit avec la vérification des factures de fret, l'ajout des bordereaux de livraison et des reçus de transport, le chargement des données dans l'ERP, et enfin le paiement du fournisseur, chaque étape ayant son responsable.
“C'est le meilleur ! Notre équipe a pu passer au zéro papier, ce qui aurait été impossible sans lui. Un gain de temps énorme, et tout devient tellement plus simple.”
TBTaylor Bailey
Assistante de bureau @ Northern Wide Plank
Témoignage traduit de l'anglais.
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