Formule d'appel, formule de politesse, longueur, signature : les règles du mail formel en français, et 6 modèles à adapter pour le travail et l'emploi.
Sommaire
Savoir écrire un mail formel fait partie des bases de la communication professionnelle. Que vous contactiez une personne rencontrée dans votre réseau ou que vous annonciez votre démission, votre message doit être clair et respectueux. Pourtant, au moment de rédiger, la plupart des professionnels ont quelques doutes. C'est pourquoi nous voyons dans cet article ce qu'est un mail formel, quand il s'impose et comment bien l'écrire. Vous trouverez aussi plusieurs exemples de mail formel sur lesquels vous appuyer.
Qu'est-ce qu'un mail formel ?
Un mail formel est un type de message couramment utilisé dans un cadre professionnel. Il demande un ton clair et respectueux, une attention particulière à la structure et aux détails, tout en restant simple. Un mail formel comprend une formule d'appel polie, un texte court qui contient toutes les informations utiles, et une formule de politesse soignée. Quand vous rédigez un mail formel, évitez le langage familier et les tournures relâchées. Misez plutôt sur le professionnalisme, la clarté et une grammaire irréprochable.
Quand faut-il écrire un mail formel ?
Le mail formel s'impose généralement pour demander ou transmettre des informations, postuler à un emploi, démissionner, relancer une affaire en cours ou présenter une proposition commerciale. Le ton est neutre et respectueux. Le mail formel doit aussi s'adapter à la relation entre l'expéditeur et le destinataire : s'il s'agit d'un échange interne au sein d'une équipe, vous pouvez entrer davantage dans les détails, mais s'il s'agit d'un e-mail de prospection adressé à un contact que vous ne connaissez pas, restez simple.
Prospection commerciale
La prospection commerciale fait partie des cas où le mail formel est utile. Les équipes commerciales envoient souvent des e-mails à froid à des clients potentiels pour leur présenter leurs produits et services. Votre e-mail doit alors être suffisamment formel pour refléter votre professionnalisme et montrer que votre entreprise est fiable et cohérente.
Réseau professionnel et recherche d'emploi
Vous aurez aussi besoin d'écrire des mails formels pour construire votre parcours professionnel. Que vous visiez une promotion ou une reconversion, développer votre réseau auprès d'experts de votre secteur suppose de trouver des mentors et des pairs qui vous aident à progresser. Un mail de présentation formel peut vous aider à nouer de meilleures relations professionnelles. La lettre de motivation est un autre exemple de mail formel : le candidat y présente au responsable du recrutement son expérience et ce qui le rend adapté au poste, en un message formel et concis qui contient toutes les informations utiles.
Vie en entreprise et démission
Au sein même d'une entreprise, les mails formels sont fréquents. Écrire à votre responsable d'équipe ou à votre directeur pour faire le point sur l'avancement d'un projet, par exemple, demande un message formel et respectueux. C'est aussi le cas quand vous adressez aux RH une demande de congés ou que vous leur signalez un besoin de ressources. Lorsqu'un salarié démissionne, le mail formel peut servir de trace écrite. Il y précise sa date de départ, les tâches qui seront terminées d'ici là et toute autre information utile sur la période de transition.
Événements et invitations
Lorsque vous invitez des personnes à des événements professionnels, comme des réunions, des conférences ou des séminaires, vous aurez parfois plusieurs mails formels à écrire. Ces messages indiquent au destinataire l'objet de l'événement, le programme, la date, l'heure et le lieu. Il peut ainsi s'organiser pour venir selon ses disponibilités et préparer sa contribution aux échanges.
Les règles d'un bon mail formel
Gardez quelques bonnes pratiques en tête quand vous écrivez un mail formel, surtout à un destinataire que vous ne connaissez pas. Le vocabulaire, le ton et la politesse peuvent transformer un message ordinaire en un message qui marque : choisissez donc des formules professionnelles qui rendent votre propos clair.
Commencez poliment
Il est important de vous adresser à la bonne personne, avec la bonne formule. Si vous écrivez un mail formel au responsable de votre équipe ou au directeur de votre entreprise, par exemple, adressez-vous à lui de façon formelle, mais directe. Dans la plupart des e-mails professionnels, Bonjour Madame [Nom], ou Bonjour Monsieur [Nom], convient ; dans un e-mail très formel, écrivez simplement Madame, ou Monsieur, (avec le titre de la personne si elle en a un : Madame la Directrice,), et respectez la forme qu'elle préfère. Réservez Chère Madame, ou Cher Monsieur, aux personnes que vous connaissez déjà. Il arrive toutefois que vous ne connaissiez pas le destinataire. Si vous écrivez à tout un service chez votre fournisseur, par exemple, commencez par Madame, Monsieur, : c'est la formule consacrée quand on ignore qui lira le message. Si, en revanche, vous envoyez un mail formel général et impersonnel à un groupe de personnes, par exemple pour les inviter à un événement, un simple Bonjour, peut suffire. Évitez les formules familières comme Salut ou Coucou, et n'appelez pas vos interlocuteurs par leur surnom dans un mail formel.
Soyez bref
Lire un e-mail et y répondre prend du temps : ne faites donc pas trop long. Le mail formel sert le plus souvent à transmettre une information, et les détails superflus n'y ont pas leur place. Limitez-vous à un ou deux paragraphes.
Donnez toutes les informations nécessaires
Cela dit, relisez-vous et n'oubliez aucune information utile. Un mail formel doit être concis, mais aussi complet. Si vous écrivez aux RH de votre entreprise pour demander des congés, par exemple, indiquez les dates dans le corps du message pour éviter les allers-retours.
Soignez la formule de politesse
Comme le début, la fin d'un mail formel compte. Avant de cliquer sur Envoyer, prenez un instant pour remercier votre destinataire de son attention. Pour un mail formel courant, terminez par Cordialement ou Bien cordialement. Pour les courriers les plus formels, comme une démission ou une candidature, utilisez la formule complète : Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Si vous répondez à quelqu'un qui vous a aidé à régler un problème, vous pouvez ajouter Je vous remercie pour le temps que vous m'avez consacré. Si, en revanche, votre message appelle une réponse, optez pour Dans l'attente de votre retour. N'oubliez pas votre signature. Un mail formel se termine par une signature professionnelle avec votre nom, votre fonction et vos coordonnées, au cas où le destinataire voudrait vous recontacter.
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6 modèles de mail formel dont vous pourriez avoir besoin
1) Prospection commerciale
« Bonjour [Madame/Monsieur] [Nom du destinataire],
Je me permets de vous contacter : je m'appelle [Votre nom] et je travaille chez [Nom de l'entreprise]. Nous sommes spécialisés dans [Expertise/Signature de l'entreprise], et j'aimerais vous présenter comment [Produit/service] peut aider [Entreprise du destinataire] à se développer.
[Produit/service] a été conçu pour résoudre [Problème] grâce à [Ressources]. Nos clients nous font notamment part de résultats tels que [Exemples de résultats].
Si vous en êtes d'accord, je vous propose un court échange téléphonique ou un rendez-vous la semaine prochaine pour vous présenter en détail le fonctionnement de [Produit/service] et voir comment nous pourrions travailler ensemble.
Je vous remercie pour votre temps et l'attention portée à ce message, et reste dans l'attente de votre retour.
Bien cordialement, »
2) Démission
« [Madame/Monsieur],
Je vous informe par la présente de ma décision de démissionner de mon poste de [Intitulé du poste] au sein de [Nom de l'entreprise], à compter du [Date].
Je suis reconnaissant(e) pour le temps passé chez [Nom de l'entreprise] et pour les relations que j'y ai nouées : j'y ai trouvé des occasions d'évoluer sur le plan professionnel comme personnel, avec le soutien de mon équipe et de mes responsables.
Pour assurer une transition sans accroc, je terminerai mes tâches en cours d'ici le [Date] et participerai volontiers à la formation de la personne qui me remplacera. N'hésitez pas à me faire savoir si je peux faire autre chose pour faciliter ce passage de relais.
Je vous remercie encore de m'avoir permis de faire partie de [Nom de l'entreprise].
Je vous prie d'agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées. »
3) Lettre de motivation
« Madame, Monsieur,
Je vous adresse ma candidature au poste de [Intitulé du poste] au sein de [Nom de l'entreprise]. Fort(e) de [X années] d'expérience en [Domaine d'expertise], je suis convaincu(e) de pouvoir apporter beaucoup à votre équipe.
Dans mon dernier poste de [Intitulé du poste] chez [Entreprise précédente], j'ai notamment [Liste de réalisations]. Au cours de ma carrière, j'ai également développé des compétences essentielles, telles que :
[Liste de compétences liées au poste]
[Mission/Positionnement de l'entreprise] correspond pleinement à mon projet professionnel : j'ai à cœur d'obtenir d'excellents résultats et de faire vivre l'esprit d'équipe. Vous trouverez ci-joint mon CV, qui détaille mon parcours et son lien avec ce poste.
Je vous remercie de l'attention que vous porterez à ma candidature. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »
4) Invitation à un événement professionnel
« Madame, Monsieur,
Au nom de [Entreprise], j'ai le plaisir de vous inviter à [Nom de l'événement], qui se tiendra le [Date] à [Lieu]. Cette édition sera consacrée à [Thèmes de l'événement].
Chez [Entreprise], nous sommes convaincus que ce sera une excellente occasion d'apprendre, d'échanger sur les grands sujets de notre secteur et de partager des idées pour l'avenir de [Secteur de l'entreprise]. Nous serions honorés de vous compter parmi nous, en tant que [client/partenaire] privilégié.
Vous trouverez ci-joint le programme détaillé et les modalités d'inscription. Merci de confirmer votre présence avant le [Date] via [Lien d'inscription].
Au plaisir de vous accueillir à [Nom de l'événement] pour partager ensemble des idées qui font avancer notre secteur.
Bien cordialement, »
5) Demande de lettre de recommandation
« Bonjour [Madame/Monsieur] [Nom du destinataire],
J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous écrire pour vous demander si vous accepteriez de rédiger une lettre de recommandation à mon sujet, dans le cadre de [Objet de la lettre].
Ayant travaillé avec vous sur [Projet/Organisation], je pense que votre regard pourrait apporter un éclairage précieux sur mes points forts, mes compétences et mon sérieux au travail.
La lettre doit être remise avant le [Date]. Si votre emploi du temps le permet et que vous acceptez, je vous transmettrai volontiers toutes les informations complémentaires.
Je vous remercie pour votre temps et serais ravi(e) d'en discuter avec vous.
Bien cordialement, »
6) Mail de présentation professionnelle
« Bonjour [Madame/Monsieur] [Nom du destinataire],
Je m'appelle [Votre nom] et j'occupe actuellement le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Je m'intéresse de près à [Domaine précis] et c'est ainsi que j'ai découvert vos travaux.
J'aimerais échanger avec vous au sujet de [Objectif]. Votre expertise en [Domaine du destinataire] serait précieuse pour mon parcours en [Domaine], et ces échanges pourraient être enrichissants pour nous deux, notamment sur les tendances actuelles de notre secteur.
Si vous êtes disponible, je serais ravi(e) de convenir d'un rendez-vous. N'hésitez pas à me dire si cela vous intéresse, et à m'indiquer la date et l'heure qui vous conviendraient le mieux.
Je vous remercie pour votre temps et reste dans l'attente de votre retour.
Cordialement, »
Pourquoi Drag vous aide à écrire vos mails formels
Bien sûr, savoir écrire un mail formel est essentiel pour tout le monde, et plus encore pour les professionnels qui veulent faire évoluer leur carrière. Une communication efficace, concise et polie est un atout majeur dans le monde du travail. Que vous écriviez à des clients, à des fournisseurs, à vos responsables ou à des collègues, dans votre service ou en dehors, savoir comment et quand transmettre vos messages fait toute la différence. Encore faut-il disposer des bons outils. Tenir un recueil de modèles de mail formel et les adapter à chaque contact peut suffire, mais si vous envoyez beaucoup d'e-mails, il vous faudra sans doute une meilleure solution. Une boîte de réception partagée comme Drag est une méthode souple qui améliore votre façon de travailler vos e-mails, mails formels compris. Avec Drag, une simple liste de nouveaux messages devient la boîte de réception partagée idéale pour Gmail. La grande différence : vos e-mails ne sont plus de simples e-mails. Ce sont des cartes de tâches, auxquelles vous pouvez ajouter des fichiers, des échéances, des notes sur les e-mails et bien plus encore. Quand vous rédigez un nouveau message ou une réponse, vous avez donc toutes les informations utiles sous la main. Cela change beaucoup de choses en matière de concentration et de productivité, surtout pour ceux qui traitent un gros volume d'e-mails.
Mais l'aspect pratique n'est pas le seul avantage d'une boîte de réception partagée pour écrire vos mails formels. Ce type d'outil est connu pour ses fonctions de collaboration, essentielles quand vous travaillez avec d'autres membres de votre équipe.
Brouillons partagés
Si vous écrivez des mails formels au nom de votre entreprise, par exemple pour de la prospection B2B ou pour envoyer des mails d'annulation quand une commande ne peut pas être honorée, vous avez besoin d'un discours cohérent et d'un socle d'informations commun. Les brouillons partagés sont un excellent moyen de vous assurer que chacun dans l'équipe sait ce qu'il peut dire (et ne pas dire) dans un mail formel.
Les utilisateurs ajoutés à votre boîte de réception partagée peuvent voir et gérer les e-mails envoyés à l'adresse de l'équipe, et y répondre. Il est donc important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avant de cliquer sur Envoyer. Drag s'en charge avec des brouillons internes et un chat en direct sur chaque tâche. De plus, grâce à notre outil de détection des collisions, les utilisateurs sont avertis si quelqu'un d'autre a déjà répondu à un e-mail : fini les réponses en double et les conversations confuses.
Modèles partagés
Écrire des mails formels peut vite devenir répétitif. C'est pourquoi Drag propose un moyen de stocker et de classer des modèles selon les échanges que vous avez souvent : les modèles partagés. Il vous suffit de rédiger des réponses types pour des situations comme les mails d'envoi de facture, le réseautage, les demandes de rendez-vous, etc. Enregistrez-les ensuite dans des dossiers dédiés de votre boîte de réception partagée.
Camille MartinLes utilisateurs de votre boîte de réception partagée accèdent facilement à tout votre catalogue de modèles de mail formel. Vous gagnez ainsi en cohérence dans toute l'équipe, ce qui renforce votre communication dans son ensemble. Vous pouvez aussi utiliser des champs personnalisés pour personnaliser encore davantage vos e-mails. Par exemple, pour vos mails de prospection, vous pouvez vous servir des données clients enregistrées dans votre CRM pour Gmail afin d'adapter le modèle aux besoins de chaque client.
Questions fréquentes sur le mail formel
Comment dire bonjour dans un mail formel ?
Restez simple : Bonjour, ou Bonjour Madame [Nom], / Bonjour Monsieur [Nom], (avec le titre de la personne si elle en a un : Madame la Directrice,). Si vous ne savez pas qui lira votre message, utilisez la formule Madame, Monsieur, seule. N'écrivez pas Salut ou Coucou, et évitez les surnoms, les emojis et les autres formules familières.
Quelle formule de politesse utiliser à la fin d'un mail formel ?
Terminez votre mail formel sur une note de reconnaissance et de respect. Cordialement, Bien cordialement, Je vous remercie pour votre temps et, pour les courriers les plus formels, Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées sont de bonnes options.
Faut-il garder des modèles de mail formel ?
Pour écrire vos mails formels plus facilement, vous pouvez utiliser une boîte de réception partagée comme DragApp pour ranger vos modèles d'e-mails dans des dossiers.
Cofondatrice
Cofondatrice de Drag. Elle écrit sur Google Workspace, les boîtes de réception partagées et la façon dont les équipes utilisent vraiment l'e-mail.
