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Como organizar seu Gmail como um expert

By January 19th, 2023No Comments
email best practices kanban

Assim como tudo o que você usa diariamente, emails ficam naturalmente bagunçados quando você não faz um esforço para organizá-los. Embora muitas pessoas lutem todos os dias, nós aprendemos truques de como organizar o Gmail e manter as coisas em ordem. Isto é o que queremos compartilhar com você hoje.

Os básicos do email

Emails estão na internet como uma versão online de caixas de correio. Eles se tornaram muito populares desde o início da internet como uma forma rica de interação. Principalmente naquele tempo, quando nenhuma outra interação valiosa existia.

Mas quando você pensa sobre isso, mesmo agora com as mensagens instantâneas e mídias sociais, os emails ainda são muito populares. Muitas outras soluções vêm e vão, mas o email tem permanecido como uma solução sólida que integra outras. Isso porque ele age como um hub digital para identidade online.

Como uma parte cultura da experiência na internet, os emails tem uma forte reputação e isso não parece estar acabando, somente evoluindo.

Porém, se você não organiza seu email, sua vida pode se tornar muito difícil. Por isso nós compilamos algumas dicas de como organizer seus emails de uma forma inteligente e otimizada.

Entendendo como o Gmail funciona

Gmail oferece muitas ferramentas nativas para te ajudar a organizar suas caixas de entrada, como as pastas, etiquetas e até mesmo abas. Primeiro, vamos discutir as definições e diferenças entre elas:

Marcadores: são basicamente uma forma simples de categorizar suas mensagens. Por exemplo, você pode definir que todas as mensagens vindas de amigos específicos vão ser etiquetadas com “Amigosâ€, enquanto outros vindo do trabalho vão ser etiquetados como “Trabalhoâ€. Você também pode atribuir próximos passos para nomes de marcador como “Acompanhar†ou “Pagarâ€.

Pastas: muitas pastas já vêm como padrão em seu Gmail, como Caixa de Entrada, Enviados, Spam… Estas são muito comuns, mas você pode criar suas próprias pastas e deixar seu email ainda mais simples.

Abas: Abas são categorias de suas mensagens das suas mensagens, então se vem de uma newsletter ou de um amigo, elas pertencem a categorias diferentes, por exemplo.

Uma vez que você categoriza suas mensagens apropriadamente, você é muito mais capaz de manter sua organização no futuro.

Marcadores e pastas: seus melhores amigos no Gmail

Para etiquetar suas mensagens apropriadamente e criar seu primeiro marcador, vá para “Criar novo marcadorâ€, na barra de menu da esquerda (você deve clicar em Mais†para mostrar este botão).

Com seus marcadores criados, tudo o que você precisa fazer é ir em uma mensagem, clicar no botão de Marcador e escolher os que você quer aplicar. Depois de você usá-los por um tempo, marcadores se tornam naturais para você.

organizadores do Gmail

Pessoas também amam adicionar cores aos seus marcadores. Isso mantém os emails ainda mais intuitivos, e isso é muito simples de configurar:

  • Encontre o marcador ao qual você quer adicionar uma cor na barra de menu da esquerda, a mesma que você usou para criar seus marcadores.
  • Clique na setinha do marcador
  • Clique em cor do marcador.
  • Escolha uma cor

etiquetas do Gmail

Abas: Uma relação de amor e ódio 

As pessoas tem usado o Gmail desde que ele foi lançado há 14 anos, em 2004. E com tantas atualizações e mudanças, algumas pessoas não conseguem lidar com abas. Eles preferem o visual clássico, isso faz com que eles se sintam mais organizados.

Porém, muitos usuários dizem que as abas fazem parecer que eles estão lidando com 5 emails ao invés de apenas um. Veja como você pode simplificar sua caixa de entrada. 

  1. Com sua Caixa de Entrada aberta, clique em Configurações
  2. Então clique na aba Configurar Caixa de Entrada

configuracao de marcadores do Gmail

Você vai provavelmente ver em Categorias que as caixas de seleção estão todas marcadas. Você pode desmarcar aquelas que você não quer ver. Isto significa que os emails destas categorias vão carregar em sua aba “Primáriaâ€.

Envie os emails relevantes para o topo

É muito importante ter os emails mais relevantes facilmente visíveis em sua caixa de entrada. Você pode escolher os tipos de email que você quer ver no topo de sua caixa de entrada, mudando o tipo dela. Gmail oferece as seguintes opções, dependendo de seu fluxo de trabalho:

  • Importantes Primeiro
  • Não Lidas Primeiro
  • Com Estrelas Primeiro
  • Caixa Prioritária

marcadores do Gmail

Para mudar essas configurações, faça o seguinte:

  1. Com sua Caixa de entrada aberta, clique no botão Configurações
  2. Selecione a opção Configurações (sim, existe uma opção “configurações” dentro de um botão “configurações”)
  3. Clique na aba Caixa de entrada
  4. Em seguida, em Tipo de Caixa de Entrada, escolha aquele que é melhor para você.
  5. Não esqueça de clicar em Salva e clique em Salvar Mudanças

Como organizar o Gmail limpando sua caixa de entrada

Para organizar o Gmail, você precisa limpá-lo. Então imagine seu email como um quarto bagunçado em sua casa. Se você quer deixá-lo arrumado e limpo, você tem que se livrar de toda a desordem. Existe uma quantidade gigantesca de ferramentas que você pode usar para se desassinar newsletters, o que vai poupar muito tempo (e gigabytes) em sua caixa de entrada.

Outro ponto que você deveria ter em mente é não ter medo de arquivar e deletar mensagens antigas. Afinal, quanto menos você vê, melhor a sua produtividade. Então para limpar esses emails antigos, basicamente você deve:

  • Deletar quando você tem 100% de certeza de que sua conversa está acabada, e você não vai preciar vê-la novamente.
  • Arquivar quando você pode precisar deste email no future, porém já terminou sua responsabilidade com ele no momento.

Alguns usuários ficam com medo de que ao arquivar emails, você vai perdê-los. Porém isso não é verdade. A pasta de arquivos é como qualquer outra pasta em seu email, então suas mensagens estão em segurança ali. No entanto, ao deletar a mensagem, ela vai para a Lixeira e geralmente fica lá por 30 dias até ser automaticamente deletada.

Ao limpar sua Caixa de entrada, você deixa só o que é importante, pois isso vai facilitar e muito nos próximos passos da sua organização.

Como arrasar na organização do seu Gmail

Durante os nossos anos de experiência, nós notamos o quanto podemos ser mais produtivos quando passamos menos tempo em um email. 

É por isso que criamos uma evolução do email e gerenciamento de tarefas bem aqui no Drag. Por quê não ter marcadores, pastas, abas, notas, datas de entrega, tudo isso em painéis bem parecidos com o Trello?

Unindo tecnologias diferentes de um jeito simples, nossa solução oferece uma experiência excelente enquanto simplifica sua vida.

O email se tornou problemático, no entanto pode ser uma ótima ferramenta de novo 🙂

como organizar o GmailAlém das ferramentas tradicionais de organização do Gmail, Drag permite que você:

  • Organize seu Gmail em listas costumizáveis, parecidas com o Trello.
  • Adiciona tarefas autônomas à sua caixa de entrada
  • Adiciona notas, checklists, e datas de entrega aos Emails
  • Ordenam e filtram emails
  • Adicionam múltiplos painéis
  • Colabore em emails e tarefas com seus colegas de equipe

Leve a organização do seu Gmail para outro nível!

Uma caixa de entrada no Gmail organizada (e compartilhada).

Drag transforma o Gmail em um espaço de trabalho para equipes – Um único lugar para prestar suporte aos clientes, gerenciar tarefas e fechar negociações, de um lugar que todas as equipes amam: Gmail. Nós somos uma empresa encubada pela Techstars, com mais de 30 mil usuários ao redor do mundo.

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Samantha Anacleto

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