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Como organizar seu Gmail como um expert

By 29th October 2019February 4th, 2021No Comments

Assim como tudo o que vocĂȘ usa diariamente, emails ficam naturalmente bagunçados quando vocĂȘ nĂŁo faz um esforço para organizĂĄ-los. Embora muitas pessoas lutem todos os dias, nĂłs aprendemos truques de como organizar o Gmail e manter as coisas em ordem. Isto Ă© o que queremos compartilhar com vocĂȘ hoje.

Os bĂĄsicos do email

Emails estão na internet como uma versão online de caixas de correio. Eles se tornaram muito populares desde o início da internet como uma forma rica de interação. Principalmente naquele tempo, quando nenhuma outra interação valiosa existia.

Mas quando vocĂȘ pensa sobre isso, mesmo agora com as mensagens instantĂąneas e mĂ­dias sociais, os emails ainda sĂŁo muito populares. Muitas outras soluçÔes vĂȘm e vĂŁo, mas o email tem permanecido como uma solução sĂłlida que integra outras. Isso porque ele age como um hub digital para identidade online.

Como uma parte cultura da experiĂȘncia na internet, os emails tem uma forte reputação e isso nĂŁo parece estar acabando, somente evoluindo.

PorĂ©m, se vocĂȘ nĂŁo organiza seu email, sua vida pode se tornar muito difĂ­cil. Por isso nĂłs compilamos algumas dicas de como organizer seus emails de uma forma inteligente e otimizada.

Entendendo como o Gmail funciona

Gmail oferece muitas ferramentas nativas para te ajudar a organizar suas caixas de entrada, como as pastas, etiquetas e até mesmo abas. Primeiro, vamos discutir as definiçÔes e diferenças entre elas:

Marcadores: sĂŁo basicamente uma forma simples de categorizar suas mensagens. Por exemplo, vocĂȘ pode definir que todas as mensagens vindas de amigos especĂ­ficos vĂŁo ser etiquetadas com “Amigos”, enquanto outros vindo do trabalho vĂŁo ser etiquetados como “Trabalho”. VocĂȘ tambĂ©m pode atribuir prĂłximos passos para nomes de marcador como “Acompanhar” ou “Pagar”.

Pastas: muitas pastas jĂĄ vĂȘm como padrĂŁo em seu Gmail, como Caixa de Entrada, Enviados, Spam
 Estas sĂŁo muito comuns, mas vocĂȘ pode criar suas prĂłprias pastas e deixar seu email ainda mais simples.

Abas: Abas sĂŁo categorias de suas mensagens das suas mensagens, entĂŁo se vem de uma newsletter ou de um amigo, elas pertencem a categorias diferentes, por exemplo.

Uma vez que vocĂȘ categoriza suas mensagens apropriadamente, vocĂȘ Ă© muito mais capaz de manter sua organização no futuro.

 

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Marcadores e pastas: seus melhores amigos no Gmail

Para etiquetar suas mensagens apropriadamente e criar seu primeiro marcador, vĂĄ para “Criar novo marcador”, na barra de menu da esquerda (vocĂȘ deve clicar em Mais” para mostrar este botĂŁo).

Com seus marcadores criados, tudo o que vocĂȘ precisa fazer Ă© ir em uma mensagem, clicar no botĂŁo de Marcador e escolher os que vocĂȘ quer aplicar. Depois de vocĂȘ usĂĄ-los por um tempo, marcadores se tornam naturais para vocĂȘ.

Pessoas também amam adicionar cores aos seus marcadores. Isso mantém os emails ainda mais intuitivos, e isso é muito simples de configurar:

  • Encontre o marcador ao qual vocĂȘ quer adicionar uma cor na barra de menu da esquerda, a mesma que vocĂȘ usou para criar seus marcadores.
  • Clique na setinha do marcador
  • Clique em cor do marcador.
  • Escolha uma cor

organizar email

Abas: Uma relação de amor e ódio 

As pessoas tem usado o Gmail desde que ele foi lançado hå 14 anos, em 2004. E com tantas atualizaçÔes e mudanças, algumas pessoas não conseguem lidar com abas. Eles preferem o visual clåssico, isso faz com que eles se sintam mais organizados.

PorĂ©m, muitos usuĂĄrios dizem que as abas fazem parecer que eles estĂŁo lidando com 5 emails ao invĂ©s de apenas um. Veja como vocĂȘ pode simplificar sua caixa de entrada. 

  1. Com sua Caixa de Entrada aberta, clique em ConfiguraçÔes
  2. EntĂŁo clique na aba Configurar Caixa de Entrada

VocĂȘ vai provavelmente ver em Categorias que as caixas de seleção estĂŁo todas marcadas. VocĂȘ pode desmarcar aquelas que vocĂȘ nĂŁo quer ver. Isto significa que os emails destas categorias vĂŁo carregar em sua aba “PrimĂĄria”.

Envie os emails relevantes para o topo

É muito importante ter os emails mais relevantes facilmente visĂ­veis em sua caixa de entrada. VocĂȘ pode escolher os tipos de email que vocĂȘ quer ver no topo de sua caixa de entrada, mudando o tipo dela. Gmail oferece as seguintes opçÔes, dependendo de seu fluxo de trabalho:

  • Importantes Primeiro
  • NĂŁo Lidas Primeiro
  • Com Estrelas Primeiro
  • Caixa PrioritĂĄria

organização de email com marcadores

Para mudar essas configuraçÔes, faça o seguinte:

  1. Com sua Caixa de entrada aberta, clique no botão ConfiguraçÔes
  2. Selecione a opção ConfiguraçÔes (sim, existe uma opção “configuraçÔes” dentro de um botĂŁo “configuraçÔes”)
  3. Clique na aba Caixa de entrada
  4. Em seguida, em Tipo de Caixa de Entrada, escolha aquele que Ă© melhor para vocĂȘ.
  5. Não esqueça de clicar em Salva e clique em Salvar Mudanças

Como organizar o Gmail limpando sua caixa de entrada

Para organizar o Gmail, vocĂȘ precisa limpĂĄ-lo. EntĂŁo imagine seu email como um quarto bagunçado em sua casa. Se vocĂȘ quer deixĂĄ-lo arrumado e limpo, vocĂȘ tem que se livrar de toda a desordem. Existe uma quantidade gigantesca de ferramentas que vocĂȘ pode usar para se desassinar newsletters, o que vai poupar muito tempo (e gigabytes) em sua caixa de entrada.

Outro ponto que vocĂȘ deveria ter em mente Ă© nĂŁo ter medo de arquivar e deletar mensagens antigas. Afinal, quanto menos vocĂȘ vĂȘ, melhor a sua produtividade. EntĂŁo para limpar esses emails antigos, basicamente vocĂȘ deve:

  • Deletar quando vocĂȘ tem 100% de certeza de que sua conversa estĂĄ acabada, e vocĂȘ nĂŁo vai preciar vĂȘ-la novamente.
  • Arquivar quando vocĂȘ pode precisar deste email no future, porĂ©m jĂĄ terminou sua responsabilidade com ele no momento.

Alguns usuĂĄrios ficam com medo de que ao arquivar emails, vocĂȘ vai perdĂȘ-los. PorĂ©m isso nĂŁo Ă© verdade. A pasta de arquivos Ă© como qualquer outra pasta em seu email, entĂŁo suas mensagens estĂŁo em segurança ali. No entanto, ao deletar a mensagem, ela vai para a Lixeira e geralmente fica lĂĄ por 30 dias atĂ© ser automaticamente deletada.

Ao limpar sua Caixa de entrada, vocĂȘ deixa sĂł o que Ă© importante, pois isso vai facilitar e muito nos prĂłximos passos da sua organização.

 

ORGANIZE SEU GMAIL COMO NUNCA VOCÊ VIU ANTES

 

Como arrasar na organização do seu Gmail

Durante os nossos anos de experiĂȘncia, nĂłs notamos o quanto podemos ser mais produtivos quando passamos menos tempo em um email. 

É por isso que criamos uma evolução do email e gerenciamento de tarefas bem aqui no Drag. Por quĂȘ nĂŁo ter marcadores, pastas, abas, notas, datas de entrega, tudo isso em painĂ©is bem parecidos com o Trello?

Unindo tecnologias diferentes de um jeito simples, nossa solução oferece uma experiĂȘncia excelente enquanto simplifica sua vida.

O email se tornou problemático, no entanto pode ser uma ótima ferramenta de novo 🙂

organizar GmailAlĂ©m das ferramentas tradicionais de organização do Gmail, Drag permite que vocĂȘ:

  • Organize seu Gmail em listas costumizĂĄveis, parecidas com o Trello.
  • Adiciona tarefas autĂŽnomas Ă  sua caixa de entrada
  • Adiciona notas, checklists, e datas de entrega aos Emails
  • Ordenam e filtram emails
  • Adicionam mĂșltiplos painĂ©is
  • Colabore em Emails e tarefas com seus colegas de equipe

Leve a organização do seu Gmail para outro nível!

Uma caixa de entrada no Gmail organizada (e compartilhada).

Drag transforma o Gmail em um espaço de trabalho para equipes – Um Ășnico lugar para prestar suporte aos clientes, gerenciar tarefas e fechar negociaçÔes, de um lugar que todas as equipes amam: Gmail. NĂłs somos uma empresa encubada pela Techstars, com mais de 30 mil usuĂĄrios ao redor do mundo.

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Samantha Anacleto

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