Cómo crear una cuenta de Gmail para empresa: todo lo que debes saber

Una cuenta de Gmail para empresa puede significar dos cosas, y la diferencia importa más que los pasos de configuración. Puedes usar una cuenta gratuita de Gmail, que Google ahora ofrece con un registro específico para empresas, que no cuesta nada y funciona hasta que necesitas tu propio dominio, una titularidad compartida o más almacenamiento. O puedes crear una cuenta de Google Workspace, desde unos US$7 por usuario al mes, que te da nombre@tuempresa.com, control de administración y almacenamiento de nivel empresarial. Esta guía cubre las dos opciones, lo que cuesta exactamente cada una y el momento en que un equipo que crece debería cambiar.

¿Por qué crear una cuenta de Gmail para empresa y no una cuenta gratuita de Gmail?

Gmail gratis, es decir, las cuentas de Google, te da acceso a los servicios básicos de Google. También ofrece un almacenamiento en línea mínimo. Además, puedes configurarla como una cuenta de correo de empresa gratis con herramientas y funciones mínimas. La mayor diferencia entre las dos es el dominio del correo. Una cuenta de Gmail para empresa requiere tener un dominio al que se dirigen todas las comunicaciones, algo que no pasa con Gmail gratis. Por otro lado, Gmail para empresas ofrece límites de almacenamiento más altos y muchísimas funciones avanzadas.

El propio registro de Google ofrece una opción para empresas en las cuentas gratuitas, que adapta la configuración pero mantiene la dirección @gmail.com y el límite de 15 GB, y la cuenta sigue perteneciendo a la persona que la creó, no a la empresa.

Una cuenta de Gmail para empresa se puede gestionar de forma centralizada

La otra gran diferencia entre Gmail gratis y Google Workspace es la titularidad de los recursos. Los recursos de una cuenta de Google Workspace son de la empresa, que tiene el máximo control sobre todo lo que pasa en las cuentas a través de la Consola del administrador. Todos los datos de Google Workspace se guardan en la nube y el administrador puede gestionarlos de forma centralizada. El administrador decide quién puede acceder a las cuentas y quién no. Si un empleado se va de la empresa, sus permisos de acceso pasan a quien lo reemplace y ya no podrá entrar a la cuenta desde fuera de la empresa.

En cambio, las cuentas gratuitas de Gmail pertenecen a cada usuario. Por eso no son una buena opción para las empresas, que no pueden gestionar ni controlar el buzón de cada empleado. Si un trabajador deja la empresa, se lleva la información de su cuenta personal, lo que puede ser un gran riesgo para la empresa. Y si el usuario decide cambiar sus datos de acceso, la empresa ya no podrá entrar a la cuenta.

Otras ventajas de crear una cuenta de Gmail para empresa con Google Workspace

Gmail para empresas es una app de Google Workspace que busca llevar a otro nivel tu correo, la comunicación del equipo, la colaboración, la creación de documentos y la organización de agendas. A estas alturas ya sabes que usar el correo personal para el negocio no es la mejor forma de mantener a tus clientes enganchados. Lo mejor es crear una cuenta de Gmail para empresa y aprovechar sus innumerables ventajas y su eficiencia. Estas son las principales funciones que puedes esperar de Google Workspace:

Herramientas de comunicación

Las aplicaciones de Google Workspace tienen muchísimas funciones para que tu equipo actúe y responda en tiempo real, y para compartir mensajes de modo que todos estén en sintonía. Google Calendar es otra herramienta de comunicación esencial para una cuenta de empresa. Ayuda a programar servicios y gestionar el tiempo, y permite compartir agendas con los compañeros de equipo. También puedes agregar fechas límite de proyectos y organizar reuniones de equipo con Google Calendar. En Google Meet, puedes crear y programar reuniones de audio y video de alta calidad, con herramientas útiles como la transcripción con IA y la reducción de ruido. Así, los equipos pueden trabajar juntos estén donde estén en el mundo.

Herramientas de colaboración

Gmail para empresas integra la computación en la nube para revolucionar la colaboración en equipo. Agiliza la creación, edición, visualización y uso compartido de documentos con su gran variedad de plantillas fáciles de usar. Permite hacer cambios en tiempo real en los documentos y los guarda automáticamente, lo que reduce las posibilidades de perder datos.

Google Workspace también incluye Documentos. Te permite editar, difundir y modificar documentos rápidamente sin miedo a perder datos o archivos. También puedes compartir los documentos en modo de solo lectura o de edición, según quieras o no que el destinatario modifique el contenido. Hojas de cálculo de Google es otra herramienta de colaboración de Google. No solo es fácil de usar, sino que también tiene un potente servicio de hojas de cálculo que te permite crear gráficos y tablas para simplificar el contenido.

¿Y el almacenamiento?

El almacenamiento es donde la opción gratuita se agota sin hacer ruido. Una cuenta gratuita de Gmail incluye 15 GB, compartidos entre Gmail, Drive y Fotos, y una empresa que envía archivos adjuntos y guarda documentos puede agotarlos en uno o dos años, momento en el que Google empieza a rechazar los correos nuevos. Los planes de Workspace pasan el almacenamiento a un espacio combinado por usuario que se mide en terabytes en Standard y superiores, lo que para la mayoría de los equipos pequeños simplemente elimina el problema. Si estás eligiendo entre las dos opciones, tenlo en cuenta desde el principio: migrar una bandeja llena más adelante es más doloroso que empezar con espacio de sobra.

Cómo crear una cuenta de Gmail para empresa: paso a paso

Si te preguntas cómo crear una cuenta de Gmail para empresa, sigue esta guía paso a paso.

1. Visita Google Workspace
2. Completa la información solicitada
3. Conecta tu dominio

Visita Google Workspace

El primer requisito para crear una cuenta de Gmail para empresa es crear una cuenta de Google Workspace. Para empezar, visita el sitio de Google Workspace.

Completa la información solicitada

Haz clic en Comience ahora para abrir la página. Se te pedirá que completes algunos datos básicos sobre tu cuenta de empresa. Por ejemplo, cuántos empleados usarán la cuenta de Gmail para empresa, o si solo la usarás tú. Tendrás que introducir los datos de tu cuenta de administrador. Pero si ya tienes un correo configurado con tu proveedor de hosting, usa esa dirección para guardar.

Conecta tu dominio

También tienes que indicar si tu empresa tiene un nombre de dominio. Si ya tienes un sitio web que quieres usar con Google Workspace, selecciona la opción Quiero usar mi propio dominio y completa tus datos. Y si no lo tienes, conviene que pienses primero en un nombre de dominio antes de empezar. Después podrás configurar tu espacio de trabajo digital con una cuenta principal vinculada a ese dominio.

Primeros pasos después de crear una cuenta de Gmail para empresa

Ahora que ya configuraste Google Workspace y agregaste a las personas que quieres incluir, es momento de configurar la cuenta de Gmail para empresa. Son unos pocos pasos:

1. Verifica tu nombre de dominio
2. Crea una cuenta
3. Migra los correos desde otra cuenta
4. Crea alias
5. Crea otra cuenta para un miembro del equipo
6. Instala extensiones

Verifica tu nombre de dominio

Recuerda que ya indicaste tu nombre de dominio durante la configuración de Google Workspace. Tendrás que verificar que ese dominio es tuyo agregando un registro TXT. Para verificar que el dominio te pertenece, Google detecta dónde está alojado y luego te da luz verde o te guía con instrucciones durante el proceso de verificación. Si las instrucciones de Google no alcanzan, puedes usar cPanel, sobre todo si usas un hosting económico, para que la verificación sea más fácil.

Crea una cuenta

El siguiente paso es crear tu dirección de correo. Este paso se parece mucho a crear una cuenta personal, porque solo tienes que elegir una dirección de correo y una contraseña segura que recuerdes. Ten en cuenta que la dirección que elijas será también tu nombre de usuario de Google, el que usarás en los distintos servicios de Google Workspace. No te apresures a elegir una dirección sin pensar si tú y todo el equipo podrán recordarla. Puedes usar tu nombre, tu apellido o una combinación. Sigas el criterio que sigas, aplícalo de forma coherente en toda la empresa.

Una vez más, ten cuidado al elegir la contraseña. Elige una que puedas recordar, sin sacrificar la seguridad. Tu cuenta de empresa contiene mucha información valiosa y no puedes permitirte una contraseña fácil de adivinar. Usa números y símbolos especiales para que la contraseña sea más segura.

También tendrás que pagar una licencia de Workspace para abrir una cuenta. Sin embargo, Google Workspace ofrece un período de prueba gratis de 14 días que te permite probar la interfaz y las herramientas antes de pagar una suscripción. Si decides que no quieres seguir con la suscripción antes de que termine la prueba, puedes cancelar la licencia sin ningún cargo adicional. Mientras tanto, revisa los precios del correo de empresa de Google y paga el plan que se ajuste a tu presupuesto y a las necesidades de tu negocio.

Migra los correos desde otra cuenta

Aunque este paso es opcional, es recomendable trasladar los correos existentes y los contactos a Gmail. Google Workspace incluye una herramienta de migración en la Consola del administrador para traer el correo existente; la guía de configuración de Google explica los pasos actuales.

Crea alias

¿Sabías que puedes tener direcciones adicionales en tu cuenta de Gmail? Solo tienes que crear alias, o apodos, para tus direcciones de correo. Así, cualquier correo enviado al alias también te llegará a ti.

Este truco te ayuda a ahorrar dinero, porque no tienes que pagar otra licencia de Google Workspace por cada dirección de correo que quieras crear. Para crear un alias, ve a la Consola del administrador de Google Workspace e inicia sesión con tu cuenta de administrador. Luego, ve a Menú > Directorio > Usuarios y elige el usuario al que quieres crearle alias. A la izquierda, debajo del nombre del usuario, haz clic en Agregar correos electrónicos alternativos. Puedes crear hasta 30 alias de Google Workspace por usuario.

Crea otra cuenta para un miembro del equipo

Si quieres, puedes crear cuentas de Gmail para empresa para tus empleados. Puedes agregar usuarios nuevos desde la Consola del administrador de Google Workspace.

Instala extensiones

Una de las cosas que hacen que las cuentas de Gmail para empresa sean más potentes que la versión gratuita es la extensa lista de complementos y extensiones. Lo mejor es que no tienen costo adicional. Tienes muchas para elegir, como herramientas de videoconferencia, Grammarly, Boomerang y muchas más. Las mejores dependen de tu nicho y del tipo de contenido que quieras compartir.

Cómo crear una bandeja de entrada de Gmail para empresa con herramientas de bandeja compartida

Gmail es una plataforma de correo rápida y fácil de usar que se adapta a profesionales de todos los sectores. A través de Google Workspace, ofrece a las empresas correo profesional con almacenamiento extra y acceso completo a herramientas de trabajo adicionales, como procesador de textos, videollamadas y calendarios compartidos. Sin embargo, todavía faltan herramientas de colaboración dentro de la propia plataforma de correo. Cuando trabajan juntos en tareas, todavía tienen que reenviar correos y poner en copia a otros miembros del equipo para mantenerlos al tanto del avance de los proyectos.

Hay una forma de simplificarlo: una bandeja de entrada compartida.

Drag es una bandeja de entrada compartida para Gmail que convierte cualquier cuenta en un espacio de trabajo colaborativo. Convierte los correos en tarjetas de tareas, para que sea más fácil organizarlos y clasificarlos. Cuando agregas a los miembros de tu equipo, pueden ver y gestionar el correo entrante, así todos se mantienen al día fácilmente desde su propia bandeja de Gmail. Además, este método tiene otras ventajas que mejoran tu gestión de tareas:

Asignación de correos

Con la asignación de tareas, los responsables pueden revisar rápidamente los mensajes entrantes y repartirlos entre los miembros disponibles del equipo. También pueden usar sistemas automáticos, como la regla de asignación de correos por turnos (round-robin), que hace que cada colaborador reciba una tarea nueva en cuanto termina la anterior, para optimizar la distribución del trabajo.

Análisis

Otra gran forma de mejorar la productividad en tu espacio de trabajo es entender dónde están los cuellos de botella. Con Drag, tienes una completa página de análisis de Gmail que te permite filtrar por espacio de trabajo, usuario, período y mucho más. Este recurso permite a los responsables detectar posibles problemas y retrasos. Así pueden encontrar soluciones antes de que se conviertan en obstáculos para el flujo de trabajo.

Automatizaciones

Por supuesto, un flujo de trabajo normal implica cierta repetición. Por eso DragApp incluye varias herramientas que pueden optimizar tu espacio de trabajo con automatizaciones de tareas y correos. Una de ellas son las secuencias de correo. Con las secuencias de correo, los usuarios pueden definir reglas personalizadas para distintos tipos de correo. Por ejemplo, en una campaña de prospección, pueden programar un correo de seguimiento unos días después del mensaje original. Pero, claro, la necesidad varía según el equipo y el flujo de trabajo. Puedes configurar una respuesta automática para atención al cliente, por ejemplo, que conteste las preguntas frecuentes que llegan a la bandeja del equipo. Y luego crear una secuencia que les envíe una encuesta de satisfacción unos minutos después.

Preguntas frecuentes

¿Una cuenta de Gmail para empresa es gratis?

Puede serlo: una cuenta personal gratuita de Gmail sirve para uso empresarial sin costo, con una dirección @gmail.com, 15 GB de almacenamiento compartido y titularidad personal. Una cuenta de nivel empresarial con tu propio dominio es Google Workspace, desde unos US$7 por usuario al mes.

¿Puedo usar mi propio dominio con Gmail gratis?

No directamente con una cuenta gratuita de Gmail sola. Tu propio dominio en la dirección llega con Google Workspace, o combinando servicios de reenvío gratuitos con la función “Enviar correo electrónico como” de Gmail, como explica nuestra guía para tener un correo con dominio propio gratis.

¿Cuánto almacenamiento tiene una cuenta de Gmail para empresa?

Gmail gratis incluye 15 GB compartidos entre Gmail, Drive y Fotos. Los planes de Google Workspace ofrecen almacenamiento combinado por usuario, que llega a terabytes por usuario en los planes Standard y superiores.

¿Cuándo debería una empresa pasar de Gmail gratis a Workspace?

Normalmente con la primera contratación o la primera dirección compartida. La titularidad, el control de administración, nombre@tuempresa.com y las bandejas de entrada compartidas necesitan Workspace, y migrar es más fácil antes de que se acumulen años de correo.