Wann eine formelle E-Mail angebracht ist, wie Anrede, Aufbau und Grußformel sitzen, plus sechs Vorlagen von der Akquise bis zur Kündigung.
Inhaltsverzeichnis
Eine formelle E-Mail zu schreiben gehört zum Kern professioneller Kommunikation. Ob Sie einen neuen Kontakt aus Ihrem Netzwerk anschreiben oder Ihre Stelle kündigen: Die E-Mail muss klar und respektvoll sein. Trotzdem haben die meisten Berufstätigen beim Verfassen solcher Nachrichten ein paar Zweifel und Unsicherheiten. Deshalb klären wir in diesem Artikel, was eine formelle E-Mail ausmacht, wann Sie eine brauchen und wie Sie eine gute formelle E-Mail schreiben. Dazu finden Sie einige Vorlagen, auf denen Sie aufbauen können.
Was ist eine formelle E-Mail?
Eine formelle E-Mail ist eine Form der Kommunikation, die vor allem im geschäftlichen Umfeld genutzt wird. Sie verlangt einen klaren, respektvollen Ton und Sorgfalt bei Aufbau und Details, bleibt dabei aber schlicht. Eine formelle E-Mail besteht aus einer höflichen Anrede, einem kurzen Text mit allen nötigen Informationen und einer förmlichen Grußformel. Wer eine formelle E-Mail schreibt, verzichtet auf lockere und umgangssprachliche Formulierungen und achtet stattdessen auf Professionalität, Klarheit und korrekte Grammatik. Im Deutschen gehört dazu auch das „Sie“: Duzen Sie den Empfänger nur, wenn er Ihnen das Du angeboten hat.
Wann brauchen Sie eine formelle E-Mail?
Formelle E-Mails sind meist dann gefragt, wenn Sie Informationen anfragen oder anbieten, sich auf eine Stelle bewerben, kündigen, bei Geschäften nachfassen oder Geschäftsvorschläge machen. Die Sprache ist neutral und respektvoll. Passen Sie die formelle E-Mail an die konkrete Beziehung zwischen Absender und Empfänger an: Bei einer internen Unterhaltung im Team können Sie mehr Details aufnehmen, bei einer Vertriebs-E-Mail an einen unbekannten Kontakt halten Sie sich kurz.
Akquise und Verkaufsangebote
Ein Szenario, in dem formelle E-Mails nützlich sind, ist der Einstieg in ein Verkaufsgespräch. Vertriebsteams schreiben potenzielle Kunden oft per Kalt-E-Mail an und bieten ihre Produkte und Dienstleistungen an. Deshalb sollte Ihre E-Mail formell genug sein, um Professionalität auszustrahlen und zu zeigen, dass Ihr Unternehmen zuverlässig und stimmig auftritt.
Networking und Jobsuche
Eine weitere Situation, in der Sie eine formelle E-Mail schreiben müssen, ist der Ausbau Ihrer beruflichen Laufbahn. Wer sich mit Branchenexperten vernetzen möchte, sei es für eine Beförderung oder einen Berufswechsel, braucht Mentoren und Kollegen, die die eigene Entwicklung unterstützen. Eine formelle Vorstellungs-E-Mail hilft Ihnen, bessere berufliche Beziehungen aufzubauen. Ein Beispiel für eine formelle E-Mail ist das Anschreiben einer Bewerbung. Hier schildert der Absender dem Personalverantwortlichen seine Berufserfahrung und warum er zum Unternehmen passt. Er braucht also eine formelle, prägnante Nachricht mit allen relevanten Informationen.
Beschäftigung und Kündigung
Auch innerhalb eines Unternehmens sind formelle E-Mails häufig. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Teamleitung oder die Geschäftsführung über den Stand eines Projekts informieren, braucht es eine formelle und respektvolle Nachricht. Ebenso kann es sein, dass Sie der Personalabteilung einen Urlaubsantrag oder ein Anliegen zu Ressourcen schicken. Kündigt jemand seine Stelle, kann eine formelle E-Mail zudem als Dokumentation dienen. Darin sollten der letzte Arbeitstag, die bis dahin abgeschlossenen Aufgaben und weitere Informationen zur Übergangszeit stehen.
Veranstaltungen und Einladungen
Wenn Sie zu geschäftlichen Veranstaltungen wie Meetings, Konferenzen oder Klausurtagungen einladen, müssen Sie unter Umständen mehrere formelle E-Mails schreiben. Diese Nachrichten nennen dem Empfänger den Zweck des Treffens, die Tagesordnung, Uhrzeit, Datum und Ort. So kann er seine Teilnahme verbindlich planen und sich entsprechend in die Gespräche einbringen.
Tipps für formelle E-Mails
Es gibt einige bewährte Regeln, die Sie beim Schreiben einer formellen E-Mail beachten sollten, besonders wenn Sie den Empfänger nicht kennen. Sprache, Ton und Höflichkeit können aus einer gewöhnlichen Nachricht eine machen, die in Erinnerung bleibt. Achten Sie daher auf geschäftliche Formulierungen, die Ihre Nachricht klar und professionell machen.
Höflich beginnen
Wichtig ist, sich an die richtige Person oder Stelle zu wenden. Schreiben Sie zum Beispiel eine formelle E-Mail an Ihre Teamleitung oder die Geschäftsführung, sollten Sie die Person förmlich, aber direkt ansprechen. Schreiben Sie Sehr geehrte Frau [Nachname] oder Sehr geehrter Herr [Nachname], so, wie die Person angesprochen werden möchte, gegebenenfalls mit Titel (Sehr geehrte Frau Dr. [Nachname]). Manchmal kennen Sie den Empfänger jedoch nicht. Wenn Sie etwa an eine ganze Abteilung Ihres Lieferanten schreiben, beginnen Sie Ihre E-Mail mit Sehr geehrte Damen und Herren. Schreiben Sie dagegen allgemeine, unpersönliche formelle E-Mails an eine Gruppe, etwa eine Einladung zu einer Veranstaltung, genügt oft ein neutrales Guten Tag. Verzichten Sie auf informelle Anreden wie Hallo, Hi oder Hey, und sprechen Sie in formellen E-Mails niemanden mit Spitznamen an. Nach der Anrede steht im Deutschen ein Komma, und der erste Satz beginnt mit einem kleingeschriebenen Wort (es sei denn, es ist ein Substantiv oder das „Sie“).
Fassen Sie sich kurz
E-Mails zu lesen und zu beantworten kostet Zeit. Eine formelle E-Mail sollte deshalb nicht zu lang werden. Sie dient meist der Information, zusätzliche Details sind also nicht nötig. Beschränken Sie sich auf ein oder zwei Absätze.
Alle nötigen Details angeben
Lassen Sie dennoch das Korrekturlesen nicht aus und nehmen Sie alle relevanten Informationen auf. Eine formelle E-Mail sollte knapp, aber auch vollständig sein. Wenn Sie also bei der Personalabteilung per formeller E-Mail Urlaub beantragen, nennen Sie die gewünschten Urlaubstage direkt im Text, damit kein Hin und Her entsteht.
Richtig verabschieden
Wie der Anfang zählt auch das Ende einer formellen E-Mail. Bevor Sie auf Senden klicken, nehmen Sie sich einen Moment, um sich beim Empfänger für seine Aufmerksamkeit zu bedanken. Eine allgemeine formelle E-Mail schließen Sie mit Mit freundlichen Grüßen oder Freundliche Grüße. Wenn Sie jemandem antworten, der Ihnen bei einem Problem geholfen hat, können Sie Vielen Dank für Ihre Zeit. ergänzen. Erfordert Ihre Nachricht dagegen eine Reaktion, wählen Sie Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Nach der Grußformel steht kein Komma, und Abkürzungen wie MfG wirken in formellen E-Mails nachlässig. Vergessen Sie Ihre Signatur nicht: Formelle E-Mails sollten eine formelle Signatur mit Ihrem Namen, Ihrer Position im Unternehmen und Ihren Kontaktdaten enthalten, falls der Empfänger Sie später erreichen möchte.
Drag · mit Varley
Das Postfach, in dem Ihr Team und Varley zusammenarbeiten
Gemeinsames Postfach und Live-Chat für Teams mit Gmail, mit Varley, der KI von Drag, inklusive ab 18 US$. Dazu ein MCP-Server, den Ihre eigenen KI-Tools nutzen können.
6 Vorlagen für formelle E-Mails, die Sie brauchen könnten
1) Akquise-E-Mail mit Verkaufsangebot
„Sehr geehrte Frau [Nachname],
mein Name ist [Ihr Name] von [Firmenname]. Wir haben uns auf [Fachgebiet/Leitmotiv] spezialisiert und würden Ihnen gern zeigen, wie [Produkt/Dienstleistung] [Unternehmen der Empfängerin] beim Wachstum unterstützen kann.
[Produkt/Dienstleistung] wurde entwickelt, um [Problem] mit [Ressourcen] zu lösen. Unsere Kunden berichten zum Beispiel von Ergebnissen wie [Beispielergebnisse].
Wenn es Ihnen passt, würden wir gern in der kommenden Woche ein kurzes Telefonat oder einen Termin vereinbaren, um Ihnen die Funktionsweise von [Produkt/Dienstleistung] vorzustellen und zu besprechen, wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit aussehen könnte.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen“
2) Kündigung des Arbeitsverhältnisses
„Sehr geehrter Herr [Nachname],
hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis als [Position] bei [Firmenname] zum [Datum].
Ich bin dankbar für die Zeit und die Kontakte bei [Firmenname]. Mit der Unterstützung meines Teams und meiner Vorgesetzten konnte ich mich hier beruflich wie persönlich weiterentwickeln.
Damit der Übergang reibungslos verläuft, schließe ich meine offenen Aufgaben bis zum [Datum] ab und unterstütze gern bei der Einarbeitung meiner Nachfolge. Falls ich darüber hinaus etwas beitragen kann, sprechen Sie mich bitte an.
Nochmals vielen Dank für die Möglichkeit, Teil von [Firmenname] zu sein.
Mit freundlichen Grüßen“
3) Anschreiben für eine Bewerbung
„Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als [Position] bei [Firmenname]. Mit [X Jahren] Erfahrung im Bereich [Fachgebiet] kann ich viel zu Ihrem Team beitragen.
In meiner letzten Position als [Position] bei [früheres Unternehmen] habe ich unter anderem [Liste der Beiträge] verantwortet. Im Lauf meiner Karriere habe ich zudem wichtige Fähigkeiten entwickelt, darunter:
[Liste der Fähigkeiten mit Bezug zur Stelle]
[Mission/Marktposition des Unternehmens] passt sehr gut zu meinem weiteren Berufsweg, denn mir liegt daran, hervorragende Ergebnisse zu liefern und im Team zu arbeiten. Meinen Lebenslauf mit weiteren Details zu meinem Werdegang und seinem Bezug zu dieser Stelle finden Sie im Anhang.
Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen“
4) Einladung zu einer Geschäftsveranstaltung
„Guten Tag,
im Namen von [Unternehmen] lade ich Sie herzlich zu [Name der Veranstaltung] ein. Die Veranstaltung findet am [Datum] in [Veranstaltungsort] statt. Im Mittelpunkt stehen [Schlagworte zur Veranstaltung].
Wir bei [Unternehmen] sehen darin eine ausgezeichnete Gelegenheit, voneinander zu lernen, wichtige Themen unserer Branche zu diskutieren und Ideen für die Zukunft von [Branche des Unternehmens] auszutauschen. Wir würden uns sehr freuen, Sie als geschätzten [Kunden/Partner] begrüßen zu dürfen.
Die ausführliche Tagesordnung und die Informationen zur Anmeldung finden Sie im Anhang. Bitte melden Sie sich bis zum [Datum] über [Anmeldelink] an.
Wir freuen uns darauf, Sie bei [Name der Veranstaltung] zu begrüßen und Erkenntnisse zu teilen, die unsere Branche voranbringen.
Freundliche Grüße“
5) Bitte um ein Empfehlungsschreiben
„Sehr geehrte Frau [Nachname],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wende mich mit der Frage an Sie, ob Sie bereit wären, mir ein Empfehlungsschreiben für [Zweck des Schreibens] auszustellen.
Durch unsere Zusammenarbeit bei [Projekt/Organisation] könnten Sie meiner Einschätzung nach einen aussagekräftigen Eindruck von meinen Stärken, Fähigkeiten und meiner Arbeitsweise vermitteln.
Die Frist für die Einreichung ist der [Datum]. Wenn das in Ihren Zeitplan passt und Sie bereit sind, mich zu empfehlen, sende ich Ihnen gern weitere Details zu.
Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich freue mich darauf, das Weitere mit Ihnen zu besprechen.“
6) Berufliche Vorstellung
„Sehr geehrter Herr [Nachname],
mein Name ist [Ihr Name], und ich bin derzeit als [Position] bei [Firmenname] tätig. Ich interessiere mich für eine Tätigkeit im Bereich [Fachgebiet] und bin dabei auf Ihre Arbeit aufmerksam geworden.
Gern würde ich mich mit Ihnen über [Anliegen] austauschen. Meine Laufbahn im Bereich [Bereich] könnte enorm von Ihrer Expertise in [Fachgebiet des Empfängers] profitieren. Zugleich sehe ich wertvolle Möglichkeiten, voneinander zu lernen und über aktuelle Entwicklungen in unserer Branche zu sprechen.
Wenn es Ihre Zeit erlaubt, würde ich mich über ein Gespräch sehr freuen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Interesse haben und welcher Termin Ihnen am besten passt.
Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen“
Wie Drag Ihnen bei formellen E-Mails hilft
Natürlich ist das Schreiben formeller E-Mails für alle wichtig, besonders für Berufstätige, die ihre Karriere voranbringen möchten. Effiziente, prägnante und höfliche Kommunikation ist im Arbeitsalltag entscheidend. Ob Sie an Kunden, Lieferanten, Vorgesetzte oder Teammitglieder schreiben, in der eigenen Abteilung oder darüber hinaus: Zu wissen, wie und wann Sie Ihre Nachrichten übermitteln, macht einen großen Unterschied. Mit den richtigen Werkzeugen wird das deutlich einfacher. Eine Sammlung formeller E-Mail-Vorlagen zu pflegen und für jeden Kontakt anzupassen, mag funktionieren. Wenn Sie aber viele E-Mails schreiben, brauchen Sie womöglich eine bessere Lösung. Eine Plattform für gemeinsame Postfächer wie Drag ist ein flexibler Weg, Ihre Arbeit mit E-Mails zu verbessern, auch bei formellen E-Mails. Mit Drag machen Sie aus einer einfachen Liste neuer Nachrichten ein gemeinsames Postfach für Gmail. Der wichtigste Unterschied: Ihre E-Mails sind nicht mehr nur E-Mails, sondern Aufgabenkarten, denen Sie Dateien, Fristen, E-Mail-Notizen und vieles mehr hinzufügen können. Wenn Sie eine neue Nachricht oder Antwort entwerfen, haben Sie also alle relevanten Informationen zur Hand. Das macht für Konzentration und Produktivität einen großen Unterschied, besonders für alle, deren Arbeitstag stark von E-Mails geprägt ist.
Doch Praktikabilität ist nicht der einzige Vorteil, wenn Sie formelle E-Mails in einem gemeinsamen Postfach schreiben. Solche Tools sind für ihre Funktionen zur Zusammenarbeit bekannt, und die sind entscheidend, wenn Sie mit anderen im Team arbeiten.
Gemeinsame Entwürfe
Wenn Sie formelle E-Mails im Namen eines Unternehmens schreiben, etwa B2B-Verkaufsangebote oder Stornierungs-E-Mails, wenn Bestellungen nicht ausgeführt werden können, brauchen Sie eine einheitliche Sprache und einen festen Informationsstand. Gemeinsame Entwürfe sorgen dafür, dass alle im Team wissen, was sie in formellen E-Mails sagen können (und was nicht).
Nutzer, die Sie zu Ihrem gemeinsamen Postfach hinzufügen, können E-Mails an die Teamadresse sehen, verwalten und beantworten. Deshalb ist es wichtig, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor jemand auf Senden klickt. Drag stellt das mit internen Entwürfen und einem Live-Chat zu jeder Aufgabe sicher. Außerdem werden Nutzer dank unserer Kollisionserkennung benachrichtigt, wenn jemand anderes bereits auf eine E-Mail geantwortet hat: keine doppelten Nachrichten und keine verwirrenden Unterhaltungen mehr.
Gemeinsame Vorlagen
Formelle E-Mails zu schreiben ist oft eine Aufgabe, die sich ständig wiederholt. Deshalb bietet Drag eine Möglichkeit, Vorlagen für häufige Unterhaltungen zu speichern und zu kategorisieren: gemeinsame Vorlagen. Sie schreiben einfach Textbausteine für Situationen wie E-Mails mit Rechnungen, Networking, Terminanfragen und so weiter und speichern sie in eigenen Ordnern in Ihrem gemeinsamen Postfach.
Lena SchneiderAlle Nutzer Ihres gemeinsamen Postfachs haben so einfachen Zugriff auf Ihren gesamten Katalog formeller E-Mail-Vorlagen. Das sorgt für Einheitlichkeit im ganzen Team und stärkt Ihre Kommunikation insgesamt. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre E-Mails zudem noch stärker personalisieren. Wenn Sie zum Beispiel formelle E-Mails für Verkaufsangebote schreiben, können Sie Kundendaten aus Ihrem Gmail-CRM nutzen, um die Vorlage direkt auf die Bedürfnisse des Kunden zuzuschneiden.
Häufig gestellte Fragen zur formellen E-Mail
Wie beginne ich eine formelle E-Mail?
Bleiben Sie schlicht: Sehr geehrte Frau [Nachname], Sehr geehrter Herr [Nachname] oder, bei einer Gruppe, Guten Tag. Kennen Sie den Empfänger nicht, schreiben Sie Sehr geehrte Damen und Herren. Verwenden Sie kein Hi oder Hey und verzichten Sie auf Spitznamen, Emojis und andere informelle Anreden.
Wie beende ich eine formelle E-Mail?
Beenden Sie formelle E-Mails mit Dank und Respekt. Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße, Vielen Dank für Ihre Zeit und Beste Grüße sind gute Optionen.
Sollte ich Vorlagen für formelle E-Mails anlegen?
Um das Schreiben formeller E-Mails zu erleichtern, können Sie Tools für gemeinsame Postfächer wie DragApp nutzen und dort Ordner mit E-Mail-Vorlagen anlegen.
Mitgründerin
Mitgründerin von Drag. Schreibt über Google Workspace, gemeinsame Postfächer und darüber, wie Teams E-Mail wirklich nutzen.
