Come CBH Homes risparmia 2 ore per operatore, ogni giorno

Fondata 28 anni fa, CBH Homes è il costruttore di case numero 1 dell'Idaho. Si impegna a trasformare i propri clienti in fan entusiasti, facendo tutto il possibile per rendere l'acquisto semplice, piacevole e divertente.

Il team vendite di CBH Homes è composto da professionisti molto motivati che gestiscono un grande volume di acquirenti in un ambiente dal ritmo serratissimo, arrivando a gestire fino a 600 email al giorno. Il team è organizzato in tre centri vendita suddivisi per zona nella valle. Ognuno segue le proprie vendite, ma è spesso in giro sul campo a mostrare case, quindi è importante che tutti i membri del team conoscano gli acquirenti della propria zona.

Gran parte della loro comunicazione con acquirenti e agenti immobiliari esterni passa dall'email. Dato che si incontrano spesso fuori ufficio, coordinare tutte le richieste in arrivo e garantire coerenza in tutto il team è ancora più difficile.

Prima di Drag, il team di CBH Homes gestiva email e flussi di lavoro tramite una serie di Google Gruppi, ciascuno con cinque-sette membri. Questa configurazione però presentava diversi problemi. Tutti i membri del gruppo ricevevano tutte le email nelle proprie caselle individuali. Ogni richiesta di un acquirente o di un agente immobiliare compariva letteralmente 7 volte in Gmail. Questo intasava le caselle degli agenti e rendeva più difficile capire quali richieste fossero di loro competenza.

Gli agenti di vendita passavano molto tempo a esaminare le richieste e a eliminare le informazioni ridondanti. Questo consumava tempo prezioso che avrebbero dovuto dedicare a vendere di più. Con informazioni sparse e duplicate in diverse caselle di posta, per il team di gestione era diventato molto difficile capire lo stato delle richieste e delle attività.

Hanno provato a usare le etichette di Gmail per organizzare le email in arrivo e capire chi stava lavorando su cosa. Però ognuno aveva comunque la propria casella di posta ed era difficile ottenere coerenza tra i team. Se un collega segnava un elemento come “Completato” nella propria casella, il resto del team non lo vedeva.

“Drag è l'estensione per il flusso di lavoro dei miei sogni: unisce Gmail + Trello e crea una magia organizzativa!”

Madison Ingraham

Data Admin & IT @ CBH Homes

Testimonianza tradotta dall'inglese.

Madison Ingraham, Data Admin & IT di CBH Homes, ha trovato Drag e se ne è subito innamorata. Con un layout kanban visivo, una casella di posta condivisa e collaborativa, assegnazioni chiare delle attività e nessuna email duplicata, il tutto direttamente dentro Gmail, Drag sembrava la soluzione perfetta.

Hanno iniziato adottando Drag per il flusso di lavoro delle vendite. Fin dall'adozione, i loro agenti di vendita hanno subito iniziato a risparmiare almeno 2 ore al giorno, mentre il management ha ottenuto più visibilità su ciò che succede nella pipeline.

Hanno integrato i loro Google Gruppi con le bacheche Drag, così le richieste in arrivo in ciascun reparto vendite finiscono ora in un unico posto centralizzato invece che nelle caselle di posta dei singoli. Gli agenti non devono più perdere tempo a esaminare informazioni ridondanti. Anche l'assegnazione delle attività è molto più chiara, e così pure il loro stato.

Usano le bacheche Drag in vista kanban, con le bacheche delle vendite di solito suddivise in colonne per tipo di email o attività, come “Visite”, per quando un agente immobiliare esterno mostra una delle loro case, e “NHO Scheduling”, per quando i team devono programmare con l'acquirente la New Home Orientation (la presentazione della nuova casa). Alcuni team danno anche a ogni collega una propria colonna da usare come lista delle attività.

“Drag ha cambiato completamente il modo in cui il nostro team usa l'email, eliminando il lavoro doppio e le email perse, e creando MENO email per tutti! AMIAMO Drag!”

TP

Troy Parquer

Senior Transaction Coordinator @ CBH Homes

Testimonianza tradotta dall'inglese.

Anche la chat interna fa risparmiare moltissimo tempo ai team. Permette di chiedere indicazioni in modo rapido e semplice su come gestire certe situazioni, e la usano per capire chi ha già visto un'email informativa prima di archiviarla. Anche le scadenze sono utilissime. I team adorano il fatto che vengano aggiunte automaticamente ai loro calendari, così restano organizzati.

La prova con il team Vendite è andata così bene che CBH Homes ha deciso di adottare Drag anche per il team Servizi di Costruzione. Curiosamente, il caso d'uso di questo team è leggermente diverso. Invece di Google Gruppi, usano caselle di posta condivise per gestire diversi interlocutori e flussi di lavoro, tra cui la comunicazione con le imprese partner, i permessi edilizi, l'emissione degli ordini di acquisto e la contabilità.

“È davvero bello avere una soluzione universale e scalabile che porta coerenza tra i diversi team della nostra organizzazione!”

Madison Ingraham

Data Admin & IT @ CBH Homes

Testimonianza tradotta dall'inglese.

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