Caixa de entrada compartilhada grátis: opções reais em 2026

Em resumo: sim, dá para ter uma caixa de entrada compartilhada grátis. Existem quatro tipos de opção gratuita:

• Incluída no que você já paga: uma Caixa de entrada colaborativa dos Grupos do Google ou a delegação do Gmail no Google Workspace, e uma caixa de correio compartilhada no Microsoft 365.
• Um plano gratuito de verdade: Help Scout (5 usuários), Zoho Desk (3 usuários) e HubSpot (2 usuários).
• Software de código aberto que você mesmo hospeda: FreeScout, Chatwoot e osTicket.
• Não é gratuito, embora muitas listas digam que é: Missive, Hiver, Freshdesk, Front e Drag oferecem testes, e não planos gratuitos.

Toda opção gratuita funciona com pouco volume, e cada uma para em um ponto específico. Este guia traz o limite de cada uma, conferido na página do próprio fornecedor em 11 de novembro de 2026. Se você quer a definição primeiro, veja o que é uma caixa de entrada compartilhada. Se você pode pagar, o nosso guia dos melhores softwares de caixa de entrada compartilhada compara doze ferramentas, a maioria delas paga.

Usa o Gmail e já está sentindo os limites do gratuito? A Drag custa US$ 12 por usuário por mês, com um teste de 7 dias, sem cartão: comece um teste.

Caixa de entrada compartilhada grátis ou só um teste? Leia isto antes

Muitas listas de ferramentas gratuitas de caixa de entrada compartilhada contam os testes gratuitos como gratuitos. Um teste acaba; um plano gratuito, não.

Tudo o que está nas seções principais abaixo é gratuito sem data para acabar, seja em um plano que você talvez já pague, como o Google Workspace ou o Microsoft 365, seja como um plano gratuito com limites publicados. As ferramentas que só oferecem um teste estão listadas à parte, inclusive a nossa: a Drag tem um teste de 7 dias e não tem plano gratuito.

O que procurar em uma opção gratuita

Duas perguntas decidem se uma opção gratuita serve.

• Ela serve para o tamanho da sua equipe? A maioria dos planos gratuitos limita os usuários ou as caixas de entrada. Isso raramente importa para três pessoas e importa muito para seis.
• Ela dá conta do seu volume? Uma opção que dá acesso compartilhado, mas não consegue atribuir um e-mail nem avisar quando duas pessoas respondem, funciona com poucos e-mails por dia e sofre conforme o volume cresce.

Confira as duas com os seus números reais agora, porque mudar depois é a parte cara.

Caixa de entrada colaborativa dos Grupos do Google

Uma Caixa de entrada colaborativa transforma um grupo dos Grupos do Google em uma fila compartilhada, em que os membros podem assumir uma conversa, atribuí-la a alguém e marcá-la como concluída. Ela vem com um plano pago do Google Workspace sem custo adicional e é a única opção nativa do Google com alguma atribuição.

Você a ativa nas configurações do grupo, nos recursos adicionais dos Grupos do Google. Os passos estão no nosso guia de caixa de entrada compartilhada no Gmail.

Onde ela para

• A equipe trabalha na interface dos Grupos do Google, e não no Gmail.
• Não há aviso quando duas pessoas respondem, nem automação, nem relatórios.
• Se um membro responde pelo Gmail sem colocar o grupo em cópia, ninguém mais consegue ver a resposta.

Ela serve bem para dezenas de e-mails por semana e é penosa com centenas.

Delegação do Gmail

A delegação do Gmail é gratuita em qualquer conta do Gmail. Vá em Configurações, Contas e importação, Conceder acesso à sua conta e adicione um colega. Ele passa a ler, enviar e excluir mensagens dessa caixa de correio com o próprio login, sem senha compartilhada.

Onde ela para

• Nada mostra quem é o responsável por um e-mail nem em que estado ele está.
• Não há aviso quando duas pessoas respondem.
• Uma conta pessoal do Gmail pode ter 10 delegados e uma conta do Workspace, 1.000, e o Google diz que cerca de 40 podem usá-la ao mesmo tempo com uso típico.

Ela serve para uma caixa de entrada em que uma ou duas pessoas ajudam. No Workspace, um endereço compartilhado novo criado desse jeito é uma conta de usuário, então ocupa uma licença paga.

Caixa de entrada compartilhada nativa do Google Workspace

O Google documenta uma caixa de entrada compartilhada nativa para os planos Business do Workspace. Um administrador a cria no Admin Console, e ela funciona como uma delegação do Gmail configurada de forma centralizada, com um campo "Enviado por" em cada resposta.

Onde ela para

• Ela não está em todo lugar. Não estava no nosso próprio Admin Console do Business Starter em 11 de novembro de 2026.
• Não há complemento para comprar, mas a página do Google não diz se o endereço compartilhado precisa de uma licença paga própria.
• Ela tem as mesmas lacunas da delegação: sem atribuição, sem aviso quando duas pessoas respondem, sem relatórios.

Os detalhes estão no nosso guia de caixa de entrada compartilhada no Google Workspace.

Caixa de correio compartilhada gratuita no Outlook e no Microsoft 365

No Microsoft 365, a opção gratuita é uma caixa de correio compartilhada: uma caixa de correio criada por um administrador que aparece no Outlook de cada membro, com as respostas enviadas pelo endereço compartilhado. A caixa de correio não precisa de licença própria até 50 GB.

Para configurar uma:

1. Entre no Centro de administração do Microsoft 365 (Microsoft 365 admin center) como administrador do Exchange.
2. Vá em Equipes e grupos (Teams & Groups) e depois em Caixas de correio compartilhadas (Shared mailboxes).
3. Selecione Adicionar uma caixa de correio compartilhada (Add a shared mailbox), informe um nome e um endereço e salve.
4. Em Próximas etapas (Next steps), selecione Adicionar membros a esta caixa de correio (Add members to this mailbox) e escolha as pessoas que devem usá-la.

Os membros a abrem a partir do próprio Outlook, no computador, na web ou no celular.

Onde ela para

• Sem atribuição, sem aviso quando duas pessoas respondem, sem relatórios.
• Cada membro precisa da própria licença do Microsoft 365. A caixa de correio é gratuita; as pessoas, não.
• Ela aceita até 25 usuários e precisa de uma licença paga do Exchange Online Plano 2 (Exchange Online Plan 2) acima de 50 GB.

Software de caixa de entrada compartilhada gratuito: ferramentas com um plano gratuito de verdade

Três ferramentas pagas mantêm um plano gratuito sem data para acabar. Os limites são os números publicados por cada fornecedor, conferidos em 11 de novembro de 2026.

Help Scout: gratuito para 5 usuários e 100 contatos por mês

O plano gratuito do Help Scout cobre até 5 usuários, uma caixa de entrada e 100 contatos por mês, com um site de central de ajuda incluído. É um help desk de e-mail completo, então cada e-mail tem um responsável e um status.

Onde ele para: 100 contatos por mês são cerca de cinco por dia útil. Além disso, ou além de cinco usuários, você passa para o plano pago, de US$ 25 por usuário por mês. Ele também é um app separado, então a equipe deixa de trabalhar no Gmail ou no Outlook, e o e-mail dos clientes vai para o Help Scout. Veja Drag vs. Help Scout.

Zoho Desk: gratuito para até 3 usuários

A Free Edition do Zoho Desk é gratuita, sem data para acabar, para 3 usuários, com tickets por e-mail. É um help desk gratuito, e não uma camada sobre a sua caixa de entrada.

Onde ele para: o Zoho diz que a Free Edition não tem automação, metas de tempo de resposta nem IA, e tem um único departamento. Veja Drag vs. Zoho Desk.

HubSpot: gratuito para até 2 usuários

As ferramentas gratuitas do HubSpot incluem uma caixa de entrada compartilhada ligada ao CRM dele, para até 2 usuários. Ela serve para uma equipe bem pequena que já trabalha no HubSpot.

Onde ele para: dois usuários. O primeiro plano pago mostra US$ 20 por licença por mês, com US$ 7 para clientes novos, e a maioria dos recursos de atendimento fica em um plano de US$ 90 a US$ 100 por licença, com uma taxa única de implantação de US$ 1.500.

Código aberto, se você puder hospedar

Os help desks de código aberto não têm taxa de licença nem limite de usuários. Todos têm o mesmo porém: é você quem opera o servidor, aplica as atualizações e conserta o que quebra. O custo é tempo, e não licenças.

FreeScout: gratuito e de código aberto, com hospedagem própria

O FreeScout é gratuito para você mesmo hospedar, sob a licença AGPL-3.0, sem limite de usuários, de caixas de correio ou de tickets, e com um aviso quando duas pessoas respondem. Os canais extras e os fluxos de trabalho são complementos pagos.

Chatwoot: código aberto, com vários canais

A edição de código aberto do Chatwoot é gratuita para você mesmo hospedar e cobre e-mail, chat ao vivo e redes sociais. O plano gratuito hospedado por eles é outra coisa: até 2 agentes e 500 conversas por mês, e a página de preços lista o chat ao vivo como o único canal.

osTicket: tickets de código aberto, com hospedagem própria

O osTicket é gratuito para você mesmo hospedar, sob a licença GPL-2.0. Ele transforma e-mails, formulários da web e solicitações por API em tickets, em uma fila clássica. Ele bloqueia o ticket enquanto um agente está respondendo. Existe uma versão hospedada paga, se você preferir não operar um servidor.

Teste, e não gratuito: leia antes de se cadastrar

Várias ferramentas que aparecem nas listas de "caixa de entrada compartilhada grátis" não têm plano gratuito, ou deixam a caixa de entrada compartilhada fora dele. Conferimos cada página de preços em 11 de novembro de 2026:

• Missive: nenhum plano gratuito é listado. Um teste de 30 dias, depois a partir de US$ 14 por usuário por mês no plano anual.
• Hiver: nenhum plano gratuito é listado. Um teste de 7 dias, depois a partir de US$ 25 por usuário por mês no plano anual, com mínimo de 2 licenças.
• Freshdesk: nenhum plano gratuito é mostrado. Um teste de 14 dias, depois a partir de US$ 19 por agente por mês no plano anual.
• Front: um teste de 14 dias, depois a partir de US$ 25 por licença por mês no plano anual.
• Gmelius: nenhum plano gratuito é listado. Um teste de 7 dias, depois a partir de US$ 19 por usuário por mês no plano anual; as caixas de entrada compartilhadas começam no plano de US$ 25.
• Spike: um plano gratuito para até 3 membros, mas a caixa de entrada compartilhada começa no plano Team, de US$ 4 por membro por mês no plano anual.
• Zoho TeamInbox, Helpwise e Loop Email: nenhum plano gratuito é listado. Testes de 14, 7 e 14 dias.
• Drag: a nossa. Um teste de 7 dias, sem cartão e sem plano gratuito, a partir de US$ 12 por usuário por mês no plano anual.

Ferramentas de chat que muitas listas tratam como caixa de entrada compartilhada gratuita

Duas ferramentas presentes em muitas listas são produtos de chat ao vivo. Elas são gratuitas, mas não são feitas para um endereço de e-mail compartilhado:

• Tawk.to: chat ao vivo gratuito, com tickets gratuitos. Ele é construído em torno do widget de chat, e não de um endereço de e-mail compartilhado.
• Crisp: o plano gratuito cobre 2 licenças e uma caixa de entrada compartilhada para o chat do site. O e-mail começa no plano Mini, de US$ 45 por workspace por mês.

Compare todas as opções gratuitas

Limites conforme publicados por cada fornecedor, conferidos em 11 de novembro de 2026.

Quando o gratuito deixa de bastar

As opções nativas do Google Workspace e do Microsoft 365 têm a mesma lacuna: quase não mostram quem é o responsável por um e-mail. Uma Caixa de entrada colaborativa tem um único campo básico de responsável, a delegação não tem nenhum, e uma caixa de correio compartilhada não consegue mostrar o que está atrasado. Os planos gratuitos e as ferramentas de código aberto se saem melhor, mas limitam os usuários ou o volume, ou deixam você operando um servidor.

O sinal de que o gratuito ficou pequeno é uma pergunta: "alguém respondeu a isso?". Quando a equipe faz essa pergunta todos os dias, o trabalho mudou de ler e-mails para operar uma fila.

É aí que uma ferramenta paga justifica o preço, e o primeiro degrau pago custa valores bem diferentes. Para uma equipe de cinco, por mês, pelo preço listado por cada fornecedor em 11 de novembro de 2026 (plano anual onde a página informa):

Sair de uma opção gratuita normalmente também significa aprender um app novo. A Drag funciona nas contas do Gmail que a sua equipe já tem: todo e-mail ganha um responsável e um status, e nada precisa ser migrado. Ela tem um teste de 7 dias, sem cartão, e não tem plano gratuito.

Comece um teste, veja a página da caixa de entrada compartilhada para Gmail ou compare as doze ferramentas no nosso guia dos melhores softwares de caixa de entrada compartilhada.

Perguntas frequentes

Existe uma caixa de entrada compartilhada totalmente gratuita?

Sim. A delegação do Gmail é gratuita em qualquer conta, e Help Scout, Zoho Desk e HubSpot têm planos gratuitos para 5, 3 e 2 usuários. Se você já paga pelo Google Workspace ou pelo Microsoft 365, uma Caixa de entrada colaborativa dos Grupos do Google ou uma caixa de correio compartilhada não custa nada a mais. FreeScout, Chatwoot e osTicket são gratuitos se você mesmo os hospedar.

Qual caixa de entrada compartilhada gratuita é a melhor para uma equipe pequena?

Para uma equipe no Google Workspace com poucos e-mails por dia, comece com uma Caixa de entrada colaborativa dos Grupos do Google, porque é a única opção nativa com alguma atribuição. Para suporte por e-mail com até cinco pessoas, o plano gratuito do Help Scout dá a cada e-mail um responsável e um status, até 100 contatos por mês.

A Caixa de entrada colaborativa do Google basta para uma equipe pequena?

Com pouco volume, sim. Os limites vêm de como ela foi construída: a equipe trabalha na interface dos Grupos do Google, e não no Gmail, não há aviso quando duas pessoas respondem, e uma resposta enviada sem o grupo em cópia some da visão de todos os outros. Ela serve bem para dezenas de e-mails por semana e é penosa com centenas.

Missive, Hiver ou Freshdesk têm plano gratuito?

Não quando conferimos as páginas de preços deles, em 11 de novembro de 2026. O Missive lista três planos pagos e um teste de 30 dias. O Hiver lista três planos pagos, um mínimo de 2 licenças e um teste de 7 dias. O Freshdesk mostra um teste de 14 dias. As listas que ainda os chamam de gratuitos descrevem planos que não aparecem mais nessas páginas.

A Drag é gratuita?

Não. A Drag é uma ferramenta paga, a partir de US$ 12 por usuário por mês no plano anual, com um teste de 7 dias que não pede cartão. Escrevemos este guia para mostrar primeiro as opções gratuitas, porque, se uma delas cobre o que a sua equipe precisa, você deve usá-la e voltar quando ela deixar de bastar.

Qual é a diferença entre uma caixa de entrada compartilhada gratuita e uma paga?

As opções gratuitas nativas do Gmail e do Outlook dão acesso compartilhado a um endereço e pouco mais. Planos gratuitos como o do Help Scout acrescentam um responsável e um status, mas limitam os usuários ou o volume mensal. As ferramentas pagas tiram esses limites e acrescentam regras de roteamento e relatórios de tempo de resposta. As equipes costumam mudar quando "quem está cuidando disso?" custa tempo todos os dias.