営業

CBH Homesが担当者1人あたり毎日2時間を削減した方法

90%

個人の受信トレイに届くメールが減少

2時間

担当者1人あたり1日の削減時間

600

1日に管理するメール数

創業28年、アイダホ州No.1の住宅メーカーであるCBH Homesは、混乱していたGoogle グループをDragの一元化されたカンバンボードに置き換え、営業チームのメールワークフローを一新しました。

28年前に創業したCBH Homesは、アイダホ州No.1の住宅メーカーです。購入プロセスをシンプルで快適、そして楽しいものにするためにできる限りのことをし、お客様を熱烈なファンに変えることに力を注いでいます。

CBH Homesの営業チームは、非常にスピードの速い環境で大量の購入希望者に対応する実力者揃いで、1日最大600通のメールを処理する必要があります。チームは地域ごとに分かれた3つの営業センターで構成され、谷の周辺をカバーしています。各自が自分で販売を行いますが、現場で物件案内に出ていることが多いため、全メンバーが自分の担当地域の購入希望者を把握しておくことが重要です。

購入希望者や外部の不動産業者とのやり取りは、主にメールで行われています。外出して打ち合わせをすることも多く、届く問い合わせをすべて調整し、全体で一貫した対応を保つことはさらに難しくなっていました。

Drag導入前、CBH Homesのチームは、それぞれ5〜7人のメンバーからなる複数のGoogle グループでメールとワークフローを管理していました。しかし、この方法にはいくつもの課題がありました。グループのメンバー全員が、すべてのメールを個人の受信トレイで受け取っていたのです。購入希望者や不動産仲介業者からの問い合わせ1件が、文字どおりGmailに7回届いていました。担当者の受信トレイは散らかり、どの問い合わせが自分の担当なのかを見分けるのが難しくなっていました。

営業担当者は、問い合わせを確認して重複した情報を取り除くことに多くの時間を費やしていました。本来ならもっと販売に使うべき貴重な時間が奪われていたのです。情報が複数の受信トレイに分散・重複していたため、管理チームが問い合わせやタスクの状況を把握するのも非常に難しくなっていました。

Gmailのラベルを活用して受信メールを整理し、誰が何に取り組んでいるかを把握しようとしました。しかし、各自が自分の受信トレイを持ったままで、チーム間で一貫性を保つのは困難でした。あるメンバーが自分の受信トレイで項目を「完了」にしても、それはチームの他のメンバーには反映されませんでした。

“Dragは夢のようなワークフロー拡張機能です。Gmail + Trelloを組み合わせて、整理の魔法を生み出してくれます！”
Madison Ingraham
CBH Homes データ管理・IT
（英語からの翻訳）

CBH Homesでデータ管理とITを担当するMadison Ingrahamさんは、Dragを見つけてすぐに気に入りました。ビジュアルなカンバンレイアウト、共同作業できる共有受信トレイ、明確なタスクの割り当て、メールの重複なしという要素を、Gmailの中で直接使えることから、Dragは完璧なソリューションに思えました。

最初は営業のワークフローにDragを導入しました。導入直後から、営業担当者は1日に少なくとも2時間を節約できるようになり、経営陣はパイプラインの状況をより把握できるようになりました。

Google グループをDragのボードと連携させたことで、各営業部門に届く問い合わせは、個人の受信トレイにばらばらに届くのではなく、1か所にまとめて集約されるようになりました。担当者が重複した情報を確認するのに時間を費やす必要もなくなりました。タスクの割り当ても、その状況も、はるかに明確になりました。

DragのボードをKanban表示で使っており、営業ボードは通常、メールやタスクの種類ごとにカラムを分けています。たとえば、外部の不動産業者が物件を案内するときの「内見」や、購入者とのNew Home Orientation（新居オリエンテーション）の日程調整が必要なときの「NHO Scheduling」などです。チームによっては、メンバーごとに専用のカラムを設けてタスクリストとして使っています。

“Dragのおかげで、チームのメールの使い方が完全に変わりました。二重対応やメールの見落としがなくなり、全員のメールが「減り」ました！私たちはDragが大好きです！”
TP
Troy Parquer
CBH Homes シニアトランザクションコーディネーター
（英語からの翻訳）

社内チャット機能も、チームの大きな時間節約になっています。特定の状況への対応方法について素早く簡単にアドバイスを求められるほか、お知らせメールをアーカイブする前に誰が確認したかを把握するのにも使われています。期日も非常に役立っています。期日が自動でカレンダーに追加され、整理しやすくなる点がチームに好評です。

営業チームでの試験導入が非常にうまくいったため、CBH Homesは建設サービスチームにもDragを導入することにしました。興味深いことに、建設サービスチームの活用例は少し異なります。Google グループではなく共有受信トレイを使い、協力業者とのやり取り、建築許可、発注書の発行、経理など、多くの関係者とワークフローを管理しています。