Email formale: come scriverla, esempi e 6 modelli

Scrivere un'email formale è una parte fondamentale della comunicazione professionale. Che tu stia scrivendo a un nuovo contatto professionale o che tu debba rassegnare le dimissioni, è essenziale scrivere un'email chiara e rispettosa. Eppure, quando si tratta di scrivere questi messaggi, quasi tutti i professionisti hanno qualche dubbio. Per questo, in questo articolo vediamo che cos'è un'email formale, quando serve e come scriverne una ben fatta, con le regole da seguire. Trovi anche alcuni modelli da cui partire.

Che cos'è un'email formale?

Un'email formale è un tipo di comunicazione usato spesso in ambito lavorativo. Richiede un tono chiaro e rispettoso, con attenzione alla struttura e ai dettagli, ma senza complicazioni. Un'email formale contiene un saluto cortese, un corpo del testo breve con tutte le informazioni di contesto e una chiusura formale. Quando scrivi un'email formale, evita il linguaggio colloquiale e informale. Punta invece su professionalità, chiarezza e una grammatica corretta.

Quando serve un'email formale?

Le email formali servono di solito quando chiedi o offri informazioni, ti candidi per un lavoro, rassegni le dimissioni, segui una trattativa o presenti una proposta commerciale. Il linguaggio è neutro e rispettoso. L'email formale va calibrata sul rapporto specifico tra mittente e destinatario: se è una conversazione interna al team, puoi aggiungere più dettagli; se è un'email commerciale a un contatto che non conosci, mantienila essenziale.

Proposte commerciali

Uno dei casi in cui le email formali sono utili è l'avvio di una proposta commerciale. Spesso i team di vendita scrivono a freddo a potenziali clienti per proporre prodotti e servizi. In questi casi è importante che l'email sia abbastanza formale da trasmettere professionalità e dimostrare che la tua azienda è affidabile e coerente.

Networking e ricerca di lavoro

Un'altra situazione in cui potresti dover scrivere un'email formale è quando stai costruendo il tuo percorso di carriera. Chi vuole entrare in contatto con esperti del proprio settore, per puntare a una promozione o a un cambio di carriera, deve trovare mentori e colleghi che sostengano la sua crescita. Un'email formale di presentazione può aiutarti a costruire relazioni professionali migliori. Un esempio di email formale è la lettera di presentazione che accompagna il curriculum. In questo caso, chi scrive descrive al responsabile della selezione la propria esperienza e il motivo per cui sarebbe adatto all'azienda, quindi deve scrivere un messaggio formale e conciso con tutte le informazioni rilevanti.

Rapporti di lavoro e dimissioni

Anche all'interno di un'azienda le email formali sono frequenti. Per esempio, se scrivi al tuo responsabile o al direttore per aggiornarlo sull'avanzamento di un progetto, ti serve un messaggio formale e rispettoso. Lo stesso vale per una richiesta di ferie o una segnalazione sulle risorse inviata alle Risorse Umane. Quando un dipendente lascia il proprio incarico, un'email formale può servire anche come documentazione. In questo messaggio dovrebbe indicare l'ultimo giorno di lavoro, le attività che saranno completate entro quella data e le altre informazioni sul periodo di passaggio di consegne.

Eventi e inviti

Quando inviti persone a eventi di lavoro, come riunioni, conferenze o ritiri aziendali, potresti dover scrivere più email formali. Questi messaggi indicano al destinatario lo scopo dell'incontro, il programma, l'orario, la data e il luogo. Così può organizzarsi per partecipare in base ai propri impegni e contribuire alle discussioni in modo adeguato.

Regole per scrivere un'email formale

Ci sono alcune buone pratiche da tenere a mente quando scrivi un'email formale, soprattutto a un destinatario che non conosci. Lingua, tono e cortesia possono trasformare un messaggio qualunque in uno che resta impresso, quindi fai attenzione alle frasi tipiche delle email di lavoro che rendono il tuo messaggio chiaro e professionale.

Apri con cortesia

È importante rivolgersi alla persona o all'autorità giusta. Se scrivi un'email formale al responsabile del tuo team o al direttore dell'azienda, per esempio, devi rivolgerti a lui in modo formale ma diretto. Scrivi Gentile [Nome e cognome del destinatario], oppure Gentile Dott. / Gentile Dott.ssa [Cognome] se usa un titolo, a seconda di come preferisce essere chiamato. In italiano, poi, un'email formale si scrive dando del Lei, non del tu. A volte, però, il destinatario non è noto. Se scrivi a un intero reparto di un tuo fornitore, per esempio, puoi aprire l'email con Gentile Responsabile [Reparto], con Spett.le [Nome dell'azienda] oppure con Alla cortese attenzione dell'Ufficio [Reparto]. Se invece scrivi email formali generiche e impersonali a un gruppo di persone, per esempio per invitarle a un evento, può bastare un Gentilissimi o un Buongiorno. Evita i saluti informali come Ciao o Ehi. E non usare soprannomi o diminutivi nelle email formali.

Sii breve

Leggere e rispondere alle email richiede tempo, quindi è fondamentale non dilungarsi in un'email formale. Di solito si usa per messaggi informativi, quindi non servono dettagli superflui. Limitati a uno o due paragrafi.

Inserisci tutti i dettagli necessari

Detto questo, non saltare la rilettura e includi tutte le informazioni rilevanti. Un'email formale deve essere concisa, ma anche completa. Se scrivi alle Risorse Umane della tua azienda per chiedere un periodo di ferie, per esempio, indica le date nel corpo del testo, così eviti scambi inutili per recuperare l'informazione.

Chiudi nel modo giusto

Come l'apertura, anche la chiusura di un'email formale conta. Prima di premere invio, prenditi un momento per rivolgerti al destinatario e ringraziarlo per l'attenzione. Se è un'email formale generica, puoi chiudere con Cordiali saluti o Distinti saluti. Se rispondi a qualcuno che ti ha aiutato a risolvere un problema, puoi aggiungere La ringrazio per la disponibilità. Se invece il tuo messaggio richiede la sua attenzione, scegli In attesa di un Suo cortese riscontro. Non dimenticare la firma. Le email formali dovrebbero includere una firma professionale con il tuo nome, il tuo ruolo in azienda e i tuoi recapiti, nel caso in cui il destinatario voglia contattarti in seguito.

6 modelli di email formale che potrebbero servirti

1) Proposta commerciale

«Gentile [Nome del destinatario],

mi chiamo [Nome del mittente] e lavoro per [Nome dell'azienda]. Ci occupiamo di [Competenza/Missione] e vorremmo avere l'occasione di illustrarLe come [Prodotto/servizio] può aiutare [Azienda del destinatario] a crescere.

[Prodotto/servizio] è stato sviluppato per risolvere [Problema] grazie a [Risorse]. Tra i risultati ottenuti dai nostri clienti ci sono [Esempi di risultati].

Se possibile, vorremmo fissare una breve telefonata o un incontro la prossima settimana per spiegarLe nel dettaglio come funziona [Prodotto/servizio] e come potrebbe nascere un'ottima collaborazione.

La ringrazio per il tempo e l'attenzione. Resto in attesa di un Suo riscontro.

Cordiali saluti,»

2) Lettera di dimissioni

«Gentile [Nome del responsabile],

con la presente desidero comunicarLe formalmente le mie dimissioni dal ruolo di [Ruolo] presso [Nome dell'azienda], con decorrenza dal [Data].

Sono grato/a per il tempo trascorso e per le relazioni costruite in [Nome dell'azienda], che mi ha offerto opportunità di crescita professionale e personale, con il giusto sostegno del mio team e dei miei responsabili.

Per garantire un passaggio di consegne senza intoppi, completerò le attività in corso entro il [Data] e mi rendo disponibile per la formazione di chi prenderà il mio posto. Se c'è qualcos'altro che può agevolare il processo, non esiti a farmelo sapere.

La ringrazio ancora per l'opportunità di far parte di [Nome dell'azienda].

Distinti saluti,»

3) Lettera di presentazione

«Gentile Responsabile della selezione,

Le scrivo per candidarmi alla posizione di [Ruolo] presso [Nome dell'azienda]. I miei [X anni di] esperienza in [Area di competenza] fanno di me un candidato con molto da offrire al team.

Nel mio ultimo ruolo di [Ruolo] presso [Azienda precedente], ho contribuito con [Elenco dei contributi]. Nel corso della mia carriera ho inoltre sviluppato competenze importanti, tra cui:

[Elenco delle competenze legate alla posizione]

Credo che [Missione o ruolo dell'azienda sul mercato] sia in linea con il mio percorso professionale, perché sono determinato/a a ottenere risultati eccellenti e a lavorare in squadra. In allegato trova il mio curriculum, con maggiori dettagli sul mio percorso e sulla sua attinenza con questa posizione.

La ringrazio per l'attenzione che vorrà dedicare alla mia candidatura. Resto in attesa di un Suo cortese riscontro.

Cordiali saluti,»

4) Invito a un evento aziendale

«Gentilissimi,

a nome di [Azienda], ho il piacere di invitarvi a [Nome dell'evento]. L'evento si terrà il [Data] presso [Sede]. I temi al centro dell'incontro saranno [Parole chiave legate all'evento].

In [Azienda] crediamo che sia un'ottima occasione per approfondire e discutere temi importanti per il nostro settore e scambiare idee sul futuro di [Settore dell'azienda]. Saremmo lieti della vostra presenza in qualità di [Clienti/Partner] di valore.

In allegato trovate il programma dettagliato e le informazioni per la registrazione. Vi preghiamo di confermare la vostra partecipazione entro il [Data] tramite [Link per la conferma].

Saremo lieti di accogliervi a [Nome dell'evento] e di condividere idee che facciano crescere il nostro settore.

Cordiali saluti,»

5) Richiesta di una lettera di referenze

«Gentile [Nome del destinatario],

spero che stia bene. Le scrivo per chiederLe se sarebbe disposto/a a scrivere una lettera di referenze a mio favore per [Scopo della lettera].

Considerando il lavoro svolto insieme su [Progetto/Organizzazione], credo che il Suo punto di vista possa offrire indicazioni utili sui miei punti di forza, sulle mie competenze e sul mio approccio al lavoro.

La scadenza per l'invio è il [Data]. Se i Suoi impegni lo consentono e se è disponibile a fornire una referenza, sarò felice di darLe tutti i dettagli aggiuntivi.

La ringrazio per il tempo che vorrà dedicarmi e resto a disposizione per parlarne.»

6) Presentazione professionale

«Gentile [Nome del destinatario],

mi chiamo [Il tuo nome] e attualmente ricopro il ruolo di [Ruolo] presso [Nome dell'azienda]. Sono interessato/a a lavorare nell'ambito di [Area specifica] e ho avuto modo di conoscere il Suo lavoro.

Mi piacerebbe entrare in contatto con Lei per parlare di [Obiettivo]. La mia carriera in [Ambito] potrebbe trarre grande beneficio dalla Sua esperienza in [Ambito del destinatario]. Ci sarebbero preziose occasioni di confronto reciproco e di discussione sulle tendenze attuali del nostro settore.

Sarei lieto/a di fissare un incontro, se è disponibile. Mi faccia sapere se è interessato/a e quali giorni e orari sono più comodi per Lei.

La ringrazio per l'attenzione e resto in attesa di un Suo riscontro.

Distinti saluti,»

Perché Drag ti aiuta con le email formali

Scrivere email formali è fondamentale per chiunque, soprattutto per i professionisti che vogliono costruire un buon percorso di carriera. In un contesto di lavoro, una comunicazione efficiente, concisa e cortese fa la differenza. Che tu scriva a clienti, fornitori, responsabili o colleghi, del tuo reparto o di altri, sapere come e quando recapitare i tuoi messaggi cambia molto le cose. Detto questo, il processo è molto più semplice con gli strumenti giusti. Tenere un archivio di modelli di email formali e adattarli a ogni contatto può funzionare, ma se scrivi molte email potresti aver bisogno di una soluzione migliore. Una piattaforma di casella di posta condivisa come Drag è un metodo flessibile che migliora il modo in cui gestisci le email, comprese quelle formali. Con Drag puoi trasformare un semplice elenco di nuovi messaggi nella casella di posta condivisa per Gmail ideale. La differenza principale è che le tue email non sono più solo email: diventano schede attività a cui puoi aggiungere file, scadenze, note sulle email e molto altro. Così, quando scrivi un nuovo messaggio o una risposta, hai a disposizione tutte le informazioni rilevanti. Questo fa una grande differenza in termini di concentrazione e produttività, soprattutto per chi passa gran parte della giornata sulle email.

Ma la praticità non è l'unico vantaggio di scrivere email formali da una casella di posta condivisa. Questo tipo di strumento è noto per le sue funzioni di collaborazione, fondamentali quando lavori insieme ad altri membri del team.

Bozze condivise

Se scrivi email formali a nome di un'azienda, per esempio proposte commerciali B2B o email di disdetta quando un ordine non può essere evaso, ti servono un linguaggio coerente e un insieme di informazioni condiviso. Le bozze condivise sono un ottimo modo per assicurarti che tutto il team sappia cosa può (e cosa non può) dire quando scrive email formali.

Gli utenti aggiunti alla tua casella di posta condivisa possono vedere, gestire e rispondere alle email inviate all'indirizzo del team. Per questo è importante che tutti siano allineati prima di premere invio. Drag lo garantisce con bozze interne e una chat in tempo reale su ogni attività. Inoltre, con il nostro strumento di rilevamento delle collisioni, gli utenti ricevono un avviso se qualcun altro ha già risposto a un'email: niente più messaggi doppi e conversazioni confuse.

Modelli condivisi

Scrivere email formali può essere ripetitivo, ed è per questo che Drag offre un modo per archiviare e organizzare i modelli in base alle conversazioni che hai più spesso: i modelli condivisi. Ti basta scrivere risposte predefinite per situazioni come le email di invio fattura, il networking, le richieste di incontro e così via. Poi salvale in apposite cartelle della tua casella di posta condivisa.

Gli utenti della tua casella di posta condivisa avranno accesso facilmente all'intero catalogo di modelli di email formali. Questo significa coerenza e uniformità in tutto il team, e una strategia di comunicazione complessivamente più solida. Puoi anche usare i campi personalizzati per personalizzare ancora di più le tue email. Per esempio, quando scrivi email formali per una proposta commerciale, puoi usare i dati sui clienti salvati nel tuo CRM per Gmail per adattare il modello direttamente alle loro esigenze.

Domande frequenti sull'email formale

Come si saluta in un'email formale?

Resta sul semplice con Gentile [Nome della persona o ruolo] oppure, per un gruppo, con Gentilissimi o Buongiorno. Se non conosci il destinatario, puoi usare Alla cortese attenzione di [Ufficio o ruolo] o Spett.le [Nome dell'azienda]. Non usare Ciao o Ehi ed evita soprannomi, emoji e altri saluti informali.

Come si chiude un'email formale?

Chiudi le tue email formali con gratitudine e rispetto. Cordiali saluti, Distinti saluti, La ringrazio per la disponibilità e In attesa di un Suo cortese riscontro sono buone opzioni.

Conviene tenere dei modelli di email formale?

Per scrivere le email formali più facilmente, puoi usare strumenti di casella di posta condivisa come DragApp per tenere i modelli di email organizzati in cartelle.