Créer un compte Gmail professionnel : tout ce qu'il faut savoir

Un compte Gmail professionnel peut désigner deux choses, et la différence compte davantage que les étapes de configuration. Vous pouvez utiliser un compte Gmail gratuit, pour lequel Google propose désormais un parcours d'inscription dédié aux entreprises : il ne coûte rien et fonctionne jusqu'au jour où vous avez besoin de votre propre domaine, d'une propriété partagée ou de plus d'espace de stockage. Ou vous pouvez créer un compte Google Workspace, à partir d'environ 7 $ US par utilisateur et par mois, qui vous donne une adresse nom@votreentreprise.com, un contrôle par l'administrateur et un stockage adapté aux entreprises. Ce guide présente les deux options, ce que coûte exactement chacune, et le moment où une équipe qui grandit doit passer de l'une à l'autre.

Pourquoi créer un compte Gmail professionnel plutôt qu'un compte Gmail gratuit

Le Gmail gratuit, autrement dit un compte Google, donne accès aux services Google de base, avec un espace de stockage en ligne limité. Vous pouvez aussi le configurer comme adresse e-mail professionnelle gratuite, avec un minimum d'outils et de fonctionnalités. La principale différence entre les deux tient au domaine de l'adresse e-mail. Un compte Gmail professionnel exige un nom de domaine vers lequel toutes les communications sont dirigées, ce qui n'est pas le cas du Gmail gratuit. En outre, Gmail pour les entreprises offre des limites de stockage plus élevées et une foule de fonctionnalités avancées.

L'inscription de Google propose une option professionnelle pour les comptes gratuits : elle adapte la configuration, mais conserve l'adresse @gmail.com et le plafond de 15 Go, et le compte appartient toujours à la personne qui l'a créé, pas à l'entreprise.

Un compte Gmail professionnel se gère de façon centralisée

L'autre grande différence entre le Gmail gratuit et Google Workspace tient à la propriété des ressources. Les ressources d'un compte Google Workspace appartiennent à l'entreprise, qui garde la main sur tout ce qui concerne les comptes grâce à la console d'administration. Toutes les données de Google Workspace sont stockées dans le cloud et peuvent être gérées de façon centralisée par l'administrateur. C'est lui qui décide qui peut accéder aux comptes et qui ne le peut pas. Si un collaborateur quitte l'entreprise, ses droits d'accès sont transférés à son remplaçant et il ne peut plus accéder au compte depuis l'extérieur de l'entreprise.

À l'inverse, les comptes Gmail gratuits appartiennent à leurs utilisateurs. Ils conviennent donc mal aux entreprises, qui ne peuvent ni gérer ni contrôler la boîte aux lettres de chaque employé. Quand un collaborateur quitte l'entreprise, il part avec les informations de son compte personnel, ce qui peut représenter un risque important. Et s'il décide de modifier ses identifiants, l'entreprise ne peut plus accéder au compte.

Les autres avantages d'un compte Gmail professionnel avec Google Workspace

Le compte Gmail professionnel fait partie de Google Workspace, qui vise à faire passer au niveau supérieur vos e-mails, la communication de votre équipe, la collaboration, la création de documents et la planification. Vous l'avez compris : utiliser une adresse personnelle pour votre activité n'est pas la meilleure façon de fidéliser vos clients. Mieux vaut créer un compte Gmail professionnel pour profiter de ses nombreux avantages et de son efficacité. Voici les principales fonctionnalités de Google Workspace :

Outils de communication

Les applications Google Workspace regorgent de fonctionnalités qui aident votre équipe à agir et à répondre en temps réel, et à partager des messages pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Google Agenda est un autre outil de communication essentiel pour un compte professionnel. Il facilite la planification des services et la gestion du temps, et permet de partager son emploi du temps avec ses collègues. Vous pouvez aussi y ajouter les échéances de vos projets et organiser des réunions d'équipe. Sur Google Meet, vous pouvez créer et planifier des réunions audio et vidéo de grande qualité, avec des outils utiles comme la transcription par IA et la réduction du bruit. Les équipes peuvent ainsi travailler ensemble, où qu'elles se trouvent dans le monde.

Outils de collaboration

Gmail pour les entreprises s'appuie sur le cloud pour transformer la collaboration en équipe. Il simplifie la création, la modification, la consultation et le partage de documents grâce à une multitude de modèles faciles à utiliser. Les modifications s'affichent en temps réel et l'enregistrement est automatique, ce qui réduit les risques de perte de données.

Google Workspace comprend aussi Docs, qui permet de modifier, de diffuser et de retravailler des documents rapidement, sans craindre de perdre des données ou des fichiers. Vous pouvez partager vos documents en lecture seule ou en mode modification, selon que vous voulez ou non que le destinataire puisse modifier le contenu. Google Sheets est un autre outil de collaboration de Google. Simple à utiliser, il offre un service de tableur complet qui permet de créer des graphiques et des tableaux pour rendre les données plus lisibles.

Et le stockage ?

C'est sur le stockage que l'option gratuite atteint discrètement ses limites. Un compte Gmail gratuit comprend 15 Go, partagés entre Gmail, Drive et Photos, et une entreprise qui envoie des pièces jointes et stocke des fichiers peut les remplir en un an ou deux, après quoi Google commence à refuser les nouveaux e-mails. Les formules Workspace passent à un espace de stockage mutualisé par utilisateur, mesuré en téraoctets à partir de Standard, ce qui, pour la plupart des petites équipes, règle tout simplement le problème. Si vous hésitez entre les deux options, tenez compte de ce point dès le départ : migrer plus tard une boîte de réception pleine est plus pénible que de commencer avec de la marge.

Comment créer un compte Gmail professionnel : étape par étape

Vous vous demandez comment créer un compte Gmail professionnel ? Suivez ce guide étape par étape.

1. Rendez-vous sur Google Workspace
2. Renseignez les informations demandées
3. Associez votre domaine

Rendez-vous sur Google Workspace

Pour créer un compte Gmail professionnel, il faut d'abord créer un compte Google Workspace. Rendez-vous sur le site de Google Workspace pour commencer.

Renseignez les informations demandées

Cliquez sur Démarrer pour lancer l'inscription. On vous demande alors quelques informations de base sur votre compte professionnel : par exemple, combien d'employés utiliseront le compte Gmail professionnel, ou s'il n'est que pour vous. Vous devez également renseigner les informations de votre compte administrateur. Si vous avez déjà une adresse e-mail configurée chez votre hébergeur, utilisez-la pour gagner du temps.

Associez votre domaine

Vous devez aussi indiquer si votre entreprise possède un nom de domaine. Si vous avez déjà un site que vous voulez utiliser avec Google Workspace, sélectionnez l'option Je veux utiliser mon propre domaine et renseignez vos informations. Si vous n'en avez pas, mieux vaut trouver un nom de domaine avant de commencer. Vous pourrez ensuite configurer votre espace de travail numérique, avec un compte principal associé à ce domaine.

Premières étapes après la création d'un compte Gmail professionnel

Maintenant que vous avez configuré Google Workspace et ajouté les personnes de votre choix à l'espace de travail, il est temps de configurer votre compte Gmail professionnel. Cela se fait en quelques étapes :

1. Validez votre nom de domaine
2. Créez un compte
3. Migrez les e-mails d'un autre compte
4. Créez des alias
5. Créez un autre compte pour un membre de l'équipe
6. Ajoutez des extensions

Validez votre nom de domaine

Vous avez déjà indiqué votre nom de domaine lors de la configuration de Google Workspace. Vous devez maintenant prouver que ce domaine vous appartient en ajoutant un enregistrement TXT. Pour valider le domaine, Google détecte où il est hébergé, puis vous donne le feu vert ou des instructions pour mener à bien la validation. Si les instructions de Google ne suffisent pas, vous pouvez passer par cPanel, en particulier si vous utilisez un hébergeur web économique, pour faciliter la validation.

Créez un compte

L'étape suivante consiste à créer votre adresse e-mail. Elle ressemble beaucoup à la création d'un compte personnel : il vous suffit de choisir une adresse e-mail et un mot de passe sécurisé dont vous vous souviendrez. L'adresse choisie sera aussi votre nom d'utilisateur Google dans les différents services Google Workspace. Ne choisissez pas votre adresse à la hâte sans vérifier que vous et toute l'équipe pourrez la retenir. Vous pouvez utiliser votre prénom, votre nom ou une combinaison des deux. Quelle que soit la convention retenue, appliquez-la de façon cohérente dans toute l'entreprise.

Choisissez aussi votre mot de passe avec soin : un mot de passe dont vous vous souviendrez, sans sacrifier la sécurité. Votre compte professionnel contient beaucoup d'informations précieuses, et vous ne pouvez pas vous permettre un mot de passe facile à deviner. Ajoutez des chiffres et des caractères spéciaux pour le renforcer.

Vous devrez également payer une licence Workspace pour ouvrir un compte. Toutefois, Google Workspace propose une période d'essai gratuite de 14 jours, qui vous permet de tester l'interface et les outils avant de payer un abonnement. Si vous décidez de ne pas poursuivre avant la fin de l'essai, vous pouvez simplement résilier votre licence sans frais supplémentaires. Profitez-en pour comparer les tarifs des adresses e-mail professionnelles de Google, puis choisissez la formule qui correspond à votre budget et aux besoins de votre entreprise.

Migrez les e-mails d'un autre compte

Cette étape est facultative, mais il est recommandé de transférer vos e-mails existants et vos contacts dans Gmail. Google Workspace comprend un outil de migration dans la console d'administration pour importer vos e-mails existants ; le guide de configuration de Google détaille les étapes actuelles.

Créez des alias

Saviez-vous que vous pouvez obtenir des adresses supplémentaires pour votre compte Gmail ? Il vous suffit de créer des alias pour vos adresses e-mail. Tout e-mail envoyé à un alias vous est alors également distribué.

Cette astuce vous fait faire des économies, car vous n'avez pas à payer un autre compte Google Workspace pour chaque adresse e-mail que vous voulez créer. Pour créer un alias, connectez-vous à la console d'administration Google Workspace avec votre compte administrateur. Accédez ensuite à Menu > Annuaire > Utilisateurs, puis cliquez sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous voulez créer des alias. Sous son nom, à gauche, cliquez sur Ajouter des adresses e-mail secondaires. Vous pouvez créer jusqu'à 30 alias Google Workspace par utilisateur.

Créez un autre compte pour un membre de l'équipe

Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des comptes Gmail professionnels pour vos employés. Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs depuis la console d'administration Google Workspace.

Ajoutez des extensions

Parmi les atouts qui rendent les comptes Gmail professionnels plus puissants que la version gratuite figure la longue liste de modules complémentaires et d'extensions. Et le plus intéressant, c'est qu'ils ne coûtent rien de plus. Vous avez l'embarras du choix : outils de visioconférence, Grammarly, Boomerang et bien d'autres. Les meilleurs dépendent de votre secteur et du type de contenu que vous voulez partager.

Comment créer une boîte de réception Gmail professionnelle avec un outil de boîte de réception partagée

Gmail est une plateforme de messagerie rapide et facile à utiliser, qui convient aux professionnels de tous les secteurs. Avec Google Workspace, la plateforme offre aux entreprises une messagerie professionnelle avec davantage de stockage et un accès complet à d'autres outils de travail, comme le traitement de texte, les appels vidéo et les agendas partagés. Pourtant, les outils de collaboration manquent toujours au sein même de la messagerie. Quand vous travaillez ensemble sur des tâches, vous devez encore transférer les e-mails et mettre vos collègues en Cc pour les tenir informés de l'avancement des projets.

Il existe un moyen de simplifier tout cela : la boîte de réception partagée.

Drag est une boîte de réception partagée pour Gmail qui transforme n'importe quel compte en espace de travail collaboratif. Il convertit les e-mails en cartes de tâches, plus faciles à organiser et à classer. Quand vous ajoutez les membres de votre équipe, ils peuvent voir et traiter les e-mails entrants : tout le monde reste ainsi informé, directement depuis sa propre boîte Gmail. Cette méthode offre aussi d'autres avantages pour la gestion des tâches :

Attribution des e-mails

Grâce à l'attribution des tâches, les responsables peuvent parcourir rapidement les messages entrants et les répartir entre les membres disponibles de l'équipe. Ils peuvent aussi utiliser des systèmes automatisés, comme la règle d'attribution des e-mails à tour de rôle (round robin), qui fait en sorte que chaque collaborateur reçoive une nouvelle tâche dès qu'il en termine une, pour mieux répartir la charge de travail.

Statistiques

Une autre façon efficace d'améliorer la productivité de votre espace de travail est de repérer les goulots d'étranglement. Drag propose une page complète de statistiques Gmail, que vous pouvez filtrer par espace de travail, par utilisateur, par période, et bien plus encore. Les responsables peuvent ainsi détecter les problèmes et les retards éventuels, et trouver des solutions avant qu'ils ne freinent le travail.

Automatisations

Bien sûr, le travail au quotidien comporte une part de répétition. C'est pourquoi DragApp propose plusieurs outils pour optimiser votre espace de travail en automatisant les tâches et les e-mails. L'un d'eux est la séquence d'e-mails. Avec les séquences d'e-mails, les utilisateurs définissent des règles personnalisées pour différents types d'e-mails. Par exemple, lors d'une campagne de prospection, ils peuvent programmer un e-mail de relance quelques jours après le message initial. Mais les besoins varient évidemment selon les équipes et leur façon de travailler. Vous pouvez par exemple configurer un répondeur automatique pour le service client, afin de répondre aux questions fréquentes envoyées à la boîte de réception de l'équipe. Créez ensuite une séquence qui envoie une enquête de satisfaction client quelques minutes plus tard.

Questions fréquentes

Un compte Gmail professionnel est-il gratuit ?

Il peut l'être : un compte Gmail personnel gratuit convient à un usage professionnel sans rien coûter, avec une adresse @gmail.com, 15 Go de stockage partagé et une propriété personnelle. Un compte de niveau professionnel avec votre propre domaine, c'est Google Workspace, à partir d'environ 7 $ US par utilisateur et par mois.

Puis-je utiliser mon propre domaine avec un Gmail gratuit ?

Pas directement avec un simple compte Gmail gratuit. Votre propre domaine dans l'adresse vient avec Google Workspace, ou en combinant des services de transfert gratuits avec la fonction d'envoi en tant qu'alias de Gmail, que présente notre guide pour obtenir une adresse e-mail personnalisée gratuite.

De combien de stockage dispose un compte Gmail professionnel ?

Le Gmail gratuit comprend 15 Go partagés entre Gmail, Drive et Photos. Les formules Google Workspace offrent un stockage mutualisé par utilisateur, qui atteint plusieurs téraoctets par utilisateur à partir des formules Standard.

Quand une entreprise doit-elle passer du Gmail gratuit à Workspace ?

En général à la première embauche ou à la première adresse partagée. La propriété du compte, le contrôle par l'administrateur, l'adresse nom@votreentreprise.com et les boîtes de réception partagées passent tous par Workspace, et la migration est plus simple avant que des années d'e-mails ne s'accumulent.