Casella di posta condivisa gratis nel 2026: opzioni e limiti

In breve: sì, puoi gestire una casella di posta condivisa gratis. Ci sono quattro tipi di opzione gratuita:

• Integrate in ciò che paghi già: una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi o la delega di Gmail su Google Workspace, e una cassetta postale condivisa gratuita su Microsoft 365.
• Un vero piano gratuito: Help Scout (5 utenti), Zoho Desk (3 utenti) e HubSpot (2 utenti).
• Software open source da ospitare in proprio: FreeScout, Chatwoot e osTicket.
• Non gratuiti, anche se spesso elencati come tali: Missive, Hiver, Freshdesk, Front e Drag offrono prove, non piani gratuiti.

Ogni opzione gratuita funziona con pochi messaggi, e ognuna si ferma in un punto preciso. Questa guida indica il limite di ciascuna, verificato sulla pagina di ogni fornitore l'11 novembre 2026. Se prima vuoi la definizione, vedi cos'è una casella di posta condivisa. Se puoi pagare, la nostra guida ai migliori software di casella di posta condivisa confronta dodici strumenti, quasi tutti a pagamento.

Usi Gmail e senti già i limiti del gratuito? Drag costa 12 USD per utente al mese, con una prova di 7 giorni e senza carta: inizia una prova.

Casella di posta condivisa gratis: piano gratuito o prova gratuita? Leggi prima questo

Molti elenchi di strumenti gratuiti di casella di posta condivisa contano le prove gratuite come gratuite. Una prova finisce; un piano gratuito no.

Tutto ciò che trovi nelle sezioni principali qui sotto è gratuito senza scadenza, o su un piano che magari paghi già, come Google Workspace o Microsoft 365, o come piano gratuito con limiti pubblicati. Gli strumenti che offrono solo una prova sono elencati a parte, compreso il nostro: Drag ha una prova di 7 giorni e nessun piano gratuito.

Cosa valutare in un'opzione gratuita

Due domande decidono se un'opzione gratuita fa al caso tuo.

• È adatta alle dimensioni del tuo team? La maggior parte dei piani gratuiti limita gli utenti o le caselle. Conta di rado per tre persone e conta molto quando si è in sei.
• Regge il tuo volume? Un'opzione che dà un accesso condiviso ma non può assegnare un'email, né avvisare quando due persone rispondono, funziona con poche email al giorno e va in affanno quando il volume cresce.

Verifica entrambe le cose adesso sui tuoi numeri reali, perché cambiare più avanti è la parte costosa.

Casella di posta collaborativa di Google Gruppi

Una Casella di posta collaborativa trasforma un gruppo di Google Gruppi in una coda condivisa in cui i membri possono prendere in carico una conversazione, assegnarla e segnarla come completata. È inclusa in un piano Google Workspace a pagamento senza costi aggiuntivi, ed è l'unica opzione integrata di Google con un minimo di assegnazione.

Si attiva nelle impostazioni del gruppo, tra le funzionalità aggiuntive di Google Gruppi. I passaggi sono nella nostra guida alla casella di posta condivisa in Gmail.

Dove si ferma

• Il team lavora nell'interfaccia di Google Gruppi, non in Gmail.
• Non c'è nessun avviso quando due persone rispondono, niente automazioni e niente report.
• Se un membro risponde da Gmail senza mettere il gruppo in copia, nessun altro può vedere la risposta.

Va bene per decine di email alla settimana e diventa faticosa con centinaia.

Delega di Gmail

La delega di Gmail è gratuita su qualsiasi account Gmail. Vai su Impostazioni, Account e importazione, Concedi l'accesso al tuo account e aggiungi un collega. Da quel momento può leggere, inviare ed eliminare i messaggi di quella casella con il proprio accesso, senza una password condivisa.

Dove si ferma

• Niente mostra chi è responsabile di un'email né in che stato si trova.
• Non c'è nessun avviso quando due persone rispondono.
• Un account Gmail personale può avere 10 delegati e un account Workspace 1.000, e Google dice che circa 40 possono usarlo contemporaneamente con un uso normale.

È adatta a una casella a cui danno una mano una o due persone. Su Workspace, un nuovo indirizzo condiviso configurato così è un account utente, quindi richiede una licenza a pagamento.

La casella di posta condivisa nativa di Google Workspace

Google documenta una casella di posta condivisa nativa per i piani Workspace Business. Un amministratore la crea nella Console di amministrazione, e funziona come una delega di Gmail configurata a livello centrale, con un campo «Inviato da» (Sent by) su ogni risposta.

Dove si ferma

• Non è disponibile ovunque. L'11 novembre 2026 non era nella nostra Console di amministrazione Business Starter.
• Non c'è un componente aggiuntivo da acquistare, ma la pagina di Google non dice se l'indirizzo condiviso richiede una propria licenza a pagamento.
• Ha le stesse lacune della delega: niente assegnazione, nessun avviso quando due persone rispondono, niente report.

I dettagli sono nella nostra guida alla casella di posta condivisa di Google Workspace.

Cassetta postale condivisa gratuita in Outlook e Microsoft 365

Su Microsoft 365, l'opzione gratuita è una cassetta postale condivisa: una cassetta postale creata da un amministratore che compare nell'Outlook di ogni membro, con le risposte inviate dall'indirizzo condiviso. La cassetta postale non richiede una licenza propria fino a 50 GB.

Per configurarla:

1. Accedi all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 come amministratore di Exchange.
2. Vai su Team e gruppi (Teams & Groups), poi su Cassette postali condivise (Shared mailboxes).
3. Seleziona Aggiungi una cassetta postale condivisa (Add a shared mailbox), inserisci un nome e un indirizzo e salva.
4. In Passaggi successivi (Next steps), seleziona Aggiungi membri a questa cassetta postale (Add members to this mailbox) e scegli le persone che devono usarla.

I membri la aprono dal proprio Outlook su desktop, sul web o su dispositivi mobili.

Dove si ferma

• Niente assegnazione, nessun avviso quando due persone rispondono, niente report.
• Ogni membro deve avere la propria licenza Microsoft 365. La cassetta postale è gratuita; le persone no.
• Supporta fino a 25 utenti, e oltre i 50 GB richiede una licenza a pagamento Exchange Online Piano 2 (Exchange Online Plan 2).

Software di casella di posta condivisa gratuiti: strumenti con un vero piano gratuito

Tre strumenti a pagamento mantengono un piano gratuito senza scadenza. I limiti sono i numeri pubblicati da ciascun fornitore, verificati l'11 novembre 2026.

Help Scout: gratuito per 5 utenti e 100 contatti al mese

Il piano gratuito di Help Scout copre fino a 5 utenti, una casella e 100 contatti al mese, con un sito per il centro assistenza incluso. È un help desk email completo, quindi ogni email ha un responsabile e uno stato.

Dove si ferma: 100 contatti al mese sono circa cinque per giorno lavorativo. Oltre quella soglia, o oltre i cinque utenti, passi al piano a pagamento da 25 USD per utente al mese. È anche un'app separata, quindi il team smette di lavorare in Gmail o in Outlook e le email dei clienti si spostano in Help Scout. Vedi Drag e Help Scout a confronto.

Zoho Desk: gratuito fino a 3 utenti

La Free Edition di Zoho Desk è gratuita senza scadenza per 3 utenti, con il ticketing via email. È un help desk gratuito, non un livello sopra la tua casella.

Dove si ferma: Zoho dice che la Free Edition non ha automazioni, obiettivi sui tempi di risposta né IA, e ha un solo reparto. Vedi Drag e Zoho Desk a confronto.

HubSpot: gratuito fino a 2 utenti

Gli strumenti gratuiti di HubSpot includono una casella di posta condivisa collegata al suo CRM, per un massimo di 2 utenti. È adatta a un team molto piccolo che lavora già in HubSpot.

Dove si ferma: due utenti. Il primo piano a pagamento indica 20 USD per licenza al mese, con 7 USD per i nuovi clienti, e la maggior parte delle funzioni di assistenza si trova in un piano da 90 USD a 100 USD per licenza, con un costo di onboarding di 1.500 USD una tantum.

Open source, se puoi ospitarlo

Gli help desk open source non hanno costi di licenza né limiti di utenti. Hanno tutti lo stesso rovescio della medaglia: sei tu a gestire il server, applicare gli aggiornamenti e sistemare ciò che si rompe. Il costo è il tempo, non le licenze.

FreeScout: gratuito e open source, da ospitare in proprio

FreeScout è gratuito da ospitare in proprio con la licenza AGPL-3.0, senza limiti di utenti, caselle o ticket, e con un avviso quando due persone rispondono. I canali aggiuntivi e i flussi di lavoro sono componenti aggiuntivi a pagamento.

Chatwoot: open source, con più canali

L'edizione open source di Chatwoot è gratuita da ospitare in proprio e copre email, live chat e canali social. Il suo piano gratuito in hosting è un'altra cosa: fino a 2 agenti e 500 conversazioni al mese, e la sua pagina dei prezzi indica la live chat come unico canale.

osTicket: ticketing open source, da ospitare in proprio

osTicket è gratuito da ospitare in proprio con la licenza GPL-2.0. Trasforma email, moduli web e richieste via API in ticket in una coda classica. Blocca un ticket mentre un agente sta rispondendo. Esiste una versione in hosting a pagamento se preferisci non gestire un server.

Prova, non gratis: leggi prima di iscriverti

Diversi strumenti che compaiono negli elenchi di «caselle di posta condivise gratis» non hanno un piano gratuito, oppure ne tengono fuori la casella di posta condivisa. Abbiamo controllato ogni pagina dei prezzi l'11 novembre 2026:

• Missive: nessun piano gratuito in elenco. Una prova di 30 giorni, poi da 14 USD per utente al mese con fatturazione annuale.
• Hiver: nessun piano gratuito in elenco. Una prova di 7 giorni, poi da 25 USD per utente al mese con fatturazione annuale, con un minimo di 2 licenze.
• Freshdesk: nessun piano gratuito mostrato. Una prova di 14 giorni, poi da 19 USD per agente al mese con fatturazione annuale.
• Front: una prova di 14 giorni, poi da 25 USD per licenza al mese con fatturazione annuale.
• Gmelius: nessun piano gratuito in elenco. Una prova di 7 giorni, poi da 19 USD per utente al mese con fatturazione annuale; le caselle di posta condivise partono dal piano da 25 USD.
• Spike: un piano gratuito fino a 3 membri, ma la sua casella di posta condivisa parte dal piano Team, a 4 USD per membro al mese con fatturazione annuale.
• Zoho TeamInbox, Helpwise e Loop Email: nessun piano gratuito in elenco. Prove di 14, 7 e 14 giorni.
• Drag: il nostro. Una prova di 7 giorni senza carta e nessun piano gratuito, da 12 USD per utente al mese con fatturazione annuale.

Strumenti di chat spesso elencati come caselle di posta condivise gratuite

Due strumenti presenti in molti elenchi sono prodotti di live chat. Sono gratuiti, ma non sono pensati per un indirizzo email condiviso:

• Tawk.to: live chat gratuita con ticketing gratuito. È costruito attorno al widget di chat, non a un indirizzo email condiviso.
• Crisp: il suo piano gratuito copre 2 licenze e una casella condivisa per la chat del sito. L'email parte dal piano Mini, a 45 USD per area di lavoro al mese.

Confronta tutte le opzioni gratuite

Limiti pubblicati da ciascun fornitore, verificati l'11 novembre 2026.

Quando il gratuito non basta più

Le opzioni integrate in Google Workspace e Microsoft 365 hanno la stessa lacuna: mostrano a malapena chi è responsabile di un'email. Una Casella di posta collaborativa ha un solo campo di base per l'assegnatario, la delega non ne ha nessuno, e una cassetta postale condivisa non può mostrare cosa è in ritardo. I piani gratuiti e gli strumenti open source fanno di meglio, ma limitano gli utenti o il volume, oppure ti lasciano un server da gestire.

Il segnale che il gratuito ti sta stretto è una domanda: «qualcuno ha risposto a questa?». Quando il team se lo chiede ogni giorno, il lavoro è cambiato: non si tratta più di leggere la posta, ma di gestire una coda.

È lì che uno strumento a pagamento si ripaga, e il primo passo a pagamento costa cifre molto diverse. Per un team di cinque persone, al mese, al prezzo di listino di ciascun fornitore l'11 novembre 2026 (fatturazione annuale dove la pagina la indica):

Lasciare un'opzione gratuita di solito significa anche imparare una nuova app. Drag funziona sugli account Gmail che il tuo team ha già: ogni email ha un responsabile e uno stato, e non c'è nulla da migrare. Ha una prova di 7 giorni, senza carta, e nessun piano gratuito.

Inizia una prova, vedi la pagina casella di posta condivisa per Gmail, oppure confronta tutti e dodici gli strumenti nella nostra guida ai migliori software di casella di posta condivisa.

Domande frequenti

Esiste una casella di posta condivisa completamente gratuita?

Sì. La delega di Gmail è gratuita su qualsiasi account Gmail, e Help Scout, Zoho Desk e HubSpot hanno piani gratuiti per 5, 3 e 2 utenti. Se paghi già Google Workspace o Microsoft 365, una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi o una cassetta postale condivisa non costano nulla in più. FreeScout, Chatwoot e osTicket sono gratuiti se li ospiti in proprio.

Qual è la migliore casella di posta condivisa gratuita per un piccolo team?

Per un team su Google Workspace con poche email al giorno, parti da una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi, perché è l'unica opzione integrata con un minimo di assegnazione. Per l'assistenza via email con un massimo di cinque persone, il piano gratuito di Help Scout dà a ogni email un responsabile e uno stato, fino a 100 contatti al mese.

La Casella di posta collaborativa di Google basta a un piccolo team?

Con pochi messaggi, sì. I suoi limiti dipendono da come è costruita: il team lavora nell'interfaccia di Google Gruppi e non in Gmail, non c'è nessun avviso quando due persone rispondono, e una risposta inviata senza mettere il gruppo in copia sparisce dalla vista di tutti gli altri. Va bene per decine di email alla settimana e diventa faticosa con centinaia.

Missive, Hiver o Freshdesk hanno un piano gratuito?

Non quando abbiamo controllato le loro pagine dei prezzi, l'11 novembre 2026. Missive elenca tre piani a pagamento e una prova di 30 giorni. Hiver elenca tre piani a pagamento, un minimo di 2 licenze e una prova di 7 giorni. Freshdesk mostra una prova di 14 giorni. Gli elenchi che li definiscono ancora gratuiti descrivono piani che non compaiono più su quelle pagine.

Drag è gratuito?

No. Drag è uno strumento a pagamento, da 12 USD per utente al mese con fatturazione annuale, con una prova di 7 giorni che non richiede la carta. Abbiamo scritto questa guida per darti prima le opzioni gratuite, perché se una di queste copre le esigenze del tuo team dovresti usarla, e tornare quando non basterà più.

Qual è la differenza tra una casella di posta condivisa gratuita e una a pagamento?

Le opzioni gratuite integrate in Gmail e Outlook danno accesso condiviso a un indirizzo, poco altro. Piani gratuiti come quello di Help Scout aggiungono un responsabile e uno stato, ma limitano utenti o volume mensile. Gli strumenti a pagamento tolgono questi limiti e aggiungono regole di smistamento e report sui tempi di risposta. Di solito i team cambiano quando «chi se ne sta occupando?» fa perdere tempo ogni giorno.