WhatsApp-Broadcast-Liste: So erstellen und nutzen Sie sie

Die Broadcast-Liste von WhatsApp ist ein wichtiges Werkzeug für die professionelle Kommunikation. Unternehmen können damit Angebote hervorheben, Produkte bewerben und relevante Berichte an Kunden und Partner senden. Mit einer Broadcast-Liste können Nutzer von WhatsApp Business mehrere Kontakte auf einmal erreichen. Dieselbe Information muss nicht immer wieder neu verschickt werden. In diesem Artikel sehen wir uns Broadcast-Listen in WhatsApp als Kommunikationsstrategie an und zeigen, wie Sie sie optimal nutzen.

Was genau ist eine WhatsApp-Broadcast-Liste?

Eine WhatsApp-Broadcast-Liste ist eine Möglichkeit, Nachrichten gleichzeitig an mehrere Kontakte zu senden. Ein Vertriebsteam nutzt WhatsApp zum Beispiel, um Kunden über laufende Angebote zu informieren. Kopieren und Einfügen kostet aber viel Zeit und bremst die Produktivität. Mit einer Broadcast-Liste sendet WhatsApp an alle ausgewählten Kontakte einzelne Nachrichten. Danach kann der Empfänger entscheiden, ob er das Gespräch fortsetzt, und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über den einzelnen Chat. Jede in WhatsApp Business erstellte Broadcast-Liste unterstützt bis zu 256 Kontakte. Damit ist sie eine interessante (und kostenlose) Option für kleine Unternehmen mit eher geringem täglichem Nachrichtenaufkommen. Zum Einrichten brauchen Sie nur ein Business-Konto.

Was ist der Unterschied zwischen einer Broadcast-Liste und einer Gruppe in WhatsApp?

WhatsApp-Gruppen sind Unterhaltungen zwischen mehreren Kontakten. Das heißt, alle Mitglieder sehen die Nachrichten einer Unterhaltung (und können je nach Einstellung darauf antworten). Broadcast-Listen dagegen erzeugen einzelne Chats. Nur der Absender sieht, welche Kontakte die Sammelnachricht erhalten. Das schützt die Identität der Empfänger und eignet sich am besten für die geschäftliche Kommunikation.

Wann sollten Sie eine WhatsApp-Broadcast-Liste nutzen?

In einigen Situationen hilft eine Broadcast-Liste Teams, die mit WhatsApp arbeiten, organisiert und produktiv zu bleiben.

Kundensegmentierung

Die richtige Zielgruppenansprache macht bei Kampagnen zur Gewinnung neuer Kunden den Unterschied. Manche Unternehmen setzen dafür generative KI im Marketing ein, um die Zielgruppenauswahl zu automatisieren und Nachrichten wirksamer zu personalisieren. Wenn Ihr Marketingteam mit WhatsApp arbeitet, eignen sich diese Listen als Organisationsstrategie. Frühere Unterhaltungen dienen dabei als Filter, um Listen nach den Interessen der Kunden anzulegen. Hat ein Kunde zum Beispiel schon einmal nach Sportbekleidung gefragt, kann er in eine Liste zum Thema aktiver Lebensstil aufgenommen werden. Steht dann eine Kampagne zu einem bestimmten Interesse an, ist die Liste schon fertig.

Ankündigungen und Berichte

Manchmal muss ein Unternehmen Newsletter und betriebliche Mitteilungen gleichzeitig an mehrere Kontakte senden. Mit der Broadcast-Liste können Sie Kunden zum Beispiel über Öffnungszeiten, Umtauschbedingungen und andere wichtige Informationen auf dem Laufenden halten.

Einkauf und Verkauf

Ihr Vertriebsteam auf WhatsApp muss bei seinen Unterhaltungen immer auf dem neuesten Stand sein, um die Abschlussquote zu sichern. Eine Broadcast-Liste eignet sich als Erstkontakt, im Direktvertrieb ebenso wie im B2B-Geschäft. Nach Erhalt der Nachricht antwortet der interessierte Kunde, und der Vertriebsmitarbeiter folgt dem Arbeitsablauf des Unternehmens. Auch Einkäufe bei Lieferanten lassen sich über eine Broadcast-Liste in WhatsApp organisieren. Die Leitung von Logistik und Lagerverwaltung kann so mehrere Lieferanten und Dienstleister auf einmal per WhatsApp um Angebote bitten. Anhand der Antworten führt sie den Prozess dann direkt mit jeder Option weiter.

Produkt- und Serviceeinführungen

Eine Broadcast-Liste ist eine große Hilfe bei Einführungskampagnen und wenn neue Produkte und Dienstleistungen ins Sortiment des Unternehmens kommen. Denn neben der gezielten Ansprache können Sie die Wirkung der Kampagne durch den Massenversand maximieren. Anschließend beobachten und verfolgen Sie die Abschlussquoten, was hilft, den gesamten Einführungszyklus zu gestalten. Eine Broadcast-Liste bringt Ihr Produkt nicht nur schnell in den Posteingang des Kunden, sie ist auch eine Form der Kommunikation, die als langfristige Referenz dient.

So erstellen Sie eine Broadcast-Liste in WhatsApp

• Öffnen Sie die WhatsApp Business App (in WhatsApp am Computer können Sie keine Liste erstellen);
• Tippen Sie auf Weitere Optionen (das Drei-Punkte-Menü) > Neuer Broadcast;
• Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus;
• Tippen Sie auf das Häkchen, und fertig. Gesendete Nachrichten gehen jetzt an alle Kontakte der Liste.

Beachten Sie: Nur Kontakte, die Ihre Nummer in WhatsApp gespeichert haben, erhalten die Nachrichten Ihrer Broadcast-Liste.

Was ein WhatsApp-CRM bewirkt

CRM (Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement) ist ein grundlegender Bestandteil jedes Unternehmens. Eine segmentierte, datenbasierte und nützliche Kontaktliste erleichtert die Steuerung von Vertriebs- und Marketingressourcen. Weil die meisten Kunden weltweit WhatsApp als wichtigstes Mittel der privaten Kommunikation nutzen, ist das WhatsApp-CRM immer beliebter geworden. Wenn Sie diesen Informationskanal also eingerichtet haben, müssen Sie die Interaktionen mit Kunden erfassen und auswerten. Die Teams, die diese Unterhaltungen betreuen, können die Ergebnisse anhand von Filtern verfolgen, die auf das jeweilige Unternehmen und seinen Kontaktstamm zugeschnitten sind. Machen Sie WhatsApp zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich

Die Grenzen einer WhatsApp-Broadcast-Liste

Die Broadcast-Liste von WhatsApp ist eine wichtige Funktion, deckt aber nicht alle Anforderungen heutiger Teams ab. Als recht einfaches Werkzeug fehlen ihr Funktionen, die in der täglichen Kundenkommunikation gebraucht werden, zum Beispiel:

Kundenkennzahlen

Daten werden für strategische Entscheidungen immer wichtiger. Teams, die WhatsApp als wichtigsten Kanal für die Kundenkommunikation nutzen, müssen deshalb Informationen über ihre Chats mit Kunden im Blick behalten. Daten wie Abschlussquoten im Vertrieb, Kennzahlen im Kundenservice und A/B-Tests von Werbelinks sind in WhatsApp derzeit nicht verfügbar. Wenn Sie etwa den Erfolg einer über die Broadcast-Liste versendeten Marketingkampagne prüfen, müssen Sie von Hand nachsehen, wie viele Unterhaltungen die Empfänger geöffnet oder wie viele geantwortet haben. Laufen mehrere Kampagnen gleichzeitig, wird das schnell unübersichtlich und zeitraubend. Außerdem müssen Sie die Daten anschließend noch in ein Analysetool oder eine Tabelle exportieren. Verwandter Beitrag: WhatsApp-Konto entsperren

Automatisierung von Nachrichten

Eine weitere Grenze der WhatsApp-Broadcast-Liste ist die fehlende Automatisierung. WhatsApp Business bietet keinen eingebauten Ablauf, um Unterhaltungen fortzuführen, wenn Kunden antworten.

Integrationen

In der Regel nutzen Teams WhatsApp zusammen mit anderen Business-Tools, die zu ihrem Arbeitsablauf gehören. Wenn Sie WhatsApp zum Beispiel im Kundenservice einsetzen, müssen Sie die Nachricht lesen, die zugehörigen Aufgaben herausfiltern und sie ins Ticketsystem eintragen, damit ein Mitarbeiter sie bearbeiten kann. Oder wenn das Unternehmen B2B-Software einführt, kann die Onboarding-Phase schwierig werden. Eine Nachricht an alle neuen Nutzer über die Broadcast-Liste ist der Ausgangspunkt. Treten Schwierigkeiten auf, müssen Sie alle Nutzer, die Hilfe brauchen, einzeln ins Support-Ticketsystem eintragen. Dadurch dauert jede Aufgabe länger.

Was können Sie statt einer WhatsApp-Broadcast-Liste nutzen?

Ein gemeinsames WhatsApp-Postfach ist eine Lösung, die Massenkommunikation und Zusammenarbeit in WhatsApp erleichtert. Ein mit WhatsApp kompatibles Tool für gemeinsame Postfächer wie DragApp bündelt Ihre Arbeit auf der Plattform, auf der sie beginnt. Das heißt, Teams, die täglich viele WhatsApp-Nachrichten bearbeiten, können aus einer einfachen Liste von Unterhaltungen einen Raum für Zusammenarbeit machen. Jeder Chat erhält automatisch eine Aufgabenkarte, auf der das Team wichtige Informationen wie Fristen, Dateien, Notizen und Tags ergänzen kann. Wenn Sie dann das Postfach öffnen, ist alles, was Sie für die Weiterarbeit brauchen, schon da. Hier ein Beispiel:

Eigene Kennzahlen

DragApp erleichtert nicht nur die Verwaltung aller Chats, die über eine Broadcast-Liste beginnen, sondern bietet auch Analysewerkzeuge, die wichtige Daten dazu erfassen. Sie können zum Beispiel WhatsApp-Interaktionen nach Tag oder Stichwort filtern und Antwortzeiten, die Abschlussquote von Kundenservice-Tickets, die Zahl der Antworten auf Marketingkampagnen und andere wichtige Daten auswerten.

Nachrichtensequenzen

Automatisierungen sind ein guter Weg, Broadcast-Listen zu optimieren. Mit automatischen Nachrichten in WhatsApp können Sie Kundenprobleme schneller lösen, Kontakte an Aktionen erinnern und zusätzliche Informationen zu Ihren Produkten senden, die Leads zu Käufen führen können. Drag enthält automatisierte Sequenzen. Teams können Nachrichtenvorlagen für wiederkehrende Kundeninteraktionen auf Basis von Filtern und Stichwörtern schreiben. Dann legen sie für jede Sequenz eigene Regeln fest. Mit diesen Automatisierungen müssen Sie häufige Fragen nicht mehr mit immer gleichen Antworten beantworten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder in den Text einfügen, was den unpersönlichen Ton einer normalen Broadcast-Liste vermeidet.

Integrationen

Ein Highlight von DragApp ist die Integration mit mehr als 5000 Business-Tools. Drag ermöglicht nicht nur die Integration von WhatsApp und Gmail in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, sondern unterstützt auch die Zapier-Integration, mit der Teams automatisierte Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Plattformen erstellen.

Eigenes CRM

Und schließlich bietet Drag die ultimative Kontaktliste mit benutzerdefinierten Feldern. Neben Feldern wie Telefonnummer, Name und Unternehmen hat jeder Kontakt Platz für weitere Informationen, die für den Arbeitsablauf des Unternehmens wichtig sind. Sie können Felder wie die Abteilung des Kontakts, Interessengebiete, Vertragswert, Standort usw. anlegen. Diese Funktion trägt zu einem effizienten CRM-System bei, das sich für die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen sowie für künftige Strategien des Unternehmens nutzen lässt. Ähnlicher Beitrag: WhatsApp-Backup wiederherstellen

Fazit

Die WhatsApp-Broadcast-Liste ist eine Funktion, die Ihrem Team das Versenden wiederkehrender Nachrichten erleichtert. Sie sollte aber mit Tools kombiniert werden, die die Informationen aus diesen Unterhaltungen nutzbar machen. Mit einem gemeinsamen Postfach können Teams Kundenservice, Marketing, Vertrieb und Betrieb direkt aus WhatsApp-Chats heraus erledigen, organisiert, produktiv und angepasst an ihre Bedürfnisse. Außerdem können sie die Daten dieser Interaktionen verfolgen und auswerten, um ihre Arbeit immer weiter zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen zur WhatsApp-Broadcast-Liste

Was genau ist eine WhatsApp-Broadcast-Liste?

Eine Broadcast-Liste ist eine eigene Kontaktliste in WhatsApp. Wenn Sie eine Nachricht an diese Liste senden, erhalten alle ausgewählten Kontakte eine einzelne Nachricht.

Wie viele Kontakte kann ich zu einer WhatsApp-Broadcast-Liste hinzufügen?

Jede Broadcast-Liste erlaubt bis zu 256 Kontakte.

Sind Broadcast-Listen und WhatsApp-Gruppenchats dasselbe?

Nein. In einer WhatsApp-Gruppe erhalten alle Mitglieder eine einzige Nachricht im selben Chat. Bei der Broadcast-Liste erhält jeder Kontakt eine einzelne Nachricht.

Kann ich Broadcast-Listen in WhatsApp automatisieren?

Nein. Um eine Nachricht an eine Broadcast-Liste zu senden, müssen Sie sie von Hand schreiben oder eine Nachrichtenvorlage verwenden.

Wie nutze ich WhatsApp-Broadcast-Listen für das CRM?

CRM lässt sich manuell mithilfe eines CRM-Tools oder mit einem gemeinsamen Postfach betreiben. Auf dieser Grundlage können Sie Broadcast-Listen anhand der Kontaktsegmentierung Ihres Unternehmens erstellen.

Was ist die beste Alternative zu einer Broadcast-Liste in WhatsApp?

Ein gemeinsames Postfach wie DragApp holt mehr aus einer Broadcast-Liste heraus. Es bietet Kennzahlen zum Engagement, Automatisierung von Nachrichten und eine CRM-Organisation und macht WhatsApp so zu einem idealen Werkzeug für die geschäftliche Kommunikation. Optimieren Sie WhatsApp mit einem gemeinsamen Postfach