Casella di posta condivisa in Google Workspace: guida 2026

In breve: Google Workspace non sembra avere una casella di posta condivisa senza licenza come la cassetta postale condivisa (shared mailbox) di Microsoft 365: la pagina di assistenza di Google non indica condizioni di licenza, e l'indirizzo condiviso è un normale account. Ha tre modi integrati per creare una casella di posta condivisa, e un quarto che aggiunge quello che a loro manca:

• La casella di posta condivisa nativa: la crea un amministratore nella Console di amministrazione. È una delega configurata a livello centrale, e il rilascio è ancora in corso.
• Un account dedicato con la delega di Gmail: funziona già oggi, e Google non indica alcuna restrizione di edizione. Il team lavora in Gmail.
• Una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi: nessuna licenza in più, assegnazione di base, gestita dall'interfaccia di Gruppi.
• Uno strumento di casella di posta condivisa sopra Gmail: aggiunge responsabili, stati, avvisi di collisione, automazioni e report.

Questa pagina è il punto di vista dell'amministratore: cosa configurare nella console, quanto costa ogni strada in licenze e dove si ferma ciascuna. Se fai parte di un team e cerchi la procedura dal lato di Gmail, usa la nostra guida alla casella di posta condivisa in Gmail. Per il concetto in sé, vedi cos'è una casella di posta condivisa.

Una cosa da sapere prima di fare progetti sulla casella di posta condivisa nativa: l'11 novembre 2026 non era nella nostra Console di amministrazione Business Starter. Vedi cosa abbiamo trovato nella nostra console.

Casella di posta condivisa in Google Workspace: le opzioni a confronto

1. Come configurare la casella di posta condivisa nativa di Google

La casella di posta condivisa nativa di Google Workspace è un indirizzo email condiviso che un amministratore crea nella Console di amministrazione e a cui dà accesso alle persone come delegati. Google la indica per Business Starter, Business Standard e Business Plus e dice che è «in fase di rilascio graduale» (guida di Google Workspace, ultimo aggiornamento il 26 ottobre 2026). Le edizioni Enterprise ed Education non sono in quell'elenco.

Non è un nuovo tipo di casella. La pagina di Google sulla delega dice che in Gmail gli account delegati e le caselle di posta condivise sono la stessa cosa (guida di Google Workspace, ultimo aggiornamento il 26 ottobre 2026). Quello che la funzione aggiunge è la configurazione centralizzata: l'amministratore crea l'indirizzo e i suoi utenti in un'unica procedura, mentre prima delegare voleva dire accedere con quell'account e aggiungere le persone una per una.

Cosa abbiamo trovato quando abbiamo controllato. Drag usa Business Starter, un piano supportato. L'11 novembre 2026, più di un anno dopo la prima comparsa della pagina di assistenza di Google, l'opzione non era nella nostra Console di amministrazione. La sezione Utenti proponeva «Aggiungi un utente» (Add a user), «Aggiorna il nome o l'email di un utente» (Update a user's name or email) e «Crea un indirizzo email alternativo» (Create an alternate email address), e nient'altro. Controlla la tua console prima di farci affidamento. Se manca, il consiglio di Google è usare adesso un account delegato e convertirlo più avanti. Non siamo i soli: nello stesso thread di amministratori citato più sotto, un altro amministratore ha riferito il 30 giugno 2026 di non averla ancora.

Creare una nuova casella di posta condivisa:

1. Accedi alla Console di amministrazione Google con un account amministratore.
2. Nella home page, nella sezione Utenti, fai clic su Configura un indirizzo email condiviso (Set up a shared email address).
3. Inserisci l'indirizzo condiviso, per esempio sales@yourcompany.com.
4. Fai clic su Aggiungi nuovi utenti (Add new users) e inserisci i dati di ogni persona.
5. Fai clic su Continua. A ogni persona vengono inviate le istruzioni di accesso.
6. Fai clic su Avanti, controlla l'elenco e fai di nuovo clic su Avanti. Se non fai clic su Avanti, gli utenti vengono aggiunti ma non possono aprire la casella di posta condivisa.
7. Fai clic su Fine.

Questa procedura crea nuovi account utente, e ogni nuovo utente occupa una licenza a pagamento. Google documenta la scelta di persone già esistenti solo nella procedura di conversione qui sotto, e l'aggiunta o la rimozione di delegati in un secondo momento dalle impostazioni di Gmail della casella di posta condivisa. Per un nuovo indirizzo con colleghi che hanno già un account, la strada documentata è creare prima l'indirizzo come un normale utente, poi convertirlo e scegliere i colleghi.

Convertire un account esistente: inizia allo stesso modo e inserisci l'indirizzo di un account che hai già, anche uno delegato. Fai clic su Avanti, usa Cerca per nome o indirizzo email (Search by name or email address) per scegliere le persone che devono avere accesso, controlla e fai clic su Fine. È anche un modo per continuare a rispondere dalla casella di un dipendente che lascia l'azienda: convertila e aggiungi le persone che la seguiranno.

Gestirla in seguito: chiunque abbia accesso può aggiungere o rimuovere delegati. Accedi a Gmail con la casella di posta condivisa, apri Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, Account (Accounts), e usa Concedi l'accesso al tuo account. Le opzioni Contrassegna come già letto (Mark as read) e Informazioni sul mittente (Sender information) sono nello stesso punto.

Chi ha risposto: ogni email mostra l'indirizzo condiviso nel campo Da e il delegato in Inviato da (Sent by). Un amministratore può cambiare questo comportamento per tutto il dominio in Informazioni sul mittente mostrate al destinatario (Sender information shown to recipient), in modo che i destinatari vedano solo il titolare dell'account.

2. Un account dedicato con la delega di Gmail

È la strada che funziona già oggi, e la pagina di Google sulla delega non indica alcuna restrizione di edizione: crea support@ come un vero utente e delegalo al team. Ogni persona apre la casella con il proprio accesso, in Gmail.

1. Attiva la delega della posta. Nella Console di amministrazione, vai su App, Google Workspace, Gmail, Impostazioni utente, Delega della posta (Mail delegation), seleziona Consenti agli utenti di delegare l'accesso alla propria casella di posta ad altri utenti del dominio (Let users delegate access to their mailbox to other users in the domain) e salva.

2. Crea l'account. Aggiungi un utente per l'indirizzo condiviso. Occupa una licenza a pagamento.

3. Aggiungi i delegati. Accedi a Gmail con l'account condiviso. In Impostazioni, Visualizza tutte le impostazioni, Account (Accounts), nella sezione Concedi l'accesso al tuo account, fai clic su Aggiungi un altro account per ogni collega. Un gruppo di Google Gruppi può essere aggiunto come delegato e conta come uno.

   

4. I colleghi accettano. Ognuno accetta l'invito e apre la casella dal selettore di account del proprio profilo. L'invito scade dopo una settimana, e Google dice che possono servire fino a 24 ore prima che l'accesso inizi a funzionare (guida di Gmail, verificata l'11 novembre 2026).

Cosa possono fare i delegati: visualizzare, inviare ed eliminare i messaggi, e usare filtri, etichette e archiviazione. Non possono cambiare la password dell'account né usare la chat per suo conto, e Gemini in Gmail non è disponibile per i delegati. Google ha annunciato le caselle delegate nelle app Gmail per iPhone e Android il 30 giugno 2026, e il 21 agosto 2026 ha detto di aver ripreso il rilascio (Google Workspace Updates). Non ne ha confermato il completamento, quindi controlla nell'app. L'accesso va comunque concesso prima dal web.

Limiti: fino a 1.000 delegati per account, e Google consiglia che non siano più di 40 a usarlo contemporaneamente. Un alias email non può avere delegati, perché un alias non è un account. Metti l'indirizzo condiviso su un account tutto suo, mai sulla casella di una persona: i delegati vedono tutto quello che c'è nella casella.

I passaggi dal lato del team e gli screenshot sono nella nostra guida alla delega di Gmail.

3. Una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi

Una Casella di posta collaborativa è un gruppo di Google Gruppi con l'assegnazione attivata. È l'unica strada integrata che non richiede una licenza per l'indirizzo condiviso, e l'unica in cui i membri possono prendere in carico una conversazione, assegnarla e segnarla come completata.

1. Assicurati che Groups for Business sia attivo per la tua organizzazione.

2. Crea il gruppo con l'indirizzo condiviso, oppure aprine uno esistente, e aggiungi i membri.

3. Attiva la cronologia delle conversazioni. Le funzioni collaborative ne hanno bisogno.

4. In Impostazioni gruppo, sotto Abilita funzionalità aggiuntive di Google Gruppi (Enable additional Google Groups features), seleziona Casella di posta collaborativa (Collaborative Inbox) (guida di Google, verificata l'11 novembre 2026).

   

5. Imposta le autorizzazioni: chi può visualizzare le conversazioni, chi può pubblicare (nella nostra esperienza i clienti non possono scrivere all'indirizzo se le persone esterne alla tua organizzazione non sono autorizzate a pubblicare) e Chi può moderare i metadati (Who can moderate metadata), che permette ai membri di prendere in carico, assegnare e completare le conversazioni.

Dove si ferma: il team lavora nell'interfaccia di Gruppi e non in Gmail. Non c'è nessun avviso quando due persone rispondono, non ci sono automazioni né report, e un membro che risponde da Gmail senza mettere il gruppo in copia lascia gli altri senza la possibilità di vedere la risposta.

La strada da evitare: condividere la password

Più persone che accedono a un solo account con una sola password non ti lasciano alcuna traccia di chi ha risposto né un modo per togliere l'accesso a una persona senza cambiarlo per tutti. Gli accessi da molti dispositivi e luoghi possono anche far scattare i controlli di sicurezza di Google e bloccare l'account. La delega o una Casella di posta collaborativa la sostituiscono in giornata.

Casella di posta condivisa di Google Workspace: licenze, spazio di archiviazione e sicurezza

Licenze. È qui che Google Workspace si distingue di più da Microsoft 365, dove una cassetta postale condivisa contiene 50 GB senza una licenza propria e supporta fino a 25 utenti, anche se ogni persona che la apre deve avere la propria cassetta postale con licenza (Microsoft Learn, ultimo aggiornamento il 13 marzo 2026).

Sulla casella di posta condivisa nativa, un amministratore nel thread della community di GAM (ottobre 2025) l'ha descritta come un normale account utente che richiede una licenza Workspace. Metti in conto una licenza finché Google non dirà il contrario. Su Business Starter sono 7 USD per utente al mese con un impegno di un anno (prezzo di listino negli Stati Uniti, verificato il 26 ottobre 2026).

Spazio di archiviazione. Un indirizzo condiviso su un account tutto suo usa lo spazio di archiviazione come qualsiasi altro account utente.

Sicurezza. Qualunque strada tu scelga:

• Imponi la verifica in due passaggi (2-Step Verification) su ogni account che può aprire l'indirizzo condiviso. Un solo accesso compromesso espone l'intera casella.
• Dai l'accesso a persone precise, mai tramite password, e rivedi l'elenco dei delegati ogni trimestre.
• Rimuovi un delegato il giorno stesso in cui se ne va. I delegati possono eliminare la posta, e un'eliminazione la toglie a tutto il team.

Quale strada scegliere?

• Un indirizzo info@ con poche email al giorno, budget zero: una Casella di posta collaborativa, oppure delega una casella che hai già.
• Un team che vuole restare in Gmail e ha bisogno solo di un accesso condiviso: oggi un account dedicato con delega; convertilo nella casella di posta condivisa nativa quando l'opzione arriverà nella tua console.
• Un team che lavora su una vera coda, come support@ o sales@, dove le email sfuggono o ricevono due risposte: uno strumento di casella di posta condivisa sopra Gmail.

Quando le strade integrate non bastano

Ogni strada integrata dà un accesso condiviso e si ferma lì. Nessuna mostra chi è responsabile di un'email, avvisa quando due persone rispondono, smista la posta con delle regole o produce report sui tempi di risposta. Va bene per un indirizzo con pochi messaggi, e diventa un problema per uno molto usato.

Uno strumento di casella di posta condivisa aggiunge questo livello agli account Gmail che hai già. Drag è nostro, quindi tienine conto: ogni email ha un responsabile e uno stato, un avviso compare quando un collega sta già rispondendo, le note restano sul thread e i report mostrano quanto velocemente risponde il team. Il team lavora da Gmail oppure dalle app web, desktop e per dispositivi mobili di Drag. Varley, l'IA di Drag, etichetta e riassume le email, scrive le bozze delle risposte e risolve da sola le conversazioni di routine.

Drag costa 12 USD, 18 USD o 24 USD per utente al mese con fatturazione annuale, con una prova di 7 giorni, senza carta e senza minimo di licenze (prezzi aggiornati a novembre 2026). Altri quattro strumenti funzionano con la posta di Google Workspace: Missive, Hiver, Gmelius e Front. Il grafico mostra la fascia di prezzi pubblicata da ciascuno, per utente al mese con fatturazione annuale.

Per un confronto affiancato di tutti gli strumenti, vedi i migliori software di casella di posta condivisa. La configurazione di Drag è nella pagina casella di posta condivisa per Gmail.

Domande frequenti

Google Workspace ha una casella di posta condivisa?

Non una senza licenza come quella di Microsoft 365, per quanto documenta Google. Ci sono tre strade integrate: una casella di posta condivisa nativa che un amministratore crea nella Console di amministrazione, un account dedicato condiviso con la delega di Gmail e una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi. Le prime due sono account di posta con delegati, quindi un nuovo indirizzo condiviso sembra richiedere una licenza a pagamento.

Come creo una casella di posta condivisa in Google Workspace?

Se la tua Console di amministrazione ce l'ha, vai nella home page, sezione Utenti, e fai clic su Configura un indirizzo email condiviso (Set up a shared email address), poi aggiungi gli utenti. Se non ce l'ha, crea un utente per l'indirizzo e aggiungi i colleghi come delegati nelle sue impostazioni di Gmail, oppure trasforma un gruppo in una Casella di posta collaborativa. Non condividere mai la password.

Le caselle di posta condivise di Google Workspace richiedono una licenza?

Una Casella di posta collaborativa di Google Gruppi non richiede licenze in più. Un account dedicato condiviso con la delega occupa una licenza a pagamento. La pagina di assistenza di Google sulla casella di posta condivisa nativa non indica condizioni di licenza, ma è un account di posta, e un amministratore della community di GAM ha scritto che richiede una licenza Workspace. Metti in conto una licenza per l'indirizzo.

Qual è la differenza tra delega, Casella di posta collaborativa e casella di posta condivisa nativa?

La delega condivide una casella con colleghi precisi, che ci lavorano in Gmail. La casella di posta condivisa nativa di Google è la stessa cosa configurata da un amministratore: Google dice che in Gmail gli account delegati e le caselle di posta condivise sono la stessa cosa. Una Casella di posta collaborativa è un gruppo di Google Gruppi con l'assegnazione attivata, gestito dall'interfaccia di Gruppi e non in Gmail.

Quante persone possono usare una casella di posta condivisa di Google Workspace?

Un account delegato può avere fino a 1.000 delegati, e Google consiglia che non siano più di 40 a usarlo contemporaneamente. La pagina di Google sulla casella di posta condivisa nativa non dà un numero a parte, ma dice che in Gmail le due cose coincidono, quindi aspettati gli stessi limiti. Una Casella di posta collaborativa è limitata dai membri del suo gruppo.

Qual è la differenza tra una casella di posta condivisa e una lista di distribuzione?

Una lista di distribuzione copia ogni email nella posta in arrivo di ciascun membro, quindi non c'è una vista condivisa né una traccia di chi ha risposto. Una casella di posta condivisa è un'unica casella su cui il team lavora insieme, ognuno con il proprio accesso. In Google Workspace la lista di distribuzione è un semplice gruppo di Google Gruppi.

Cosa aggiungono i team a una casella di posta condivisa di Google Workspace?

Uno strumento di casella di posta condivisa, quando le strade integrate non bastano più. Aggiunge un responsabile e uno stato su ogni email, un avviso quando due persone rispondono, note interne, regole di smistamento e report, sugli account Gmail che il team usa già. Drag, un nostro prodotto, parte da 12 USD per utente al mese, con fatturazione annuale, con l'IA inclusa da 18 USD.