Os Grupos do Google foram desenvolvidas em 2001 como um espaço de discussão onde membros de um grupo podem se comunicar através de um fórum da web ou uma lista de email.
No entanto, eles têm sido usados cada vez mais como um tipo de “Caixa de Entrada Compartilhada”, no qual um Grupo de pessoas recebe as mesmas mensagens ao mesmo tempo sem precisar compartilhar uma conta de email e uma senha.
As empresas estão almejando por Colaboração em emails. Porém, hoje algumas ferramentas alternativas vão muito além dos Grupos do Google, e isso também faz com que seja mais simples para empresas.
Veja a seguir por que os Grupos do Google não são a ferramenta certa para uma Caixa de Entrada Compartilhada.
Porque não usar os Grupos do Google como uma Caixa de Entrada Compartilhada
Existem muitas razões por que você não deveria fazer isso. As principais são:
1. Caixa de Entrada colaborativa desatualizada e não intuitiva
A interface do usuário da Caixa de Entrada Colaborativa do Grupos do Google é completamente diferente do Gmail. Um serviço que todo mundo na equipe já está usando em seu fluxo de trabalho principal. Não existem padrões na interface do usuário para simplificar tarefas e comunicação.
Sem mencionar que ter todo mundo em uma equipe navegando entre plataformas diferentes para gerenciar as tarefas atuais, apresenta muitos obstáculos para a produtividade.
2. Tópicos em email são bagunçados
Trabalhar como um time através dos Grupos do Google significa que os membros precisam encaminhar ou copiar emails uns para os outros e para o endereço do grupo (vendas@, suporte@, etc) constantemente. Os tópicos no email podem se tornar longos e confusos, e podem não ser relevantes para todo mundo dentro deste tópico.
Se todos, ou algumas pessoas da equipe precisam responder a um email, a mensagem será encaminhada ou enviada novamente para todos. Imagine se você estivesse usando um grupo do Google chamado “[email protected]” para suporte ao cliente,e então você recebe um questionamento do seu cliente. Um dos dois cenários vai acontecer:
- Alguém responde somente ao cliente, o que significa que o resto da equipe não vai saber se o email foi respondido;
- Alguém responde e copia o email para toda a equipe, que não tem nenhuma ação necessária naquela situação. Isso gera vários emails na caixa de entrada de todo mundo sem qualquer motivo.
Dessa forma, tarefas importantes vão definitivamente falhar, porque a delegação de tarefas se torna impossível nessa configuração.
3. As tarefas não são claras
Usar os Grupos do Google como Caixas de Entrada Compartilhadas pode gerar não só uma confusão nas discussões internas, mas também na responsabilidade. É muito difícil atribuir emails para alguns membros da equipe enquanto se faz uso dos Grupos do Google. E esta é definitivamente uma funcionalidade que uma alternativa a esta ferramenta precisa oferecer.
Como resultado, isto gera dois tipos de problemas:
- Confusão em quem deveria estar respondendo cada email, o que pode resultar em ninguém respondendo a alguns emails;
- O oposto do ponto acima, que seria dois ou mais membros da equipe respondendo aos mesmos emails múltiplas vezes.
Nenhuma das opções acima é muito boa para seu negócio e relacionamentos externos, como com os clientes, certo?
4. Nenhuma visibilidade de tarefas
Monitorar o status de tarefas é necessário para que todos na equipe saibam quem está trabalhando em qual tarefa.
Mas os grupos do Google não tem essa funcionalidade. Isso significa que existe uma chance alta de que os membros da equipe vão acabar trabalhando em tarefas que já foram completadas!
A melhor alternativa para os Grupos do Google
Felizmente, hoje em dia existe uma ferramenta de Caixa de Entrada Compartilhada apropriada no mercado. Ela elimina todos estes pesadelos que atrapalham a colaboração entre equipes: Drag, a alternativa aos Grupos do Google no Gmail.
Drag transforma a maneira como equipes trabalham, mas tudo dentro da plataforma do Gmail, uma interface que já é familiar. Isto elimina a necessidade de treinamento comum à introdução de uma nova ferramenta para uma equipe inteira.
Com o visual Kanban do Drag, todas as tarefas são apresentadas como cartões para serem facilmente compreensíveis e para estar alinhado com as metas da equipe. O melhor é que você pode arrastar estes cartões para diferentes status para monitorar seu progresso.
Tarefas, prazos de entrega e até mesmo um chat interno são todas funcionalidades construídas para que sua equipe esteja sempre alinhada. 🙂
Como o Drag funciona?
Drag não adiciona nenhum novo login/website para sua equipe. Ele funciona diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Nós trabalhamos com painéis, e eles são assim:
Este visual é opcional para sua caixa de entrada pessoal. Você pode usar o visual Kanban em seu Gmail ou não (existe um botão de alternar no topo direito da página, para ligar e desligar essa opção).
Cada um desses painéis pode ser compartilhado com diferentes colegas de equipe (incluindo a sua pessoal!). Você também pode adicionar quantos painéis você quiser. Existem diferentes opções:
Você pode criar painéis vazios e preenchê-los como você preferir. Ou você também pode adicionar uma Caixa de Entrada Compartilhada, para equipes que trabalham em emails como vendas@ ou suporte@. Estes são painéis em tempo real, e os emails vão carregar automaticamente e ficar visíveis para toda a equipe.
Você também pode arrastar emails ou tarefas nos painéis! É realmente simples:
Em poucas palavras, abaixo estão algumas funcionalidades que você pode adicionar aos seus cartões em um painel Kanban. Você pode ler mais sobre nossas funcionalidades aqui.
- Caixa de Entrada Compartilhada como vendas@ or suporte@ no Gmail;
- Painéis compartilhados para gestão de tarefas;
- Atribuição para membros da equipe;
- Adição de tarefas à caixa de entrada;
- Prazos de entrega;
- Código de cores;
- Checklists;
- Chat interno;
- @menções;
- Filtro e organização de emails
- Informações de clientes, como número de telefone e empresa (em breve!)
Tudo isso dentro da caixa de entrada do Gmail de sua equipe.
Conclusão
Grupos do Google não é uma ferramenta para aumentar a produtividade em equipe. Simplesmente não existe nenhuma razão para continuar usando esta ferramenta do Google para alcançar este propósito. Muitas opções como o Drag existem no mercado que são melhores para ajudar equipes a colaborarem de forma mais efetiva.
Caixas de Entrada Compartilhadas são simples e intuitivas, e elas tem um enorme potencial em termos do que podem fazer para transformar o jeito como sua equipe trabalha.
O fato de que o Drag trabalha dentro do Gmail diminui drasticamente o tempo a ser investido no aprendizado de uma nova ferramenta. Isso também centraliza o trabalho, permitindo que o Helpdesk seja gerenciado no mesmo espaço que os emails e tarefas.
A melhor alternativa ao Grupos do Google.
Drag transforma o Gmail em um ambiente de trabalho para a sua equipe – Um único lugar para dar suporte aos seus clientes, gerenciar tarefas e converter vendas, de um lugar que muitas equipes amam: Gmail. Nossa ferramenta é utilizada por mais de 20,000 empresas em mais de 100 países ao redor do mundo.
