Gmail grátis ou Google Workspace com domínio próprio: quanto custa cada caminho, o limite real de armazenamento, como configurar e a hora certa de migrar.
Principais pontos
- O Gmail grátis pode atender uma empresa muito pequena sem custo nenhum, mas o endereço é @gmail.com, o armazenamento fica limitado a 15 GB somados entre todos os serviços do Google e a conta pertence a uma pessoa, não à empresa.
- O Google Workspace é o Gmail empresarial de verdade: seu próprio domínio no endereço, armazenamento por usuário na casa dos terabytes nos planos mais altos e controle administrativo centralizado, a partir de cerca de US$ 7 por usuário por mês, mais um domínio por cerca de US$ 10 a US$ 15 por ano.
- A hora de migrar costuma ser a primeira contratação ou o primeiro cliente que vê o seu endereço de e-mail: endereços compartilhados, propriedade da conta e profissionalismo chegam com o Workspace, e a migração é mais fácil antes que os hábitos se formem.
Índice
- Por que criar uma conta Gmail empresarial em vez de uma conta gratuita do Gmail
- Outros benefícios de criar uma conta Gmail empresarial com o Google Workspace
- E o armazenamento?
- Como criar uma conta Gmail empresarial: passo a passo
- Primeiros passos depois de criar uma conta Gmail empresarial
- Como criar uma caixa de entrada empresarial no Gmail com ferramentas de caixa de entrada compartilhada
- Perguntas frequentes
Uma conta Gmail empresarial pode significar duas coisas, e essa diferença importa mais do que os passos de configuração. Você pode usar uma conta gratuita do Gmail, que o Google agora oferece com um caminho de cadastro específico para empresas: ela não custa nada e funciona até você precisar de um domínio próprio, de propriedade compartilhada ou de mais armazenamento. Ou você pode criar uma conta do Google Workspace, a partir de cerca de US$ 7 por usuário por mês, que dá a você um e-mail empresarial no Gmail no formato nome@suaempresa.com, controle administrativo e armazenamento de nível empresarial. Este guia mostra os dois caminhos, quanto custa exatamente cada um e o momento em que uma equipe em crescimento deve migrar.
| Gmail grátis | Google Workspace | |
|---|---|---|
| Endereço | @gmail.com | nome@suaempresa.com |
| Custo | Grátis | a partir de cerca de US$ 7 por usuário por mês |
| Armazenamento | 15 GB compartilhados entre Gmail, Drive e Fotos | em pool por usuário, terabytes no Standard e acima |
| Propriedade | Pessoal, pertence ao indivíduo | Da empresa, com controle administrativo centralizado |
| Acesso compartilhado | Não vem incluído | Endereços compartilhados e controle administrativo |
Por que criar uma conta Gmail empresarial em vez de uma conta gratuita do Gmail
O Gmail grátis, também conhecido como Conta do Google, dá acesso aos serviços básicos do Google e oferece pouco armazenamento on-line. Você também pode configurá-lo como uma conta de e-mail empresarial grátis, com ferramentas e recursos mínimos. A maior diferença entre os dois é o domínio do e-mail. Uma conta de e-mail empresarial no Gmail exige que você tenha um domínio para onde toda a comunicação é direcionada, o que não acontece no Gmail grátis. Por outro lado, o Gmail para empresas oferece limites de armazenamento maiores e uma infinidade de recursos avançados.
O próprio cadastro do Google oferece uma opção empresarial para contas gratuitas, que adapta a configuração, mas mantém o endereço @gmail.com e o limite de 15 GB, e a conta continua pertencendo à pessoa que a criou, não à empresa.
Uma conta Gmail empresarial pode ser gerenciada de forma centralizada
A outra diferença principal entre o Gmail grátis e o Google Workspace está na propriedade dos recursos. Os recursos de uma conta do Google Workspace pertencem à empresa, que tem o maior controle sobre tudo o que acontece nas contas por meio do Google Admin Console. Todos os dados do Google Workspace ficam armazenados na nuvem e podem ser gerenciados de forma centralizada pelo administrador. É o administrador quem decide quem pode e quem não pode acessar as contas. Se um funcionário sai da empresa, os direitos de acesso dele passam para quem o substitui, e ele não consegue mais acessar a conta de fora da empresa.
Já as contas gratuitas do Gmail pertencem a cada usuário. Isso as torna uma opção inadequada para empresas, porque não é possível gerenciar nem controlar a caixa de correio de cada funcionário. Se um colaborador deixa a empresa, ele leva as informações que estão na conta pessoal, o que pode ser um grande risco para o negócio. Se o usuário decidir mudar os dados de login, a empresa perde o acesso à conta.
Outros benefícios de criar uma conta Gmail empresarial com o Google Workspace
A conta Gmail para empresas é um app do Google Workspace e foi pensada para levar seus e-mails, a comunicação da equipe, a colaboração, a criação de documentos e o agendamento a outro nível. A esta altura, você já sabe que usar um e-mail pessoal para o negócio não é a melhor forma de manter os clientes engajados. O ideal é criar uma conta Gmail empresarial para aproveitar todos os benefícios e a eficiência dela. Os principais recursos que você pode esperar do Google Workspace são:
Ferramentas de comunicação
Os aplicativos do Google Workspace têm uma série de recursos que ajudam sua equipe a agir e responder em tempo real e a compartilhar mensagens para que todos estejam alinhados. O Google Agenda é outra ferramenta de comunicação essencial para uma conta empresarial. Ele ajuda no agendamento de atendimentos e na gestão do tempo, e permite que os usuários compartilhem agendas com os colegas. Você também pode adicionar prazos de projetos e marcar reuniões de equipe com o Google Agenda. No Google Meet, você cria e agenda reuniões de alta qualidade em áudio e vídeo, com ferramentas úteis como transcrição por IA e redução de ruído. Assim, as equipes trabalham juntas, estejam onde estiverem no mundo.
Ferramentas de colaboração
O Gmail para empresas usa a computação em nuvem para revolucionar a colaboração da equipe. Ele simplifica a criação, a edição, a visualização e o compartilhamento de documentos com uma enorme variedade de modelos fáceis de usar. Ele permite alterações em tempo real nos documentos e salvamento automático, o que reduz as chances de perda de dados.
O Google Workspace também inclui o Documentos. Com ele, você edita, distribui e altera documentos rapidamente, sem medo de perder dados ou arquivos. Você também pode compartilhar os documentos no modo somente visualização ou no modo de edição, dependendo de querer ou não que o destinatário altere o conteúdo. O Planilhas Google é outra ferramenta de colaboração do Google. Além de fácil de usar, ele é um serviço de planilhas robusto, que permite criar gráficos e tabelas para simplificar o conteúdo das planilhas.
E o armazenamento?
O armazenamento é onde o caminho gratuito acaba sem alarde. Uma conta gratuita do Gmail inclui 15 GB, compartilhados entre Gmail, Drive e Fotos, e uma empresa que envia anexos e guarda arquivos pode esgotar esse espaço em um ou dois anos. A partir daí, o Google começa a recusar novos e-mails. Os planos do Workspace passam o armazenamento para um pool por usuário medido em terabytes no Standard e acima, o que, para a maioria das equipes pequenas, simplesmente elimina o problema. Se você está escolhendo entre os dois caminhos, pese esse ponto logo no início: migrar uma caixa de entrada cheia depois é mais trabalhoso do que começar com espaço de sobra.
Drag · com a Varley
A caixa de entrada onde a sua equipe e a Varley trabalham juntas
Caixa de entrada compartilhada e chat ao vivo para equipes que usam o Gmail, com a Varley, a IA da Drag, incluída a partir de US$ 18. E ainda um servidor MCP que as suas próprias ferramentas de IA podem usar.
Como criar uma conta Gmail empresarial: passo a passo
Se você quer saber como criar uma conta Gmail empresarial, confira este passo a passo.
Acesse o Google Workspace
O primeiro requisito para criar uma conta Gmail empresarial é criar uma conta do Google Workspace. Para começar, acesse o site do Google Workspace.
Preencha as informações solicitadas
Clique em Iniciar agora para abrir a página. Você vai precisar preencher algumas informações básicas sobre a sua conta empresarial. Por exemplo, quantos funcionários vão usar a conta Gmail empresarial, ou se é só você. Também será preciso informar os dados da sua conta de administrador. Mas, se você já tem um e-mail configurado com o seu provedor de hospedagem, use esse endereço para salvar.
Conecte o seu domínio
Você também precisa indicar se a sua empresa tem um nome de domínio. Se você já tem um site que quer usar com o Google Workspace, selecione a opção Sim, tenho um e preencha suas informações. E, se ainda não tiver, vale escolher um nome de domínio antes de começar. Depois disso, você poderá configurar seu espaço de trabalho digital com uma conta principal vinculada a esse domínio.
Primeiros passos depois de criar uma conta Gmail empresarial
Agora que você já configurou o Google Workspace e adicionou as pessoas que quer incluir nele, é hora de configurar a conta Gmail empresarial. São alguns passos:
- Verifique o seu nome de domínio
- Crie uma conta
- Migre e-mails de outra conta
- Crie aliases
- Crie outra conta para um membro da equipe
- Instale extensões
Verifique o seu nome de domínio
Lembre-se de que você já informou o seu nome de domínio durante a configuração do Google Workspace. Agora, será preciso confirmar que o domínio é seu adicionando um registro TXT. Para verificar que o domínio pertence a você, o Google detecta onde ele está hospedado e libera o acesso ou dá as instruções do processo de verificação. Se as instruções do Google não forem suficientes, você pode usar o cPanel, principalmente se usa uma hospedagem de baixo custo, para facilitar a verificação.
Crie uma conta
O próximo passo é criar o seu endereço de e-mail. Essa etapa é bem parecida com a criação de uma conta pessoal: basta escolher um endereço de e-mail e uma senha segura de que você vá se lembrar. Lembre-se de que o endereço de e-mail escolhido também será o seu nome de usuário do Google, usado em todos os serviços do Google Workspace. Não escolha o endereço com pressa, sem pensar se você e toda a equipe vão conseguir lembrar dele. Você pode usar o seu nome, o seu sobrenome ou uma combinação dos dois. Seja qual for o padrão escolhido, mantenha a consistência em toda a empresa.
Mais uma vez, tenha cuidado ao escolher a senha. Escolha uma de que você consiga se lembrar, sem abrir mão da segurança. Sua conta empresarial guarda muitas informações valiosas, e você não pode se dar ao luxo de usar uma senha fácil de adivinhar. Use números e caracteres especiais para deixá-la mais segura.
Você também vai precisar pagar uma licença do Workspace para abrir a conta. Mas o Google Workspace oferece um teste gratuito de 14 dias, que permite conhecer a interface e as ferramentas antes de pagar pela assinatura. Se decidir não seguir com a assinatura antes do fim do teste, basta cancelar a licença, sem custo adicional. Aproveite para conferir os preços do e-mail empresarial do Google disponíveis e pague pelo plano que cabe no seu orçamento e atende às necessidades da sua empresa.
Migre e-mails de outra conta
Embora essa etapa seja opcional, é recomendável transferir os e-mails existentes e os contatos para o Gmail. O Google Workspace inclui uma ferramenta de migração no Admin Console para trazer os e-mails existentes; o próprio guia de configuração do Google mostra os passos atuais.
Crie aliases
Você sabia que pode ter endereços extras na sua conta do Gmail? Basta criar aliases, ou apelidos, para os seus endereços de e-mail. Assim, qualquer e-mail enviado para o alias também é entregue a você.
O truque ajuda a economizar, porque você não precisa pagar outra licença do Google Workspace para cada endereço de e-mail que quiser criar. Para criar um alias, acesse o Admin Console do Google Workspace e faça login com a sua conta de administrador. Depois, vá em Menu > Diretório > Usuários e escolha o nome de usuário para o qual quer criar aliases. À esquerda, abaixo do nome do usuário, clique em Adicionar e-mails alternativos. Você pode criar até 30 aliases do Google Workspace por usuário.
Crie outra conta para um membro da equipe
Se quiser, você pode criar contas Gmail empresariais para os seus funcionários. É possível adicionar novos usuários pelo Admin Console do Google Workspace.
Instale extensões
Entre os recursos que tornam as contas do Gmail para empresas mais poderosas do que a versão gratuita está a longa lista de complementos e extensões. A melhor parte é que eles não têm custo extra. Há muitas opções para escolher, incluindo ferramentas de videoconferência, Grammarly, Boomerang e muitas outras. As melhores dependem do seu nicho e do tipo de conteúdo que você quer compartilhar.
Como criar uma caixa de entrada empresarial no Gmail com ferramentas de caixa de entrada compartilhada
O Gmail é uma plataforma de hospedagem de e-mail rápida e fácil de usar, que atende profissionais de todos os segmentos. Por meio do Google Workspace, a plataforma oferece às empresas e-mail profissional com armazenamento extra e acesso completo a outras ferramentas de trabalho, como processamento de texto, videochamadas e agendas compartilhadas. Mas ainda faltam ferramentas de colaboração dentro da própria plataforma de e-mail. Quando vocês trabalham juntos em tarefas, ainda é preciso encaminhar mensagens e colocar outros membros da equipe em cópia para mantê-los atualizados sobre o andamento dos projetos.
Existe uma forma de simplificar isso: uma caixa de entrada compartilhada.
A Drag é uma caixa de entrada compartilhada no Gmail que transforma qualquer conta em um espaço de trabalho colaborativo. Ela transforma os e-mails em cards de tarefa, que ficam mais fáceis de organizar e categorizar. Quando você adiciona os membros da sua equipe, eles passam a ver e gerenciar os e-mails recebidos, e todos se mantêm atualizados com facilidade a partir da própria caixa de entrada do Gmail. E esse método tem outros benefícios que melhoram a sua gestão de tarefas:
Atribuição de e-mails
Com a atribuição de tarefas, os gestores conseguem analisar rapidamente as mensagens recebidas e distribuí-las entre os membros disponíveis da equipe. Eles também podem usar sistemas automáticos, como a regra de atribuição de e-mails round-robin, em que cada colaborador recebe uma nova tarefa assim que termina a anterior, para otimizar a distribuição da carga de trabalho.
Análises
Outra ótima forma de aumentar a produtividade no seu espaço de trabalho é entender onde estão os gargalos. Com a Drag, você tem uma página completa de análises do Gmail, que permite filtrar por espaço de trabalho, usuário, período e muito mais. Esse recurso permite que os gestores identifiquem possíveis problemas e atrasos. Assim, eles encontram soluções antes que esses pontos travem o fluxo de trabalho.
Automações
Claro que um fluxo de trabalho normal envolve alguma repetição. Por isso, a DragApp inclui várias ferramentas que otimizam o seu espaço de trabalho com automações de tarefas e de e-mails. Um desses recursos são as sequências de e-mail. Com elas, os usuários definem regras personalizadas para diferentes tipos de e-mail. Por exemplo, em uma campanha de prospecção, é possível programar um e-mail de follow-up alguns dias depois da mensagem original. Mas, claro, a necessidade varia de acordo com cada equipe e fluxo de trabalho. Você pode configurar uma resposta automática para o atendimento ao cliente, por exemplo, para responder às perguntas comuns enviadas à caixa de entrada da equipe. Depois, crie uma sequência que envia uma pesquisa de satisfação ao cliente alguns minutos mais tarde.
Perguntas frequentes
Uma conta Gmail empresarial é gratuita?
Pode ser: uma conta pessoal gratuita do Gmail funciona para uso empresarial sem custo nenhum, com um endereço @gmail.com, 15 GB de armazenamento compartilhado e propriedade pessoal. Uma conta de nível empresarial com o seu próprio domínio é o Google Workspace, a partir de cerca de US$ 7 por usuário por mês.
Posso usar meu próprio domínio no Gmail grátis?
Não diretamente, se você tiver apenas uma conta gratuita do Gmail. Seu próprio domínio no endereço vem com o Google Workspace, ou combinando serviços gratuitos de encaminhamento com o recurso "Enviar e-mail como" do Gmail, que o nosso guia de e-mail com domínio próprio grátis explica.
Quanto armazenamento tem uma conta Gmail empresarial?
O Gmail grátis inclui 15 GB compartilhados entre Gmail, Drive e Fotos. Os planos do Google Workspace oferecem armazenamento em pool por usuário, que chega a terabytes por usuário no Standard e acima.
Quando uma empresa deve trocar o Gmail grátis pelo Workspace?
Normalmente, na primeira contratação ou no primeiro endereço compartilhado. Propriedade da conta, controle administrativo, nome@suaempresa.com e caixas de entrada compartilhadas exigem o Workspace, e a migração é mais fácil antes que anos de e-mails se acumulem.
Cofundadora
Cofundadora da Drag. Escreve sobre Google Workspace, caixas de entrada compartilhadas e como as equipes realmente usam o e-mail.
