Gemeinsames Postfach kostenlos: alle echten Gratis-Optionen 2026

Kurz gesagt: Ja, Sie können ein gemeinsames Postfach (englisch: Shared Inbox) kostenlos betreiben. Es gibt vier Arten kostenloser Optionen:

• Enthalten in dem, was Sie bereits bezahlen: ein Gemeinsamer Posteingang in Google Groups oder die Gmail-Delegierung in Google Workspace und ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365.
• Ein echter kostenloser Tarif: Help Scout (5 Nutzer), Zoho Desk (3 Nutzer) und HubSpot (2 Nutzer).
• Open-Source-Software, die Sie selbst hosten: FreeScout, Chatwoot und osTicket.
• Nicht kostenlos, aber oft als kostenlos gelistet: Missive, Hiver, Freshdesk, Front und Drag bieten Testphasen an, keine kostenlosen Tarife.

Jede kostenlose Option funktioniert bei geringem Volumen, und jede hört an einem bestimmten Punkt auf. Dieser Leitfaden nennt die Grenze für jede einzelne, geprüft auf der Seite des jeweiligen Anbieters am 11. November 2026. Wenn Sie zuerst die Definition möchten, lesen Sie Was ist ein gemeinsames Postfach?. Wenn Sie zahlen können, vergleicht unser Leitfaden Die beste Software für gemeinsame Postfächer zwölf Tools, die meisten davon kostenpflichtig.

Sie nutzen Gmail und spüren schon die Grenzen der kostenlosen Optionen? Drag kostet 12 US$ pro Nutzer und Monat, mit einer Testphase von 7 Tagen und ohne Kreditkarte: Testphase starten.

Kostenloses gemeinsames Postfach: Tarif oder nur Testphase? Lesen Sie das zuerst

Viele Listen kostenloser Tools für gemeinsame Postfächer zählen kostenlose Testphasen als kostenlos. Eine Testphase endet, ein kostenloser Tarif nicht.

Alles in den Hauptabschnitten unten ist ohne Enddatum kostenlos, entweder in einem Tarif, den Sie vielleicht schon bezahlen, etwa Google Workspace oder Microsoft 365, oder als kostenloser Tarif mit veröffentlichten Grenzen. Tools, die nur eine Testphase anbieten, sind getrennt aufgeführt, auch unseres: Drag hat eine Testphase von 7 Tagen und keinen kostenlosen Tarif.

Worauf Sie bei einer kostenlosen Option achten sollten

Zwei Fragen entscheiden, ob eine kostenlose Option passt.

• Passt sie zu Ihrer Teamgröße? Die meisten kostenlosen Tarife begrenzen Nutzer oder Postfächer. Bei drei Personen spielt das selten eine Rolle, bei sechs eine große.
• Bewältigt sie Ihr Volumen? Eine Option, die gemeinsamen Zugriff gibt, aber keine E-Mail zuweisen und nicht warnen kann, wenn zwei Personen antworten, funktioniert bei ein paar E-Mails am Tag und gerät unter Druck, wenn das Volumen wächst.

Prüfen Sie beides jetzt anhand Ihrer echten Zahlen, denn der spätere Umzug ist der teure Teil.

Gemeinsamer Posteingang in Google Groups

Ein Gemeinsamer Posteingang (englisch: Collaborative Inbox) macht aus einer Google-Gruppe eine gemeinsame Warteschlange, in der Mitglieder eine Unterhaltung übernehmen, zuweisen und als abgeschlossen markieren können. Er ist in einem kostenpflichtigen Google Workspace-Tarif ohne Aufpreis enthalten und die einzige integrierte Google-Option mit irgendeiner Form von Zuweisung.

Sie aktivieren ihn in den Einstellungen der Gruppe, unter den zusätzlichen Google Groups-Funktionen. Die Schritte stehen in unserer Anleitung zum gemeinsamen Postfach in Gmail.

Wo es aufhört

• Das Team arbeitet in der Oberfläche von Google Groups, nicht in Gmail.
• Es gibt keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, keine Automatisierung und keine Berichte.
• Antwortet ein Mitglied aus Gmail, ohne die Gruppe in CC zu setzen, kann niemand sonst die Antwort sehen.

Für Dutzende E-Mails pro Woche reicht er aus, bei Hunderten wird er mühsam.

Gmail-Delegierung

Die Gmail-Delegierung ist in jedem Gmail-Konto kostenlos. Gehen Sie zu Einstellungen, Konten & Import, Zugriff auf mein Konto gewähren und fügen Sie ein Teammitglied hinzu. Es kann dann mit seiner eigenen Anmeldung in diesem Postfach lesen, senden und löschen, ohne geteiltes Passwort.

Wo es aufhört

• Nichts zeigt, wer für eine E-Mail zuständig ist oder in welchem Zustand sie ist.
• Es gibt keine Warnung, wenn zwei Personen antworten.
• Ein privates Gmail-Konto kann 10 Bevollmächtigte haben und ein Workspace-Konto 1.000, und laut Google können bei typischer Nutzung etwa 40 gleichzeitig damit arbeiten.

Sie passt zu einem Postfach, bei dem eine oder zwei Personen mithelfen. In Workspace ist eine neue gemeinsame Adresse, die so eingerichtet wird, ein Nutzerkonto und braucht daher eine kostenpflichtige Lizenz.

Das native gemeinsame Postfach von Google Workspace

Google dokumentiert ein natives gemeinsames Postfach für die Business-Tarife von Workspace. Ein Administrator legt es in der Admin-Konsole an, und es funktioniert wie eine zentral eingerichtete Gmail-Delegierung, mit einem Feld „Gesendet von“ (Sent by) an jeder Antwort.

Wo es aufhört

• Es ist nicht überall verfügbar. In unserer eigenen Admin-Konsole für Business Starter war es am 11. November 2026 nicht vorhanden.
• Es gibt kein Add-on, das Sie kaufen müssen, aber Googles Seite sagt nicht, ob die gemeinsame Adresse eine eigene kostenpflichtige Lizenz braucht.
• Es hat dieselben Lücken wie die Delegierung: keine Zuweisung, keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, keine Berichte.

Die Details stehen in unserem Leitfaden zum gemeinsamen Postfach in Google Workspace.

Kostenloses freigegebenes Postfach in Outlook und Microsoft 365

In Microsoft 365 ist die kostenlose Option ein freigegebenes Postfach (englisch: Shared Mailbox): ein Postfach, das ein Administrator anlegt und das im Outlook jedes Mitglieds erscheint, wobei Antworten von der gemeinsamen Adresse gesendet werden. Das Postfach braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz.

So richten Sie eines ein:

1. Melden Sie sich als Exchange-Administrator im Microsoft 365 Admin Center an.
2. Gehen Sie zu Teams & Gruppen und dann zu Freigegebene Postfächer.
3. Wählen Sie Freigegebenes Postfach hinzufügen aus, geben Sie einen Namen und eine Adresse ein und speichern Sie.
4. Wählen Sie unter Nächste Schritte (Next steps) die Option Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen (Add members to this mailbox) aus und wählen Sie die Personen, die es nutzen sollen.

Die Mitglieder öffnen es aus ihrem eigenen Outlook, am Desktop, im Web oder mobil.

Wo es aufhört

• Keine Zuweisung, keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, keine Berichte.
• Jedes Mitglied braucht eine eigene Microsoft 365-Lizenz. Das Postfach ist kostenlos, die Personen sind es nicht.
• Es unterstützt bis zu 25 Nutzer und braucht über 50 GB eine kostenpflichtige Lizenz für Exchange Online Plan 2.

Kostenlose Shared-Inbox-Software: Tools mit einem echten kostenlosen Tarif

Drei kostenpflichtige Tools behalten einen kostenlosen Tarif ohne Enddatum. Die Grenzen sind die veröffentlichten Zahlen des jeweiligen Anbieters, geprüft am 11. November 2026.

Help Scout: kostenlos für 5 Nutzer und 100 Kontakte im Monat

Der kostenlose Tarif von Help Scout deckt bis zu 5 Nutzer, ein Postfach und 100 Kontakte im Monat ab, einschließlich einer Hilfecenter-Website. Es ist ein vollständiger E-Mail-Helpdesk, jede E-Mail hat also eine zuständige Person und einen Status.

Wo es aufhört: 100 Kontakte im Monat sind etwa fünf pro Arbeitstag. Darüber hinaus oder bei mehr als fünf Nutzern wechseln Sie in den kostenpflichtigen Tarif für 25 US$ pro Nutzer und Monat. Es ist außerdem eine getrennte App: Das Team arbeitet nicht mehr in Gmail oder Outlook, und die Kunden-E-Mails ziehen zu Help Scout um. Siehe Drag im Vergleich mit Help Scout.

Zoho Desk: kostenlos für bis zu 3 Nutzer

Die Free Edition von Zoho Desk ist ohne Enddatum kostenlos für 3 Nutzer, mit E-Mail-Ticketing. Sie ist ein kostenloser Helpdesk und keine Ebene über Ihrem Postfach.

Wo es aufhört: Laut Zoho hat die Free Edition keine Automatisierung, keine Antwortzeitziele, keine KI und nur eine Abteilung. Siehe Drag im Vergleich mit Zoho Desk.

HubSpot: kostenlos für bis zu 2 Nutzer

Die kostenlosen Tools von HubSpot enthalten ein gemeinsames Postfach, das an das CRM angebunden ist, für bis zu 2 Nutzer. Es passt zu einem sehr kleinen Team, das bereits in HubSpot arbeitet.

Wo es aufhört: bei zwei Nutzern. Der erste kostenpflichtige Tarif zeigt 20 US$ pro Lizenz und Monat, mit 7 US$ für Neukunden, und die meisten Servicefunktionen stecken in einem Tarif für 90 bis 100 US$ pro Lizenz mit einer einmaligen Onboarding-Gebühr von 1.500 US$.

Open Source, wenn Sie es selbst hosten können

Open-Source-Helpdesks haben keine Lizenzgebühr und keine Obergrenze für Nutzer. Sie haben denselben Haken: Sie betreiben den Server, spielen die Updates ein und reparieren, was kaputtgeht. Die Kosten sind Zeit, nicht Lizenzen.

FreeScout: kostenlos und Open Source, selbst gehostet

FreeScout können Sie unter der Lizenz AGPL-3.0 kostenlos selbst hosten, ohne Grenze für Nutzer, Postfächer oder Tickets und mit einer Warnung, wenn zwei Personen antworten. Zusätzliche Kanäle und Workflows sind kostenpflichtige Add-ons.

Chatwoot: Open Source, mit mehreren Kanälen

Die Open-Source-Edition von Chatwoot können Sie kostenlos selbst hosten. Sie deckt E-Mail, Live-Chat und Social-Media-Kanäle ab. Der gehostete kostenlose Tarif ist etwas anderes: bis zu 2 Agenten und 500 Unterhaltungen im Monat, und die Preisseite nennt Live-Chat als einzigen Kanal.

osTicket: Open-Source-Ticketing, selbst gehostet

osTicket können Sie unter der Lizenz GPL-2.0 kostenlos selbst hosten. Es macht aus E-Mails, Webformularen und API-Anfragen Tickets in einer klassischen Warteschlange. Es sperrt ein Ticket, während ein Agent antwortet. Eine kostenpflichtige gehostete Version gibt es, falls Sie lieber keinen Server betreiben möchten.

Testphase, nicht kostenlos: Lesen Sie das, bevor Sie sich anmelden

Mehrere Tools, die auf Listen zum „kostenlosen gemeinsamen Postfach“ stehen, haben keinen kostenlosen Tarif oder halten das gemeinsame Postfach aus ihm heraus. Wir haben jede Preisseite am 11. November 2026 geprüft:

• Missive: kein kostenloser Tarif aufgeführt. Eine Testphase von 30 Tagen, danach ab 14 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Hiver: kein kostenloser Tarif aufgeführt. Eine Testphase von 7 Tagen, danach ab 25 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit mindestens 2 Lizenzen.
• Freshdesk: kein kostenloser Tarif gezeigt. Eine Testphase von 14 Tagen, danach ab 19 US$ pro Agent und Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Front: eine Testphase von 14 Tagen, danach ab 25 US$ pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Gmelius: kein kostenloser Tarif aufgeführt. Eine Testphase von 7 Tagen, danach ab 19 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; gemeinsame Postfächer beginnen im Tarif für 25 US$.
• Spike: ein kostenloser Tarif für bis zu 3 Mitglieder, aber das gemeinsame Postfach beginnt im Team-Tarif für 4 US$ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Zoho TeamInbox, Helpwise und Loop Email: kein kostenloser Tarif aufgeführt. Testphasen von 14, 7 und 14 Tagen.
• Drag: unser Produkt. Eine Testphase von 7 Tagen ohne Kreditkarte und kein kostenloser Tarif, ab 12 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Chat-Tools, die oft als kostenlose gemeinsame Postfächer gelistet werden

Zwei Tools auf vielen Listen sind Live-Chat-Produkte. Sie sind kostenlos, aber nicht für eine gemeinsame E-Mail-Adresse gedacht:

• Tawk.to: kostenloser Live-Chat mit kostenlosem Ticketing. Es ist um das Chat-Widget herum gebaut, nicht um eine gemeinsame E-Mail-Adresse.
• Crisp: Der kostenlose Tarif deckt 2 Lizenzen und ein gemeinsames Postfach für den Website-Chat ab. E-Mail beginnt im Mini-Tarif für 45 US$ pro Workspace und Monat.

Alle kostenlosen Optionen im Vergleich

Grenzen wie vom jeweiligen Anbieter veröffentlicht, geprüft am 11. November 2026.

Wann kostenlos nicht mehr reicht

Die integrierten Optionen von Google Workspace und Microsoft 365 haben eine gemeinsame Lücke: Sie zeigen kaum, wer für eine E-Mail zuständig ist. Ein Gemeinsamer Posteingang hat ein einfaches Feld für die zugewiesene Person, die Delegierung hat keines, und ein freigegebenes Postfach kann nicht zeigen, was überfällig ist. Die kostenlosen Tarife und die Open-Source-Tools machen es besser, aber sie begrenzen Nutzer oder Volumen, oder Sie müssen einen Server betreiben.

Das Zeichen, dass Sie den kostenlosen Optionen entwachsen sind, ist eine Frage: „Hat darauf schon jemand geantwortet?“ Wenn das Team sie jeden Tag stellt, hat sich die Aufgabe verändert: vom Lesen von E-Mails zum Abarbeiten einer Warteschlange.

An dieser Stelle ist ein kostenpflichtiges Tool sein Geld wert, und der erste kostenpflichtige Schritt kostet sehr unterschiedlich viel. Für ein Team mit fünf Personen, pro Monat, zum gelisteten Preis des jeweiligen Anbieters am 11. November 2026 (jährliche Abrechnung, wo die Seite sie angibt):

Eine kostenlose Option zu verlassen heißt meist auch, eine neue App zu erlernen. Drag arbeitet mit den Gmail-Konten, die Ihr Team bereits hat: Jede E-Mail bekommt eine zuständige Person und einen Status, und nichts muss migriert werden. Es hat eine Testphase von 7 Tagen, ohne Kreditkarte, und keinen kostenlosen Tarif.

Starten Sie eine Testphase, sehen Sie sich die Seite Gemeinsames Postfach für Gmail an oder vergleichen Sie alle zwölf Tools in unserem Leitfaden Die beste Software für gemeinsame Postfächer.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es ein komplett kostenloses gemeinsames Postfach?

Ja. Die Gmail-Delegierung ist in jedem Gmail-Konto kostenlos, und Help Scout, Zoho Desk und HubSpot haben kostenlose Tarife für 5, 3 und 2 Nutzer. Wenn Sie bereits für Google Workspace oder Microsoft 365 bezahlen, kostet ein Gemeinsamer Posteingang in Google Groups oder ein freigegebenes Postfach nichts zusätzlich. FreeScout, Chatwoot und osTicket sind kostenlos, wenn Sie sie selbst hosten.

Welches kostenlose gemeinsame Postfach ist das beste für ein kleines Team?

Für ein Team mit Google Workspace und ein paar E-Mails am Tag beginnen Sie mit einem Gemeinsamen Posteingang in Google Groups, denn er ist die einzige integrierte Option mit irgendeiner Form von Zuweisung. Für E-Mail-Support mit bis zu fünf Personen gibt der kostenlose Tarif von Help Scout jeder E-Mail eine zuständige Person und einen Status, bis zu 100 Kontakte im Monat.

Reicht der Gemeinsame Posteingang von Google für ein kleines Team?

Bei geringem Volumen ja. Seine Grenzen ergeben sich aus seiner Bauweise: Das Team arbeitet in der Oberfläche von Google Groups und nicht in Gmail, es gibt keine Warnung, wenn zwei Personen antworten, und eine Antwort, die ohne die Gruppe in CC gesendet wird, verschwindet aus der Ansicht aller anderen. Für Dutzende E-Mails pro Woche reicht er aus, bei Hunderten wird er mühsam.

Haben Missive, Hiver oder Freshdesk einen kostenlosen Tarif?

Nicht, als wir ihre Preisseiten am 11. November 2026 geprüft haben. Missive führt drei kostenpflichtige Tarife und eine Testphase von 30 Tagen auf. Hiver führt drei kostenpflichtige Tarife, mindestens 2 Lizenzen und eine Testphase von 7 Tagen auf. Freshdesk zeigt eine Testphase von 14 Tagen. Listen, die sie noch immer kostenlos nennen, beschreiben Tarife, die auf diesen Seiten nicht mehr erscheinen.

Ist Drag kostenlos?

Nein. Drag ist ein kostenpflichtiges Tool ab 12 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit einer Testphase von 7 Tagen, die keine Kreditkarte braucht. Wir haben diesen Leitfaden geschrieben, um Ihnen zuerst die kostenlosen Optionen zu nennen: Wenn eine davon abdeckt, was Ihr Team braucht, sollten Sie sie nutzen und wiederkommen, wenn sie nicht mehr ausreicht.

Was ist der Unterschied zwischen einem kostenlosen und einem kostenpflichtigen gemeinsamen Postfach?

Die kostenlosen Optionen, die in Gmail und Outlook integriert sind, geben gemeinsamen Zugriff auf eine Adresse und wenig mehr. Kostenlose Tarife wie der von Help Scout ergänzen eine zuständige Person und einen Status, begrenzen aber Nutzer oder das monatliche Volumen. Kostenpflichtige Tools heben diese Grenzen auf und ergänzen Regeln, die E-Mails weiterleiten, und Berichte zu Antwortzeiten. Teams wechseln meist, wenn die Frage „Wer kümmert sich darum?“ jeden Tag Zeit kostet.