VertriebWie CBH Homes jeden Tag 2 Stunden pro Agent spart
90 %
Weniger E-Mails in den einzelnen Postfächern
2 Std.
Eingespart pro Agent und Tag
600
Täglich verwaltete E-Mails
CBH Homes, der führende Hausbauer in Idaho mit 28 Jahren Firmengeschichte, hat den E-Mail-Workflow seines Vertriebsteams grundlegend verändert: Chaotische Google Groups wurden durch die zentralen Kanban-Boards von Drag ersetzt.
CBH Homes wurde vor 28 Jahren gegründet und ist der Bauträger Nr. 1 in Idaho. Das Unternehmen möchte seine Kunden zu begeisterten Fans machen und tut alles dafür, den Kaufprozess einfach, angenehm und unterhaltsam zu gestalten.
Das Vertriebsteam von CBH Homes besteht aus Leistungsträgern, die in einem sehr schnelllebigen Umfeld eine große Zahl von Käufern betreuen und bis zu 600 E-Mails am Tag bewältigen müssen. Das Team ist in drei Vertriebszentren gegliedert, aufgeteilt nach Gebieten rund um das Tal. Jede Person verkauft eigenständig, ist aber oft unterwegs und zeigt Häuser vor Ort, daher ist es wichtig, dass alle Teammitglieder die Käufer in ihrem Gebiet kennen.
Der Großteil ihrer Kommunikation mit Käufern und externen Maklern läuft über E-Mail. Häufige Termine außerhalb des Büros machen es noch schwerer, alle eingehenden Anfragen zu koordinieren und überall einheitlich zu antworten.
Vor Drag organisierte das Team von CBH Homes seine E-Mails und Workflows über eine Reihe von Google Groups mit jeweils fünf bis sieben Teammitgliedern. Dieses Setup brachte jedoch einige Probleme mit sich. Alle Gruppenmitglieder erhielten sämtliche E-Mails in ihren eigenen Posteingängen. Jede Anfrage eines Käufers oder Maklers landete buchstäblich 7-mal in Gmail. Das überfüllte die Posteingänge der Mitarbeitenden und machte es schwerer zu erkennen, welche Anfragen in ihrer Verantwortung lagen.
Die Vertriebsmitarbeiter verbrachten viel Zeit damit, Anfragen durchzugehen und überflüssige Informationen auszusortieren. Das kostete wertvolle Zeit, die sie besser für den Verkauf genutzt hätten. Weil Informationen verstreut und doppelt in verschiedenen Postfächern lagen, fiel es dem Management immer schwerer, den Stand von Anfragen und Aufgaben zu überblicken.
Sie versuchten, eingehende E-Mails mit Gmail-Labels zu organisieren und zu erkennen, wer woran arbeitet. Doch jede Person hatte weiterhin ihren eigenen Posteingang, und es war schwer, teamübergreifend Einheitlichkeit herzustellen. Wenn ein Teammitglied einen Vorgang in seinem Posteingang als „Erledigt“ markierte, sah der Rest des Teams das nicht.
„Drag ist die Workflow-Erweiterung meiner Träume: Gmail + Trello vereint zu organisatorischer Magie!“
Madison Ingraham
Datenverwaltung & IT @ CBH Homes
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Madison Ingraham, Data Admin & IT bei CBH Homes, entdeckte Drag und war sofort begeistert. Ein visuelles Kanban-Layout, ein kollaboratives gemeinsames Postfach, klare Aufgabenzuweisungen und keine doppelten E-Mails, alles direkt in Gmail: Drag schien die perfekte Lösung zu sein.
Zuerst führten sie Drag für ihren Vertriebs-Workflow ein. Seit der Einführung sparen ihre Vertriebsmitarbeiter sofort mindestens 2 Stunden am Tag, während das Management deutlich mehr Einblick in die Pipeline gewonnen hat.
Sie haben ihre Google Groups mit Drag-Boards verbunden, sodass eingehende Anfragen jeder Vertriebsabteilung jetzt an einem zentralen Ort landen statt in den Postfächern aller Einzelnen. Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr mit redundanten Informationen verbringen. Auch die Zuweisung von Aufgaben ist viel klarer, ebenso ihr Status.
Sie nutzen Drag-Boards in der Kanban-Ansicht. Die Vertriebs-Boards sind meist nach Art der E-Mail oder Aufgabe in Spalten gegliedert, etwa „Besichtigungen“, wenn ein externer Makler eines ihrer Häuser zeigt, und „NHO-Termine“, wenn die Teams die New Home Orientation mit dem Käufer planen müssen. Manche Teams geben auch jedem Teammitglied eine eigene Spalte, die als Aufgabenliste dient.
„Drag hat die Art, wie unser Team E-Mail nutzt, komplett verändert: keine doppelte Arbeit mehr, keine verpassten E-Mails und WENIGER E-Mails für alle! Wir LIEBEN Drag!“
TPTroy Parquer
Senior Transaction Coordinator @ CBH Homes
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
Auch der interne Chat spart den Teams enorm viel Zeit. Damit holen sie sich schnell und unkompliziert Rat, wie bestimmte Situationen zu handhaben sind, und sehen, wer eine informative E-Mail schon gelesen hat, bevor sie archiviert wird. Auch Fälligkeitstermine sind äußerst hilfreich. Die Teams lieben es, dass diese automatisch in ihre Kalender eingetragen werden und so für Ordnung sorgen.
Das Experiment mit dem Vertriebsteam lief so gut, dass das Team von CBH Homes beschloss, Drag auch für sein Construction-Services-Team einzuführen. Interessanterweise unterscheidet sich der Anwendungsfall dort leicht. Statt Google Groups nutzt dieses Team gemeinsame Postfächer, um zahlreiche Beteiligte und Workflows zu steuern, darunter die Kommunikation mit Handwerkspartnern, Baugenehmigungen, die Ausstellung von Bestellungen und die Buchhaltung.
„Es ist wirklich toll, eine universelle und skalierbare Lösung zu haben, die für Einheitlichkeit über die verschiedenen Teams in unserer Organisation sorgt!“
Madison Ingraham
Datenverwaltung & IT @ CBH Homes
Aus dem Englischen übersetztes Zitat.
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