Creare un account Gmail aziendale: tutto quello che devi sapere

Un account Gmail aziendale può voler dire due cose, e la differenza conta più dei passaggi di configurazione. Puoi usare un account Gmail gratuito, che Google ora offre anche con una procedura di registrazione dedicata alle attività: non costa nulla e funziona finché non ti servono un dominio tuo, una proprietà condivisa o più spazio. Oppure puoi creare un account Google Workspace, da circa 7 USD per utente al mese, che ti dà nome@tuaazienda.com, il controllo dell'amministratore e uno spazio di archiviazione adatto a un'azienda. Questa guida spiega entrambe le strade, quanto costano esattamente e il momento in cui un team che cresce dovrebbe cambiare.

Perché creare un account Gmail aziendale invece di un account Gmail gratuito

Gmail gratuito, cioè un normale Account Google, ti dà accesso ai servizi Google di base, con uno spazio di archiviazione online limitato. Puoi anche configurarlo come email aziendale gratuita, con strumenti e funzioni ridotti al minimo. La differenza più grande tra i due è il dominio email. Un account email aziendale Gmail richiede un dominio a cui vengono indirizzate tutte le comunicazioni, cosa che con Gmail gratuito non succede. Inoltre, Gmail per le aziende offre limiti di spazio più alti e tantissime funzioni avanzate.

La registrazione di Google prevede un'opzione per le attività anche per gli account gratuiti: adatta la configurazione, ma mantiene l'indirizzo @gmail.com e il limite di 15 GB, e l'account resta di chi l'ha creato, non dell'azienda.

Un account Gmail aziendale si gestisce in modo centralizzato

L'altra grande differenza tra Gmail gratuito e Google Workspace riguarda la proprietà delle risorse. Le risorse di un account Google Workspace appartengono all'azienda, che ha il massimo controllo su tutto ciò che riguarda gli account tramite la Console di amministrazione. Tutti i dati di Google Workspace sono archiviati nel cloud e possono essere gestiti in modo centralizzato dall'amministratore, che decide chi può accedere agli account e chi no. Se un dipendente lascia l'azienda, i suoi diritti di accesso passano a chi lo sostituisce e lui non potrà più accedere all'account dall'esterno.

Al contrario, gli account Gmail gratuiti appartengono ai singoli utenti. Per questo non sono adatti alle aziende, che non possono gestire né controllare le caselle di posta dei singoli dipendenti. Se un collaboratore smette di lavorare in azienda, se ne va con le informazioni contenute nel suo account personale, e questo può essere un grosso rischio per l'azienda. E se la persona decide di cambiare le credenziali di accesso, l'azienda non potrà più entrare nell'account.

Gli altri vantaggi di un account Gmail aziendale con Google Workspace

Gmail per le aziende è un'app di Google Workspace e punta a portare a un livello superiore email, comunicazione del team, collaborazione, creazione di documenti e pianificazione. A questo punto sai già che usare un'email personale per lavoro non è il modo migliore per conquistare i clienti. Meglio creare un account Gmail aziendale e sfruttarne tutti i vantaggi e l'efficienza. Le funzioni principali di Google Workspace sono:

Strumenti di comunicazione

Le applicazioni di Google Workspace hanno tantissime funzioni per aiutare il team ad agire e rispondere in tempo reale e a condividere messaggi, così tutti sono sempre allineati. Google Calendar è un altro strumento di comunicazione essenziale per un account aziendale. Aiuta a pianificare gli appuntamenti e a gestire il tempo, e permette di condividere i propri impegni con i colleghi. Con Google Calendar puoi anche inserire le scadenze dei progetti e organizzare le riunioni del team. Su Google Meet puoi creare e pianificare riunioni audio e video di alta qualità, con strumenti utili come la trascrizione con IA e la riduzione del rumore. Così i team possono lavorare insieme ovunque si trovino nel mondo.

Strumenti di collaborazione

Gmail per le aziende sfrutta il cloud per rivoluzionare la collaborazione nel team. Semplifica la creazione, la modifica, la visualizzazione e la condivisione dei documenti, con tantissimi modelli facili da usare. Permette modifiche in tempo reale e salvataggi automatici, riducendo al minimo il rischio di perdere dati.

Google Workspace comprende anche Documenti, che ti permette di modificare, diffondere e cambiare i documenti velocemente senza il timore di perdere dati o file. Puoi anche condividere i documenti in sola visualizzazione o in modifica, a seconda che tu voglia o meno che il destinatario possa cambiarne il contenuto. Fogli Google è un altro strumento di collaborazione di Google: è facile da usare e offre un servizio di fogli di calcolo completo, con cui puoi creare grafici e tabelle per rendere più chiaro il contenuto.

E lo spazio di archiviazione?

Lo spazio di archiviazione è il punto in cui la strada gratuita si esaurisce senza far rumore. Un account Gmail gratuito include 15 GB, condivisi tra Gmail, Drive e Foto, e un'attività che invia allegati e archivia file può esaurirli nel giro di un anno o due: a quel punto Google inizia a rifiutare la nuova posta. I piani Workspace passano a uno spazio in pool per utente, misurato in terabyte da Standard in su, che per la maggior parte dei piccoli team elimina semplicemente il problema. Se stai scegliendo tra le due strade, valuta subito questo aspetto: migrare più avanti una casella piena è più faticoso che partire con spazio a sufficienza.

Come creare un account Gmail aziendale: passo per passo

Se ti stai chiedendo come creare un account Gmail aziendale, segui questa guida passo per passo.

1. Vai su Google Workspace
2. Inserisci le informazioni richieste
3. Collega il tuo dominio

Vai su Google Workspace

Il primo requisito per creare un account Gmail aziendale è creare un account Google Workspace. Per iniziare, vai sul sito di Google Workspace.

Inserisci le informazioni richieste

Fai clic su Inizia la prova gratuita per aprire la procedura. Ti verranno chieste alcune informazioni di base sul tuo account aziendale, per esempio quanti dipendenti useranno l'account Gmail aziendale o se ci sei solo tu. Dovrai inserire anche i dati del tuo account amministratore. Se hai già un indirizzo email configurato tramite il tuo provider di hosting, usa quello.

Collega il tuo dominio

Devi anche indicare se la tua attività ha già un nome di dominio. Se hai già un sito che vuoi usare con Google Workspace, seleziona l'opzione con cui confermi di averne già uno e inserisci i tuoi dati. Se invece non ce l'hai, conviene scegliere un nome di dominio prima di cominciare. A quel punto potrai configurare il tuo spazio di lavoro digitale con un account principale legato a quel dominio.

I primi passi dopo aver creato un account Gmail aziendale

Ora che hai configurato Google Workspace e aggiunto le persone che vuoi includere, è il momento di configurare l'account Gmail aziendale. Bastano pochi passaggi:

1. Verifica il tuo nome di dominio
2. Crea un account
3. Migra le email da un altro account
4. Crea degli alias
5. Crea un altro account per un membro del team
6. Installa le estensioni

Verifica il tuo nome di dominio

Hai già inserito il tuo nome di dominio durante la configurazione di Google Workspace. Ora devi verificarne la proprietà aggiungendo un record TXT. Per verificare che il dominio sia tuo, Google rileva dove è ospitato e poi ti dà il via libera o le istruzioni per la verifica. Se le istruzioni di Google non bastano, puoi usare cPanel, soprattutto se hai un hosting economico, per rendere la verifica più semplice.

Crea un account

Il passo successivo è creare il tuo indirizzo email. È molto simile alla creazione di un account personale: devi solo scegliere un indirizzo email e una password sicura che ricorderai. Tieni presente che l'indirizzo email che scegli sarà anche il tuo nome utente Google, da usare in tutti i servizi di Google Workspace. Non scegliere l'indirizzo di fretta, senza chiederti se tu e tutto il team riuscirete a ricordarlo. Puoi usare il nome, il cognome o una combinazione dei due. Qualunque criterio scegli, applicalo in modo coerente in tutta l'azienda.

Anche con la password, fai attenzione. Scegline una che puoi ricordare, senza rinunciare alla sicurezza. Il tuo account aziendale contiene molte informazioni preziose e non puoi permetterti una password facile da indovinare. Usa numeri e simboli speciali per renderla più sicura.

Per aprire un account dovrai anche pagare una licenza Workspace. Google Workspace, però, offre una prova gratuita di 14 giorni, che ti permette di provare l'interfaccia e gli strumenti prima di abbonarti. Se decidi di non proseguire prima della fine della prova, puoi semplicemente annullare la licenza senza costi aggiuntivi. Nel frattempo, confronta i prezzi dell'email aziendale di Google e scegli il piano che rientra nel tuo budget e risponde alle esigenze della tua attività.

Migra le email da un altro account

Questo passaggio è facoltativo, ma è consigliabile trasferire le email esistenti e i contatti in Gmail. Google Workspace include uno strumento di migrazione nella Console di amministrazione per importare la posta esistente; la guida alla configurazione di Google spiega i passaggi aggiornati.

Crea degli alias

Sapevi che puoi avere indirizzi aggiuntivi per il tuo account Gmail? Ti basta creare degli alias, cioè dei nomi alternativi per i tuoi indirizzi email. Così, qualsiasi email inviata all'alias arriva anche a te.

Questo trucco ti fa risparmiare, perché non devi pagare un'altra licenza Google Workspace per ogni indirizzo email che vuoi creare. Per creare un alias, accedi alla Console di amministrazione di Google Workspace con il tuo account amministratore. Poi vai su Menu > Directory > Utenti e scegli l'utente per cui vuoi creare gli alias. A sinistra, sotto il nome dell'utente, fai clic su Aggiungi indirizzi email alternativi. Puoi creare fino a 30 alias di Google Workspace per utente.

Crea un altro account per un membro del team

Se vuoi, puoi creare account Gmail aziendali per i tuoi dipendenti. Puoi aggiungere nuovi utenti dalla Console di amministrazione di Google Workspace.

Installa le estensioni

Tra le caratteristiche che rendono Gmail per le aziende più potente della versione gratuita c'è l'ampia scelta di componenti aggiuntivi ed estensioni. E il bello è che non costano nulla in più. Puoi scegliere tra tante opzioni, dagli strumenti per le videoconferenze a Grammarly e Boomerang, e chi più ne ha più ne metta. Le migliori dipendono dal tuo settore e dal tipo di contenuti che vuoi condividere.

Come creare una casella di posta aziendale in Gmail con gli strumenti di casella condivisa

Gmail è una piattaforma di posta veloce e facile da usare, adatta ai professionisti di ogni settore. Attraverso Google Workspace offre alle aziende un'email professionale con più spazio di archiviazione e l'accesso completo ad altri strumenti di lavoro, come l'elaborazione di testi, le videochiamate e i calendari condivisi. Tuttavia, mancano ancora strumenti di collaborazione dentro la posta stessa. Quando lavorate insieme a un'attività, devi comunque inoltrare le email e mettere in Cc gli altri membri del team per aggiornarli sui progressi dei progetti.

C'è un modo per semplificare tutto questo: una casella di posta condivisa.

Drag è una casella di posta condivisa per Gmail che trasforma qualsiasi account in uno spazio di lavoro collaborativo. Trasforma le email in schede di attività, così è più facile organizzarle e classificarle. Quando aggiungi i membri del team, possono vedere e gestire la posta in arrivo, così tutti restano aggiornati senza fatica dalla propria casella Gmail. Questo metodo ha anche altri vantaggi che migliorano la gestione delle attività:

Assegnazione delle email

Con l'assegnazione delle attività, i responsabili possono scorrere velocemente i messaggi in arrivo e distribuirli tra i membri del team disponibili. Possono anche usare sistemi automatici, come la regola di assegnazione delle email a rotazione (round robin), che fa in modo che ogni collaboratore riceva una nuova attività appena ne finisce una, per distribuire meglio il carico di lavoro.

Analisi

Un altro ottimo modo per aumentare la produttività nel tuo spazio di lavoro è capire dove sono i colli di bottiglia. Con Drag hai una pagina completa di analisi di Gmail che ti permette di filtrare per spazio di lavoro, utente, periodo e molto altro. Così i responsabili possono individuare eventuali problemi e ritardi, e trovare una soluzione prima che diventino ostacoli per il lavoro.

Automazioni

Ovviamente, ogni flusso di lavoro comporta un po' di ripetizione. Per questo DragApp include diversi strumenti che ottimizzano il tuo spazio di lavoro con automazioni per attività ed email. Una di queste sono le sequenze di email. Con le sequenze, puoi definire regole personalizzate per i diversi tipi di email. Per esempio, in una campagna di contatto puoi programmare un'email di follow-up qualche giorno dopo il messaggio originale. Naturalmente le esigenze cambiano da un team all'altro. Per l'assistenza clienti, per esempio, puoi impostare una risposta automatica alle domande più comuni inviate alla casella del team, e poi creare una sequenza che invia un sondaggio di soddisfazione qualche minuto dopo.

Domande frequenti

Un account Gmail aziendale è gratuito?

Può esserlo: un normale account Gmail gratuito funziona anche per lavoro a costo zero, con un indirizzo @gmail.com, 15 GB di spazio condiviso e la proprietà personale dell'account. Un account di livello aziendale con il tuo dominio è Google Workspace, da circa 7 USD per utente al mese.

Posso usare il mio dominio con Gmail gratuito?

Non direttamente con un solo account Gmail gratuito. Il tuo dominio nell'indirizzo arriva con Google Workspace, oppure abbinando servizi di inoltro gratuiti alla funzione «Invia messaggio come» di Gmail, come spieghiamo nella nostra guida all'indirizzo email con dominio personalizzato gratis.

Quanto spazio di archiviazione ha un account Gmail aziendale?

Gmail gratuito include 15 GB condivisi tra Gmail, Drive e Foto. I piani Google Workspace offrono spazio in pool per utente, che arriva a terabyte per utente da Standard in su.

Quando conviene passare da Gmail gratuito a Workspace?

Di solito alla prima assunzione o al primo indirizzo condiviso. Proprietà dei dati, controllo dell'amministratore, nome@tuaazienda.com e caselle di posta condivise richiedono tutti Workspace, e migrare è più semplice prima che si accumulino anni di posta.