VoyageGetAway Vacations a remplacé 3 applications par une seule boîte de réception
3 applications
Remplacés par Drag
50 %
Réponses aux e-mails plus rapides
100%
Toute l'équipe réunie dans Gmail
GetAway Vacations, une entreprise de premier plan de location de vacances dans le Vermont, a regroupé trois applications distinctes dans Drag, en unifiant la gestion des e-mails et des tâches de son équipe dans Gmail.
Basée dans le Vermont, GetAway Vacations est une entreprise de location de vacances de premier plan. Elle permet aux voyageurs de profiter de vacances inoubliables, d'une adorable maison façon grange à un appartement chic doté de tout le confort d'un complexe de luxe, tout en aidant les propriétaires de résidences secondaires à générer des revenus supplémentaires en louant leurs biens.
L'entreprise accompagne les propriétaires tout au long du processus de location, du ménage et de l'entretien des biens jusqu'à leur promotion sur de nombreux sites ou l'accueil des voyageurs. Comme dans une agence de voyage traditionnelle, l'équipe de GetAway Vacations communique en permanence avec une série d'interlocuteurs (propriétaires, voyageurs, agences de voyage et autres partenaires), et l'essentiel de ces échanges passe par e-mail.
Avant d'adopter Drag, leur équipe avait du mal à gérer les conversations par e-mail à plusieurs. Les allers-retours d'e-mails pour la communication interne, souvent avec des copies (CC) ou des transferts, étaient pénibles. On ne savait pas clairement quel membre de l'équipe était responsable de chaque conversation, et les mêmes e-mails recevaient souvent plusieurs réponses ou passaient entre les mailles du filet.
En plus de cela, l'équipe utilisait Trello pour suivre les tâches, qui naissaient souvent d'e-mails, et pour documenter les procédures de l'entreprise. Il fallait donc aussi jongler en permanence entre plusieurs applications et effectuer sans cesse un travail manuel pour que Gmail et Trello restent à jour.
“Drag nous a apporté beaucoup de transparence et a soudé notre équipe. Grâce à Drag, toute l'équipe gère désormais les e-mails et les tâches de manière collaborative, au lieu de travailler en silos sur des outils différents.”
Fred Cercena
Propriétaire @ GetAway Vacations
Témoignage traduit de l'anglais.
Le propriétaire, Fred Cercena, a commencé à chercher d'autres solutions. Il a compris qu'il leur fallait un outil capable de les aider à communiquer par e-mail en équipe et d'intégrer e-mails et tâches dans leur travail quotidien. Ils ont essayé plusieurs solutions de boîte de réception partagée, mais chaque outil ajouté apportait plus de complexité, des abonnements plus chers et plus de maintenance, sans compter que l'équipe restait éclatée, puisqu'il fallait toujours Trello pour les tâches et Gmail pour les boîtes individuelles.
Fred a vu dans Drag une solution capable d'unifier son équipe, plus rentable, et qui fonctionnait directement dans Gmail, où l'équipe passe l'essentiel de sa journée. L'équipe a migré ses boîtes de réception partagées, ainsi que ses tâches Trello, vers des tableaux Drag. Toute l'équipe utilise Drag et reste alignée entre les différents pôles de l'entreprise.
L'équipe gère une série de flux de travail dans Drag avec un mélange de tableaux Google Groupes, de tableaux de boîtes de réception partagées et de tableaux vides. Pour les tâches personnelles, chacun a son propre tableau de tâches, non partagé avec les autres utilisateurs. Des tableaux de tâches partagés servent aussi à l'équipe pour gérer les tâches à traiter ensemble.
Le tableau Réservations est relié à l'adresse reservations@ et partagé avec les agents de réservation pour coordonner les nouvelles demandes provenant de RingCentral, Booking.com et d'autres systèmes. Il existe aussi un tableau OTA qui reçoit les formulaires d'onboarding des agences de voyage en ligne. Le tableau Onboarding sert à gérer l'intégration de nouveaux biens dans leur portefeuille. Leur boîte de réception partagée info@ centralise toutes les demandes générales.
Ils disposent aussi d'un tableau Owner Leads, où ils gèrent les nouvelles demandes de propriétaires souhaitant confier leur bien à GetAway Vacations, et d'un tableau Comptabilité, où arrivent les reçus, factures et autres documents envoyés par des systèmes comme QuickBooks.
“Drag est si simple, et pourtant si puissant. Leur centre d'aide est très intuitif et on y trouve facilement des ressources utiles, contrairement à tant de logiciels qui demandent beaucoup d'aide pour être configurés.”
Fred Cercena
Propriétaire @ GetAway Vacations
Témoignage traduit de l'anglais.
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