Gmail-Konto für Unternehmen erstellen: Das müssen Sie wissen

Ein Gmail-Konto für Unternehmen kann zweierlei bedeuten, und dieser Unterschied ist wichtiger als die Einrichtungsschritte. Sie können ein kostenloses Gmail-Konto nutzen, für das Google inzwischen eine eigene Registrierung für Unternehmen anbietet: Es kostet nichts und funktioniert, bis Sie Ihre eigene Domain, gemeinsame Eigentümerschaft oder mehr Speicher brauchen. Oder Sie erstellen ein Google Workspace-Konto, ab etwa 7 US$ pro Nutzer und Monat, mit dem Sie name@ihrefirma.de, Admin-Kontrolle und Speicher für den geschäftlichen Einsatz erhalten. Diese Anleitung behandelt beide Wege, was jeder genau kostet und an welchem Punkt ein wachsendes Team wechseln sollte.

Warum ein Gmail-Konto für Unternehmen statt eines kostenlosen Gmail-Kontos?

Kostenloses Gmail, also ein normales Google-Konto, gibt Ihnen Zugang zu den grundlegenden Google-Diensten mit begrenztem Onlinespeicher. Sie können es auch als kostenlose geschäftliche E-Mail-Adresse mit wenigen Tools und Funktionen einrichten. Der größte Unterschied zwischen beiden ist die E-Mail-Domain. Ein Gmail-Konto für Unternehmen setzt eine eigene Domain voraus, über die die gesamte Kommunikation läuft, bei kostenlosem Gmail ist das nicht der Fall. Außerdem bietet Gmail für Unternehmen höhere Speichergrenzen und eine Menge erweiterter Funktionen.

Googles eigene Registrierung bietet für kostenlose Konten eine Option für Unternehmen, die die Einrichtung anpasst, aber die Adresse auf @gmail.com und die Grenze von 15 GB beibehält, und das Konto gehört weiterhin der Person, die es erstellt hat, nicht dem Unternehmen.

Ein Gmail-Konto für Unternehmen lässt sich zentral verwalten

Der zweite große Unterschied zwischen kostenlosem Gmail und Google Workspace liegt darin, wem die Ressourcen gehören. Die Ressourcen eines Google Workspace-Kontos gehören dem Unternehmen. Über die Admin-Konsole hat es die volle Kontrolle darüber, was in den Konten und rund um sie passiert. Alle Daten in Google Workspace liegen in der Cloud und können zentral vom Administrator verwaltet werden. Der Administrator entscheidet, wer auf die Konten zugreifen darf und wer nicht. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, gehen seine Zugriffsrechte an die Nachfolge über, und er kann von außerhalb des Unternehmens nicht mehr auf das Konto zugreifen.

Kostenlose Gmail-Konten gehören dagegen den einzelnen Nutzern. Für Unternehmen sind sie deshalb ungeeignet, weil diese die Postfächer der einzelnen Mitarbeitenden weder verwalten noch kontrollieren können. Hört jemand im Unternehmen auf, nimmt er die Informationen in seinem privaten Konto mit, was ein großes Risiko für das Unternehmen sein kann. Ändert die Person ihre Anmeldedaten, hat das Unternehmen keinen Zugriff mehr auf das Konto.

Weitere Vorteile eines Gmail-Kontos für Unternehmen mit Google Workspace

Gmail für Unternehmen ist eine App aus Google Workspace und soll E-Mail, Teamkommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentenerstellung und Terminplanung auf das nächste Level heben. Inzwischen wissen Sie, dass eine private E-Mail-Adresse für geschäftliche Zwecke nicht der beste Weg ist, Kunden zu überzeugen. Erstellen Sie besser ein Gmail-Konto für Unternehmen, um von seinen vielen Vorteilen und seiner Effizienz zu profitieren. Die wichtigsten Funktionen von Google Workspace:

Kommunikationstools

Die Anwendungen von Google Workspace bieten viele Funktionen, mit denen Ihr Team in Echtzeit handeln und reagieren und Nachrichten teilen kann, damit alle auf demselben Stand sind. Google Kalender ist ein weiteres wichtiges Kommunikationstool für ein Unternehmenskonto. Es hilft bei der Terminplanung und beim Zeitmanagement und lässt Nutzer ihre Termine mit Teammitgliedern teilen. Mit Google Kalender können Sie außerdem Projektfristen eintragen und Teambesprechungen planen. In Google Meet erstellen und planen Sie hochwertige Besprechungen mit Audio und Video, inklusive nützlicher Tools wie KI-Transkription und Rauschunterdrückung. So können Teams zusammenarbeiten, wo auch immer sie sich auf der Welt befinden.

Tools für die Zusammenarbeit

Gmail für Unternehmen nutzt Cloud-Computing, um die Zusammenarbeit im Team zu verändern. Mit einer Fülle benutzerfreundlicher Vorlagen vereinfacht es das Erstellen, Bearbeiten, Ansehen und Teilen von Dokumenten. Änderungen an Dokumenten erfolgen in Echtzeit und werden automatisch gespeichert, was das Risiko von Datenverlust verringert.

Zu Google Workspace gehört auch Docs. Damit können Sie Dokumente schnell bearbeiten, verteilen und ändern, ohne Angst, Daten oder Dateien zu verlieren. Sie können Dokumente außerdem nur zum Ansehen oder zum Bearbeiten teilen, je nachdem, ob die Empfänger den Inhalt ändern sollen. Google Tabellen ist ein weiteres Tool für die Zusammenarbeit von Google. Es ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern bietet auch eine leistungsfähige Tabellenkalkulation, mit der Sie Grafiken, Diagramme und Tabellen erstellen, um die Inhalte übersichtlicher zu machen.

Wie sieht es mit dem Speicherplatz aus?

Beim Speicher stößt der kostenlose Weg unbemerkt an seine Grenzen. Ein kostenloses Gmail-Konto enthält 15 GB, gemeinsam für Gmail, Drive und Fotos, und ein Unternehmen, das Anhänge verschickt und Dateien speichert, kann das innerhalb von ein bis zwei Jahren aufbrauchen. Dann nimmt Google keine neuen E-Mails mehr an. Workspace-Tarife verlagern den Speicher in einen gebündelten Pool pro Nutzer, ab Standard im Terabyte-Bereich, was das Problem für die meisten kleinen Teams einfach beseitigt. Wenn Sie zwischen beiden Wegen wählen, berücksichtigen Sie diesen Punkt früh: Ein volles Postfach später zu migrieren, ist mühsamer, als von Anfang an genug Platz zu haben.

So erstellen Sie ein Gmail-Konto für Unternehmen: Schritt für Schritt

Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein Gmail-Konto für Unternehmen erstellen, folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. Google Workspace aufrufen
2. Die angeforderten Angaben machen
3. Ihre Domain verbinden

Google Workspace aufrufen

Die erste Voraussetzung für ein Gmail-Konto für Unternehmen ist ein Google Workspace-Konto. Rufen Sie zum Start die Website von Google Workspace auf.

Die angeforderten Angaben machen

Klicken Sie auf Jetzt starten, um die Seite zu öffnen. Sie werden aufgefordert, einige grundlegende Angaben zu Ihrem Unternehmenskonto zu machen. Zum Beispiel, wie viele Mitarbeitende das Gmail-Konto für Unternehmen nutzen werden oder ob es nur um Sie geht. Außerdem geben Sie die Daten für Ihr Administratorkonto ein. Wenn Sie bereits eine E-Mail-Adresse bei Ihrem Hostinganbieter eingerichtet haben, verwenden Sie diese Adresse, um sie beizubehalten.

Ihre Domain verbinden

Geben Sie außerdem an, ob Ihr Unternehmen bereits einen Domainnamen hat. Wenn Sie schon eine Website haben, die Sie mit Google Workspace nutzen möchten, wählen Sie die Option Ich möchte meine Domain verwenden und geben Ihre Daten ein. Wenn Sie noch keine haben, überlegen Sie sich am besten zuerst einen Domainnamen, bevor Sie loslegen. Danach können Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz mit einem Hauptkonto einrichten, das an diese Domain gebunden ist.

Die ersten Schritte, nachdem Sie ein Gmail-Konto für Unternehmen erstellt haben

Jetzt, da Sie Google Workspace eingerichtet und die gewünschten Personen hinzugefügt haben, richten Sie das Gmail-Konto für Ihr Unternehmen ein. Das sind die Schritte:

1. Ihren Domainnamen bestätigen
2. Ein Konto erstellen
3. E-Mails aus einem anderen Konto migrieren
4. Aliasse erstellen
5. Ein weiteres Konto für ein Teammitglied erstellen
6. Erweiterungen nutzen

Ihren Domainnamen bestätigen

Ihren Domainnamen haben Sie bereits bei der Einrichtung von Google Workspace angegeben. Nun müssen Sie bestätigen, dass Ihnen diese Domain gehört, indem Sie einen TXT-Eintrag hinzufügen. Dazu erkennt Google, wo die Domain gehostet wird, und gibt Ihnen dann grünes Licht oder Anweisungen für den Bestätigungsvorgang. Wenn die Anweisungen von Google nicht ausreichen, können Sie cPanel nutzen, vor allem bei einem günstigen Webhoster, um die Bestätigung zu erleichtern.

Ein Konto erstellen

Im nächsten Schritt erstellen Sie Ihre E-Mail-Adresse, wie in unserer Anleitung für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain beschrieben. Das funktioniert ganz ähnlich wie bei einem privaten Konto: Sie wählen nur eine E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort, das Sie sich merken können. Beachten Sie, dass die gewählte E-Mail-Adresse auch Ihr Google-Nutzername ist, den Sie in den verschiedenen Google Workspace-Diensten verwenden. Wählen Sie die Adresse nicht vorschnell, sondern überlegen Sie, ob Sie und alle im Team sie sich merken können. Sie können Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen oder eine Kombination verwenden. Wofür Sie sich auch entscheiden: Bleiben Sie im ganzen Unternehmen einheitlich.

Seien Sie auch bei der Wahl des Passworts sorgfältig. Wählen Sie eines, das Sie sich merken können, ohne bei der Sicherheit Abstriche zu machen. Ihr Unternehmenskonto enthält viele wertvolle Informationen, ein leicht zu erratendes Passwort können Sie sich nicht leisten. Verwenden Sie Ziffern und Sonderzeichen, um das Passwort sicherer zu machen.

Um ein Konto zu eröffnen, müssen Sie außerdem eine Workspace-Lizenz bezahlen. Google Workspace bietet allerdings einen kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen, in dem Sie Oberfläche und Tools ausprobieren können, bevor Sie ein Abo bezahlen. Wenn Sie Ihr Abo vor Ende des Testzeitraums nicht fortsetzen möchten, können Sie Ihre Lizenz einfach ohne zusätzliche Kosten kündigen. Prüfen Sie dabei die aktuellen Preise für geschäftliche E-Mails bei Google und zahlen Sie dann für den Tarif, der in Ihr Budget passt und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

E-Mails aus einem anderen Konto migrieren

Dieser Schritt ist optional, aber es empfiehlt sich, vorhandene E-Mails und Kontakte zu Gmail zu übertragen. Google Workspace enthält in der Admin-Konsole ein Migrationstool, mit dem Sie bestehende E-Mails übernehmen; Googles eigene Einrichtungsanleitung führt durch die aktuellen Schritte.

Aliasse erstellen

Wussten Sie, dass Sie für Ihr Gmail-Konto zusätzliche Adressen bekommen können? Dafür erstellen Sie einfach Aliasse für Ihre E-Mail-Adressen. Jede E-Mail an einen Alias wird dann ebenfalls an Sie zugestellt.

Mit diesem Trick sparen Sie Geld, weil Sie nicht für jede gewünschte E-Mail-Adresse eine weitere Google Workspace-Lizenz bezahlen müssen. Um einen Alias anzulegen, melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto in der Admin-Konsole von Google Workspace an. Gehen Sie dann zu Menü > Verzeichnis > Nutzer und klicken Sie auf den Nutzer, für den Sie Aliasse erstellen möchten. Klicken Sie links unter dem Namen des Nutzers auf Alternative E-Mail-Adressen hinzufügen. Sie können bis zu 30 Google Workspace-Aliasse pro Nutzer erstellen.

Ein weiteres Konto für ein Teammitglied erstellen

Wenn Sie möchten, können Sie auch für Ihre Mitarbeitenden Gmail-Konten für Unternehmen erstellen. Neue Nutzer fügen Sie in der Admin-Konsole von Google Workspace hinzu.

Erweiterungen nutzen

Zu den Funktionen, die Gmail für Unternehmen leistungsfähiger machen als die kostenlose Version, gehört die lange Liste an Add-ons und Erweiterungen. Das Beste daran: Sie kosten nichts extra. Sie haben eine große Auswahl, darunter Tools für Videokonferenzen, Grammarly, Boomerang und viele mehr. Welche die besten sind, hängt von Ihrer Branche und den Inhalten ab, die Sie teilen möchten.

So richten Sie mit einem gemeinsamen Postfach einen Gmail-Posteingang für Ihr Unternehmen ein

Gmail ist eine schnelle, benutzerfreundliche E-Mail-Plattform, die zu Fachleuten aller Branchen passt. Über Google Workspace bietet die Plattform Unternehmen professionelle E-Mail-Adressen mit mehr Speicher und vollem Zugang zu weiteren Arbeitstools wie Textverarbeitung, Videoanrufen und gemeinsamen Kalendern. Innerhalb der E-Mail-Plattform selbst fehlen aber nach wie vor Tools für die Zusammenarbeit. Wenn Sie gemeinsam an Aufgaben arbeiten, müssen Sie andere Teammitglieder immer noch per Weiterleitung und CC über Ihren Fortschritt in Projekten auf dem Laufenden halten.

Das lässt sich vereinfachen: mit einem gemeinsamen Postfach.

Drag ist ein gemeinsames Postfach für Gmail, das jedes Konto in einen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit verwandelt. E-Mails werden zu Aufgabenkarten, die sich leichter organisieren und kategorisieren lassen. Wenn Sie Ihre Teammitglieder hinzufügen, können sie eingehende E-Mails sehen und bearbeiten, sodass alle ganz einfach aus ihrem eigenen Gmail-Posteingang auf dem Laufenden bleiben. Diese Methode hat noch weitere Vorteile für Ihr Aufgabenmanagement:

E-Mail-Zuweisung

Mit der Zuweisung von Aufgaben können Führungskräfte eingehende Nachrichten schnell durchsehen und auf verfügbare Teammitglieder verteilen. Sie können auch automatische Systeme nutzen, etwa eine Regel für die Round-Robin-Zuweisung von E-Mails, die festlegt, dass jede Person eine neue Aufgabe erhält, sobald sie eine erledigt hat, um die Arbeitslast optimal zu verteilen.

Analysen

Eine weitere gute Möglichkeit, die Produktivität in Ihrem Arbeitsbereich zu steigern, ist zu verstehen, wo die Engpässe liegen. Drag bietet eine umfassende Analyseseite für Gmail, die Sie nach Arbeitsbereich, Nutzer, Zeitraum und vielem mehr filtern können. So können Führungskräfte mögliche Probleme und Verzögerungen erkennen und Lösungen finden, bevor sie den Arbeitsablauf ausbremsen.

Automatisierungen

Ein normaler Arbeitsablauf bringt natürlich Wiederholungen mit sich. Deshalb enthält DragApp mehrere Tools, die Ihren Arbeitsbereich mit Automatisierungen für Aufgaben und E-Mails optimieren. Eines davon sind E-Mail-Sequenzen. Mit E-Mail-Sequenzen legen Nutzer eigene Regeln für verschiedene Arten von E-Mails fest. Bei einer Outreach-Kampagne können sie zum Beispiel einige Tage nach der ersten Nachricht eine Follow-up-E-Mail einplanen. Der Bedarf ist aber natürlich je nach Team und Arbeitsablauf unterschiedlich. Für den Kundenservice können Sie etwa eine automatische Antwort einrichten, die häufige Fragen an das Teampostfach beantwortet. Anschließend erstellen Sie eine Sequenz, die wenige Minuten später eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit schickt.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Gmail-Konto für Unternehmen kostenlos?

Es kann kostenlos sein: Ein kostenloses privates Gmail-Konto lässt sich ohne Kosten geschäftlich nutzen, mit einer @gmail.com-Adresse und 15 GB gemeinsamem Speicher, und das Konto gehört Ihnen persönlich. Ein Konto für den geschäftlichen Einsatz mit Ihrer eigenen Domain bekommen Sie mit Google Workspace, ab etwa 7 US$ pro Nutzer und Monat.

Kann ich meine eigene Domain mit kostenlosem Gmail nutzen?

Mit einem kostenlosen Gmail-Konto allein nicht direkt. Ihre eigene Domain in der Adresse bekommen Sie mit Google Workspace oder indem Sie kostenlose Weiterleitungsdienste mit der Gmail-Funktion „Senden als“ kombinieren, wie unsere Anleitung für eine kostenlose E-Mail-Adresse mit eigener Domain zeigt.

Wie viel Speicher hat ein Gmail-Konto für Unternehmen?

Kostenloses Gmail enthält 15 GB, gemeinsam für Gmail, Drive und Fotos. Die Tarife von Google Workspace bieten gebündelten Speicher pro Nutzer, ab den Standard-Tarifen bis in den Terabyte-Bereich pro Nutzer.

Wann sollte ein Unternehmen von kostenlosem Gmail zu Workspace wechseln?

Meist bei der ersten Neueinstellung oder der ersten gemeinsamen Adresse. Eigentum, Admin-Kontrolle, name@ihrefirma.de und gemeinsame Postfächer brauchen alle Workspace, und die Migration ist am einfachsten, bevor sich jahrelang E-Mails angesammelt haben.