Gemeinsames Postfach: die 12 besten Tools 2026 im Vergleich

Kurz gesagt: Welche Software für gemeinsame Postfächer (englisch: Shared Inbox Software) die beste ist, hängt davon ab, wo die E-Mails Ihres Teams liegen.

• Gmail und Google Workspace: Drag. Jede E-Mail bekommt eine zuständige Person, und die KI entwirft Antworten und löst Routine-E-Mails selbstständig. Drag ist unser Produkt, beurteilen Sie es also anhand der Fakten unten.
• Mehr als ein E-Mail-Anbieter: Missive. Ein Postfach für Gmail, Outlook und andere, mit Team-Chat neben jeder E-Mail.
• Große Teams mit vielen Kanälen: Front. E-Mail, SMS, Chat und Social-Media-Nachrichten in einer App, mit detaillierter Weiterleitung.
• Einfacher E-Mail-Support: Help Scout. Schnell erlernt, mit einem Hilfecenter inklusive und einem kostenlosen Tarif für kleine Teams.
• Kein Budget: der kostenlose Tarif von Help Scout oder das, was Google Workspace und Microsoft 365 bereits enthalten.

Die Einstiegspreise liegen zwischen 12 US$ und 29 US$ pro Nutzer und Monat. Die Vergleichstabelle nennt jeden einzelnen.

Mit einem gemeinsamen Postfach, auch Team-Postfach oder Shared Inbox genannt, beantwortet ein Team eine Adresse wie support@ oder sales@, wobei jede E-Mail einer Person zugewiesen ist. Dieser Leitfaden vergleicht zwölf Shared-Inbox-Tools danach, was sie kosten, wie sie KI abrechnen und für wen sie sich eignen.

So lesen Sie die Preise. Jeder Preis gilt pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, sofern wir nichts anderes sagen, abgelesen von der Preisseite des Anbieters am 11. November 2026. Preise ändern sich oft, prüfen Sie sie also vor dem Kauf.

Kurzvergleich: die beste Software für gemeinsame Postfächer 2026

Was wir gefunden haben, als wir jeden Preis neu geprüft haben

Wir haben die Preisseite jedes Anbieters am 11. November 2026 erneut gelesen. Sechs Dinge weichen von dem ab, was viele Listen noch immer behaupten:

1. Missive führt keinen kostenlosen Tarif auf. Die Seite zeigt drei kostenpflichtige Tarife und eine Testphase von 30 Tagen. Der Einstiegstarif endet bei 5 Nutzern, eine sechste Person hebt also das ganze Team auf 24 US$.
2. Hiver führt keinen kostenlosen Tarif auf. Jeder Tarif beginnt bei 2 Lizenzen, der Einstiegstarif endet bei 10 Nutzern, und die Testphase dauert 7 Tage.
3. Freshdesk zeigt keinen kostenlosen Tarif. Die Seite bietet eine Testphase von 14 Tagen für den Enterprise-Tarif an.
4. Die Einstiegslizenz von Intercom kostet für Neukunden 19 US$, statt der gelisteten 29 US$. Der KI-Agent Fin beginnt bei 0,99 US$ pro Ergebnis.
5. Vier Tools berechnen KI doppelt. Front, Freshdesk, Zendesk und Intercom rechnen jeweils einen Assistenten pro Person und einen KI-Agenten nach Nutzung ab. Bei Front sind das Copilot für 20 US$ pro Lizenz und Monat und Autopilot ab 0,39 US$ pro Unterhaltung.
6. Googles natives gemeinsames Postfach ist nicht überall verfügbar. In unserer eigenen Admin-Konsole für Business Starter war es am 11. November 2026 nicht vorhanden, und Googles Seite sagt nicht, ob die gemeinsame Adresse eine eigene kostenpflichtige Lizenz braucht. Mehr dazu in unserem Leitfaden zum gemeinsamen Postfach in Google Workspace.

So haben wir die Tools verglichen

Wir haben jedes Tool anhand von fünf Punkten verglichen:

• Tatsächliche Kosten. Der Preis pro Lizenz, dazu das, was KI zusätzlich kostet, dazu jede Mindestanzahl oder Obergrenze bei den Lizenzen.
• Wie KI abgerechnet wird. In der Lizenz enthalten oder nach Nutzung berechnet.
• Wo das Team arbeitet. In Gmail oder Outlook oder in einer getrennten App.
• Die Grundlagen. Eine E-Mail einer Person zuweisen, eine Warnung, wenn zwei Personen antworten, interne Notizen, Regeln und Berichte.
• KI-Assistenten. Ob ein Assistent wie Claude oder ChatGPT das Postfach bearbeiten kann.

Die Reihenfolge ist keine Rangliste. Die Tools sind danach gruppiert, wo das Team arbeitet: zuerst Tools für Gmail und Outlook, dann eigenständige Helpdesks, dann die integrierten Optionen. Drag steht an erster Stelle, weil es unser Produkt ist und wir es am besten kennen.

Tools, die wir weggelassen haben. Keeping und Helpwise sind kleinere Tools im selben Feld. Zoho Desk und Zoho TeamInbox lohnen sich vor allem für Teams, die bereits Zoho nutzen. Gorgias ist für Onlineshops gebaut. Jedes hat eine eigene Vergleichsseite. Chatwoot und FreeScout sind Open-Source-Optionen, die Sie selbst hosten. Sie passen zu einem Team mit einer technisch versierten Person und ohne Budget.

Was wir nicht getan haben: Wir haben auf den anderen elf Tools keine echte Support-Warteschlange betrieben. Bei ihnen stammen die Fakten von den Preis- und Hilfeseiten des jeweiligen Anbieters. Drag kennen wir aus erster Hand, weil wir es entwickeln. Bewertungen von Drittanbieter-Portalen lassen wir ebenfalls weg, weil sie sich ändern und wir nicht prüfen können, wie sie zustande gekommen sind.

Die 12 besten Tools für gemeinsame Postfächer 2026

1. Drag: ideal für Gmail-Teams, die KI inklusive wollen

Drag ist unser Produkt.

Drag macht aus den Gmail-Konten, die Ihr Team bereits hat, ein gemeinsames Postfach. Jede E-Mail bekommt eine zuständige Person und einen Status, eine Warnung erscheint, wenn ein Teammitglied bereits antwortet, und Notizen bleiben am Thread. Das Team arbeitet von Gmail aus oder in den Web-, Desktop- und Mobil-Apps von Drag.

• Funktioniert mit: Gmail und Google Workspace.
• Preis: Starter 12 US$, Plus 18 US$, Pro 24 US$. Keine Mindestanzahl an Lizenzen. Kein kostenloser Tarif.
• KI: Varley, die KI von Drag, taggt E-Mails und fasst sie zusammen, entwirft Antworten und löst Routineunterhaltungen selbstständig. Sie ist ab dem Tarif für 18 US$ enthalten.
• Ebenfalls enthalten: Live-Chat für Ihre Website in jedem Tarif. WhatsApp und der MCP-Server, über den Claude oder ChatGPT das Postfach bearbeiten können, sind im Pro-Tarif enthalten.
• Testphase: 7 Tage, ohne Kreditkarte.
• Wo es aufhört: Drag funktioniert nur mit Gmail und Google Workspace und nützt einem Team mit Outlook daher nichts. Es deckt E-Mail, Live-Chat und WhatsApp ab und hat keinen Telefonkanal. Es ist ein gemeinsames Postfach und kein Ticketing-Helpdesk. Teams, die formale Tickets zwischen Abteilungen brauchen, sollten sich daher Freshdesk oder Zendesk ansehen. Es gibt keinen kostenlosen Tarif.

2. Missive: ideal für Teams mit mehr als einem E-Mail-Anbieter

Missive ist ein gemeinsames Postfach mit eingebautem Team-Chat. Teammitglieder können eine Antwort gemeinsam schreiben und neben dem Thread über eine E-Mail sprechen. Es funktioniert mit Gmail, Outlook, iCloud und IMAP und ist damit die naheliegende Wahl, wenn nicht das ganze Team bei einem Anbieter ist.

• Funktioniert mit: Gmail, Outlook, iCloud, IMAP.
• Preis: Starter 14 US$ (bis zu 5 Nutzer), Productive 24 US$ (bis zu 50), Business 36 US$.
• KI: in jedem Tarif verfügbar, bezahlt mit KI-Credits von Missive oder mit Ihrem eigenen Schlüssel eines KI-Anbieters.
• Testphase: 30 Tage, ohne Kreditkarte. Ein kostenloser Tarif ist nicht aufgeführt.
• Wo es aufhört: Der Tarif für 14 US$ endet bei 5 Nutzern. Die Berichte sind schlanker als die eines Helpdesks.

Siehe Drag im Vergleich mit Missive.

3. Hiver: ideal für Gmail- oder Outlook-Teams, die einen schlanken Helpdesk wollen

Hiver ist ein Helpdesk, der um die E-Mail herum gebaut ist. Es verbindet sich mit Gmail, Outlook und anderen Anbietern und ergänzt gemeinsame Postfächer, Zuweisung und Live-Chat. Antwortzeitziele beginnen im Pro-Tarif für 55 US$, und Telefonie ist ein Add-on für 30 US$ pro Telefonie-Lizenz und Monat.

• Funktioniert mit: Gmail und Outlook.
• Preis: Growth 25 US$ (bis zu 10 Nutzer und 2 gemeinsame Postfächer), Pro 55 US$, Elite 85 US$. Jeder Tarif beginnt bei 2 Lizenzen; danach wachsen die Lizenzen auf 5 und dann in Schritten von 5.
• KI: KI-Agenten sind in allen Tarifen aufgeführt, ohne eigenen KI-Preis.
• Testphase: 7 Tage, ohne Kreditkarte. Ein kostenloser Tarif ist nicht aufgeführt.
• Wo es aufhört: Ein elfter Nutzer hebt das ganze Team von 25 US$ auf 55 US$, und eine einzelne Lizenz können Sie nicht kaufen.

Siehe Drag im Vergleich mit Hiver.

4. Gmelius: ideal für Gmail-Teams, die Automatisierung wollen

Gmelius ergänzt Gmail um gemeinsame Postfächer, gemeinsame Labels und Automatisierung und stellt inzwischen KI-Agenten in den Vordergrund, die sortieren, zuweisen und antworten.

• Funktioniert mit: Gmail.
• Preis: Meli 19 US$ (bis zu 5 Nutzer, keine gemeinsamen Postfächer), Growth 25 US$ (bis zu 50), Pro 40 US$.
• KI: in der Lizenz enthalten, mit monatlichen Grenzen für Unterhaltungen und Regeln, die mit dem Tarif steigen.
• Testphase: 7 Tage.
• Wo es aufhört: Der Tarif für 19 US$ hat kein gemeinsames Postfach, der tatsächliche Einstiegspreis für ein Team liegt also bei 25 US$.

Siehe Drag im Vergleich mit Gmelius.

5. Front: ideal für große Teams mit vielen Kanälen

Front bringt E-Mail, SMS, Chat und Social-Media-Nachrichten in eine App, mit detaillierter Weiterleitung und detaillierten Berichten. Es ist die Wahl für größere Teams, die diese Tiefe brauchen und dafür in einer getrennten App arbeiten.

• Funktioniert mit: Gmail- und Outlook-Konten, in der eigenen App von Front.
• Preis: Starter 25 US$ (bis zu 10 Lizenzen, eine Kanalart), Professional 65 US$ (bis zu 50 Lizenzen), Enterprise 105 US$.
• KI: Copilot kostet 20 US$ pro Lizenz und Monat in Starter und Professional und ist in Enterprise enthalten. Autopilot beginnt bei 0,39 US$ pro Unterhaltung.
• Testphase: 14 Tage, ohne Kreditkarte.
• Wo es aufhört: Eine elfte Person hebt das ganze Team von 25 US$ auf 65 US$, und KI kostet in den beiden unteren Tarifen extra.

Siehe Drag im Vergleich mit Front.

6. Help Scout: ideal für einfachen E-Mail-Support mit Hilfecenter

Help Scout ist ein Helpdesk mit Schwerpunkt auf E-Mail, der schnell erlernt ist und einen Baukasten für ein Hilfecenter enthält. Außerdem hat es einen echten kostenlosen Tarif, was für die meisten kostenpflichtigen Tools hier nicht gilt.

• Funktioniert mit: der eigenen App.
• Preis: kostenlos für bis zu 5 Nutzer, ein Postfach und 100 Kontakte im Monat. Standard 25 US$ (bis zu 25 Nutzer), Plus 45 US$ (bis zu 50), Pro 75 US$ (mindestens 10 Nutzer).
• KI: Etwas KI-Schreibhilfe ist enthalten, und unbegrenzte KI-Entwürfe beginnen im Plus-Tarif. AI Answers, das Kunden selbstständig antwortet, kostet 0,75 US$ pro Lösung, und Sie können eine monatliche Obergrenze festlegen.
• Testphase: 15 Tage in Standard und Plus.
• Wo es aufhört: Der 26. und der 51. Nutzer erzwingen jeweils den Wechsel in den nächsten Tarif.

Siehe Drag im Vergleich mit Help Scout.

7. Freshdesk: ideal für einen vollständigen Helpdesk zum niedrigen Einstiegspreis

Freshdesk ist ein vollständiger Ticketing-Helpdesk mit einem der niedrigsten Einstiegspreise der Kategorie. Es passt zu Teams, die formale Tickets wollen und später voraussichtlich Kanäle ergänzen.

• Funktioniert mit: der eigenen App.
• Preis: Growth 19 US$, Pro 55 US$, Enterprise 89 US$.
• KI: Die ersten 500 Sitzungen des KI-Agenten sind enthalten (die Seite sagt nicht, ob einmalig oder jeden Monat), danach 49 US$ pro 100 Sitzungen. Copilot, der Assistent für Agenten, kostet 29 US$ pro Agent und Monat in Pro und Enterprise.
• Testphase: 14 Tage. Ein kostenloser Tarif wird nicht gezeigt.
• Wo es aufhört: Die Rechnung wächst mit der KI-Nutzung, und es ist eine getrennte App, die das Team erlernen muss.

Siehe Drag im Vergleich mit Freshdesk.

8. Zendesk: ideal für Ticketing in Großunternehmen

Zendesk ist der größte Helpdesk auf dieser Liste, gebaut für große Support-Teams mit komplexer Weiterleitung über viele Kanäle. Es ist mehr, als die meisten kleinen Teams brauchen.

• Funktioniert mit: der eigenen App.
• Preis: Support Team 19 US$ (nur E-Mail), Suite Team 55 US$, Suite Professional 115 US$.
• KI: Copilot kostet 50 US$ pro Agent und Monat. Automatisierte Lösungen über die 5 hinaus, die pro Agent und Monat enthalten sind (10 in Suite Professional), kosten je 1,50 US$ mit fester Abnahmemenge oder 2,00 US$ bei Abrechnung nach Verbrauch.
• Testphase: 14 Tage.
• Wo es aufhört: bei Kosten und Einrichtung. KI wird sowohl pro Agent als auch pro Lösung berechnet.

Siehe Drag im Vergleich mit Zendesk.

9. Intercom: ideal für einen KI-Agenten, der Kunden selbst antwortet

Intercom ist um Fin herum gebaut, einen KI-Agenten, der Kunden direkt antwortet, überwiegend im Chat. Es passt zu Softwareunternehmen, die möglichst viele Unterhaltungen ohne einen Menschen lösen wollen.

• Funktioniert mit: der eigenen App. Fin lässt sich auch auf einen anderen Helpdesk aufsetzen.
• Preis: Essential 29 US$ pro Lizenz (19 US$ für Neukunden), Advanced 85 US$, Expert 132 US$.
• KI: Fin beginnt bei 0,99 US$ pro Ergebnis. Copilot, der Assistent für Agenten, kostet 29 US$ pro Agent und Monat.
• Testphase: 14 Tage, ohne Kreditkarte.
• Wo es aufhört: Die Rechnung hängt davon ab, wie viele Unterhaltungen Fin löst, und lässt sich deshalb schwer vorhersagen.

Siehe Drag im Vergleich mit Intercom.

10. HubSpot: ideal für Teams, die bereits das CRM von HubSpot nutzen

Das Postfach von HubSpot sitzt im CRM, sodass jede Unterhaltung den vollständigen Datensatz des Kunden zeigt. Es ist sinnvoll, wenn Ihre Vertriebs- und Serviceteams bereits in HubSpot arbeiten.

• Funktioniert mit: der eigenen App.
• Preis: kostenlose Tools für bis zu 2 Nutzer. Service Hub Starter zeigt 20 US$ pro Lizenz und Monat, mit ermäßigten 7 US$ für Neukunden; die Seite kennzeichnet nicht, für welchen Abrechnungszeitraum welche Zahl gilt. Professional kostet 90 US$ bei jährlicher Bindung oder 100 US$ monatlich, zuzüglich einer verpflichtenden einmaligen Onboarding-Gebühr von 1.500 US$.
• KI: läuft über HubSpot-Credits zu je 0,01 US$, mit einem monatlichen Kontingent in den kostenpflichtigen Tarifen.
• Wo es aufhört: kostenlos im Einstieg, teuer im Wachstum. Die meisten Servicefunktionen stecken in Professional.

Wenn Sie ein CRM und ein gemeinsames Postfach zusammen brauchen, lesen Sie weiter unten den Abschnitt CRM mit gemeinsamem Postfach.

11. Google Workspace: ideal für geringes Volumen und kein Budget

Google Workspace hat drei integrierte Wege, eine Adresse zu teilen: die Gmail-Delegierung, einen Gemeinsamen Posteingang in Google Groups und ein natives gemeinsames Postfach, das ein Administrator anlegt.

• Preis: kein Aufpreis in einem kostenpflichtigen Workspace-Tarif. Googles Seite sagt nicht, ob eine neue gemeinsame Adresse eine eigene kostenpflichtige Lizenz braucht, prüfen Sie das also, bevor Sie eine anlegen.
• Was Sie bekommen: gemeinsamen Zugriff. Ein Gemeinsamer Posteingang ergänzt eine einfache Zuweisung, in der Oberfläche von Google Groups.
• Wo es aufhört: keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, keine Regeln, keine Berichte, keine KI. Das native gemeinsame Postfach wird noch eingeführt.

Die Einrichtungsschritte stehen in unserer Anleitung zum gemeinsamen Postfach in Gmail, und die Sicht des Administrators finden Sie im Leitfaden zum gemeinsamen Postfach in Google Workspace.

12. Freigegebenes Postfach in Microsoft 365: ideal für Outlook-Teams mit geringem Volumen

Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 ist ein Postfach, das ein Administrator anlegt und das mehrere Personen aus ihrem eigenen Outlook öffnen.

• Preis: Das Postfach braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz. Jede Person, die es nutzt, braucht ein eigenes lizenziertes Postfach.
• Was Sie bekommen: gemeinsamen Zugriff für bis zu 25 Nutzer, in Outlook.
• Wo es aufhört: keine Zuweisung, keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, keine Berichte, keine KI.

Preisvergleich: die Spanne jedes Tools auf einen Blick

Der Einstiegspreis ist nur die unterste Sprosse jeder Leiter. Jeder Balken unten reicht vom günstigsten veröffentlichten Tarif eines Tools bis zum teuersten, in derselben Reihenfolge wie in der Liste oben. Microsoft 365 fehlt im Diagramm, weil das freigegebene Postfach in einer Lizenz enthalten ist und keinen eigenen Preis hat.

Was ein Team tatsächlich zahlt. Der günstigste passende Tarif, pro Monat bei jährlicher Abrechnung, vor allen KI-Kosten:

Mit KI inklusive kostet Drag 90 US$ für fünf Nutzer und 180 US$ für zehn, im Plus-Tarif. Um Ihr eigenes Team durchzurechnen, einschließlich KI-Nutzung, verwenden Sie den Kostenrechner für gemeinsame Postfächer.

Preisverlauf: wie sich diese Preise in fünf Jahren entwickelt haben

Der heutige Preis sagt nichts über den Preis im nächsten Jahr. Das Diagramm unten verfolgt die veröffentlichten Preise über fünf Jahre archivierter Preisseiten, für die zehn Tools, zu denen wir einen Verlauf haben. So sehen Sie, wer die Preise erhöht hat, wer sie gehalten hat und wer seine Tarife umgebaut hat. Jede Zahl geht auf eine datierte Archivaufnahme zurück.

Wie jedes Tool KI abrechnet

Bei der KI unterscheiden sich die Rechnungen für gemeinsame Postfächer inzwischen am stärksten. Tools rechnen sie auf drei Arten ab:

• In der Lizenz enthalten. Die KI gehört zum Tarif, meist bis zu einem monatlichen Kontingent. Drag enthält sie ab 18 US$ mit monatlichen Credits pro Lizenz, Hiver führt KI-Agenten in jedem Tarif auf, und Gmelius enthält sie mit monatlichen Grenzen.
• Pro Lösung, Ergebnis oder Unterhaltung. Sie zahlen jedes Mal, wenn die KI eine Unterhaltung bearbeitet: Help Scout 0,75 US$ pro Lösung, Intercom ab 0,99 US$ pro Ergebnis, Zendesk 1,50 bis 2,00 US$ pro automatisierter Lösung über das Kontingent hinaus, Front ab 0,39 US$ pro Unterhaltung. Die Rechnung steigt mit dem Volumen.
• Add-ons und Credits. Eine monatliche Gebühr pro Person, ein Paket an Sitzungen oder Credits: Front Copilot für 20 US$ pro Lizenz, Freshdesk Copilot für 29 US$ pro Agent und 49 US$ pro 100 Sitzungen nach den ersten 500, Zendesk Copilot für 50 US$ pro Agent, Intercom Copilot für 29 US$ pro Agent, Missive mit Credits oder Ihrem eigenen Schlüssel, HubSpot mit Credits zu je 0,01 US$.

Rechnen Sie die KI-Kosten bei Ihrem tatsächlichen Volumen aus, bevor Sie Lizenzpreise vergleichen. Die Abrechnung pro Lösung kann sich lohnen, wenn KI einen großen Teil der einfachen Fragen beantwortet, und teuer werden, wenn das Volumen schneller wächst als erwartet.

Das ist eine Verschiebung im gesamten Markt. Von den 33 Support-Tools, deren Preise wir verfolgen, rechneten 2026 11 die KI nach Nutzung ab, gegenüber 2 im Jahr 2023. Die Daten stammen aus unserem Bericht „State of AI Customer Support 2026“.

Kann ein KI-Assistent das Postfach bearbeiten?

Eine neuere Frage, die Sie stellen sollten: Kann ein Assistent wie Claude oder ChatGPT E-Mails in Ihrem gemeinsamen Postfach lesen, sortieren und beantworten? Der Standard, der das möglich macht, heißt MCP. Ein Tool, das einen MCP-Server anbietet, lässt einen Assistenten im Postfach handeln, mit dem Zugriff, den Sie ihm geben.

Die Tools unterscheiden sich darin, wie weit der Assistent gehen kann. Manche können nur lesen. Manche können eine Antwort entwerfen, die ein Mensch dann sendet. Einige wenige können senden. Als wir am 11. November 2026 nachgesehen haben, konnte der MCP-Server von Drag Antworten senden, im Pro-Tarif. Bei den beiden anderen Tools hier, die für Gmail gebaut sind, Hiver und Gmelius, war bei Entwürfen Schluss. Freshdesk berechnet die MCP-Nutzung, mit 15 US$ pro 1.000 Aktionen.

Wenn Sie erwarten, dass KI-Assistenten in den nächsten Jahren mehr von dieser Arbeit übernehmen, fragen Sie jeden Anbieter, was seiner kann.

Gemeinsames Postfach, freigegebenes Postfach oder Helpdesk: Was kaufen Sie?

Die drei Begriffe werden durcheinandergeworfen, und der Unterschied entscheidet, wofür Sie bezahlen.

• Ein freigegebenes Postfach (englisch: Shared Mailbox) ist die Adresse selbst, die mehrere Personen öffnen. Google Workspace und Microsoft 365 enthalten eines. Es bietet gemeinsamen Zugriff und sonst nichts.
• Software für gemeinsame Postfächer ergänzt darüber die Teamarbeit: eine zuständige Person und einen Status an jeder E-Mail, eine Warnung, wenn zwei Personen antworten, Notizen, Regeln und Berichte.
• Ein Helpdesk macht aus jeder E-Mail ein Ticket in einer getrennten App, mit formaler Weiterleitung und Antwortzeitzielen. Er passt zu größeren Support-Teams.

Die vollständige Erklärung finden Sie in Was ist ein gemeinsames Postfach?.

Die beste Shared-Inbox-App für Outlook-Teams

Vier Tools auf dieser Liste funktionieren mit Outlook und Microsoft 365. Missive und Hiver verbinden sich direkt mit Outlook-Konten. Front holt Outlook-E-Mails in die eigene App. Das freigegebene Postfach von Microsoft 365 selbst kostet nichts zusätzlich und passt zu geringem Volumen. Drag und Gmelius funktionieren nur mit Gmail.

CRM mit gemeinsamem Postfach

Wenn das Team über eine gemeinsame Adresse verkauft, haben Sie drei Wege: ein CRM mit eingebautem Postfach, etwa HubSpot; ein gemeinsames Postfach, das sich mit dem CRM verbindet, das Sie bereits haben; oder ein gemeinsames Postfach, das Deals selbst nachverfolgt.

So wählen Sie eine Software für gemeinsame Postfächer aus

Beginnen Sie damit, wo Ihr Team arbeitet, und wählen Sie dann das Tool passend zur Aufgabe.

• Mit Gmail, und Sie wollen KI inklusive zum festen Preis: Drag.
• Mit mehr als einem E-Mail-Anbieter: Missive.
• Mit Gmail oder Outlook, und Sie wollen einen schlanken Helpdesk: Hiver.
• Mit Gmail, und Automatisierung ist Ihnen am wichtigsten: Gmelius.
• Ein großes Team mit vielen Kanälen: Front.
• E-Mail-Support mit Hilfecenter, einfach gehalten: Help Scout.
• Ein vollständiger Helpdesk: Freshdesk oder, in der Größe eines Großunternehmens, Zendesk.
• Ein KI-Agent, der Kunden selbst antwortet: Intercom.
• Bereits im CRM von HubSpot: HubSpot. Weitere CRM-Wege nennt der Abschnitt CRM mit gemeinsamem Postfach.
• Kein Budget: der kostenlose Tarif von Help Scout oder die integrierten Optionen von Google Workspace und Microsoft 365.

Prüfen Sie dann drei Dinge, bevor Sie sich festlegen:

1. Obergrenzen und Mindestanzahl bei den Lizenzen. Rechnen Sie den Preis für die Teamgröße aus, die Sie in einem Jahr erwarten.
2. Wie KI abgerechnet wird. Enthalten oder nach Nutzung.
3. Wo das Team arbeiten wird. In dem Postfach, das es bereits nutzt, oder in einer neuen App.

Testen Sie zwei Tools eine Woche lang auf Ihrer echten Adresse, bevor Sie entscheiden. Für eine andere Auswahl können Sie alle unsere Vergleiche durchsehen.

So richten Sie ein gemeinsames Postfach ein

Mit Gmail verbindet sich ein Tool wie Drag in wenigen Minuten mit Ihrer bestehenden Adresse; die Schritte stehen in unserer Anleitung zum gemeinsamen Postfach in Gmail. Für welches Tool Sie sich auch entscheiden: Vereinbaren Sie am ersten Tag drei Gewohnheiten. Jede E-Mail hat eine zuständige Person, das Team nutzt dieselbe kurze Liste von Status, und jemand prüft jede Woche die Antwortzeiten. Die Einrichtung von Drag selbst finden Sie auf der Seite Gemeinsames Postfach für Gmail.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste Software für gemeinsame Postfächer 2026?

Das hängt davon ab, wo die E-Mails Ihres Teams liegen. Für Teams mit Gmail kostet Drag (unser Produkt) 12 bis 24 US$ pro Nutzer und Monat, mit KI ab 18 US$ enthalten. Missive passt zu Teams mit mehreren E-Mail-Anbietern, Front zu großen Teams mit vielen Kanälen, und Help Scout passt zu einfachem E-Mail-Support und hat einen kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer und 100 Kontakte im Monat.

Gibt es kostenlose Software für gemeinsame Postfächer?

Ja, mit Einschränkungen. Help Scout hat einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer, ein Postfach und 100 Kontakte im Monat. Google Workspace und Microsoft 365 enthalten gemeinsame Postfächer ohne Aufpreis in Tarifen, die Sie bereits bezahlen, ohne Zuweisung oder Berichte. Missive, Hiver und Freshdesk führten keinen kostenlosen Tarif auf, als wir am 11. November 2026 nachgesehen haben. Drag hat eine Testphase von 7 Tagen und keinen kostenlosen Tarif.

Was kostet Software für gemeinsame Postfächer?

Einstiegstarife kosten 12 bis 29 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung: Drag 12 US$, Missive 14 US$, Freshdesk und Zendesk 19 US$, Hiver, Gmelius, Front und Help Scout 25 US$, Intercom 29 US$ (19 US$ für Neukunden). Für fünf Personen sind das 60 bis 145 US$ im Monat. KI kann noch hinzukommen, wo sie pro Lösung oder als Add-on berechnet wird.

Welches gemeinsame Postfach enthält KI im Preis?

Drag enthält KI ab dem Plus-Tarif für 18 US$, mit monatlichen Credits pro Lizenz und Aufladungen nur, wenn ein Team mehr verbraucht. Hiver führt KI-Agenten in jedem Tarif auf, und Gmelius enthält KI mit monatlichen Grenzen. Help Scout, Intercom, Zendesk und Front berechnen jede Lösung, jedes Ergebnis oder jede Unterhaltung, die die KI bearbeitet, und Front, Freshdesk, Zendesk und Intercom verkaufen zusätzlich einen KI-Assistenten für Agenten als Add-on pro Person.

Was ist der Unterschied zwischen einem gemeinsamen Postfach und einem freigegebenen Postfach?

Ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) ist die Adresse selbst, die mehrere Personen öffnen können; Google Workspace und Microsoft 365 enthalten eines. Software für gemeinsame Postfächer ergänzt darüber die Teamarbeit: eine zuständige Person und einen Status an jeder E-Mail, eine Warnung, wenn zwei Personen antworten, interne Notizen, Regeln und Berichte. Ein freigegebenes Postfach können Sie ohne die Software betreiben, umgekehrt geht es nicht.

Hat Gmail ein gemeinsames Postfach?

Gmail hat integrierte Wege, eine Adresse zu teilen: die Delegierung, einen Gemeinsamen Posteingang in Google Groups und ein natives gemeinsames Postfach für Google Workspace, das ein Administrator einrichtet und das noch eingeführt wird. Keiner davon weist E-Mails mit Status zu oder warnt, wenn zwei Personen antworten. Tools wie Drag ergänzen das auf Gmail. Mehr dazu in unserer Anleitung zum gemeinsamen Postfach in Gmail.

Ist ein gemeinsames Postfach besser als ein Helpdesk?

Für ein kleines Team, dessen Kunden überwiegend per E-Mail schreiben, meistens ja: Es kostet weniger, ist in Minuten eingerichtet und belässt das Team in dem Postfach, das es kennt. Ein Helpdesk ist die bessere Wahl, wenn Sie vertraglich zugesicherte Antwortzeitziele, Telefon und soziale Medien als Hauptkanäle oder eine formale Weiterleitung von Tickets zwischen Abteilungen brauchen.

Kann ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT ein gemeinsames Postfach bearbeiten?

Ja, sofern das Tool einen MCP-Server anbietet, der einem Assistenten kontrollierten Zugriff auf das Postfach gibt. Was der Assistent tun kann, ist unterschiedlich: Manche Tools erlauben nur das Lesen, manche erlauben Entwürfe, und einige wenige erlauben das Senden. Der MCP-Server von Drag kann Antworten senden, im Pro-Tarif. Fragen Sie jeden Anbieter, was seiner erlaubt.